社會救助檔案信息管理系統的建立

文/劉生輝（舒蘭市社會救助事業中心）

一、構建社會救助檔案信息管理系統的作用和重要性

社會救助檔案信息是國家檔案信息資源中十分重要的一個組成部分，是社會上各種救助工作能夠順利開展和進行的重要依據和關鍵保障，而且還與城鄉建設中困難群眾的自身利益密切相關。在進行社會救助的工作中，記錄的相關數據就是社會救助檔案的重要數據，也是政府部門在開展社會救助業務中的關鍵依據。因此，建立和完善社會救助檔案管理系統不僅僅是要維護廣大人民群眾的合法利益，更是社會和諧發展與前進的重要基礎和必然之路。只有從根本上改善民生的問題，才能夠從根源上滿足社會建設與發展的客觀需求[2]。

社會救助檔案管理系統需要嚴格遵守分級管理和以基層為主的工作原則，其中分級管理是指由各縣級民政部門、各鄉鎮人民政府和各個村（居）委會組成的一個管理機制體系，所建立的社會救助檔案也基本上都是給相應的內部工作人員，或者是救助人員使用的，但是極少數的情況下，也會給一部分的檢察機關進行使用。而且救助信息具有很強的保密性，不會隨便對外公開或是使用，這種發展現狀就容易使得社會救助信息出現流通堵塞的問題，人民群眾很難知曉目前社會上的救助信息的具體發展情況。而且，還會導致救助人和被救助人之間無法進行有效的溝通，所以很難達到預期的救助目標和效果[3]。

現階段互聯網技術行業的飛速發展使得社會救助體系慢慢趨向于自動化和電子信息化，社會救助檔案系統在進行建立的過程中，需要把紙質信息和網絡信息充分結合起來，做到同步建設和統籌設置。并且在進行社會救助的時候，必須嚴格按照以政府為主、相關部門配合為輔的基本原則，國家需要不斷健全社會救助的模式。據悉，今后社會救助服務的舉措為：一是拓寬申請受理渠道。困難群眾可前往村級社會救助服務站申請，或由社會救助經辦人員手持移動設備入戶協助困難群眾申請各項救助，有條件的困難群眾也可通過手機APP足不出戶完成申請，基層工作人員可通過手機APP，對已經受理的城鄉低保、特困人員救助供養、臨時救助等申請救助事項進行資料變更、信息完善，對低保、特困供養對象通過手機APP人臉識別功能開展動態管理，不僅有效維護信息安全，防止冒領行為的發生，也提高了工作效率，提升了群眾滿意度，且有效解決了邊遠地區困難群眾無法按月或按季去街道辦事處（鄉鎮人民政府）簽到等問題，為實現民政服務對象精準化、精細化、智能化管理提供了有力保障。二是健全完善移動辦公功能。通過移動設備完成信息完善、核對、入戶調查、審核、審批等操作，實現在保救助對象的動態管理、上傳圖片、資料變更等。三是提升申請救助家庭經濟狀況核對能力。進一步優化核對系統，拓展核對內容，確保核對結果更加精準高效，切實發揮好核對在社會救助中的重要作用。目前，為了能夠更好地響應國家的號召，提供更加便民的服務，電子信息管理系統漸漸融入社會，傳統的紙質檔案已經被慢慢地取代，而且電子信息化的檔案系統管理方式已經廣泛被人民群眾所接受和認可。立足于當前社會救助檔案管理信息的現狀，相關政府部門應該盡快建立和完善社會救助檔案管理機制，不斷改革和完善信息共享功能，方便人民群眾實時查看信息，并且在進行信息調用時可以提供更加便利的條件，進而更好實現信息資源的共享[4]。

二、當前社會救助檔案信息管理系統中的問題及現狀分析

目前社會救助檔案系統在進行管理的過程中需要對管理模式加以改革和應用，進而可以提高和優化所有的檔案管理所具有的完善性和安全性，讓檔案管理的準確性和真實性得到有效保障。但是，社會救助部門的檔案管理系統在進行構建的過程中依然需要不斷改革和加強，并且要能夠適應當前社會的發展模式，使管理信息體制更加高效化，進而可以使整體的工作效益得到進一步提升。當前，社會救助部門在具體的實際應用中依舊存在著許多問題，比如無法把更加優質的科學技術運用在檔案管理中，檔案管理工作在系統升級進行相應的對接時，存在一定的現實問題，增加了檔案信息丟失的風險等等。而且，檔案信息資料的管理具有高度的單一性，使得數據庫的信息資料對未來的社會救助工作起不到有效的指導和作用，管理部門所擁有的分配資源也需要進一步進行完善。最主要的是，檔案管理系統在工作開展過程中，具有復雜性，信息量很大，而且不便于查找。每年系統都會對更多的新數據進行記錄和存儲，如何把新數據和舊數據進行有效的規范整理，也是目前檔案管理系統中存在的一個實際問題[5]。

除此之外，社會救助部門的人力資源配置也是極其重要的一個組成部分。優質的人力資源管理可以使管理工作的創新性得到顯著的改善和體現。但在實際的救助檔案管理體系中，相關工作人員的組織結構存在一些問題，比如員工的年齡普遍偏大，無法進行有效的創新改變等等，這就使得管理工作中對于許多新技術的應用出現了相對的限制性。人力資源的合理配置得不到改善，對社會檔案信息管理的工作就無法得到整體的提升，所以導致社會救助信息檔案的管理工作存在一定的局限性。

三、促進社會救助檔案信息管理系統建立的主要措施

（一）建立完整的社會救助檔案信息管理、信息網絡平臺

要建立社會救助檔案信息網絡平臺，首先就要明確信息網絡平臺的目標定位，明確根本目的是為了更好地服務于人民群眾救助系統，是為了提高社會救助部門工作效率的重要舉措[6]。這是一項公益事業，目的并不是要盈利，而是服務于人民群眾。另一方面，還要確立社會救助檔案信息管理系統的具體方法，結合各個地區的社會救助部門，連接地方上級部門，讓地方和上級部門的社會救助信息系統之間能夠進行有效的溝通和應用。一旦全國的社會救助檔案管理系統達到了統一，那么社會救助工作就會成為系統性的利民工程，進而就能夠得到更多社會群眾的信任和支持，而且社會救助檔案信息管理系統也才能最大限度上真正去發揮自身的功能，成為可以真正提高人民生活質量的一項有利的建設工程。

（二）提高檔案信息管理工作人員的專業技能水平

提高檔案信息管理工作人員的專業技能可以從前期的人力資源招聘開始，從最初的能力進行嚴格的質量把關，對相關工作人員進行有針對性的定期培訓，把社會群眾的實際需求作為出發的標準，進行有目標、高質量的技能培訓，使工作人員對國家社會救助事業的現狀和未來發展充分了解和認知，并且對自身的工作崗位職責進行相應的補充和說明[7]。另一方面，社會救助部門需要對擁有專業檔案管理技能的人才加以重用，引導檔案管理人員，端正工作態度培養認真、負責的職業精神，通過強化檔案管理人員的專業技能來提升管理工作的質量和水平。

此外，社會救助部門要加強對檔案管理工作人員的教育培養，提高工作人員對救助人員檔案負責工作的認知和重視程度，讓工作人員意識到這是對救助人員自身合法利益的重要保障，也是國家實現社會救助制度的必要途徑。

（三）對檔案管理信息平臺的軟件和硬件設施進行及時優化

檔案信息在進行管理和維護的過程中，需要及時地進行綜合性優化，一般是要對檔案管理所用的軟件和硬件設施進行優化處理。軟件設施可以減少工作過程中復雜的檔案查詢的步驟，提高工作人員在進行社會救助工作時的工作效率，使工作進行的更加快速和順利；而硬件設施可以保證社會救助工作中處理檔案的速度和效率問題。良好的設施條件可以對社會救助工作的工作效率產生直接的影響，當然，也同樣需要足夠的資金來支持，所以政府部門對此高度重視和關注，滿足社會救助部門工作需求，建立足夠大的、優質的網站服務器，而且要實時進行更新和維護，避免檔案信息或是數據信息丟失的情況。

此外，還需要請專業人員為社會救助部門的檔案信息管理軟件系統進行專業的設計，設計要求具有特別高的統一性和安全性，一旦出現檔案信息泄露或是數據信息的丟失，都會影響到社會部分群體的正常生活，所以必須要有足夠的安全性和保障性。與此同時，還可以根據社會救助中心工作人員的實際需求制定相關的功能特性，提高檔案處理工作的效率，進而提高社會救助水平，達到真正意義上提高人民生活質量的發展目標[8]。

四、結語

社會救助制度是國家對民生關懷的體現，通過建立一個科學的社會救助信息檔案管理系統，可以極大程度上減少社會救助部門工作人員的工作量壓力，有助于提高工作人員的工作效率，促進人民生活水平的大幅度提升。紙質電子雙保險的制度，使得檔案管理工作更加便捷、可靠，而電子檔案的管理是多元化的，既能夠對文字進行存儲，也能夠對圖片、音頻、視頻進行存儲，豐富了檔案存儲的多樣化，擴大了檔案記錄的范圍。此外，為了有效貫徹和落實社會救助體系制度，政府部門還應當及時更新相應的檔案信息和數據，保證檔案信息的實效性和完整性，進而更好地為社會救助事業發展，提供相應的、合理的現實條件，為做好社會救助工作做出應有的努力和貢獻。