辦公自動化環境下的醫院檔案管理探究

文/常達（濱州醫學院附屬醫院）

醫院檔案管理是一項具有復雜性、長期性、系統性等鮮明特點的工作，同時醫院檔案管理內容涉及面較為廣泛，包括醫院自身經營發展等多個方面的信息資料內容。并且，檔案中各種信息資料是醫院優化經營決策、開展立項科研、配置人力資源結構、組織基礎設施建設的主要參考憑據。由此可見，做好醫院檔案管理工作，可以深入挖掘檔案信息資料的內在價值，對促進醫院健康穩定發展具有顯著的推動作用[1]。然而，受辦公自動化環境的影響，醫院檔案管理模式發生了很大的變化，尤其是在檔案管理載體、管理方式等方面，均產生了不同程度的變化。因此，推動醫院檔案管理工作信息化建設進程，需結合醫院檔案管理現狀，明確問題，落實有效的解決措施。本文從醫院檔案管理工作效率及質量全面提升角度，圍繞“辦公自動化環境下醫院檔案管理”進行分析研究具有重要意義。

一、辦公自動化的概念及特點

（一）概念

辦公自動化，指運用互聯網技術將辦公流程與信息化技術有效結合，使信息數據實現自動化存儲、發送、傳輸、接收的一種辦公模式。辦公自動化，可以改變原有的常規辦公模式，提高行政辦公的質量。應用在檔案管理中，可以將手工歸檔方式轉變為自動化歸檔方式，提升檔案管理效率，確保醫院檔案管理的可靠性及安全性。從自動化辦公流程分析，包括文檔處理、通知、起草文件、撰寫業務文本、查詢部門文檔、接收外部文檔等流程；主張運用互聯網技術、數字化技術方法，完成文檔資料的存儲、管理等工作，或使用復印機、傳真機進行文檔傳遞、復制。

（二）特點

先進性是辦公自動化的一大典型特點，隨著計算機技術、網絡通信技術、數據庫技術的快速發展，賦予了辦公自動化全新的特點，即：多媒體化、智能化、集成化等[2]。其中，多媒體化特點，主要體現在辦公自動化系統可以綜合處理數字、文字、圖像、聲音、動畫。智能化特點，主要體現在辦公自動化系統可以智能處理各項業務工作，比如文字識別、文字校對等，進一步滿足處理、理解文檔內容的要求。集成化特點，主要體現在受網絡商品、軟硬件設施設備的影響，使系統與用戶、辦公系統之間能夠有效集成，并形成開放式的集成系統。總之，辦公自動化的特點鮮明，從提升醫院檔案管理工作效率及質量，要與辦公自動化有效融合。

二、辦公自動化背景下醫院檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度不夠完善

醫院檔案管理制度不夠完善問題產生的原因相對復雜，比如長期形成的傳統的檔案管理理念，對辦公自動化的重視程度不足，使辦公自動化管理機制難以得到及時建立及完善。部分醫院尚未建立科學合理的檔案管理制度，使醫院檔案管理工作難以得到制度體系有效支持。并且，辦公自動化建設需要醫院投入大量的人力、財力、物力資源，醫院將大量的資金投入到醫療設備引進、醫療技術優化等方面，對辦公自動化的資金投入較少，阻礙了醫院辦公自動化的發展進程，進一步影響了檔案管理工作的成效[3]。此外，部分醫院管理者對辦公自動化缺乏認識，認為檔案管理辦公自動化的實現，即指的是運用互聯網技術分類、整理、存儲電子檔案，使醫院檔案管理辦公自動化目標難以得到有效實現。

（二）信息安全有待加強

信息安全問題對醫院發展的影響較大，尤其是在醫院檔案管理工作當中，需充分重視檔案資料的安全保密。一些醫院的電子文檔缺少指紋、簽名、字跡等特殊標記，且缺少標準化的管理流程，使電子檔案存儲管理期間易受到多方面因素的影響，出現檔案資料信息丟失、泄漏、篡改等問題[4]。通常情況下，醫院檔案管理工作涉及的內容相對廣泛，包括患者資料、醫療技術數據、醫療科研信息數據等，如果出現資料泄露或數據丟失等問題，則易造成不良的行業影響，比如電子信息病例中包含患者個人圖片、病歷檢查數據信息等，若泄露或丟失，則會使患者的個人隱私受到影響，難以提高患者就醫的滿意度，進而易引發醫患糾紛問題。

（三）檔案管理人員素質有待提高

傳統模式下，醫院檔案管理普遍采用人工方式存儲、處理、檢索相關檔案信息，從事檔案管理工作的人員多為非專業人員，知識面相對狹窄，且學歷較低，缺乏專業的檔案管理理論知識，醫療檔案管理現代化、信息化方面的知識較為匱乏。醫院檔案管理是一項專業性較強的工作，工作技能、理論知識儲備不足，難以認識到檔案管理數字化的必要性及重要性，難以醫院檔案管理自動化工作的新要求。

三、辦公自動化背景下醫院檔案管理的措施分析

（一）重視檔案管理自動化工作的開展

醫院要認識到做好檔案管理工作的必要性及重要性，加大對檔案管理工作的重視程度，持續擴大信息化建設的投入力度，正確看待檔案信息化管理與醫院現代化建設之間的關系，以辦公自動化為基礎，全方位審視檔案管理工作，改進原有檔案管理工作流程，形成科學、規范的檔案信息化管理格局。要重視檔案信息化建設工作的開展，引導醫院管理人員樹立創新意識，引進科學的辦公自動化技術，使醫院檔案管理工作朝著信息化、數字化方向轉變，充分發揮現代化技術的助力作用，促進醫院檔案管理自動化工作水平的提高。

（二）構建完善的檔案管理自動化工作機制

在辦公自動化背景下，要提高醫院檔案管理工作質量，需要完善的檔案管理機制的支持。具體而言，需秉持現代化發展理念，以自動化系統架構為基礎，將醫院檔案管理設置為等級高的系統模塊，保證該系統可以滿足當下醫院檔案管理工作的要求。要建立完善的檔案管理制度，規范檔案管理人員的工作行為，使檔案管理人員能夠正確、規范使用檔案管理系統或軟件[5]。此外，構建公平、公正的崗位責任制及績效考核機制，調動檔案管理人員工作的積極性及責任意識，進一步促進醫院檔案管理工作水平的提高。

（三）增加檔案管理自動化建設資金的投入

一方面，需重視醫院檔案信息化管理系統硬件方面的資金投入，做好相關設備設施的采購、優化工作，確保系統能夠處于正常、穩定運行狀態，滿足檔案管理工作的基本訴要求，進一步提高檔案管理工作的效率及質量。另一方面，要定期維護、更新檔案管理系統設備，并及時開展有針對性的檢查維修工作，消除影響設備運轉穩定性、安全性的因素，并根據實際需要適當擴大檔案管理系統軟件的資金投入，確保購買、使用的軟件與檔案管理實際工作情況相符[6]。此外，在要個性化設計檔案管理軟件，重視檔案管理人員及技術人員的訴求反饋，通過對檔案管理系統的優化設計，打造辦公自動化新格局。

（四）創新檔案管理管理安全自動化模式

將醫院檔案管理與辦公自動化有效結合，需搭建完善的信息安全機制，即以醫院檔案管理的實際情況為基礎，進一步搭建完善的檔案信息化管理安全機制。具體而言，需靈活運用安全技術，通過權限設定、使用防毒軟件、傳輸協議加密處理等方法，形成多元化、多層次的信息安全管理網絡，確保醫院檔案管理工作處于穩定、安全的環境當中。還需做好檔案管理人員安全宣教工作，側重增強檔案管理人員的安全管理意識，使檔案管理人員能夠正確辨識日常工作期間的一些不安全行為，通過自我反思、經驗總結，確保日常檔案管理操作行為的規范性及安全性。此外，積極引進科學的檔案管理系統監測技術，充分發揮防火墻技術、安全密鑰技術、潛在風險自動識別技術的優勢，及時反饋檔案管理系統運行中潛在的安全問題，使醫院檔案管理工作的質量及安全性得到雙重保障。

四、結語

綜上所述，基于辦公自動化背景下的醫院檔案管理工作至關重要。從現狀來看，醫院檔案管理辦公自動化工作存在一些較為明顯的問題。為了解決相關問題，需重視醫院檔案管理辦公自動化工作的開展，構建完善的管理機制，增加建設資金投入，并創新檔案管理模式等，以此使辦公自動化與醫院檔案管理工作有機融合，進一步為醫院檔案管理工作效率及質量的全面提升奠定堅實的基礎。

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辦公自動化（Office Auto mation，簡稱OA）是將現代化辦公和計算機技術結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性。

辦公自動化（office Auto mation，OA）是在設備、通信逐步實現自動化的基礎上，通過管理信息系統（Management Information System，MIS）的發展而興起的一門綜合性技術。它是將計算機網絡與現代化辦公相結合的一種新型辦公方式，它不僅可以實現辦公事務的自動化處理，而且可以極大地提高個人或者群體辦公事務的工作效率，為企業或部門機關的管理與決策提供科學的依據。在辦公自動化管理領域，如果說硬件技術是其環境保障，則軟件技術就是辦公自動化各項功能得以順利實現的靈魂所在。自20世紀70年代，從單機處理開始，例如，采用微型機處理文字，進而完成文件歸檔、記錄指示、電話自動記錄等任務。20世紀80年代后進入辦公自動化的快速發展期，在辦公室中普遍采用計算機作為高一級的管理工具，如信息檢索、輔助決策等，出現辦公設備和計算機、通信等互連構成的計算機網絡系統，利用網絡集成技術，人對辦公信息的處理能力出現質的飛躍，辦公自動化成為智能建筑的一個主要標志。目前，辦公自動化系統成為包括計算機、通信、聲像識別、數值計算及管理等多種技術的一個綜合系統。計算機技術、通信技術、系統科學和行為科學被視為辦公自動化的四項支撐，工作站和局域網絡成了辦公自動化的兩大支柱。