大數據時代檔案信息資源共建研究

■楊舒丹 尹藝璇

隨著移動互聯網、Web2.0、物聯網（IoT）、云計算等信息技術的飛速發展，我們已經邁入了以深度挖掘數據價值為核心的大數據時代。

大數據時代也使檔案信息資源發生了前所未有的變化，檔案信息資源共建已然成為必然趨勢。但是，檔案信息資源共建通常受多種因素的影響，比如館藏類別的差異，技術平臺的限制、標準化程度不高等。因此，大數據時代，檔案工作者如何變革其管理思維，創新檔案信息資源建設方式，構建一體化的共建體系，實現大數據引領下的檔案信息資源共享已成為當務之急。

一、大數據時代檔案信息資源共建的必要性

大數據時代檔案信息資源共建即采用以網絡信息技術，對檔案信息資源進行有效地收集、存儲、整合及管理，并將檔案系統與其他相關系統（如圖書館、博物館、其他相關機構等）互聯，建立一體化的檔案信息資源共建平臺，借助檔案信息資源平臺的互通互惠而獲得有效的檔案信息資源，使用戶可以通過線上或線下汲取所需的檔案信息，實現檔案信息資源最大化利用和社會共享[1]。

（一）有利于加強信息服務的網絡化和多元化

大數據技術的應用使檔案管理系統產生了具有強大的檢索、查詢、分析、存儲數據等功能，能實現遠程網絡數據傳遞，自動翻譯多種語言文字等，提高了信息資源利用效率。同時，覆蓋社會大眾的檔案信息建設平臺利用云計算、數據挖掘、可視化等技術，加速了檔案信息資源的知識化轉向，形成了覆蓋地域廣泛，語言種類豐富的檔案信息資源，展現了大數據環境下拓展信息資源、延伸信息服務的無限可能。

（二）有利于檔案信息資源的利用和共享

大數據時代檔案信息資源共建能滿足不同群體的用戶檢索、查詢等需求。用戶可在不同網絡范圍、不同地域單位內高效利用檔案信息資源。檔案工作者借用信息技術挖掘現有信息資源的潛在能量，有利于整合、集成各類數字檔案信息資源，使檔案信息資源增值增效[2]。

（三）有利于提升檔案信息資源管理的規范化

大數據時代檔案信息資源共建能夠利用現代化信息技術及時有效地對信息資源進行整合，形成完整的檔案信息數據庫，不斷更新檔案信息資源，保持資源數據庫的動態運行[3]。同時有利于實現各級各類檔案部門之間的辦公協同以及檔案信息資源的互聯互通，提高檔案信息資源管理的規范化。

二、我國檔案信息資源建設現狀

新《檔案法》中明確提出，推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用。但就目前我國檔案信息資源共建情況來看，更多地表現為各檔案管理部門之間檔案信息資源共建參差不齊，技術推進不均衡，標準化體系建設滯后、存在諸多網絡安全隱患等問題[4]。特別是不同類型、不同地區的檔案管理部門對檔案資源共建的投入與支持力度不同，造成各部門之間共建關系難以構建，共建標準化體系仍不夠完善，資源建設后續乏力。要實現檔案信息資源的高效利用、數字化存取、網絡化服務，就必須厘清檔案信息資源建設現有的問題并加以改善，促使檔案信息資源發揮最大效能。

（一）檔案信息資源共建主體共建意識不強

傳統檔案時代，部分檔案人員共建協作意識淡薄，沒有從根本上樹立共建理念。國內檔案部門通常都是獨立設置，分離運作，缺少跨行業、跨部門的合作交流，部分檔案工作者“重藏輕用”的思想依然存在[5]。同時，部分檔案部門只強調檔案信息化設施的投入，卻忽視用戶利用需求的改變，影響了檔案信息資源共建效果。

（二）檔案信息資源共建技術發展不均衡

目前，雖然我國檔案信息化建設工作雖取得一定發展，但檔案信息資源共建的信息技術推進不均衡，部分地區技術水平相對落后，檔案信息資源網絡的建設、應用軟件的開發等進展緩慢，導致我國檔案信息資源共建的整體技術水平難以追趕大數據時代技術飛速發展的步伐[3]。

（三）檔案信息資源共建尚存安全隱患

大數據時代，檔案信息資源的收集、鑒定、歸檔、保管、整合、利用到最終銷毀，都離不開計算機網絡等軟硬件設施，這就導致檔案信息資源共建過程中不可避免存在安全風險，比如檔案信息資源的保存環境安全問題、網絡環境安全威脅問題以及信息泄露安全問題。

三、大數據時代檔案信息資源共建策略

大數據時代，檔案信息資源共建已勢在必行，并且迎來了新的發展契機。筆者認為可從主體、內容、技術、服務、安全等方面探究大數據時代檔案信息資源共建實現策略。

（一）主體方面

檔案信息資源共建主體是指檔案信息資源共建中的利益主體，也就是共建動力的實施者[6]。大數據時代，單憑單一機構構建的檔案信息資源已不能滿足信息化社會的發展要求和用戶多樣化多層次的利用需求，必須聯合其他相關機構，借力合力，挖掘檔案資源最大價值，滿足用戶的利用需求。

檔案部門。當前，各級各類檔案部門仍然是檔案信息共建的中堅力量，對檔案信息共建工作起著引領和指導的作用。各檔案部門應圍繞相同的共建目標，宏觀布局和科學規劃，建立起統一的合作組織，以達到檔案信息資源共建的目的。

圖書館、博物館、檔案館。圖書、文物、檔案都與社會文化信息資源緊密相關，且具有一定的共性，構成了共建合作的基礎。大數據時代，信息技術的發展與應用打破了圖博檔信息資源共建的技術桎梏以及時空限制，而是在科學指導下對信息資源進行有機整合，并挖掘其潛在價值。

社會公眾。大數據環境下，社會公眾參與檔案信息資源共建使檔案部門不僅能夠將由于人力財力的限制而無法充分開發的檔案資源開放給社會公眾，而且能夠有效地契合檔案信息資源的利用口徑，使得檔案信息資源價值最大發揮。

（二）內容方面

隨著信息技術的飛速發展，數字資源的不斷涌現，人們開始重新審視檔案信息資源的內涵及外延，傳統的紙質檔案已不能滿足檔案資源需求，檔案資源體系不僅要包括各種載體的電子文件，也應將文化類、政務類、民生類等各類檔案納入其中[7]，而公眾對于各種特色館藏資源以及多渠道多形式的檔案利用需求與日俱增。

傳統時代環境下，特色館藏資源需要大量人力物力財力集中建設，同時囿于地域范圍及專業技術的限制，建設效果往往不理想。大數據技術的普遍應用突破了時間與地域的限制，為特色館藏的建設提供了有效的技術保障。同時，檔案機構可通過檔案官網、微信公眾號、抖音等新媒體平臺豐富檔案信息資源內容，加快檔案信息資源建設。

（三）技術方面

檔案部門借助新興網絡信息技術，可以降低共建成本、提高工作效率，為用戶提供更便捷更多元的信息服務，促使檔案信息建設發展良性循環。

隔年春天，我被調到省城，新單位暫時沒有住房，李耕老師讓我跟他一塊住。他落實政策在省文聯分到住房，家屬還在外地：我上班，房子就是空的，你可以安心寫作。飯我們自己做。

完善檢索方式和工具。大數據時代，用戶追求高效率、高性能的檢索方式。檔案部門需建立完善的檔案信息數據庫，并對其系統、清晰地分類，有效解決檢索源缺乏的困境。同時，提供多樣的檢索工具，滿足用戶的多種需求。此外，要設置合理的檢索途徑，檢索語言避免過于專業化。

跨領域實現數字編研。大數據時代背景下的檔案編研，呈現出高科技化與專業化的特點。檔案部門可以開展跨領域合作，實現大數據時代的數字編研，與多種專業人才合作，實現優勢資源互補。

（四）服務方面

檔案信息共建事業想要獲得長足發展，必須要求變革檔案服務思維，結合大數據時代特點，提升檔案工作者綜合素質，用創新的理念為用戶提供個性化的服務，滿足用戶多元化的服務利用需求。

轉變服務觀念，提升檔案隊伍整體水平。大數據環境下，檔案信息資源建設的每一個環節都發生了巨大的變化，這就要求檔案人員要提高自身專業素養，轉變服務觀念，以用戶需求為中心，完善、利用和挖掘檔案信息資源，更好地服務社會。

以用戶需求為中心，提供個性化服務。大數據環境下，檔案部門要樹立“以人為本”的服務理念，針對不同用戶的特點和需求，創新服務方式，提供個性化的檔案信息資源收集、推送服務，實現個性化服務。

（五）安全方面

人員層面。大數據環境下，要加強檔案工作者的安全責任意識，提高其安全管理能力。通過構建檔案安全管理制度、安全管理培訓機制及安全管理獎懲機制，保證檔案工作人員高度的安全責任意識。加強網絡安全知識宣傳，定期開展檔案工作人員網絡信息安全培訓。同時，搭建網絡安全人才體系，為檔案信息內容的完整性和真實性提供有力的人才支撐。

技術層面。技術手段是檔案信息安全的重要保障，針對檔案數據面臨軟硬件系統安全、數據安全、網絡安全問題，可以采取不同的技術手段加以保證。比如針對軟硬件系統安全和數據安全問題可以通過數據云存儲技術來解決。防火墻技術、數字簽名技術等安全技術通常可解決網絡安全問題等。

面對大數據的強勢來臨，網絡化、實時化、共享化已成為未來檔案管理工作的發展趨勢，檔案工作尤其是檔案信息資源的共建要樹立資源共享、互利雙贏的開發管理理念，在保證檔案信息資源安全的前提下，逐步構建一套完整的檔案信息資源共建體系，保證檔案事業的健康可持續發展。