淺析新時代背景下高校辦公室管理創新

孫健

（沈陽師范大學，遼寧 沈陽 110034）

高校辦公室管理是高校管理工作、學術研討、日常生活工作保障等工作的基石。在新時代下，社會飛速進步發展，唯有進行自我審查和改革，才能跟上時代的步伐，才能為祖國培養高素質高教育水平的人才。在我們不斷改革的步伐中，高校辦公室工作模式也呈現新的形勢，作為高校行政管理的一份子，我們必須人人擁有危及意識，時刻提醒自己要及時地發現自身、組織在管理工作中存在的問題。習近平總書記在黨的十九大報告中提出了優先發展教育事業的總體要求，總書記的這一要求為我們指明了推動教育改革發展的方向，我們要學會合理運用現代信息化工具，進行行政管理的創新落實工作，提高高效率管理工作模式。深入討論高校行政管理工作存在的問題及如何解決的方案，旨在提高辦公室行政管理人員的綜合素質及工作能力。

一、高校行政組織的簡單刨析

高校行政管理的運行體系，區別于正常的自上而下的管控體系，而是特殊的自下而上的監督體型，我們要把行政組織整體都始終定位在一個服務者的角色，我們的服務宗旨就是為院校內的師生服務，行政單位和師生之間的關系是服務者與被服務對象的關系。在日常工作中，也可說在對院校師生的服務過程中，行政組織應為廣大師生盡力地提供高質量、高效率、高反饋率的服務。在工作的過程中不能丟失與師生之間的交流溝通，積極聽取師生的意見和建議，階段性進行自我審查，對于群體反映的問題，要做到及時反饋，隨時準備進行改進和提高。從管理學的角度來說，管理也是服務。高校行政辦公室管理首先是一個以服務為目的的特殊組織，區別于地方行政組織。高校的根本活動表現在教書育人、科研活動、人才培養，是以學術為基礎的組織單位。因此，作為高校行政管理人員要明確自己的職責，樹立正確的心態和擺正自己所處位置，明白行政管理的特殊性，是帶有從屬性和服務型的管理工作。因此，行政管理工作的根本目的是為了廣大師生提供更好的教學科研平臺，為了保障科研任務的順利開展，以師生為中心，創造良好的學習和工作氛圍。為了推動高校的不斷發展，創新改革老舊的行政工作方式和模式，是在新時代下必不可少的。

二、高校辦公室管理工作中存在的主要問題

（一）行政管理手段滯后，部門職責劃分不明確

現有的高職院校往往還是按照傳統行政管理單位的形式開展工作，隨著近幾年高校不斷擴大規模，原有的行政管理體系很難滿足新時達的服務需求，現有的行政組織設定過于簡單，職責劃分范圍不明確，常出現互相推卸責任的現場。并且現有的行政組織設定服務意識不夠，還是傳統行政組織問題。常出現師生為了一個報銷，花費大量時間和精力。各行政部門辦事程序復雜，部門之間缺乏溝通和配合，常需要到多個部門、找多個行政領導簽字才能辦理好。行政工作內容也作為非公開，辦理流程及具體辦理人員都模糊不清。部門內部工作職責劃分不明確，常出現一頭忙碌一頭清閑現象，缺乏主動配合部門工作的自覺性，同時也沒有固定的管理機制進行約束。現在環境下的高校行政管理手段顯示了陳舊的特點，應該有效地進行改革和處理。院校內管理組織缺少監督制度、獎懲制度與責任制度，這樣的后果將影響行政管理的發展，影響廣大師生的工作和學習，甚至阻礙院校整體的發展腳步。

（二）行政工作人員信息化專業素養不高

隨著快速發展的計算機信息技術，為行政管理工作提供了許多便利工具，但對于辦公室管理人員的要求就變得更多，現代化信息管理僅僅靠原有的技術知識是遠遠不夠的，這是一種知識化管理，是一種智能新管理模式，需要辦公室人員掌握對現代信息化工作工具的掌握，甚至需要學會對信息庫、數據庫技術的掌握。原先辦公室事務工作量很大，通過信息化專業技術，節省重復性工作，掌握院校龐大的數據庫也變得輕松。但掌握這些現代信息技術、技能的難度較大，現有行政工作人員信息化專業素養不高。

隨著信息技術的發展，世界進入信息爆炸獲取時代，可以獲取信息的途徑變得越來越多，獲取速度也變得越來越快，例如一條新聞可以在短短幾分鐘內傳遍全世界。由于信息爆炸式增長和信息的公開透明化，高校很多問題就出現在網絡上。大學生可能缺乏自身對信息的判斷力，不懂得法律界限，在網絡肆意傳播，可能造成社會恐慌甚至危害國家安全，就會造成嚴重的網絡輿情危機。尤其是大學生，經常在朋友圈、微信、QQ 群中轉發各種新聞，他們并不知道新聞很有可能是虛假不實新聞，甚至有可能產生病毒。由于缺乏對輿情管理的相關專業知識，高校辦公室行政管理人員在處理這些情況時可能會顯得不得心應手，在這種情況發生時，很難快速有效控制輿情蔓延，會對廣大師生甚至院校造成不利影響。所以高校可以引進信息化技術、輿情管理系統、大數據分析等，通過這些技術，提早避免網絡輿情帶來的不良影響，同時行政工作人員提高自我的專業素養，提升行政工作的工作效率。

三、高校行政管理的創新措施

（一）明確部門職責

目前，許多高校行政管理組織結構設立的并不合理，制度體系方面缺乏明確的崗位責任制度，高校現有的管理制度和組織機制往往只是紙上談兵。現應明確各部門的具體職責，第一步準確劃分工作職責，規范標準。辦公室各部門應建立第一負責人，各部門之間在明確具體工作職責的前提下，還要明確改革和創新目標。相互之間應溝通協調，相互配合，為高校各項事業的發展齊心協力。以教師與學生為導向，重構服務提供流程，建立整體性的運作方式，強化一站式的服務模式，以提高服務效率。消除部門內部的本位主義，以教學與科研為中心提供服務，要圍繞教師與學生的需求，對現有業務流程進行改革，充分利用現代信息技術，強調各部門之間信息、業務及服務的協同整合。明確部門職責，整合辦事流程，簡化行政系統，強化效率意識，改進工作方法，提高工作效率，為師生提供一次到位的服務。

同時建立反饋機制，就像許多政府部門一樣，開通投訴郵箱、電話等，接受廣大師生的監督。在日常煩瑣的行政工作中，行政管理人員難免會犯錯，偶爾會出現疏忽問題和潛在隱患，這時廣大師生的監督顯得尤為重要。建立反饋機制，能夠很好地解決這類問題。廣大師生通過微信、郵箱、電話等手段反饋行政管理部門存在的問題、改進建議等，不僅有助于行政管理部門改正自身不足，還增進了管理部門與師生之間的情誼，拉近了雙方距離，讓行政管理部門不再是高高在上的，而是以人為本、為師生服務的部門。

（二）充分利用信息化技術，提高行政管理效率

在如今信息快速發展的時代，高校如何進行信息化創新發展？高校辦公室首先要重視新科技，采納新興信息技術，實現對各種數據、信息的整合優化并高校管理。現代信息技術為辦公室管理工作提供了新的平臺。例如，校園卡現在已經實現了門卡、飯卡、圖書卡各種系統一卡化，都是智能化的體現。隨著大數據、人工智能愈加完善，無紙化辦公不再是理想，辦公室管理實現智能化，也極大地方便廣大師生工作和生活。所以，作為辦公室管理工作者，我們要提高自身信息化專業素養，利用信息化工具提升工作效率。

四、結語

當下教育事業不斷地進步，院校規模不斷地增長，教學質量日益完善，高校辦公室行政管理要進行創新改革已成定論。在新時代下，信息化智能工作快速進入到我們的日常工作中，作為辦公室行政管理人員應該不斷提高自身的服務意識，綜合專業素養，學會利用現代信息化手段，更好地做到為廣大師生服務。同時要完善監督和獎懲機制考核，做到分工明確，責任落實到個人。進入新時代下我國高校改革，形勢日益多元化，為了保證各項工作的順利進行，各高校應結合個體實際情況，落實改革情況和進行行政管理工作創新。