新形勢下行政事業單位檔案數字化管理工作探析

王亮 王鈺

（通遼市地方病防治站，內蒙古 通遼 028000）

如今在科技支持下，行政事業單位檔案有了數字化這種新的呈現形式，這種新型的檔案信息形態，對各種檔案信息以數字化的形式進行存儲，有助于及時進行檔案利用，同時也為行政事業單位當中的檔案信息共享創造了條件。檔案數字化為數字檔案體系的建立奠定了基礎，并且在進行檔案管理的時候也具備突出優勢，為檔案信息綜合利用創造了條件，在未來發展過程當中，需要對檔案數字化的生存路徑進行創新探究。

一、數字化建設背景下檔案管理的功能轉向

（一）檔案信息集成功能

依據《檔案法》，檔案管理部門要負責檔案數字資源的收集、保存工作。隨著網絡信息技術的不斷發展，對檔案內容和形式也產生了深刻影響，檔案資料已經呈現出數字化特征，為了更好地對檔案資料進行保管，檔案管理部門一方面，要對紙質的實體檔案信息資源進行妥善保存，并實現紙質檔案信息資源的后續開發和利用。另一方面，檔案管理人員也要重視檔案信息化對檔案內容和形式產生的影響，將數字化檔案作為重要采集對象，通過檔案信息資源的采集和整理，實現對檔案信息內容的集成再現，不僅能夠有效節省檔案信息資源的儲存空間，也能夠使不同信息載體的關聯性有所增強，實現檔案信息資源的有效共享，為檔案信息資源的利用創造有利條件。

（二）檔案輔助管理功能

傳統的紙質檔案管理模式很容易受到技術、資源和客觀環境的限制和影響，導致很多紙質檔案資源難以得到有效地利用和開發，違背了檔案資源時效性價值規律，對檔案工作的正常開展帶來了諸多不利影響。而通過檔案管理數字化建設，實現傳統紙質檔案資源與數字檔案資源的有效融合，在信息技術的支持之下，還可以實現紙質檔案資源向數字檔案資源的轉化，進而實現檔案信息資源的有效整合，能夠為需求者快速地提供信息服務，充分地體現出檔案管理數字化的輔助性管理功能。

（三）檔案歷史再現功能

《檔案法》指出，檔案是具有保存價值的各種不同形式的歷史記錄。檔案資源本身就是對歷史的真實記載，通過檔案管理數字化建設，能夠實現檔案歷史再現功能，通過數字信息技術能夠將檔案資源的信息內容和載體相分離，實現對檔案信息內容的有效整合，并依托多媒體技術和網絡信息技術，實現檔案歷史場景的再現，進而提升檔案管理的權威性，讓我們對過去的歷史信息有更為真切的認知和了解。

二、現有檔案管理模式面臨的主要問題

（一）檔案管理工作人員的綜合管理素質不夠高

當前階段，有很多檔案信息管理者由于年齡較大，因此他們對各種網絡化檔案信息還不夠充分的了解，并且在進行學習的過程中也存在著很大的困難。現代化的數字檔案管理設備已經是大部分的事業單位都已經成功擁有的，這無疑是我國網絡檔案信息管理技術發展提供的一個良好發展契機。但是隨著企業硬件設備的不斷發展，事業單位的工作人員的專業水平還達不到標準，工作人員專業技能培養方面還仍然存在著一定的問題，所以在事業用人單位進行數字化檔案管理的相關工作依然可能無法得到順利進行。所以，事業單位的檔案管理工作人員的綜合素質還要及時進行重新培訓和再整頓。

（二）長時間被傳統檔案建設理念約束

新形態下，我國各個行業檔案在建設過程中，一定要從整體的方向考量，明確自身擔負的職責，了解自身檔案管理發展與社會外部因素之間的關聯性，確保檔案信息化建設水平在有效提升的同時，也能夠與社會發展的總體方向保持一致。然而，綜合現階段檔案數字化建設效果來看，與國外的一些發達國家相比，我國的檔案數字化建設還存在較強的滯后性，不能與社會發展保持同步，存在的問題頗多。此外，在傳統觀念的約束下，檔案數字化建設也受到了嚴重制約，無法積極迎合現代化先進技術發展步伐，深入提升自動化以及數字化水平，傳統觀念根深蒂固，不能實現觀念的轉變和創新。

（三）現代化設備不足

當前，部分行政事業單位數字化檔案管理受限的主要原因是現代化設備不足，部分單位只將計算機用于日常工作，未將其在紙質檔案數字化轉換中充分利用。縣級、鎮級行政事業單位設備相較而言更為滯后，部分單位只有幾臺老舊的計算機設備，相關硬件以及系統并未得到及時有效更新，無法推動檔案管理向數字化轉變。除此之外，部分單位尚不存在規范的檔案管理制度，對于檔案的歸檔保管缺乏行之有效的制度和標準，檔案隨意擺放，不定時進行整理和清潔，且不重視防霉、防火工作，極易造成檔案的損毀和丟失，造成檔案資源浪費。不僅如此，一些行政事業單位僅將檔案管理工作理解為檔案的保管，而對于其開發和利用則重視度不高，進而致使檔案積極意義無法得到充分發揮，遑論推動其向數字化發展。

三、新形勢下行政事業單位檔案數字化管理策略

（一）樹立數字化檔案管理思維

要想對檔案管理模式進行優化，首先，要轉變工作思路，樹立數字化檔案管理思維。檔案管理部門應該加大對數字檔案管理的宣傳力度，看到數字化建設對于檔案管理模式優化的重要意義。特別是要結合當前時代發展背景，對于檔案數字化建設的重要性進行分析。當前，我國已經邁入了信息化時代，任何事物的發展都與信息緊密相關，檔案管理也要與時俱進，向著數字化檔案管理方向邁進。其次，要加大檔案管理人員的教育和培訓。數字化檔案管理模式的優化還需要檔案管理人員的積極參與，因此有必要在引導檔案管理人員樹立數字化檔案管理思維的同時，還要進一步提升檔案管理人員的責任意識和工作意識，培養工作人員對于數字檔案的敏感度，在具體工作中對于數字檔案要嚴格按照檔案收集的管理要求應收盡收，對于有價值的檔案信息要納入數據庫之中，并注重對數據資源的整合和利用。通過檔案管理思維的轉變，讓檔案管理工作人員在具體工作中主動地踐行數字化管理理念，提升檔案管理工作效率。

（二）提升事業單位檔案管理工作人員素質

首先，對所有事業單位的工作人員都要進行定期組織現代化設備的培訓學習，每次定期培訓工作完成以后，為了能夠不斷提升他們的設備工作管理技能，還需要對這些工作人員進行定期培訓考核，提升工作人員對現代化設備的技術操作管理水平。此外，還希望可以通過推進獎懲激勵機制建設來不斷鼓勵這些檔案管理工作人員努力學習提升自身專業素質，積極主動地參與學習，進而能夠取得很大的收獲，并且利用這種獎勵方法，可以輕松地實現檔案數字化檔案管理工作人員專業技能素質的提升。如果在考核執行過程中突然出現不積極配合以及考核結果不合格等現象，事業單位也就需要及時進行相應的懲罰制度。最后，還需要從初次入職前的資格篩選工作入手，通過不斷提高初次入職檔案人員的資格門檻，對事業單位數字化檔案工作人員的資格選拔提高要求和加大工作難度，進行嚴格化的篩選，確保初次入職的每一位檔案工作人員都能夠符合標準。

（三）建立完善的檔案數字化建設機制

在檔案數字化建設期間，除了要全面提升管理人員的數字化意識以及水平之外，還應該構建較為完善的檔案數字化建設機制。一方面，檔案數字化制度在制定期間，需要深入剖析企業內部的具體經營發展情況，能夠對國家相關檔案管理法律法規展開整體研究，保證制定的檔案管理體系，既能夠滿足企業單位的實際發展要求，也能符合國家的相關法律法規標準。另一方面，認真執行各項機制，尤其是檔案數字化管理制度，可以第一時間將內部檔案數字化建設的混亂狀態處理好，科學解決各類矛盾問題。此外，在檔案管理制度基礎上，要明確專門的檔案管理崗位，認真執行責任問責制度，確保檔案管理人員能夠認識到自身工作的重要性，實時規范自身的行為，提升檔案管理水平，進而有效推動檔案數字化建設進程。

結束語：行政事業單位的檔案信息發揮著重要作用，直接影響單位發展質量，而傳統檔案管理模式在信息化快速發展新形勢下，已經逐漸不能滿足單位發展需求，數字化管理成為最主要趨勢。數字化管理的實現將推動行政事業單位整體向智能化、信息化、現代化方向發展，因此單位應重視數字化建設，探究在建設過程中存在的問題并予以針對性解決，幫助提升檔案管理的效率，推動單位實現長足發展，更好地為民眾服務。