文書檔案整理對事業單位效能化發展研究

姚春南

（永州市住房公積金管理中心，湖南 永州 425000）

引言：隨著信息化時代的到來，事業單位的檔案整理工作也逐漸開展了起來，由于文書檔案相當于本單位各方面工作的總體概況，詳細記載著事業單位的發展歷程，為事業單位以后的工作提供了參考依據。因此做好文書檔案整理工作對事業單位效能化發展具有重要意義。

一、事業單位文書檔案的性質與概況

事業單位經過長時間的經營與發展，積累了很多工作方面的文件和檔案，一般來說包括各類文件、上級批復、下級請示、會議記錄等等，這類文件一般被統稱為文書檔案。以往很多事業單位對文書檔案的整理工作不夠重視，認為過去的工作文件已經沒有參考價值，于是就沒有更加關注這方面工作，這導致部分事業單位的歷史文書檔案極為雜亂，文檔之間的有效銜接也被忽視，各種重要信息只能埋藏在“故紙堆”當中。工作人員一旦需要查閱相關文件十分困難，對事業單位的可持續發展也帶來了不良影響。對文書檔案的整理與數字化加工已經成為各個事業單位的重點工作之一。

另一方面，紙質文書檔案隨著事業單位辦公逐漸轉為數字化信息化，其不便查閱、占據空間大、不便于保存等弊端也逐漸暴露了出來。很多事業單位已經意識到了這一問題，并利用掃描儀器對紙質文書檔案進行掃描備份，錄入文書檔案管理系統并進行歸檔，將紙質文件與數據文件共同保存，這樣做使文書檔案的載體更加靈活，備份也更加容易了，工作人員查閱更加便捷，提升了文書檔案的管理效率。

二、做好文書檔案整理對事業單位效能化發展的意義

（一）保障事業單位檔案建設規范化、系統化

完整的檔案管理系統對于事業單位的效能化發展具有不可或缺的重要作用。文書檔案作為檔案類別當中的重要一環，保障文書檔案整理工作正常有序是保障檔案系統完整規范、提升事業單位檔案建設水平的前提之一。在進行事業單位檔案系統建設前，應當做好檔案的整理工作，保證資料數據的完整客觀，才能使建設完成的檔案系統規范化、系統化，提高事業單位檔案的使用效率。

在進行文書檔案的整理工作時，應當對本單位整個工作周期內的行政管理事務活動當中形成的各類文件文檔記錄進行收集、分類、整理、編目，然后將整理完的文件進行歸檔存儲，以供日后進行調閱。在進行整理工作的過程當中，工作人員一定要注意收集到的文書檔案文件完整無缺，一旦查出疏漏應當及時予以補充。這樣能夠在保障文書檔案整理質量的前提下，對所有文件進行再一次的審核監督。在檔案整理分類的過程當中，工作人員還應當將文書檔案按照形成時間和重要性進行備注和編號，這有助于對重要文件的查詢和保存。

（二）促進對事業單位信息資源的開發和利用

檔案整理工作的根本目標是讓事業單位的信息資源得到更好的開發和利用，如果文書檔案沒有經過整理和歸檔，散落的文件會對日后的工作造成極大的阻礙和損失，甚至對事業單位的發展歷程也不能做到客觀真實的梳理，對文檔的價值和連貫性也不能做到有效分辨，在一定程度上對事業單位的效能化發展產生了不利影響。檔案的完整與清晰對于事業單位信息資源的開發與利用有著十分重要的作用，在工作人員對文書檔案進行整理、分類、編目之后才能保障整個檔案系統的清晰有序，確認文件文檔之間的銜接與聯系，清晰分辨出各類文件文檔的時效性、重要性與連貫性，也方便了日后工作人員對歷史檔案的查閱和新文件的存檔[1]。

（三）提升了事業單位的工作效率

在信息化、數字化的管理模式之下，文書檔案的整理工作也應依托計算機系統與信息技術共同進行，將利用效率較低的紙質文件通過掃描、編碼、上傳等方式錄入至檔案信息管理系統，這樣做能夠提高文書檔案數據信息的實時共享能力，推動事業單位工作人員對以往檔案文件的高效利用，降低了檔案文件傳輸的限制，打破了單位之間的交流壁障，為管理人員提出決策提供有效可靠的參考依據。還能夠有效提升檔案信息的檢索效率，降低紙質檔案給工作人員帶來的額外檢索負擔，只要將信息關鍵詞或檔案形成時間輸入檔案信息管理系統當中，就能夠第一時間得到結果。檔案的數字化管理還能夠更加方便地對文書檔案進行備份與存儲，減少空間占用，降低存儲成本，提升事業單位的工作效率，提升事業單位效能化發展的水平和速度。

（四）對事業單位各部門的文件做到整合管理

在傳統的檔案管理模式下，事業單位各部門只掌握著本部門的檔案，對于其他部門的檔案和工作流程不夠熟悉，部門之間存在交流不通暢的現象，這對事業單位的工作可能造成不良影響，對各部門的文件收集、管理人員做出決策部署也十分不利。

通過文書檔案的整理工作，可以將各部門手中的檔案進行收集歸檔，在很大程度上提升檔案工作的質量和效果，經過工作人員對于目標檔案的歸類整理之后，能夠大大改善事業單位各部門文件的管理與統合工作，進一步推動事業單位效能化發展。

三、事業單位效能化發展對文書檔案整理的要求

（一）提升檔案整理人員的業務能力，定期進行業務培訓

檔案整理人員的業務能力是否過硬直接影響著文書檔案的整理進度和質量。因此事業單位必須采取方式對檔案整理人員進行選拔，對專業人才進行吸納，提升檔案整理隊伍的整體水平，保障檔案整理工作順利開展。

事業單位應采取措施，使檔案整理人員迅速接手工作，組織檔案專家學者對檔案整理工作人員進行定期業務培訓，在不斷吸收理論知識的同時，還應讓檔案整理人員掌握實踐操作技巧，如文書檔案整理工作的年限分配標準、歸檔章的使用規范、掃描儀的使用流程等等，并對檔案整理人員進行定期考核，使他們明確文書檔案整理工作的整個流程，確保在實際操作過程中能夠熟練掌握。

事業單位還應對檔案整理人員進行思想教育，培養他們對文書檔案文件的重視程度，提升他們對國家檔案整理規范要求的熟知程度。使他們在實際的檔案整理工作當中，不斷推陳出新，依托實際情況不斷提升自己的業務水平和工作效率，降低出現錯漏情況的概率，為事業單位文書檔案整理工作打下堅實基礎，為事業單位效能化發展提供保障[2]。

（二）統一規范標準，強化工作人員的協同配合

事業單位應在開展文書檔案整理工作之前，對整理工作的規范標準進行統一，工作人員首先要收集各部門的全部歸檔文件，保證及時進行處理，如有借閱或進行查找的情況，工作人員應當及時進行登記，同時應當保障整理工作當中形成的新歸檔文件格式規范合理，符合國家公文規范要求，這樣能夠最大程度的保障文書檔案整理工作又好又快推進。

此外，事業單位應當遵循制定文件歸檔制度，保障文件的規范存檔，使用規定的符號或文字進行著錄工作和編目工作，用“？”表示無法識別的文字，用“[]”表示自擬標題等。使得檔案文件實現標題明晰、裝訂整潔、編碼標準，為事業單位的效能化發展提供保障。

（三）加強思想建設，提高對文書檔案的重視

部分事業單位對文書檔案不夠重視，由于文書檔案整理工作較為繁瑣、費時，于是很多事業單位領導聘請外包團隊對本單位文書檔案進行整理工作。這樣做雖然減少了本單位工作人員的工作量，降低了工作壓力，但由于外包人員良莠不齊，很可能發生不可預計的結果，甚至可能造成泄密情況發生。

要切實抓好事業單位的效能化發展，提升文書檔案整理工作的質量和效率，事業單位應當加強政治站位，提升思想高度，對文書檔案給予足夠的重視，立足于當前基礎之上，不斷進行創新研究，加強對文書檔案整理工作的督導和建設，保障文書檔案整理工作規范系統化。

（四）建立文書檔案數字化管理平臺

事業單位為了提升效能，不斷向前邁進，應當撥出專項資金投入到檔案建設當中，聘請技術人員建立本單位的檔案數字化信息管理平臺，并實現與省市檔案管理機構的信息對接，在信息化數字化技術的加持之下，避免出現檔案靠轉遞進行交流的模式。一方面保障了文書檔案管理的時效性，推動建設了各部門交流分析的渠道，另一方面還解決了電子文件較為散亂、檢索效率較低、查閱權限設置困難，容易造成文件泄露等問題，完成了對電子檔案的集中整合管理，實現對電子文件的實時控制和評估，避免電子文件流失，保障了文書檔案電子文件的安全性。同時，數字化信息管理系統還能夠為工作人員提供文書檔案整個生命周期的處理參考，包括成文、上交、收集、歸檔、銷毀等一系列環節的科學依據。

同時，事業單位還應當按照國家法律法規制定本單位的文書檔案數據信息管理制度，減少不規范、無手續的檔案交接查閱情況發生，有效實現文書檔案的系統化管理，降低管理風險，使事業單位效能化發展不斷進步[3]。

（五）改善檔案存放基礎設施建設

在對文書檔案進行歸檔整理的過程當中，雖然進行了電子文件的備份整理，但還是不能放松對紙質文檔的規范保存。事業單位應當撥出專項資金建設檔案室，建立突發事件應急預案，還應具有防火、防水、防蟲蛀等技術手段，并派遣專人定期對文書檔案進行檢查，避免出現變質、受潮等影響查閱的現象發生。

此外，工作人員還應定期整理超過保存期限的文書檔案，做好手續進行銷毀，避免資源的浪費和空間的占用。

結論：總而言之，通過文書檔案可以對事業單位過去的工作進行總結和反思，并對日后的工作提供重要的參考依據。做好文書檔案的整理工作不但能保障文書檔案管理的科學規范，還能有效促進事業單位效能化發展的不斷進步。