電子時代文檔一體化管理研究

金紅梅

（云南省曲靖日報社,云南 曲靖 655000）

引言

電子文檔管理是互聯網時代背景下，現代社會進步和技術升級的必然產物。電子化文件的出現對紙質文件和檔案管理工作有很大影響。隨著對檔案信息保存的要求越來越高，社會的競爭的加劇，為實現長期穩定的發展，必須把電子文件與書面文件統一的利用起來，確保高質量的管理，統一協調。加強對一體化管理的監督和控制，以確保文件管理的可靠性、安全性和完整性，這是當今社會背景下進行檔案文件管理的最佳途徑。

一、增強文檔一體化管理的理論基礎

綜合性的檔案文件管理的理論框架基于文件周期和對不同類型文件的管理特性上。在電子文件的生命周期中，檔案信息的收集、處理、保存、利用是每一個文件都必須經歷的幾個重要的過程。而電子文件的生命周期管理存在很大的不同，不僅包括了紙質檔案文件中每一項關鍵的內容，還有一些獨有的新的特征。電子數據檔案的管理無法在傳統的文件綜合管理框架中進行管理，也無法根據過去的紙質文件生命周期規則進行管理。如果紙質版本的文檔檔案被移動或使用后，會造成一些破壞，影響文檔整體的管理。但是電子文檔的管理卻是不同，電子文檔處理的相關部門可以確保文檔在各階段之間的聯系是暢通無阻的，從而使文檔的保護和管理更加穩定、可靠。每份文件的內容和信息都能被準確地記錄下來，每份文件在其生命周期中的變化和移動也能被準確地記錄下來，綜合性、一體化的文件管理可說是一個長期的過程，其中文件管理的整合和利用始終受到外部因素的影響。所以說需要以傳統的管理制度為基礎，進行不斷的改革和創新。[1]

二、實行文檔一體化管理的必要性

（一）實現辦公室自動化的前提和基礎

文件檔案管理改革是確保辦公自動化的前提和基礎條件。辦公室的自動化管理要求建立高效、便捷的信息交流渠道，確保辦公室的各類信息的及時、準確的傳遞，而統一性、一體化的文件管理系統則是實現這一目標的有效手段。將文件管理與檔案管理結合起來，并確保信息互通共享，使各部門和工作人員能夠及時交換和取得各類信息，為建立辦公室自動化系統奠定了堅實的基礎。

（二）檔案館發展建設的根本需要

以書面文件為主的傳統檔案管理模式已經不再滿足現今的經濟社會發展的要求了，過去的檔案管理主要是對各單位、各部門的紙質文件進行收集、整理，定期保存、歸檔，以備后期使用。但隨著電子文件時代的到來，我國傳統的檔案管理模式已無法對越來越多的電子文件進行高質量的管理。所以說檔案管理的工作要與時代同步進行發展，就必須采用綜合性、一體化的文件管理新模式，對電子文件進行全面、系統、高效的管理，以適應時代發展的新要求[2]。

三、文檔一體化的優越性

（一）保證檔案信息收集齊全、檢索準確

先進的文件控制是檔案管理貫穿于歸檔工作始終的要求。文檔與檔案密切相關。解決了檔案歸檔不全，分類不規范，難以檢索利用等問題，提高了檔案管理員對分類編號，人工輔助標引主題詞及摘要的準確性。與檔案管理員相比，他們更了解文件的內容。所以他們在文件的綜合管理上發揮了重要作用。他們能在文件之間的關系有一個完整和清晰的把握。因此提高文獻檢索的查全率和查準率至關重要。使用者可利用電腦強大的檢索功能，利用各種信息組合方式，豐富信息的檢索和利用。

（二）達到文書與檔案信息資源合為一體的目的

“文檔一體化把文件與檔案歸入系統里面.這個系統的功能是比龐大的，可以借助計算機進行管理，達到文檔內容的資源共享，實現了文件和檔案的多途徑檢索和一次性輸入、輸出.其最佳管理效果就是使文件與檔案內容合二為一。”

（三）促進檔案工作的收集完整、系統便捷、查找準確、方便利用

用先進的計算機系統和互聯網平臺管理檔案，充分的提高了檔案管理工作的速度和效率。文件和檔案信息的整合要求各部門在接收或存儲文件時，都要將標題、作者、時間等輸入計算機，并且在歸檔時，要按照清單的內容規范的收集、整理、裝盒、存儲。文件整合從文件處理到檔案處理，所采用的整合方式是計算機自動分類組合的全過程管理，如數據錄入、文件整理和歸檔存儲等等，避免了文書部門和檔案部門多方面的繁瑣、無序的工作，從而使文件從產生到保存管理的每一個環節上都體現了檔案工作的信息化、規范化、標準化的要求，使之得到完備、得當的地標引，以科學的方式編制記錄，最大限度地滿足檢索人員的使用要求。[3]

四、文檔一體化管理存在的問題

（一）受到現行管理體制制約

現在行業內使用的一個綜合性的文件管理系統，它使用的是分模塊的文件和檔案管理方法，而且對于文件管理和檔案管理之間的界限在于對文件的歸檔情況。盡管國家已經賦予了檔案館管理有關文件的責任，并通過了有關法律、法規以確保其合法性、規范性。但是，在文件檔案管理工作的實踐中，濫用權力的做法仍然很普遍和常見，而檔案管理的部門未能充分履行其管理的職能，這意味著它不能充分實現其管理的效果。文件和檔案難以以統一協調的方式進行管理、保存和使用。因此，電子文件的質量有一定程度的下降，而這是一個需要及時有效處理和解決的問題。

（二）一體化文檔管理建設滯后

現行的檔案，無論是紙質的還是電子的，在管理工作開展的過程中，都存在著管理工作的標準不規范、管理不完整、容易出現管理的各類問題，其中最明顯的表現就是文件檔案的管理與過去的檔案管理的規則和標準之間的不一致。使得文件的管理所建立的標準遠遠落后于國家和行業對檔案管理制定的標準。所以說文件管理與檔案管理之間存在著非常大的差距，影響了后續的管理工作的高質量的開展。這種現象具有普遍性，明顯的不符合行業發展的趨勢和要求。[4]

（三）電子文檔軟件開發滯后

因為電子文件檔案管理的軟件在開發進程上來看是比較緩慢的，這也導致了一體化發展和集成發展的速度明顯的減緩。由于檔案管理和文件管理在國家發展建設的初期階段是分開進行儲存管理的，所以說電子文件作為軟件開發的工具和平臺的時候，也是把文件與文檔之間分別進行開發的，它將進一步強調了文件的流動性，但忽略了數據的轉化和使用都需要記錄在檔案管理的系統當中。所以說對文件管理的工作依然保持在傳統的手工管理的水平上。另外一些單位和部門建立了適當的檔案管理制度，以滿足該部門實際業務工作的需要。但是由于缺乏科學現代的管理方法和指導意見。結果導致了一體化的文件管理系統已經變得無用且不可靠，各類應用的錯誤和問題也進一步的阻礙了文件檔案整合發展的步伐。

（四）缺乏政策法規的保障

新中國成立依賴為了進一步的加強文件管理和檔案管理的規章制度，也為了使文件存儲、利用與文件管理工作更加協調一致，國家采取了一系列的文件檔案管理的制度和措施。這一系列的規定和標準在一定程度上對檔案管理工作產生了促進作用和積極的影響，但并未真正地促進檔案管理的一體化。其中一個根本性的問題是國家層面還尚未通過一個專門針對綜合性的、一體化的文件管理的法規。所有的一體化的文件管理都是各個地區自己制定和把握的。[5]

五、實現文檔一體化管理的有效途徑

（一）提高認識.統籌規劃

各級領導和文件檔案的管理人員應充分認識文件檔案的綜合性、一體化的管理工作的必要性和重要性。全面理解文件整合管理不僅僅是行業發展的重要問題，更是充分的提高管理工作質量和效率的一種必需手段。繼續加強對綜合性、一體化的文件管理的認識，增強管理工作提升的信心和決心，并全方位的加強領導能力，設立一個綜合性、一體化的文檔管理工作的機構，在該機構的領導下，按照文件檔案的生命周期，對整個文件檔案的管理工作進行全面梳理。加大系統平臺研發的投入，統一管理軟件的研發。創建計算機網絡系統平臺，實現辦公與檔案管理的互聯互通，在開發文件管理系統時引入更多文檔歸檔功能，包含了對數據庫結構的更新和自動存檔以充分的保

證文檔信息的安全，真實，確保歸檔電子文件的完整性和可檢索性。

（二）確保網絡安全

網絡安全的問題是比較突出的，實際上，在進行文檔管理過程中的網絡安全問題的一個有效的解決方案是提供系統的軟硬件安全防護。有幾種可以采用的安全防護的方法：第一，選擇網絡系統的防病毒軟件，作為文檔管理平臺的安全防護的一道關口，確保系統定期備份文檔數據，具備防范攻擊和病毒的能力。其次，必須對互聯網上的文檔信息進行加密并建立牢固的防火墻來限制非法進入系統的外部訪客。建議國家檔案局設立檔案安全辦公室，并為檔案資料的安全存儲和使用提供保障。[6]

（三）加強文書及檔案工作的標準化建設

文件和檔案的標準化管理是在文件和檔案管理的過程中長期以來都在強調的一個概念，采用連續的處理程序和其他的管理模式，通過制定和執行最有效地標準，充分的獲取文件和檔案信息。它也是進一步提高綜合性、一體化的文件檔案管理質量和效率的有效手段。首先，文件管理和檔案管理等初步成型的管理標準必須加以不斷地完善和改進，特別是要進行充分的討論和分析。通過充分的加強電子檔案管理的機構能力和水平，增強這些檔案之間的一致性、協調性和互助性，從而確保良好的管理工作的質量和效率。[7]

結語

電子文檔管理已經成為當今社會管理文書和檔案工作的主要方式，已成為必然的發展趨勢。加強對文檔一體化的管理需要遵循一定的原則，采取相應的措施，才能夠使文檔一體化取得顯著成效，實現信息管理的連續性，不斷提高應用能力，促進國家檔案管理水平的發展，使文檔一體化系統更加地符合社會時代發展要求，保證一體化建設的有效性。