醫院人力資源檔案管理信息化建設探討

文·黃燕

隨著大數據時代的到來，無紙化、信息化辦公進程加速推進，信息化技術逐漸應用于醫院檔案信息化建設的進程中。但因受到傳統觀念、信息技術等因素的制約，醫院對人力資源檔案管理信息化建設仍認識不足，使其成為阻礙醫院高質量發展的瓶頸。這就需要檔案人員對人力資源檔案管理信息化建設深入分析探討，探索醫院人力資源檔案管理信息化建設的實踐路徑，促進醫院人力資源檔案管理朝著規范化和標準化的方向發展，推動醫院高質量發展。

一、制定切實可行的人力資源檔案管理發展規劃

對于公立醫院而言，人力資源是最具優勢的部分，他們所提供的醫療服務貫穿于廣大人民群眾預防、醫療、救治、養老等生命全周期，是促進公立醫院高質量發展的第一動力。醫院要想在日益激烈的市場競爭中占據領先地位，需要高素質高質量的專業人才為醫院發展提供人力支撐。傳統人力資源檔案管理工作效率低下，人力資源成本高，信息時效性不足，不利于醫院全面培養發展專業人才。因此，醫院應加強對人力資源檔案管理信息化建設的投入力度，將其作為醫院發展的重點工作內容，安排專人負責，制定切實可行的發展規劃。通過與專業信息技術團隊進行合作，打造一套切實可行的人力資源檔案管理系統，充分發揮其價值和作用。

二、強化醫院人力資源檔案管理系統終端應用系統功能

醫院人力資源檔案管理系統的安全程度直接影響到人力資源檔案資料的使用與保存，因此，醫院對管理系統的終端應用系統的安全性和穩定性要求很高。終端應用系統主要應用于人力資源檔案資料的儲存和傳輸，保障檔案資料的安全，避免檔案資料在保存和傳輸過程中出現丟失等問題。終端應用系統主要由因特網和大組工網組成，這兩個系統都可以應用到人力資源檔案資料的保存工作中去，區別在于所保存的檔案資料的等級不同。這就要求各管理部門之間加強交流協作，進一步完善醫院人力資源檔案管理系統，提高管理效率，規范從業行為，加強對人力資源檔案管理系統的維護工作，降低醫院人力資源檔案資料遺失以及醫務人員個人信息泄露等問題發生的可能性。

三、建立健全醫院人力資源檔案數據庫

首先應做好醫院人力資源檔案目錄數據庫，全面掌握人力資源檔案中的各種信息。將現有的檔案資料進行整合與分類，根據醫院人力資源檔案的不同類型建立各種目錄，并進行相應的著錄和標引工作。建立目錄可以按照人力資源資料的性質分為個人基本信息目錄以及家庭情況目錄等，也可根據用途分為文件級目錄以及證書級目錄等，以便于日后檔案資料的查閱和調用。其次，利用專業設備，例如刻錄機、掃描儀等將人力資源檔案資料根據檔案數據庫的目錄依次進行數字化處理，準確無誤地錄入到信息化管理系統中。在加強醫院人力資源檔案信息化管理的過程中，利用局域網進行管理也是一種有效方式。得到授權的醫院相關人員可以進入醫院局域網，對人力資源檔案進行檢索、查詢以及閱覽等工作，為醫院相關工作提供便利。另外，由于醫院人員類型復雜，不僅包括醫療、護理、藥劑、醫技等衛生專業技術人員，還包括保潔、運送、安保等后勤人員，因此，在實現檔案信息化管理過程中，應根據人員類型在一體化管理的基礎上實行分級管理。

四、加大人力資源檔案管理信息化建設的投入力度

在實際工作過程中，當工作人員通過互聯網查詢相關業務信息時，極易感染病毒，從而導致人力資源檔案信息的竊取、刪除或篡改等問題。因此，在醫院人力資源檔案信息化管理過程中，要加大對計算機軟硬件設施的投入，加強網絡信息安全建設，構建完善的安全保障體系，確保檔案信息資源的安全。在建立健全人力資源檔案資料數據庫的同時，應進一步完善檔案存儲備份功能，有效規避檔案資料丟失產生的不必要麻煩。

五、提升檔案管理人員能力與水平

檔案管理人員的業務能力是制約醫院人力資源檔案管理工作有效展開的關鍵因素。為了有效解決檔案管理人員業務能力和專業水平不足的問題，醫院一方面可以從招聘環節入手，將專業技術能力、道德素質修養以及計算機應用水平等作為選拔檔案管理人才的重要考核標準，為醫院人力資源檔案信息化管理工作的順利開展提供高素質的人才儲備。另一方面，應加強對人力資源檔案管理人員的專業培訓和考核管理，建立相關激勵機制，激發他們的工作熱情，打造一支人力資源檔案信息化管理的專業團隊。醫院還應加強人力資源檔案管理的監管機制，為檔案管理人員提供學習和應用信息化技術的條件，定期舉行信息化安全管理的培訓，提高檔案管理人員在工作中的安全意識，利用登錄身份認證、電子密鑰等技術，按照標準規范的檔案管理準則進行相應的操作，防止失泄密等事件的發生。

六、建立健全醫院人力資源檔案管理制度

為了充分發揮檔案在人力資源管理中的重要作用，就要建立健全醫院人力資源檔案管理制度，使其有章可循、有據可依。通過深入了解現階段的實際運行情況，建立與之適應的人力資源檔案管理制度，設計標準化檔案管理流程，確保醫院人力資源檔案管理工作順利開展。在推動醫院人力資源管理工作朝著制度化、規范化和標準化方向發展的同時，還需建立與之配套的其他管理制度。例如，為了加強對醫院人力資源檔案的管理，保障檔案資料信息的安全性，應建立健全人力資源檔案資料的查閱、借閱制度，規范相關申請流程，由專門的負責人進行登記審批。

醫院人力資源檔案信息化建設是醫院改革的必經之路，為醫院人力資源檔案管理工作有效展開提供了新思路。能夠打破傳統人事管理復雜冗長且效率低下的弊端，在醫院合理配置人力資源、培育實力強勁的人才隊伍以及選拔專業人才等工作中提供技術支撐，推動醫院高質量發展，更好地為人民提供全方位全周期健康服務。