大數據時代企業智慧檔案館的構建探析

文·路鐵硯

隨著信息化發展，越來越多的業務操作皆由信息系統取代原有的手工操作模式，電子文件也逐步取代紙質文檔作為業務操作的結果物在不同公司或部門間進行交換。2019年4月26日中華人民共和國國務院令第716號《國務院關于在線政務服務的若干規定》中對電子簽名、電子印章、電子證照、電子檔案的法律效力的認可，一個新的數字檔案管理時代來到了。2020年，隨著新修訂《檔案法》的頒布實施，國家出臺了一系列的新標準、新規范，信息技術密碼國標指南、電子簽名密碼技術規范等標準，逐步從深層次上解決實現電子文件“單套制”制約。信息化技術對日后檔案管理及查考利用具有重要價值，因此利用信息化技術推動企業智慧檔案館的發展意義重大。本文以齊魯石化檔案館為例分析信息技術在智慧檔案館建設中的應用。

一、信息化技術在企業檔案館建設中的重要性

國家檔案局原局長楊冬權指出，檔案館經過傳統檔案館、數字檔案館，迎來了智慧檔案館時代。全國檔案專家薛四新博士指出了智慧檔案館建設的四項主要架構：軟硬件基礎設施的可信性、系統建設中的可信技術、規劃可信的數據庫環境、數據庫存儲的數據可信性。國家檔案局局長陸國強在2020年全國檔案局長館長會議報告上指出，加速數字檔案館（室）建設，探索大數據、區塊鏈、人工智能等新一代信息技術在檔案管理中的應用，推動數字檔案館（室）建設向智慧化方向發展。

近幾年，齊魯石化信息化發展迅速，檔案的收集、存儲、傳送、處理、利用、保管呈現出數字化和信息化特征，必須轉變管理思路，改變以往檔案業務被動接收、整理的工作方式。注重管理數據檔案，使檔案信息化建設和需求高度相符，保證具有保存價值文件的真實性和完整性，從而促使現有檔案管理系統功能解決企業上線業務信息系統不同平臺所產生的大量電子文件的集中統一管理問題。

根據齊魯石化機構改革整體方案，公司檔案館于2017年下半年與信息中心整合，成為信息檔案一體化機構。改革之后，檔案與信息技術結合度增強，人員減少，在信息化背景下給檔案工作帶來更加有力的機遇。增強了應用高新技術、對電子文件信息加強管理技術實力，使公司建設智慧檔案館、增強企業的競爭力成為可能。

二、信息化新技術在齊魯石化智慧檔案館中的應用

齊魯石化智慧化檔案管理系統主要建設內容有：預整編平臺、OA辦公自動化系統歸檔接口、齊魯石化有關信息綜合管理系統接口（通過檔案預整編平臺歸檔至中國石化檔案管理系統）、智能庫房建設。業務范圍包括齊魯石化公司機關（含15個機關部門）、8個專業機構、20個二級單位。

（一）構建智慧檔案館的基本要素

1.完善歸檔范圍，制定規章制度。全面梳理齊魯石化業務部門和二級單位的歸檔范圍及電子文件歸檔內容，制定《齊魯石化電子文件歸檔管理標準》等規章制度。借助中國石化檔案管理系統的體系框架，提升齊魯石化檔案管理系統基礎設施水平，使具備條件的業務系統或文件材料實現電子歸檔“單套制”運行。

2.開發齊魯石化檔案預整編平臺和業務系統數據接口。在檔案預整編平臺建立齊魯石化標準數據庫，包括分類樹、文檔的細分類、文檔細目。梳理齊魯石化業務部門和二級單位通用數據流。在標準目錄的框架下，建立各立檔單位和各個業務系統的現行文件采集檢驗平臺。通過網絡上的檢驗歸檔機制，輔助紙質實物檔案的組卷、裝盒與管理；通過歸檔模塊完成檢驗平臺上數據到中國石化檔案管理系統的數據歸檔。

數據檔案預整編平臺開發涉及齊魯石化公司機關及二級單位，公司檔案館主要管理日常生產建設與經營管理形成的管理類檔案資料。齊魯石化檔案預整編平臺從數據的生成源頭采集原始數據到現行文件采集檢驗平臺，由數據生成部門關鍵用戶（數據的法律責任人）進行真實性、完整性確認—>關鍵用戶在該平臺組織歸檔檢驗、與檔案數據管理員交流、紙質資料自動組卷、審批與歸檔交接—>格式封裝后進入檔案管理系統—>數據服務員推送各種應用專題。

研究開發了標準接口，明確齊魯石化OA辦公自動化系統等各個信息綜合管理系統歸檔范圍，形成歸檔范圍清單，通過接口實現各業務系統重要電子文件的自動化歸檔。檔案系統與業務系統集成采用建立檔案數據交換標準接口的方式，可提供良好的可擴展性、可重用性、可維護性和可管理性。業務系統主動將數據上傳到檔案服務器（例如FTP服務器），即采用推的方式將包含了元數據和電子原文的檔案數據主動推送給檔案系統。檔案系統對業務系統推送過來的檔案數據不做二次加工，保證檔案數據的準確性和原始性。檔案數據交換標準接口的日志與監測通過檔案系統消息模塊統一實現。

3.智能化庫房建設。選擇幾個條件好的庫房做智能庫房建設試點。采購安裝密集架、溫濕度采集設備，部署門禁系統。采用RFID識別技術應用在檔案管理系統中，實現對檔案入出庫全過程跟蹤與智能化管理。新的檔案入庫前，檔案系統中首先根據主要信息，如檔案的全宗、檔案類別、年份和保管期限、密級、存址等相關信息生成電子標簽，記錄于檔案數據庫中。智能庫房系統通過終端管理器寫入RFID標簽，并以RFID電子標簽作為信息存儲媒介并粘貼在檔案盒上，在RFID芯片中存儲該卷檔案的基本信息和領用歸還記錄，利用非接觸式的RFID讀寫設備，與后臺檔案管理系統數據庫相配合，可以實現檔案的借閱、歸還、查找工作過程的信息化管理。通過溫濕度數據采集接口，按照設定的周期采集庫房溫濕度數據，實現溫濕度數據的在線監控及異常信息的預警功能。建設齊魯石化智能庫房，實現檔案出入庫管理、庫房盤點、智能密集架控制、門禁管理、庫房溫濕度在線監控。

4.加強系統安全建設。根據中國石化檔案管理系統自身的安全需求，加強業務安全設計、數據安全設計、網絡安全設計。基于中國石化現有的云資源及安全基礎設施，對本期項目的主機、網絡等進行加固及安全策略配置，實現電子檔案管理系統建設項目網絡安全防護，包括防火墻、IDS、堡壘機等安全策略配置與接入。集成SMCC，部署日志采集器，實現系統網絡日志、主機日志、中間件日志、應用日志的統一采集與分析。與中國石化統一身份認證系統集成，實現用戶的身份認證和賬號管理，集成PKI/CA、數字簽名、時間戳、電子簽章、電子文檔安全，實現系統的業務安全。確保數字檔案管理系統平臺建設完成后達到國家信息系統（等保三級）及中國石化信息系統安全（等級保護級Ⅲ）技術要求。

（二）技術路線、技術指標及技術關鍵

1.系統基于B/S三層架構，將整個業務應用劃分為：界面展示層、業務邏輯層、數據訪問層，實現模塊高內聚松耦合。

2.系統采用J2EE技術架構實現，利用Spring MVC +JPA + Redis框架，以幫助開發人員在短期內搭建結構清晰、可復用性好、維護方便的Web應用程序。利用JPA框架對數據層提供支持，Spring做管理，Redis做緩存。

3.電腦端界面展示層采用JSP+基于jQuery的 EasyUI技術，通過Jquery用戶界面插件的集合，為一些用于交互的JS應用提供必要的功能；使用EasyUI不需要寫很多的Javascript代碼，開發產品時可節省時間和資源，支持擴展，可根據需求擴展控件。

4.利用中國石化非結構化存儲服務進行檔案原文存儲，文件以對象存儲的方式進行存儲，并自動實現副本備份，業務系統、文件采集管理平臺和檔案系統通過非結構化數據存儲服務提供的API進行訪問，滿足大量非結構化檔案數據的安全儲存和并發訪問。

5.安全設計可靠。參照中國石化系統信息安全等級保護III級要求，結合系統業務特點與安全需求，充分利用中國石化現有安全基礎設施，對中國石化檔案管理系統進行安全建設。

三、智慧檔案館的構建具有較好的示范引領作用

傳統的檔案館主要管理紙版及實物檔案，新時代的檔案館建設應緊跟時代發展形勢、轉變管理思路，依托先進的信息技術手段，注重管理數據檔案，輔助紙版實物檔案的管理，改變以往檔案業務被動接收、整理的工作方式，從數據產生的源頭抓起，數據化、智能化、規范化全面的采集、管理及利用。保障檔案的法律效力。齊魯石化檔案管理系統是按照檔案管理規范對數字檔案進行采集，整個過程實現了實時、無縫、高效的按照國家的11號文和716號令的要求保證文件不離線，確保了電子文件的法律效力。

隨著社會大環境中信息檔案化的持續發展，以及國家對電子文件歸檔和電子檔案管理的日益關注，對各企業如何進行電子檔案管理，以及對電子文件的“四性”保障成為新的關注點和工作難點。結合電子文件管理要求，以及國家檔案管理系統建設指南，逐步將檔案管理由傳統紙質管理向電子管理轉變，提升企業電子檔案管理水平，保障檔案歸檔、移交及長久保存環節的真實性、完整性、安全性和可用性。通過開放的標準接口及數字化加工整理，實現對現有業務系統中的檔案資源，以及存量檔案的完整收集，并提供多種方式的在線利用，使檔案信息資源采集數據化、存儲安全化、管理科學化、利用便捷化。