新時代小微企業人力資源檔案管理工作路徑探析

文·鄭作川

近幾年，我國市場經濟體制機制不斷健全完善，大中型企業人力資源檔案管理工作，在各級檔案管理部門的監督指導下，檔案管理制度得到進一步完善，業務水平有了長足進步，檔案工作得到迅速發展。然而小微企業由于起步晚、規模小、信息技術落后、資金周轉緩慢等原因，在市場經濟競爭中處于劣勢地位，造成了檔案工作尤其是人力資源檔案工作發展明顯滯后于其經濟效益的增長。面對小微企業人力資源檔案工作出現的新問題、新情況，檔案管理部門要與時俱進，采取有力措施，加強業務指導，幫助其突破制約人力資源檔案發展的瓶頸，改變檔案發展不平衡的現狀，促進小微企業人力資源檔案工作全面發展。

一、小微企業人力資源檔案工作滯后瓶頸分析

（一）檔案法制意識淡薄，檔案管理制度不健全

許多小微企業來源于三五人的合伙公司。企業創建發展過程中，始終把經濟效益放在首位。在一切“以經濟效益為中心”的理念影響下，小微企業的人力資源檔案法制意識淡薄，企業管理層很少有人了解檔案法律法規和檔案管理的規章制度，漠視人力資源檔案工作的開展，忽視人力資源檔案人員應有地位和作用，致使企業很難落實檔案工作機構、檔案存放場所和檔案人員責任。小微企業人力資源檔案無人監管，無人具體去干，檔案資料長期不歸檔，遺失損毀現象嚴重。也正是由于企業不重視檔案工作，忽視檔案收集整理保管，不充分利用檔案信息資源，參考過去經驗，解決現在的問題，導致企業發展更加困難。

（二）企業經濟效益較差，無力顧及檔案工作

近幾年，國家雖然采取了一系列促進小微企業健康成長的政策和措施，讓小微企業的經濟實力有所增強，檔案工作開始初步建立。但受去年新冠肺炎疫情的影響，企業受到巨大沖擊，再加上部分企業管理效率低、資金周轉困難，經營粗放混亂，導致效益不景氣，企業根本無力顧及檔案工作。檔案工作首先被擱置，檔案工作人員被裁減，企業人力資源檔案無人問津，嚴重制約了小微企業人力資源檔案工作的發展空間。

（三）檔案人員業務素質較低，檔案工作難以開展

目前，小微企業人力資源檔案人員業務素質普遍較差，檔案業務不熟，檔案工作開展困難。每年，檔案主管部門為了提高小微企業人力資源檔案人員的業務水平和工作能力，確定專門時間和人員，拿出大量的財力物力，無償對企業人力資源檔案人員進行技能培訓，以防止出現企業檔案工作被動局面，但有些企業以各種理由拒絕派人參加學習培訓。企業人力資源檔案人員得不到正常培訓，這影響了其業務水平的提高和歸檔工作的開展，削弱了企業檔案管理工作的發展勢頭，無法為企業高質量發展提供強有力的智力支持。

（四）檔案利用價值發揮不明顯，造成檔案工作步伐滯后

人力資源檔案是企業重要的信息資源，是企業的無形資產，但因檔案形成的特殊性，使其價值常需要開發才能被挖掘出來。大多小微企業一般成立時間較短，企業人力資源檔案利用率相對較低，檔案的價值沒能得到充分體現，因此很難讓領導層下大力氣去抓檔案工作。檔案疏于管理，檔案人員不作為，常給企業造成不可挽回的經濟損失。如有一外貿企業，由于受國際國內市場萎縮的影響，訂單數量急劇下滑，周轉資金鏈斷裂，企業被迫申請破產重組。由于企業檔案尤其是人力資源檔案材料嚴重缺失，責任劃分不清，給法院處置企業資產增加了難度，也一定程度上造成了國有資產的流失。企業人力資源檔案的利用價值以這種方式體現出來，代價太大。

二、加強小微企業人力資源檔案工作管理的措施

（一）依法治檔、提高認識，落實檔案法律法規

更新觀念，提高認識，依法治檔，是做好小微企業人力資源檔案工作的前提。黨中央提出全面依法治國的理念，為依法治檔工作提供了機遇和挑戰。企業要發展進步、提高經濟效益，必須依法經營、守法經營，各項工作必須協調共進，不可偏廢一方。因此，要加大小微企業人力資源檔案工作的宣傳力度，統一思想，凝聚共識，落實好檔案法律法規的執行。在小微企業創建之初，檔案管理部門就應當實時跟進，制定規劃，加強指導，夯實基礎，使企業人力資源檔案工作成為制定企業發展戰略的重要依據。要用企業發展和破產的正反兩個方面的典型事例，提高有關人員做好企業人力資源檔案工作的自覺性、必要性和緊迫性。要通過大量案例分析，指出企業重視人力資源檔案工作不是權宜之計，而是關系到企業生死存亡的重大問題。要求小微企業要貫徹落實《檔案法》，用《檔案法》來規范約束檔案工作行為，維護法律的嚴肅性。同時，小微企業要及時把握市場機遇，抓住發展機會，克服在管理體系、人才配置和資本運作方面存在的問題，使企業人力資源檔案工作得到良性發展。

（二）加強領導、規范管理，穩步推進檔案工作發展

檔案主管部門要加強對小微企業人力資源檔案工作的組織領導，建立健全組織領導體制，為小微企業人力資源檔案工作常態化發展，提供堅實的組織保障；要把小微企業人力資源檔案工作發展列入工作發展規劃和年度計劃，列入重要議事日程；要協調與企業主管部門之間的關系，加強與小微企業之間的聯系，并納入年度工作總體考核；要加強監督指導，使小微企業建立健全檔案網絡體系，建章立制，規范管理，落實責任，真正做到檔案工作有人問、有人管、有人干。小微企業要加大對檔案工作的投入，加強軟硬件設施建設，在人力、物力和財力等方面與企業長遠經濟發展相適應；成立綜合檔案室，按照企業人力資源檔案管理標準，抓好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用等事項；有條件的企業要配備現代化的管理設備，高起點、高標準管理檔案。小微企業一定要站在企業發展的長遠角度選拔檔案從業人員，并建立獎懲考核機制，在評先樹優、工資福利增長等方面，要優先考慮，促進小微企業人力資源檔案工作順利發展。

（三）攻堅破難、綜合整治，促進工作水平整體提高

小微企業人力資源檔案工作是檔案主管部門容易忽視的一個環節，檔案主管部門、企業管理部門和企業要共同努力、攻堅破難、綜合整治，使小微企業人力資源檔案工作再上等次，檔案工作整體水平有所提高。要有計劃地抓好檔案人員的崗前培訓，使他們具備基本立卷知識和管理檔案的能力，盡快適應本職工作需要；業務指導要及時跟進，面對面的講、手把手的教，“走出去”與“請進來”相結合，進行全方位的督促指導。檔案工作人員要克服畏難情緒，解決好人員少、業務重的矛盾，處理好集中立卷和重點指導的關系；加大檔案執法監督力度，依法行使《檔案法》賦予檢查權力，開展好集中檢查和不定期檢查工作，發現問題及時糾正；積極開展檔案工作科學化管理，落實“檔案工作業務建設評價”考核體系，以此為總抓手，每年都要有計劃抓好幾個小微企業，重點推出典型示范點，通過典型引領作用，以局部帶動整體，推動小微企業檔案工作的全面開展，扭轉檔案工作被動局面，使小微企業人力資源檔案工作進一步制度化、科學化、現代化。

（四）拓寬領域、服務利用，有效發揮檔案價值

小微企業檔案信息資源是企業生產、加工、銷售、服務全過程的真實記錄，具有重要的參考憑證作用，但大量檔案信息資源管理缺乏系統性、準確性、完整性。在人力資源檔案管理方面，小微企業要進一步拓寬檔案利用服務領域，把企業的“死檔案”變為“活檔案”，體現出檔案信息的利用價值；要做好人力資源檔案信息的普查登記整理工作，編研緊貼廠情的檔案資料；要認真編制實用性強、操作性強的檔案檢索工具，區分使用對象，實現個性化服務，拓寬檔案資料的服務空間；加大小微企業對人力資源檔案資料全文數字化掃描處理的力度，采取現代化管理和檢索方式，節約管理查檔利用時間；企業人力資源檔案人員要有責任意識和職業道德，正確處理好開放利用和防止泄密關系。企業通過采取一系列規范人力資源檔案具體措施，為經濟效益提高提供詳實的檔案資料；要提供多樣化的人力資源檔案前端服務，為開發新產品、改善經營方式、降低生產成本、增強抗風險能力，提供強有力的信息支撐，夯實人力資源檔案管理的物質基礎。

隨著國家宏觀調控政策落實，新冠肺炎疫情狀況平穩向好，各地貫徹復工復產、保就業保民生等積極的財政幫扶政策，制約小微企業人力資源檔案工作發展的障礙會逐漸減少，小微企業生存環境會逐步改善，人力資源檔案粗放型管理或者延續以往傳統模式正在改進，同時檔案信息化技術逐漸成熟，相信越來越多的小微企業會跨越式提升人力資源檔案信息化建設步伐，為人力資源檔案工作整體水平提升打下基礎。