電子檔案的安全管理

文·牟美娟

電子檔案指的是以計算機(jī)磁盤等為儲存介質(zhì)的資料記錄方式，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，其包括有文本、命令、圖案以及數(shù)據(jù)等多種文件類型。電子檔案具有儲存量大、查找方便、節(jié)約辦公室空間、檔案丟失風(fēng)險低、管理方便、靈活度高等多方面優(yōu)點(diǎn)，可大幅度減輕工作難度，提高工作效率。但由于電子檔案是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境而開發(fā)的檔案儲存方式，目前發(fā)展不夠完善，穩(wěn)定性不足，較為容易出現(xiàn)信息泄露、信息錯誤等問題，進(jìn)而影響工作質(zhì)量及效率。因此，檔案部門應(yīng)重視電子檔案的安全管理研究，并針對性提出改進(jìn)措施，以助推電子檔案更深層次的應(yīng)用與推廣。

一、電子檔案安全管理中存在的問題

（一）無標(biāo)準(zhǔn)管理制度

由于我國信息化發(fā)展相對偏晚，電子檔案的安全管理工作起步也偏晚，經(jīng)驗較少，在理論基礎(chǔ)與實踐均不足的情況下，管理制度無法快速、完整地搭建[1]。具體表現(xiàn)為，目前電子檔案管理尚未形成統(tǒng)一、完整的安全管理體系，無明確性法規(guī)規(guī)范人們的行為，未設(shè)置專門的監(jiān)督管理部門，且現(xiàn)有的規(guī)章制度也未深入貫徹落實，導(dǎo)致電子檔案管理工作不能順利推進(jìn)。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施不完善

電子檔案是基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展而出現(xiàn)的新型檔案管理方法，在對其進(jìn)行安全管理時，必須要配以適合的硬件設(shè)施以及軟件系統(tǒng)。但目前，一方面我國信息技術(shù)雖發(fā)展較快，但不同區(qū)域、不同企業(yè)的信息技術(shù)應(yīng)用水平存在一定的差異；另一方面，目前大多數(shù)人對電子檔案的安全管理不夠重視，在基礎(chǔ)設(shè)施準(zhǔn)備上的投入較少，在這種基礎(chǔ)設(shè)置不完善、技術(shù)支持不到位的情況下，電子檔案安全管理的發(fā)展受到較大限制。

（三）管理人員水平參差不齊

相對于紙質(zhì)檔案管理而言，電子檔案管理更為簡單、快捷，但對管理人員的專業(yè)技術(shù)能力要求則更高，除具備傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)外，還要具備一定的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)。目前，電子信息技術(shù)飛速發(fā)展，相關(guān)技術(shù)快速更迭，多數(shù)管理人員未及時更新自我知識庫，導(dǎo)致其綜合業(yè)務(wù)能力相對落后，進(jìn)而容易出現(xiàn)管理質(zhì)量低，效果不理想，檔案丟失、損壞以及信息泄露等問題，不能滿足對檔案管理的要求。

二、電子檔案安全管理改進(jìn)措施

（一）完善管理制度

應(yīng)重視電子檔案安全管理制度的建立健全。目前電子檔案安全管理相關(guān)文件，有《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子檔案館評估指標(biāo)體系》等，相關(guān)人員應(yīng)綜合文件內(nèi)容，根據(jù)企業(yè)、部門工作情況以及自身需求，制定針對性強(qiáng)的電子檔案管理辦法。應(yīng)完善監(jiān)督機(jī)制，保證相關(guān)措施落實，進(jìn)一步為電子檔案安全管理提供保障[2]。

（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

應(yīng)重視電子檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高相關(guān)投入。一是保證電子檔案存儲的載體質(zhì)量高、性能好，保證其可儲存大量資料，且可以長期作用，避免因使用時間短而增加資料丟失的風(fēng)險，同時也避免經(jīng)常性轉(zhuǎn)移資料而增加工作量。二是由于電子檔案如丟失或篡改，找回難度較大，所以相關(guān)管理人員應(yīng)配置有多個存儲載體，定期重新拷貝，以進(jìn)一步保證電子資料的安全性，同時還能使其可持續(xù)應(yīng)用。

（三）提高管理人員業(yè)務(wù)水平

應(yīng)重視檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，保證其責(zé)任感強(qiáng)、安全意識過關(guān)。招聘相關(guān)人才時，應(yīng)綜合考慮其檔案管理技術(shù)、計算機(jī)水平、安全意識、責(zé)任感等多方面內(nèi)容，并對其進(jìn)行入職培訓(xùn)，使其對檔案工作內(nèi)容、要求有一定的了解。入職后，應(yīng)對其定期進(jìn)行繼續(xù)教育、培養(yǎng)，保證檔案人員專業(yè)技術(shù)能力可以跟上時代發(fā)展腳步，有效應(yīng)對企業(yè)以及部門的檔案工作需要。

現(xiàn)代化背景下，數(shù)據(jù)、信息儲存與分析對行業(yè)發(fā)展、工作推進(jìn)有著非常重要的作用，電子檔案不可或缺，所以檔案人員應(yīng)更為重視其安全管理，通過制定完善的制度、保證基礎(chǔ)設(shè)施投入、提高管理人員業(yè)務(wù)水平，進(jìn)一步保證電子檔案的安全有效性。