對做好綜合檔案館業務建設工作的思考和建議

■ 吳志虹

2021年，省檔案局印發了《云南省95 個縣國家綜合檔案館業務建設評價辦法》和《云南省95 個縣國家綜合檔案館業務建設評價標準》（以下簡稱《標準》），啟動了對95 個縣國家綜合檔案館自2018年以來的業務建設情況的評價工作。《標準》緊扣國家檔案局、省檔案局發布的業務規范和要求設置評價內容，堅持以業務標準為導向；全面覆蓋業務環節，檔案征集、接收、保管、利用、統計、鑒定、利用等均有涉及分值；突出了基礎業務評價，檔案征收、保管、利用、信息化4 大一級指標分值達80 分之多，凸顯出基礎業務在評價中的份量；力求評價計分指向精準，按量計分，量化評判，凸顯計分的穩定性、可操作性、公平性，應當說《標準》基于我省縣級國家綜合檔案館的實際情況，沒有提出脫離實際的過高評價指標，量化值是適中的。

從已經評價完畢的91 個縣國家綜合檔案館的總體情況看，得80 分以上的寥寥無幾，多數得分為低分，《標準》的4 個一級指標分值，單項沒有得滿分的檔案館，11 個二級指標分值，除檔案館庫項之外，單項得滿分的檔案館屈指可數。基礎設施項中，丟分集中在缺失控溫控濕設備、消毒殺蟲設備和防盜護欄，存在個別館的辦公區域被外單位占用的情況。經費人員項中，丟分集中在部分館還沒有建立保障業務經費的長效機制，承擔科研項目方面幾乎是空白，發表業務論文很少。基礎業務項中，丟分集中在依法接收檔案數量不夠，缺立檔單位的劃控意見，檔案征集數量少，檔案整理不規范，未開展新進館檔案消毒工作，到期檔案開放鑒定工作滯后，查檔審批手續缺失，無展覽。信息化建設項中，丟分集中在掃描數量不夠，設備管理不嚴格，存在安全隱患，照片聲像檔案的數字化率低。這些情況表明，我省的縣級國家綜合檔案館的業務還有“軟泥層”，基礎還需要不斷夯實。通過本輪業務建設評價，各個縣檔案館應當正視不足和短板，以省檔案局即將向各縣檔案館反饋的問題清單為整改方向，以問題為導向，動真格、出實招，扎扎實實地完善整改，只有這樣，才能真正收到推動業務、強基固本的目的。如果面對不足采取充耳不聞、無動于衷的態度，對短板視而不見、漫不經心，只停留在紙上談兵，那么就失去了評價的實際意義。

通過業務評價，有一個問題值得同行們思考和探討，這個問題也是筆者這幾年一直在琢磨的一件事：就是能不能把全省各級綜合檔案館的工作表單和臺賬的格式內容統一起來，使之固化、模板化。隨著思考的深入，筆者越來越覺得做這件事很有現實意義，很有必要去做。

為什么要固化工作表單臺賬的格式內容？我認為主要有4 個方面的原由：第一、工作表單和臺賬不僅是檔案館管理業務工作的工具，也是一種管理手段和制度設計。目前，各州（市）市（縣、區）綜合檔案館業務工作中使用的表單格式可謂五花八門，讓人眼花繚亂，它們基本是各個檔案館的“發明創造”。且不說這些工作表單的格式橫七豎八、字體頁面繁雜，僅就表單的內容欄目設計上看，其突出的問題是很多表單內容簡單，沒有詳細、完整、準確地記錄和反映檔案館開展業務工作的情況，設計上缺乏科學合理性。筆者到很多檔案館，常常會因為得不到需要的統計數據、看不到該有的工作痕跡材料而較難按照工作標準評判檔案館的業務工作水平。這種狀況，給各級檔案主管部門進行業務檢查和督導造成了諸多困擾。因此，有必要制定一套格式內容固定的表單臺賬通用于各級綜合檔案館。第二、從檔案安全管理的角度看，很多檔案館因為工作表單臺賬種類稀少，內容簡單，缺失應有的記錄要素，出現館藏檔案數量統計不準、館藏家底不清、工作責任不明、追責困難等諸多管理層面上的安全隱患。比如，有的檔案館接收了檔案而沒有登記入賬，查閱檔案而沒有登記審批，檔案出庫沒有記錄等等，這些情況的存在，如果不從工作表單臺賬的種類和內容格式上改進完善，很有可能會因為管理環節上有漏洞而出現檔案安全事故。第三、我們常說檔案業務工作是一項專業性較強的工作，就是因為其業務規范多、標準細，每一個業務環節都有相應的工作標準和要求作支撐，這些標準規范是檢查、衡量、評判業務工作數量質量的標尺。近期，在國家檔案局印發的通知中提出各級檔案部門要進一步增強重點領域標準供給，盡快構建起引領高質量發展的檔案標準體系，認真抓好檔案制度規范建設工程。因此，我們應加大這方面工作的力度。梳理后，筆者認為規范統一全省各級綜合檔案館的工作表單臺賬方面我們還有較大工作空間，有必要把這個弱項補上。與各檔案館的工作交流中，大家曾多次建議把工作表單臺賬的格式內容進行模板化、格式化、標準化，這樣更有利于檔案館規范地開展業務，這也是各級檔案主管部門的職責所在，是完善檔案治理體系、提升檔案治理能力的路徑之一，標準化能更好地體現行業工作的嚴肅性、規范性。第四、機構改革后各級綜合檔案館進了一大批新人，他們剛剛接觸檔案館的業務工作，是業務上的新兵新手，各級檔案主管部門應當把統一表單臺賬的格式內容作為業務指導督查的一個切入點，規范和引導這批新人的業務工作行為，打牢打好業務工作基礎，錘煉出這支新隊伍嚴謹、細致、專業的業務素養。

接下來的問題是：綜合檔案館應具有哪幾種工作表單和臺賬？格式及內容應當是哪些？

筆者結合幾個主要的業務環節作了梳理，認為除國家檔案局已經發布通用的表單外，以下所列的幾種基本的表單和臺賬，包括其格式及內容應當格式化、模板化。

一、檔案接收征集類工作表單臺賬。接收征集環節中主要應有：1.年度接收（征集）進館檔案明細表；2.年度接收（征集）進館檔案交接文據。

二、檔案管理保護類工作表單臺賬。保管保護環節中主要應有：1.新進館檔案除蟲滅菌記錄單；2.庫房溫濕度數值觀測記錄單；3.庫房保潔記錄單；4.庫藏檔案存放索引表；5.人員出入庫記錄單；6.庫房安全檢查記錄單；7.清點庫藏檔案記錄單；8.搶救修復檔案記錄單。

三、檔案利用類工作表單臺賬。開發利用環節中主要應有：1.查閱檔案登記表；2.調卷單；3.利用檔案效果登記表；4.開放檔案鑒定登記表；5.開放檔案明細表。

四、檔案數字化類工作表單臺賬。數字化環節中的表單及格式在《紙質檔案數字化規范》（DAT31- - 2017）、《錄音錄像檔案數字化規范》（DAT62- - 2017）、《檔案服務外包工作規范》（DAT68- - 2017）等標準中均有涉及，如紙質檔案數字化前處理工作單、紙質檔案掃描工作單、紙質檔案數字化驗收登記表、紙質檔案數字化成果移交清單、承包方員工備案表等，基本能滿足數字化環節的管理需要。

五、綜合統計類工作表單臺賬。綜合統計環節中主要應當具有：1.館藏文書檔案統計明細表；2.館藏資料統計明細表；3.館藏照片檔案統計明細表；4.館藏錄音錄像檔案統計明細表；5.館藏實物檔案統計明細表；6.館藏印章檔案統計明細表；7.館藏專業檔案統計明細表；8.館藏數字化檔案統計明細表；9.銷毀檔案明細表；10.檔案館庫房設施設備明細表。

至于上述羅列的表單格式內容究竟如何設計，筆者建議組成工作小組進行調研，吸納各方意見做法，不斷修改完善，使之盡可能科學合理，最終提升成為一個地區通用的業務標準規范。