加強人事檔案立卷歸檔工作的策略探究

陳玉

摘要：做好人事檔案立卷歸檔工作對提高企業檔案管理水平，提升企業人力資源開發與利用質量等有著重要的作用，將更有利于提高企業人才管理水平。當前，一些企業在人事檔案立卷歸檔工作中仍然存在一些較為常見的問題，這將會降低企業的人事檔案管理質量，不利于企業的長足發展。鑒于此：文章將主要研究企業人事檔案立卷歸檔工作中存在的常見問題及完善策略，旨在進一步提高企業人事檔案立卷歸檔工作水平。

關鍵詞：人事檔案;立卷歸檔工作;常見問題;完善策略

1前言

近年來人才在企業發展中的地位與作用不斷提高，這要求企業必須要為人才提供更優質的工作環境、管理氛圍、服務等，這樣才能夠吸引人才、留住人才，從而不斷提高企業的人才競爭能力。人事檔案中詳細記錄了每一名員工的個人情況，包括學歷、過往就職經歷、所獲殊榮等，能夠幫助企業更好地判斷一名員工的真實情況，為員工選拔任用、人才評價等工作提供有效服務，能夠提高企業的人才管理水平，所以做好人事檔案管理對企業發展非常重要。人事檔案管理工作中包括很多工作環節，其中檔案立卷歸檔是非常重要的一個工作環節，只有及時、準確的對檔案資料進行立卷歸檔，才能夠保證后期更加方便的使用人事檔案，能夠得到更加真實的檔案信息等。當前，部分企業并不重視人事檔案的立卷歸檔，工作中仍然存在一些問題，這需要引起足夠的重視。

2企業在進行人事檔案立卷歸檔時需要注意的事項

首先，企業在進行人事檔案立卷歸檔時必須要做好檔案文件的分類。做好人事檔案文件分類對能否做好人事檔案立卷歸檔工作非常重要，如果檔案文件分類不科學、不細致等，將會降低檔案文件的整理效率和質量，容易增加工作中的問題。在企業中人事檔案按照使用用途、價值等可以分為不同的類型，而不同類型的人事檔案文件的作用價值也是不同的，需要區分整理與存儲，否則容易導致工作混亂，所以在人事檔案立卷歸檔中一定要注意這一點。其次，企業要做好人事檔案的編碼存檔。不管是人事檔案，還是其他類型的檔案文件，都需要進行編碼，這是檔案法中嚴格規定的，所以企業在進行人事檔案立卷歸檔時一定要對檔案資料做好編碼。此外，企業要做好人事檔案的歸檔管理，這樣能夠方便日后工作的開展，也能夠方便企業中其他部門查閱檔案資料，要按照人事檔案中的不同用途來對其進行歸檔，將用途相同或相近的檔案文件歸檔到一起，這樣能夠做到一目了然，切實保證人事檔案立卷歸檔水平。

3人事檔案立卷歸檔工作中存在的常見問題分析

現階段在大多數企業中，人事檔案立卷歸檔主要存在三點問題。一是在很多企業中往往沒有對人事檔案立卷歸檔工作建立科學的認識，直接導致該項工作得不到企業領導及其他部門的支持。二是檔案管理人員間的能力水平高度不同，真正全面化的檔案管理人才在企業中的占比太低。三是員工個人人事檔案歸檔意識薄弱，部分人事檔案不能及時、完整地歸檔。

3.1重視程度仍需提高

當前在很多企業內，仍然缺少科學的人事檔案立卷歸檔工作意識，無論是企業領導還是檔案管理人員，往往對人事檔案立卷歸檔工作的認識都不充分，導致人事檔案歸檔工作執行不到位。此外，由于意識上的不足，導致很多企業在人事檔案立卷歸檔工作中沒有做好信息化技術的應用，仍然采用傳統的工作方式來對人事檔案文件進行立案歸檔，這嚴重降低了人事檔案立卷歸檔工作效率和工作質量。最后，人事檔案立卷歸檔中會涉及到企業中的各部門人員，所以是一項集體性的工作，為了更好地保證工作質量，應該要求全員參與到人事檔案立卷歸檔工作當中，但是在一些企業中由于內部溝通機制不完備，使得其他管理部門往往缺少檔案意識、檔案思維等，不利于人事檔案立卷工作的開展。

3.2檔案管理隊伍的能力水平參差不齊

為了保證人事檔案立卷歸檔工作效率與工作質量，必須要保證檔案管理人員的職業素養與工作能力。一方面，部分企業沒有落實好對檔案管理人員的管理與培養，人事檔案立卷歸檔工作中缺少完備的培訓機制，這使得檔案管理人員得不到學習的機會、鍛煉的機會，對于檔案管理領域的一些新思想、新方法無從獲取。另一方面，部分檔案管理人員對本職工作的認識不清、重視不足，在工作中仍然存在部分檔案管理人員態度不端正、工作責任心不強等情況。

3.3員工人事檔案歸檔意識有待提升

由于員工個人人事檔案歸檔意識薄弱，未及時將個人學歷及專業技術水平提升、反映個人科研學術水平的最新材料及時移交檔案管理部門存檔，同時，員工學習或工作變動過程中未及時跟蹤人事檔案轉遞情況，形成死檔甚至丟失，這就無法客觀、真實、全面地反映一個人的實際情況。

4加強人事檔案立卷歸檔工作質量的對策探討

根據當前企業人事檔案立卷歸檔工作問題分析可知，想要做好人事檔案立卷歸檔工作，企業必須要持續提高意識，并積極構建完備的人事檔案立卷歸檔管理機制。此外，企業還要持續提高檔案管理隊伍的整體素質與工作能力，為做好人事檔案立卷歸檔工作提供一支專業化的管理隊伍，只有這樣才能夠做好人事檔案立卷歸檔工作。

4.1提高認識與重視并建立完備的管理體系

企業想要做好人事檔案立卷歸檔工作，必須要對工作有一個科學的認識、全面的了解。企業要進一步完善內部溝通機制，加強各個部門之間的往來與協作，在不斷交流中增強其他管理部門對人事檔案立卷歸檔工作的認識與重視，為其的開展提供一個更好地內部環境。其次，要進一步完善人事檔案立卷歸檔管理體系。第一，在開展人事檔案立卷歸檔工作前，企業一定要制定科學的規章機制與工作流程，并要求檔案管理人員嚴格按照規章制度來開展人事檔案立卷歸檔工作。第二，人事檔案立卷歸檔工作中要加強對信息化技術的應用，以此來不斷提高工作效率與工作質量，并且要做好信息化風險防范工作。第三，健全監督機制，加強對檔案部門及檔案人員的監督，進一步提高人事檔案立卷歸檔工作的規范性與透明度。

4.2要切實保證檔案管理隊伍的整體素質與工作能力

企業想要做好人事檔案立卷歸檔工作，必須要打造一支擁專業化、全面化的檔案人才管理隊伍，這是做好人事檔案立卷歸檔工作最基本的要求。首先，企業要提高對人事檔案管理人才培養的重視，要通過構建完備的培訓機制與考核機制來持續提高人事檔案管理隊伍的實力水平，保證人事檔案管理人員能夠始終接收到人事檔案管理領域發展最前端的思想和工作方法等。其次，要注重對人事檔案管理人員的管理，為人事檔案管理人員打造具有針對性的工作流程，并進一步明確人事檔案管理人員職責與范圍，幫助人事檔案管理人員在工作中建立清晰的工作認識。最后，每一名人事檔案管理人員在工作中都應該嚴格要求自我，利用一切可以利用的資源、業余時間等來進行人事檔案立卷歸檔學習與實踐，以便切實提高自身的管理水平，為做好人事檔案立卷歸檔工作打下堅實的基礎。

結語

文章主要研究了人事檔案立卷歸檔工作中存在的常見問題與優化策略，希望能夠切實幫助到更多的企業做好此項管理工作。

參考文獻

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