事業單位檔案管理中現代化方式的利用分析

劉爽

河北省承德市雙橋區水務局 河北承德 067000

我國事業單位體系龐大，其本身體質和機構在日益變化的經濟形勢下不斷更迭，所以說，事業單位的檔案管理模式也必須不斷推陳出新，才能夠適應不斷變化的新形勢。另一方面，由于信息技術的發展和互聯網的普及，傳統辦公模式發生了極大的改變，這也要求事業單位檔案管理工作人員自身素質需要不斷提高。只有滿足上述的條件，才能夠在檔案管理工作的發展中提高其本身的效率和質量。

1 運用現代化方式對事業單位內部檔案進行管理的意義

在事業單位的運轉過程中，長期工作累積下的檔案數量十分龐大，檔案內容分類也十分繁多，這種情況下，事業單位檔案管理工作效率勢必會收到影響，檔案管理工作的進行也受到阻礙，其質量和效率顯得十分低下。事業單位的傳統檔案管理模式中，其設定的工作流程和相關程序嚴重影響檔案管理效率，并且對于提高檔案管理質量也沒有明顯幫助。傳統工作當中，檔案管理人員的主要管理對象為紙質檔案，在管理過程中，這些紙質檔案不僅需要大量空間存放，同時還需要人力物力監管，另外紙質檔案的分類和查找也十分耗費精力。所以說，傳統檔案管理模式比較負責，檔案管理工作周期長，使用效率低，人員工作量大。提高檔案管理工作的實際工作質量，要將信息化技術和互聯網技術應用于檔案管理當中，探索檔案管理的新模式和新方法，對于提高檔案管理工作質量和使用價值具有重要意義。

2 事業單位在檔案管理工作中如何應用現代化方式

2.1 利用現代化方式建立檔案檢索和目錄管理

事業單位在進行檔案管理工作中，首先要保證對檔案資料的管理質量，做好基礎工作，比如像建立檔案目錄等等。檔案目錄的完善是提高檔案資料價值的重要屏障。現如今，隨著信息化技術的不斷發展，檔案管理工作的主體已經開始由人轉變為計算機技術。軟件市場中充斥著大量檔案管理軟件，通過檔案管理軟件能夠對檔案目錄加以整理，并建立起完整的檔案分類標準，從而提高檔案資料管理質量。另一方面，在使用檔案的過程中，只需要在檔案管理軟件中輸入相應的信息，就能夠準確了解檔案資料的具體位置，這樣大大提高了檔案資料的使用效率。

2.2 利用現代化方式建立檔案管理和輔助業務

對于事業單位來說，其工作本身就具有一定復雜、多樣化的特點，而事業單位檔案管理工作尤其如此，比如說檔案管理工作中，對于資料的收集、審查、統計、鑒別和分類等等，這些工作無疑會大量增加檔案資料的信息量。所以說，通過現代化的方式和技術進行檔案資料管理，不僅能夠節省大量的人力物力，同時還能夠提高檔案管理的實際工作效率。從這個角度來看，利用現代化方式進行檔案管理，能夠不斷加強事業單位檔案管理工作效率，提高工作人員的實際工作質量，使檔案統計工作更加趨近于科學化，從而不斷完善檔案管理質量，提高檔案儲存效率和利用效率。

2.3 利用現代化方式建立檔案庫房管理新模式

現如今，隨著我國社會經濟的不斷發展，互聯網信息技術在各行各業當中的應用越來越廣泛。而事業單位在進行檔案管理工作中，要講信息化技術結合起來，從事業單位本身出發，了解單位實際工作情況，完善現代化的管理體系，從而不斷提高檔案管理設備的利用率。另一方面，在檔案庫房的建設當中，也應用利用現代化技術進行全方位建設，以此來保證檔案資料的完整性，提高檔案資料保存的安全性。在檔案庫房中安裝電子信息系統監控，同時調控檔案庫房內的溫度和濕度，才能夠保證檔案資料不受外部環境的影響。報警設備也是檔案庫房中必不可少的設備之一，當檔案庫房內出現異常后，通過報警設備使檔案管理人員能夠第一時間發現異常，從而消除隱患。

2.4 利用現代化方式轉變檔案管理工作新形勢

在事業單位的檔案管理工作當中，因為信息化技術的普及，當前已經發展成以電子文件作為主要模式進行管理，大部分檔案資料都是通過電子形式進行儲存和保管。所以，和傳統紙質檔案不同，以電子形式進行保存的檔案不僅方便儲存和使用，同時也能夠容納更大容量的檔案信息。所以說，作為事業單位檔案管理人員，應該要從事業單位本身出發，構建一個和單位匹配的檔案數據庫，從而對單位內檔案進行合理規劃，不斷提高檔案管理工作的規范性和標準型。另一方面，在檔案管理工作當中，工作人員也需要把目光投入到多媒體信息技術當中，利用各類音視頻軟件構建一體化管理系統。除上述方法外，利用光盤儲存也是保存檔案資料的有效手段，光盤的又是在于具有較快的讀寫速度和較大的儲存容量，這樣不僅能夠節約檔案保存空間，同時也能夠提高檔案資料保管的安全性。在構建信息系統時，檔案管理人員應該具有較高的警惕性，做好計算機的保密工作，對專用計算機進行授權，同時加強防火墻建立力度，從而避免檔案資料的非法利用，避免檔案資料丟失和損毀。

3 結語

利用現代化方式對事業單位的檔案管理工作進行改革，不僅能夠提高事業單位內部檔案管理的安全性和使用效率，同時也能夠提高檔案管理人員的工作效率，從這些角度來看，利用現代化方式具有十分深遠的意義。在事業單位的檔案管理工作當中，可以從不同環節不同角度入手，比如檔案檢索、目錄管理、業務輔助等等多個層面建立完善的檔案管理制度，從而使得事業單位能夠正常發展。