事業單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施

孫瑩

白山市江源區婦女聯合會 吉林白山 134700

隨著我國經濟的發展與事業單位職能的轉變，事業單位檔案管理制度、管理方式都在不斷發生著轉變。檔案管理工作作為發展和改革局重要的工作內容要根據形勢的變化不斷改變管理方式，因此對事業單位檔案管理優化研究有著重要的現實意義。

1 數據庫在事業單位檔案管理中的應用特點

數據庫檔案管理與傳統的檔案管理存在著三方面的共同點：第一，二者的基本原理存在著共通性，電子信息檔案的管理是建立在事業單位檔案的基礎上，通過對傳統檔案進行信息化技術的有效整合與優化。數據庫檔案管理的技術水平、管理模式、管理質量都高于傳統的檔案管理，但是二者的共通性仍然客觀存在；第二，數據庫檔案與傳統檔案的不可分割性，傳統的檔案管理主要的信息內容包括著社會實踐、個人信息等重要的數據內容，這些數據有著很大的真實性，對數據庫檔案的統計與管理工作也同樣適用，也需要保證保存的信息真實，傳統檔案資料與新生數據庫檔案同樣都需要保證保存信息的真實性；第三，數據庫檔案管理擴大了傳統檔案的信息量存儲，在事業單位檔案基礎上的新生數據庫檔案管理實現了對容量的擴大，可以對各種不同的檔案信息進行存儲與分類，還可以通過互聯網實現對資源與信息的共享，在對檔案信息進行調取的過程中更加便利。此外，如果想對傳統的紙質檔案進行調取，還可以通過電子信息檔案的記錄進行查找，更加方面快捷[1]。

2 事業單位檔案管理者在工作中存在的問題

2.1 管理制度不夠完善

現階段，隨著經濟社會的不斷進步，當前事業單位在從事檔案管理相關工作的過程中，逐漸顯露出一系列的突出問題.其中最主要的就是缺乏完善的檔案管理機制，這在很大程度上，影響著檔案管理相關工作的有序開展，而且對于事業單位的健康發展來說也是極為不利的。

2.2 管理人員自身素質較低

檔案管理人員作為事業單位的重要技術支撐者和力量，對其管理水平及其綜合素質水平提出了更高的要求，不僅需要他們能夠有效率的完成檔案管理業務工作，而且需要具備較強的耐心，掌握相關的信息。但是，通過統計調查數據分析發現，當前部分企業單位檔案管理工作人員由于自身管理水平以及個人綜合素質不高，導致在實際的工作當中出現錯誤，就會在一定程度上影響到事業單位的進一步發展。

2.3 事業單位對檔案管理的疏忽

我們都知道，檔案管理這項工作對于事業單位來說一直是非常重要的。但是，當前我國有很多的事業單位逐漸開始轉移企業工作發展的重心，忽略了企業檔案管理人員工作，這就導致出現了檔案管理人員工作效率低下的普遍現象，這對于事業單位的發展來說也是極為不利的。與此同時，由于部分事業編制單位并沒有充分的意識到檔案管理人員工作的重要意義所在，進而在實際的管理工作當中，沒有建立起對于檔案管理工員的專業培訓，這就使得檔案管理人員缺乏較強的工作水平，無法很好滿足當前檔案管理人員工作中的需求[2]。除此之外，部分事業單位自身的管理硬件設施條件并不是很完善，因而在實際的各項檔案管理工作當中，大多數都是需要進行手動歸檔檢錄的，這在很大程度上降低了企業檔案管理工作效率。

2.4 檔案的安全性和保密性工作不到位

采用數字化檔案管理模式是系統管理用人單位的工作，雖然這樣能夠有效提升檔案管理效率，但是其中存在的檔案安全性等問題以及檔案保密性等問題卻越來越突出。舉個例子來說，如果安全防護工作沒有做好的話，可能會導致你的電腦系統遭受到勒索病毒以及其他黑客的惡意入侵，進而可能導致電腦檔案中的信息大量丟失、泄露，甚至被惡意非法修改，這在很大程度上也在威脅著各企的健康發展。

2.5 檔案管理制度不完善

檔案管理制度不完善主要表現在兩個方面。第一，檔案管理缺乏完善的監督管理制度。目前事業單位檔案管理雖然建立了規范的管理程序，但是在對監督管理工作方面缺乏完善的監督方法與管理機制。存在著部分發事業單位檔案管理的監督工作都依靠著工作人員的自律性，缺少外部機構的監督，為檔案管理工作帶來了一定的風險，同時也沒有形成一定的監督效應，導致檔案管理制度在實施的過程中缺乏規范性；第二，檔案管理的開發認識程度不高。現行的檔案管理制度涉及到檔案收集、整理、存儲、轉移等內容，缺乏對檔案管理的制度研究與技術開發的內容，發展和改革局對于檔案管理都進行整理，沒有充分挖掘檔案的重要價值[3]。

2.6 檔案管理工作人員專業技能匱乏

發展和改革局在進行檔案管理的優化建設過程中需要更專業的技術型人才進行優化改革，這對事業單位檔案管理工作人員提出了更高的要求，需要具備更高的學歷與專業的檔案管理技能。事業單位檔案管理人員需要具備本科及以上的學歷；此外，需要具備電子計算機等相關檔案管理的知識。但是，目前在許多的事業單位檔案管理的工作人員，他們的學歷普遍都是大專，計算機技術等相關檔案管理的知識技能無法滿足新形勢的發展需要。

2.7 檔案資源管理落后

在新形勢下發事業單位檔案管理也需要秉承著“以人為本”的觀念，要以檔案資源的建設作為管理改革的重點，促進檔案管理資源體系的全面建設與完善。目前，許多發展和改革局在檔案管理工作中會涉及到人民群眾的檔案內容，管理制度的完善有助于經濟發展。但是，目前許多的發展和改革局沒有建立一個完善的檔案資源管理體系。檔案管理工作還停留在原始的管理方式，無法適應新形勢的發展需要，新形勢下檔案資料的開發與管理需要人才的加持，傳統的檔案資源利用方式會造成延誤、投放不足等問題，這些都給發事業單位檔案管理工作帶來的挑戰，需要進行相應的調整與改革。

3 提升企業單位檔案管理水平的對策

3.1 完善管理機制

上文中我們說到，當前部分事業單位由于缺乏完善的管理機制，在很大程度上影響著檔案管理工作的有序進行。在這種實際情況下，我們必須加快探索構建一套更加完善、規范的企業檔案管理機制，為接下來加強檔案管理相關工作的正常開展打下良好的理論基礎。基于此，事業技術單位應充分考慮并結合我國當前企業實際經濟發展形勢狀況，確立明確的企業發展戰略目標，并研究制定一套完善的企業發展規劃方案，做好企業檔案管理相關工作。

3.2 提高管理人員的綜合素質

全面加強對企業檔案管理人員的相關綜合職業素質的培養和提升具有重要意義。基于此，公司應積極的探索并采取一系列有效管理措施，定時定期的通過職業教育理論培訓、專家專題講座的多種方式，使其能夠真正掌握運用到更加先進的檔案管理理念、管理技術，促進其管理水平以及公司綜合管理素質的不斷提升，促進公司檔案管理水平的不斷提升。

3.3 對檔案管理工作產生重視

事業單位在接下來的事業發展當中，應充分的重視企業檔案管理相關工作，加強對于企業檔案管理相關工作的檔案審查和監督力度，并及時做好相應的檔案指導工作，可以通過加強企業內部員工和單位員工彼此之間的相互監督、幫助的各種方式，使得各個事業單位對于員工之間能夠樹立正確的服務態度，在提升自身工作效率的同時，提高工作的服務質量[4]。

3.4 建立檔案管理信息化網站

現階段，隨著信息科技的不斷進步發展，我們已經迎來了一個信息時代。信息快速發展的今天，事業單位在從事檔案管理的發展過程中，應不斷加大企業信息化的檔案建設管理力度，并盡快構建完善的國家信息化檔案管理工作規范以及檔案管理人員信息化服務網站。我們都應該知道，檔案管理信息化建設也不是能一次完成的，這是一個長期的管理工作，我們在實際的管理工作當中，應充分考慮并結合企業實際需求，及時進行調整以及優化新的工作內容以及轉變工作形式，進而將企業信息化檔案建設理念更好的有效融入個人，并運用到事業單位內部檔案管理相關工作中，提升檔案管理工作水平。

3.5 加強檔案安全信息防護和檔案保密工作

全面加強對企業單位個人檔案以及電子資料的安全使用管理工作無疑是最重要的。針對當前在企業單位個人檔案管理中所普遍存在的突出問題，我們應積極的要求采取一系列管理措施，有效地避免出現企業檔案相關信息泄露、丟失的現象。首先，我們需要定時定期的組織做好對個人檔案信息數據的備份整理工作，并及時整理更新用戶檔案數據載體，最大限度的確保用戶檔案信息的安全。與此同時，可以通過設置網站訪問者的權限以及引進防護系統的多種方式，避免網站遭受網絡黑客的惡意入侵。除此之外，還應及時做好對系統具體操作者的時間、內容的信息記錄管理工作，提升系統信息管理使用的公開透明度[5]。

3.6 健全檔案管理制度

新形勢下發展和改革局的檔案管理工作也要順應時代的發展，通過建立健全檔案管理制度的方式，促進發展和改革局事業的發展，提高工作效率與辦事能力，要完善相關的監督管理制度，將制度落實到具體的工作細節中。讓每個檔案管理人員都可以明確自身的職責與工作內容，優化工作流程與工作方式，將具體的任務落實到每個檔案管理人員的崗位上，讓每個檔案管理人員都具有明確的管理意識。此外，建立完善的考核機制，通過獎懲機制激發相關工作人員的工作熱情，提高發事業單位檔案管理工作效率。

3.7 提高檔案管理人員專業技能

新形勢下事業單位檔案管理需要提高自身的工作效率，改善自身工作水平，完善檔案管理技術。人才是實現檔案管理改革與發展的重要影響因素。在信息化與網絡技術的時代發展背景下，事業單位檔案管理工作需要更多高素質、高技能的專業化人才改善傳統檔案管理的弊病[6]。可以通過加強檔案管理人員的福利待遇、引進高素質、高技能型檔案管理人才、加強對現有檔案管理工作人員的專業技能培訓等方式優化發事業單位檔案管理工作現狀，改善檔案管理人員結構，更好的滿足發事業單位檔案管理工作的需要。

3.8 檔案資源管理電子化存儲

信息化檔案管理的文件形式不在拘泥于紙質文件，可以是某一個電子設備的存儲，也可以通過硬盤、光盤進行數據的存儲，相關的文件內容可以被查驗與使用，也可以實現了在互聯網的作用對文件進行資源共享，讓后期的事業單位檔案工作更加便利。從自身的性質來說，電子事業單位檔案的特點包括著：有計算機進行存檔，自身具有嚴格的代碼與分類形式，可以更好的對檔案進行分類管理。信息化檔案管理有著自身的檔案特點，電子檔案可以整合了自身的數字型特點，更融合了傳統檔案分類型的特點，通過電子計算的存儲實現了對檔案的遠程傳輸來實現檔案信息共享，對于每個檔案的調用都需要具備一定的權限才可以對檔案內容進行讀取[7]。

4 結語

綜上所述，當前我國事業單位檔案管理工作中仍存在一系列的突出問題，在很大程度上影響著我國檔案管理工作水平。在這種實際情況下，應積極的探索采取一系列有效管理措施，通過建立完善的檔案管理機制、提高檔案管理人員的專業綜合管理素質、充分重視起內部檔案管理相關工作、推動檔案信息化體系建設、加強內部檔案安全風險防護和檔案保密工作等有效管理手段，切實有效提升我國事業單位內部檔案管理工作水平，促進我國事業單位的穩定健康發展。