民辦高校學生檔案管理工作路徑探析

文/青島黃海學院 于永梅 張勇

學生檔案是記錄學生個人基本信息、學業成績、獎勵榮譽、黨團關系等內容的重要資料，無論是升學、參軍、出國，還是考研、考公、入職，以及工作調動、社會保險繳納、退休手續辦理等，都有重要的作用。學生檔案管理是民辦高校管理工作的重要組成部分，民辦高校要提高對學生檔案管理工作重要性的認識，改進方式方法，創新工作路徑，不斷提升學校的管理能力和服務水平。

一、民辦高校學生檔案管理工作的意義

（一）能夠記錄學生的個人成長。學生在大學期間的檔案是高中之前個人檔案的延續。大學階段是學生個人成長的重要階段，而學生檔案主要記錄學生的學習成績、入黨入團信息，參加社團活動、社會實踐的信息，參加比賽、獲得榮譽的信息，健康體檢、獎勵處分等信息。民辦高校加強對學生檔案的管理，真實、客觀地記錄這些信息，對學生大學期間的個人成長，對畢業以后乃至一生的發展都有重要意義。

（二）能夠促進學生全面發展。學生接受大學教育，除了要按照規定完成相關專業的學習外，還有更多鍛煉自我、發展自我的渠道。因此，每個大學生都希望個人檔案里有更加豐富的內容，更加翔實的記錄，希望通過大學幾年的教育學習經歷，讓自己各方面有更加全面的發展，為今后的工作、學習和生活積淀資本。民辦高校加強對學生檔案的管理，一定程度上可以激發學生發展的積極性和主動性。

（三）能夠為用人單位提供便利。隨著國家人才戰略的不斷實施，用人單位越來越重視所招聘高校畢業生的綜合素質、能力和水平。結合單位用人需求和社會就業形勢，很多民辦高校通過開展校企合作、訂單培養、校園招聘等模式促進學生就業，幫助企業引進優秀人才。民辦高校加強對學生檔案的管理，能夠更好地為校企合作、訂單培養單位掌握學生情況提供便利，能夠為學生精準就業提供及時方便的服務。

（四）能夠為學校積累校友資源。學校的社會口碑和影響力，在一定程度上取決于其畢業生為社會所作的貢獻。民辦高校發展時間較短，畢業生數量相對較少，其質量與公辦學校相比存在一定的差距。民辦高校加強對學生檔案的管理，能夠讓學生感受到自己在學校所受到的尊重，提升學生對學校的認可度，在一定程度上可以提高學校的社會影響力，提高已經畢業校友的自信心和自豪感，為學校積累校友資源。

（五）能夠體現學校的管理水平。學生檔案管理，是民辦高校學生管理工作的重要內容，是學校管理工作的重要組成部分。相較學校的其他管理工作，學生檔案管理的內容更多，覆蓋面更廣，材料更復雜，管理的難度更大，牽扯所有學生個人的切實利益，不能有一絲一毫的馬虎。對民辦高校而言，管理好學生檔案，在一定程度上能夠很好地展現學校管理能力，能夠充分體現學校的綜合管理水平。

二、民辦高校學生檔案管理工作的現狀

（一）管理意識不強，管理機制缺乏全面性。民辦高校由于辦學時間大多較短，對于學生檔案的重要性認識還不夠，管理意識不強。沒有將學生檔案管理工作作為學校重要的管理內容納入總體規劃，學生檔案管理工作相關制度不健全，學生檔案的入檔材料內容沒有明確的規定，學生檔案管理沒有專職的人員負責，學生檔案沒有足夠的、符合要求的存放場所，學生檔案管理工作經費得不到保障。

（二）管理責任不明確，管理部門缺乏協同性。民辦高校學生檔案管理工作責任不明確。有些民辦高校由學生工作部門統一管理，有些民辦高校由檔案管理部門統一管理，有些民辦高校由招生或者就業部門統一管理，還有些民辦高校由各二級教學單位自行管理。同時，不同部門之間形成的學生檔案沒有專門的部門進行定時收集，部門之間缺乏協同性，檔案的入檔完整性、查閱利用率均受到影響。

（三）管理隊伍不穩定，管理工作缺乏連續性。民辦高校學生檔案從高考錄取提檔到畢業調出，要經過很多環節，涉及很多部門，牽扯很多教職員工。受辦學體制機制影響，民辦高校教職員工流動性相對較大，部門之間、崗位之間的人員調整相對較快。學生在校三年或者四年期間，其個人檔案可能經過多個部門、多人之手，在移交、充實、調取、查閱、轉接等各個環節和時間段中缺乏連續性。

（四）管理技術不先進，管理手段缺乏及時性。民辦高校學生檔案的內容較多，涉及方方面面，牽扯多個部門，檔案資料相對零散，收集方式不盡相同，教學成績學期末統一集中入檔，黨團材料發展程序結束后入檔，其他各種材料自行收集單獨入檔等。各高校雖然在一定程度上推行了學生管理的信息化，但學生檔案管理技術還沒有達到隨時收集、錄入、歸檔、查詢的信息化程度，管理缺乏及時性。

（五）管理程序不規范，管理信息缺乏安全性。民辦高校學生檔案管理由于缺乏制度、人員、技術等保障，管理過程中對于檔案的記錄、入檔、查詢、借閱、移交、轉接等沒有明確的操作規范，什么資料可以查詢，什么人員可以借閱，移交部門要進行哪些登記，轉接過程需要如何審批等沒有嚴格的程序規定。這在一定程度上導致學生檔案的管理缺乏保密性，學生個人信息的安全性存在極大的隱患。

三、加強民辦高校學生檔案管理工作的路徑

（一）提高學生檔案管理工作思想意識。學生檔案的真實性和完整性，直接影響著學生的個人發展，影響著學校的管理水平，影響著社會公信力的提升。民辦高校要提高對學生檔案管理工作的重視，從立德樹人的高度提高大局意識，各行政部門及教學單位要從以人為本的角度提高責任意識，各級檔案管理員要從職業道德的角度提高服務意識。民辦高校要提高學生從入校檔案調入到畢業檔案調出整個環節閉環管理意識。同時，民辦高校學生個人要有對自己負責的態度，提高對自己檔案的重視程度。

（二）健全學生檔案管理工作體制機制。民辦高校要明確學生檔案管理工作部門，根據各部門的工作職責確定不同部門在學生檔案管理工作中的具體任務，要建立健全學生檔案管理工作相關規章制度，使學生檔案管理工作有章可循，有法可依，要在相關部門配備專門的學生檔案管理工作崗位，使這項工作有人管、有人干，建立多層級、網格化、閉環式管理體系。要加大對學生檔案管理工作的財力投入，健全配備基本的硬件設備、軟件保障以及規劃設計專門的學生檔案管理場所等方面的機制。

（三）優化學生檔案管理工作人員隊伍。學生檔案管理工作看似簡單，其實對管理員的道德素質、綜合能力、業務水平等都有較高的要求。民辦高校要重視學生檔案管理工作隊伍建設，除了要設置專門崗位外，還要配備專職工作人員，并對其進行相關業務知識和技能的培訓，使其成為專業化管理隊伍。要加強學生檔案管理人員之間的相互溝通和配合，保證學生檔案閉環管理系統的完整性。要對學生檔案管理人員給予更多的人文關懷，使其在崗位上有順暢的晉升空間，以確保隊伍的穩定性。

（四）構建學生檔案管理信息化網絡。民辦高校相對公辦高校，其信息化建設速度相對較慢，信息化程度相對較低。作為民辦高校管理工作的重要組成部分，學生檔案管理工作的信息化改革應該逐漸被重視起來。民辦高校要充分利用學校現有的學生管理系統、教務管理系統、后勤服務系統等信息化網絡，實現學生在校期間檔案的收集、入檔、查詢、調取等功能的信息化，實現學生檔案電子化管理，不僅可以提高管理效率，提升管理水平，在一定程度上還可以為民辦高校節約學生管理工作的人力物力。

（五）建立學生檔案管理規范化程序。學生檔案是學生個人重要的資料信息，保證其安全性是管理工作的首要任務。鑒于以上民辦高校學生檔案管理工作中存在的各類問題，同時，受互聯網時代的影響，網絡安全問題堪憂，學生檔案管理的安全性存在一定的隱患。民辦高校要進一步明確、細化工作流程，分類、規范工作程序，確保學生檔案不易出錯、不會出錯、不能出錯。同時，要從學校層面建立健全學生檔案管理工作的批準、授權、問責等機制，從渠道上使學生檔案管理程序規范化。

民辦高校要從提高學校管理水平、提升學生滿意度的高度重視學生檔案管理工作，按照國家治理體系和治理能力現代化的要求，建立健全體制機制，配齊配強管理隊伍，構建完善的信息化管理體系，使學生檔案管理工作制度化、規范化、安全化。同時，要注意做好特殊學生檔案管理工作，不斷促進學校改革發展。