論煤化工企業庫存管理中存在的問題及對策

秦學芬

（山西天澤煤化工集團股份公司，山西 晉城 048026）

一、引言

存貨是企業重要的流動資產之一，存貨中的原材料和產成品數量的增加與減少對企業的財務投資有一定的影響，原材料及產品數量較多時，企業的流動資金占用也就相應增加，同時庫存管理工作的水平直接影響到整個企業的發展。因此，庫存管理工作在企業生產和經營活動的全過程中起著十分重要的作用。科學的庫存管理方案一方面可以有效地減少倉儲的成本，另一方面可以加快倉儲中存貨的平均周轉時間，減少倉儲周轉的天數，使資金在倉儲中周轉的速度大幅提升，從而有效地減少存貨對資金的占用，使企業的資金實現良性循環。

二、煤化工企業庫存管理的重要性

煤化工企業生產過程中涉及的庫存材料物資種類繁多，通常為原材料、輔助材料、備件等物品，具有消耗量大、占產品成本比例高的特點。以某氮肥生產企業為例，庫存各類原輔材料上萬種，各類原輔材料成本占產成品制造成本約60%，因此，做好庫存管理工作尤為重要。所謂庫存管理便是對企業的物品進行有效管理，管理內容繁多，主要為數量管理、內容管理以及質量管理等。企業發展過程中各個部門基于自身工作要求作出相關決定，例如，銷售部門需要盡量滿足廣大客戶的要求，保證相關產品以最快的速度送至客戶手中，滿足客戶的需求，有效地提高銷量。采購部門則需要確保原材料充足，符合生產的要求。可以說庫存管理對企業的發展至關重要，科學有效的庫存管理目標應該是在保證生產和銷售的前提下，最大限度降低存貨的相關總成本，提高資產的使用效率，提高企業的競爭力。

存貨作為企業最主要的流動資產組成部分，在賬面價值持續上升的同時，其可變現凈值可能已經出現了減值；庫存往往占據很大的資金，大大降低了企業流動資金的運用效益。對企業而言，最核心的便是資金流，所以做好庫存管理工作對保證資金流健康穩定、維護企業正常運營十分重要。合理的存貨管理工作是必要的，可以組織均衡生產和緩沖需求波動。存貨管理的總體目標，是在符合各方要求的前提條件下，對企業的庫存水平加以協調、管理，盡量減少庫存耗費流動資金，減少庫存積壓給企業造成的經營風險和費用，并且改善企業與供貨商、顧客之間的信息溝通和配送效率，以提高企業的競爭力，在激烈的競爭中取得優勢。企業只有在有效控制庫存量的前提下，才可以使資金得到最大限度的利用，確保資金的流動性。當市場上有新的機遇出現時，企業可以抓住機會，有充足的資金去投資，從而擴大企業的經營范圍，提高企業的經濟發展水平。

三、煤化工企業庫存管理中存在的問題

（一）庫存管理制度不夠完善

煤化工企業生產經營過程中過多地強調生產和銷售環節的管理，對庫存管理不夠重視。在實際運行中發現制度的不完善會造成很多不良后果，比如倉庫收到物資，未及時檢驗入庫，使賬務不符，最終導致多采購貨物，增加庫存，增加流動資金占用；發貨后未及時辦理領料出庫，一方面導致賬物不符，可能會出現生產缺貨，另一方面使產品成本核算不準確，不能如實反映企業的生產經營情況。企業的實際經營情況直接決定著企業下一步的經營計劃，相關部門若沒有掌握企業的實際情況，那么在制定計劃方面就會受限，使新的計劃不能完全適應企業當前情況，從而達不到預期的效果，阻礙企業的經濟發展。供應部門采購貨物后不能及時提供采購價格，財務部門參考歷史價格進行出庫材料成本核算，有時歷史價與實際采購價格相差較大，導致產品生產成本失真。為進一步規范庫存管理，解決庫存管理中存在的問題，重點要有一套設計合理且運行有效的庫存管理制度，更好地為企業發展提供保障。

（二）庫存物資存放量過大

存貨既具備保障企業生產流程順利推進的積極功能，也存在占用資金、空間和變質盜失等風險。因此企業為提高生產運營流程的穩定性和資本利用效益，就需要合理地購進、耗用和營銷存貨。庫存管理是一個不斷調整、不斷完善的過程，不合理的存貨結構將給企業造成超額的管理成本，大大降低企業資產的使用效率。在實踐中發現煤化工企業的庫存物資存放量過大，主要原因如下。一是生產部門為防止因物料短缺造成減量生產或停產，每月提出的物資需求計劃要比實際需求量多，采購入庫后，由于生產不需要，長期不辦理領料出庫，最終備而不用。二是物資采購部門確定采購量時，由于庫存物資種類繁多，倉庫管理人對庫存物資信息掌握不準確，實際采購量偏高，使得一部分物資長期積壓在庫。三是由于安全、環保管控的不斷升級，技術的不斷進步，設備更新換代較快，與之配套的配品配件未作出相應的處理，形成積壓物資。

（三）供應商管控不力

供應商管理是影響企業庫存的重要因素之一。優質的供應商在降低采購成本、降低庫存、保證物資質量、維持生產穩定運行方面發揮著重要的作用，在實踐中發現對供應商管理的認識不夠，存在一些問題。首先，還是運用傳統的供應商管理模式，沒有根據不同材料物資在生產經營中的重要性對供應商進行分類管理。其次，認為供應商是外部的材料物資提供者，與企業是競爭關系，雙方零和博弈，對供應商價值的認識不足。再次，與供應商之間沒有建立有效的信息溝通渠道，缺少對供應商的監督激勵機制，無法確保一些貨物的正常供給，造成信息失真。

（四）庫存管理信息化弱

隨著企業外部環境信息化和智能化的快速深入推進，企業的信息化建設也應跟上發展的步伐。實地調查發現，現在企業雖然對信息化有了一定的認識，但是對信息化管理的重視不足，在庫存管理方面并沒有融合完善的計算機技術，只是減輕了一部分工作量。在實踐中發現，企業雖然使用了存貨信息化管理系統，但是管理單一，僅能實現本生產單位內材料物資的入庫、領用、結存情況，不能對需求、請購、訂購、驗收、退貨、發料、儲存，賬齡等方面情況進行全面反映，缺少供應商信息管理系統，更沒有充分利用信息化系統實現信息共享功能，由于獲取信息的有限性，物資管理工作中存在的一些問題不能及時發現，無法從根本上降低庫存，開展有效的成本管控。

四、煤化工企業完善庫存管理的對策

（一）制定合理的庫存管理制度，并保證有效運行

建立健全現代庫存管理制度，確保庫存管理鏈條上的相關人員都能夠理解庫存管理制度，并嚴格執行規范庫存管理的關鍵環節。首先是結合企業現狀制定一套涉及物資需求、采購、驗收、儲存、領用、核算、盤點、處置、獎懲等環節的庫存管理制度，嚴格執行該制度，保證采購需求量的確定合理、采購的物資質優價廉、選擇的供應商誠信可靠，收到物資能夠及時檢驗，檢驗合格的物資及時入庫，且價格準確，不合格物資及時退回。物資分類科學，存放整齊有序，收發料憑證審批齊全，及時發料，發料后及時辦理出庫，定期或不定期進行抽盤或全面盤點，每年至少組織一次全面盤點，對于盤點過程中發現的問題要及時查明原因，并作出相應的處理。其次是加強對庫存管理制度執行情況的監督，任何一項制度無論設計得多么合理，如果沒有有效且一貫的運行，都是一紙空文，這就需要內部監督部門經常且不定期對制度執行情況進行跟蹤，定期向高層管理人員報告跟蹤結果。對沒有嚴格執行制度的人員，按責任追究制度的規定進行處理，真正實現相關行為都在制度的約束下進行。

（二）嚴格控制存貨管理，實現最佳庫存量

為了有效降低庫存物資積壓，淘汰減值風險，盡可能減少流動資金的使用，提高資金周轉的速度，需要結合企業實際情況，在工作中不斷尋找減少庫存的管理辦法。由于煤化工企業材料物資種類繁多，只有對材料物資逐級分類、編碼、設置賬齡，實現查找快捷、準確，避免同一種物資因批次不同出現多個編碼，使庫存查詢不準確，導致多采購，對于賬齡較長的物資要查明原因，分別針對不同原因進行處理，生產不需要的要及時申請、審批處理。實際用工中發現不同物資需求量、使用頻率不同，這就需要結合需求、采購情況設置合理的庫存上限、下限，一旦某種物資庫存量超出上下限，物資管理系統自動提醒，這樣既保證不因缺貨減產、停產，也使物資的儲備成本最低。當前煤化工企業的安全、環保形式加速了工藝設備的更新速度，對于即將淘汰工藝設備的專用備件，采購計劃審批要嚴格把關，能修不購，盡量減少備用。對于已經淘汰的設備，在辦理設備報廢時，要同時清理與之對應的專用備件，避免形成積壓物資，減少存貨減值風險。由于一個集團內有多個煤化工企業，且相同設備較多，其中有些備件單位價值較高，更換頻率較低，如果每個生產單位都存儲備用，會加大資金占用。為此建議實施聯合庫存管理辦法，既能減少缺貨風險，又能降低庫存資金占用。

（三）加強供應商管理，實現合作共贏

煤化工企業中材料物資種類繁多，各種材料在生產經營中發揮著不同的作用，為此對不同物資的供應商按供應物資的種類、占全部材料物資的比例進行分類管理意義重大。比如煤炭作為企業的主要原材料，具有金額大、供應商數量少的特點，必須對此類供應商進行重點管理，既要合理確定供應商數量，以增強采購的議價能力，也要建立起長期穩定的合作關系，樹立合作共贏理念，建立暢通的溝通渠道，充分掌握供應商的生產經營情況，確保在貨源緊張時能優先獲得物資供應，減少物資儲備量。同時企業可以建立供應商激勵機制，對于能夠滿足其生產需求，又能降低原材料庫存備貨的供應商給予相應獎勵，提高供應商參與的積極性，實現雙方合作共贏。對于其他材料物資供應商作一般管理，充分利用買方市場的優勢，通過多方詢價、比價、公開招標等方式掌握談判的主動性，從而爭取足夠的話語權，加快供應商供貨的速度，從而降低原材料庫存占用資金。

（四）完善庫存管理系統，提高管理效率

在信息化迅速發展的今天，為進一步改善和提高企業的庫存管理，運用信息化系統對于企業尤為重要，可以促進企業提高經濟水平。例如，在完善現有的庫存管理系統基礎上，對庫存管理體系進行升級、擴展，使需求計劃提出、需求計劃審批、采購量確定、采購訂貨、收貨、驗收入庫、退貨、領用出庫、出庫核算、結存情況等全過程在信息系統中留下痕跡，保證快速反映存貨需采收發存的全過程，及時準確反映各種物資的庫存和流向狀態，不僅可以為企業的生產經營管理和成本核算工作提供依據，還可以充分利用信息化系統的優勢設置庫存上下限、賬齡、采購價格升降比例，一旦數據超出規定值，系統會自動提醒，據此可以開展物資管理、業績評價等工作。建立供應商信息管理系統，詳細記錄供應商產品質量、價格、信譽等信息，為物資采購、激勵機制的實行提供足夠的信息。在集團內實施聯合庫存管理時，利用互聯網做好集團內庫存管理系統對接，實現信息共享，使單位價值較高、更換頻率較低的物資達到最低持有量。

（五）注重企業管理人員的培養，實施業績考核

庫存管理存在許多問題，比如企業內部管理無章法、采購量不合理、賬物卡不符等，其原因之一就是管理者素質普遍較差，觀念落后。這就要求企業積極構建人才資源管理體系，通過招聘、職業培訓、晉升等措施吸引品德良好、盡職盡責、具備專業能力、崗位管理經驗豐富的人員，從事企業存貨的采購、保管、財務、監督等關鍵崗位管理工作。管理人員可實行定期或不定期的輪崗制，通過設定一些關鍵的績效指標，定期進行業績評價，業績考核做到獎罰分明。要讓相關人員清楚績效考核的具體內容，要預先了解獎罰標準，對超額完成企業目標行為進行獎勵，以發放獎金為主，也包括上浮工資和晉升等，對不達標的進行懲罰，懲罰的真正目的就是維持企業正常運作的最低標準，主要方法就是批評和扣獎金，有時包括降級、停職和免職。獎罰一定要公開、公平，只有這樣才能提高工作人員的工作效率，激發工作人員的工作興趣。

五、結語

企業對經營和生產成本的有效管理和控制可以擴大自身的競爭優勢，但是當下企業仍要十分重視庫存管理工作。不同的管理方式會產生不同的結果，從而在一定程度上影響企業的經營成本。制定并實施庫存管理制度，完善庫存管理系統，提高管理人員素質。因此，企業需要結合自身實際情況，不斷優化和完善庫存管理系統，降低成本，促進資金周轉，擴大企業的競爭優勢。