運用現代信息技術加強基建檔案管理路徑探究

周冬月

（中國電影資料館，北京 100022）

一、前言

信息化時代背景下，網絡通信與云計算等高新技術改變了人們的生產、生活方式。信息數據傳播與處理效率的提升，為基建檔案管理的高效率發展提供了信息化改革與發展的方向。由于基建檔案涉及范圍廣，內容多，不僅需要做好大量的信息處理工作，在管理和后期查閱方面也需要耗費大量的資源和精力。合理進行信息化改革，充分發揮信息技術的應用價值，通過加強基建檔案信息化管理和高效率改革，不斷解決傳統基建檔案管理中存在的問題，以確保在不斷提升基建檔案管理水平和管理效率的基礎上，推動我國相關產業與企事業發展，促進其管理水平的不斷提升。

二、基建檔案信息化管理的意義

適應新時代信息化發展要求，強化基建檔案管理改革，能夠在不斷優化檔案管理工作流程，全面提升基建檔案管理質量的基礎上，減少人力、資源等方面的投入與消耗，進而提升基建檔案信息化建設與管理水平，推動企事業單位基建檔案管理和綜合管理水平的不斷提升［1］。

首先，信息化建設彌補了以往傳統基建檔案管理模式中效率不高的短板。本身基建檔案信息來源廣、內容多、管理難度高，在傳統基建檔案管理模式下，基建檔案管理工作不僅對員工的工作能力要求較高，也對企事業單位的人力資源配置提出了一定的要求。而現代信息技術不僅直接解決以往人力資源消耗大的問題，也進一步提升了檔案管理、查詢等方面的效率。

其次，傳統基建檔案管理模式存在很多安全漏洞。一方面是紙質文件不利于檔案保密和保存，另一方面是隨著基建檔案總體數量的累積，很多新建項目的后期維護、資料數據信息的更新，以及檔案室內部的擴建都會對檔案保密和安全工作造成一定的影響。尤其是一些需要經常查閱的基建檔案資料，不僅存在易丟失、損壞的風險，還會由于查閱次數過多、磨損程度增加、年份增長等問題影響整體基建檔案管理。為此，采用信息化、數字化、智能化的基建檔案管理模式，不僅能夠從根源上解決紙質檔案的保存問題，還能夠提升查閱和整理的效率。對于一些涵蓋文字、圖片以及音頻等多種形式的檔案資料，也可以直接進行分類保存和管理，方便后期的歸檔和查閱。

最后，強化對現代信息技術的應用，全面提升基建檔案管理質量、效率，能夠在有效提升基建檔案資料數據利用率的基礎上，減少人力、物力以及其他資源的消耗和投入，這對于企事業的整體經營發展與信息化轉型等方面也具有一定的促進作用。

三、當前基建檔案管理存在的問題

（一）信息化建設程度低，管理不規范

基建檔案管理的信息化建設與管理并不是簡單將紙質文檔進行數字化存儲，需要從多方面考慮，同時做好對基建檔案的信息化結構構建和體系制度的細化管理。對基建檔案信息化管理與重視的不到位，也會造成基建檔案管理信息化建設程度不足。在當前的大環境下，本身就存在對檔案管理部門以及檔案管理工作的忽視，這與基建檔案管理工作的屬性有關，也與內部管理方式不合理、檔案管理宣傳工作不到位等方面的因素有關。與此同時，想要在做好信息化建設改革與基建檔案現代化管理等方面實現升級與創新，不僅需要投入大量的資源和精力，還需要配置相關的專業人才和設備設施［2］。

內部基建檔案管理工作的優化升級以及規范管理相對簡單，但是一些合作單位以及施工方的檔案資料收集與管理，不僅需要消耗大量的時間與精力進行互動交流，也需要多方配合共同建立和規范基建檔案信息化管理制度。尤其是在項目結束后期，很多規范和管理不到位，造成基建項目檔案材料在收集、整理、審核期間遇到諸多管理障礙。其中，項目建設資料缺失、整理基建檔案的難度較大、信息化建設不到位以及成檔時間較長等，都是影響基建檔案信息化管理的重要因素。

（二）專業管理人員匱乏，管理意識薄弱

目前，我國實行基建檔案信息化、全面化管理的企事業單位并不多。一方面是相關管理人才和專業人才匱乏，導致即使具有信息化檔案管理的條件，也很難在后續管理與發展中持續開展基建檔案管理；另一方面，基建檔案管理需要耗費工作人員大量的時間和精力，在薪資待遇相差較大的情況下，很多基建部門都沒有比較穩定且具有專業能力的基建檔案管理、信息技術應用方面的人才。另外，基建檔案信息化管理并不是一蹴而就的工作，需要在適應當前社會環境與行業形勢的基礎上，不斷升級和完善基建檔案歸檔、數據信息處理系統，才能夠有效開展基建檔案管理工作，同時促進企業事業單位的長期穩定發展［3］。

綜合來看，當前互聯網技術、計算機技術的普及為基建檔案管理工作帶來了很多便利，但也相應提出了許多的發展、改革要求。想要在適應大環境的前提下做好基建檔案管理工作，不僅需要開發或者引進先進的基建檔案管理自動化系統，也要積極招賢納士，聘用更多專業的檔案管理人才和技術人才。同時也要不斷總結現有管理經驗，才能夠在不斷提升基建檔案信息化、智能化管理水平的基礎上，建設高效率基建檔案管理系統和運行部門，促使基建檔案信息化管理與發展的不斷進步。

四、合理運用現代信息技術有效加強基建檔案管理的路徑

（一）明確改革發展目標，細化信息化管理

想要實現對基建檔案的信息改革與技術升級，需要制定明確的基建檔案信息化管理改革目標。通過對多方面的升級與改革，強化管理人員的思想認知，進而通過完善相關管理制度、體系，進一步營造和構建良好的內部管理氛圍和內部管理體系［4］。

首先，從思想上進行全面深化改革與升級。從管理層入手，全面更新內外部檔案管理人員對信息化建設與改革的認知，明確信息化建設的重要意義，同時做好對各方面責任的劃分和工作任務的分配，確保基建檔案管理工作的有效性，使其符合未來發展改革需求。

其次，從基礎設施以及信息化技術方面進行升級。對于一些現存的管理問題和不足積極進行改革。對于基建檔案管理網絡化平臺、現代信息技術等方面的應用、管理不到位的，可以通過購買專業設備設施、引進專業技術手段以及專業人才等方式實現全面應用與優化管理。對于一些現存的設備應用和管理方面存在的問題，也可以通過優化內部資源配置和細化檔案管理平臺建設等方面，控制相關資源的投入和后續改革計劃的管理，確保內部資源、人員等方面的最優配置。同時也讓檔案管理部門、基建檔案管理工作人員以及其他部門認識到當前基建檔案管理信息化建設和基建檔案管理效率提升的重要意義。

最后，為了有效維護基建檔案管理信息化升級與改革的有效性，在基建檔案高效率管理、改革期間，也可以強化對專業人才的選拔和培訓，通過對人才管理方面的優化升級，進一步促進基建檔案信息化管理水平的提升。

（二）強化對現代技術的應用，構建基建檔案網絡一體化管理平臺

現代信息技術的飛速發展，為基建檔案管理平臺的建設提供了多方面的便利。搭建具有個性化特色與多功能需求的基建檔案網絡一體化管理平臺，能夠在充分提升基建檔案管理工作質量與效率的基礎上，全面提升企事業單位的內部信息化管理水平。

根據不同的工作以及管理發展需求，強化對現代信息技術的應用。

關于信息數據內容的處理和一體化辦公，可以在構建基建檔案網絡一體化管理平臺后，根據當前的發展、管理需求進行針對性的優化升級。比如有關數據采集和信息整合功能方面的升級，可以通過內部集成模型的設計與優化實現升級，集中處理基建檔案材料中不同類別的內容，同時做好分析、整理、儲存等方面的工作。對于搜索與編排功能的優化升級，集中整改有關便捷式搜索方面的功能，可以通過全文數據檢索關鍵詞、信息提取等進行多維度升級，確保能在基建檔案多且雜的數據信息中快速檢索、查閱所需的材料和信息。在此期間，也可以通過內部基建檔案管理的優化和升級，或者項目名稱、數據資料整理方面的排版設計等，全面提升和優化數據檢索功能。

另外，有關數據安全和網絡平臺運營維護方面的工作也需要集中優化和升級。除了基礎性的賬號登錄、檔案信息查詢以及個性化信息記錄等，還可以集中針對不同形式的后臺數據和賬號等級劃分權限層級，通過對網絡安全系統的升級與維護，避免內部人員在查閱檔案信息的過程中造成個人信息數據泄露或者系統數據流失。同時也要做好各方面的監督、審查工作，比如在數據信息存在異常時，及時預警和提醒后臺數據維護和管理人員，確保使用者的操作記錄在有需要的時刻能夠被平臺調取，同時也能夠全方位保障基建檔案的安全性。

（三）規范檔案管理制度，強化內外管理溝通互動

強化各部門之間的溝通互動，建立規范的基建檔案管理制度體系，由此能夠在明確多方職業與權限的基礎上，提升檔案管理工作的質量、效率。同時也能規避工作人員不足，或者多方交互信息數據更新速度慢等造成的基建檔案信息化管理效果不顯著等問題［5］。

首先，強調責任與工作任務的劃分。對于發現或者已經發生的基建檔案管理工作問題和失誤，及時追究相關責任人和管理人員的責任，并做好相關的教育、懲戒工作。對于外部合作單位溝通互動積極性差、檔案資料保存和上傳信息存在問題的情況，及時向上級人員反饋，并提前與合作單位以及部門做好責任、任務、權限等的劃分，避免出現糾紛就互相甩鍋或者推卸責任等。

其次，加大細化實施獎勵懲罰相關制度的力度。對于表現優秀的員工和管理人員，及時對其部門及個人進行表揚和獎勵。通過榜樣作用的發揮，全方位規范和優化內部基建檔案管理制度體系。對于一些存在不合理工作思想以及工作態度不端正的管理人員，不僅需要做好相關懲罰、教育工作，也需要根據問題的等級、影響等進行精確打擊，打造良好工作氛圍和工作環境。同時也要反向觀察部門管理條例、基建檔案管理制度措施是否存在漏洞和不足。為了進一步建設良好的內部管理工作環境，也可以建立專屬的員工意見反饋通道，確保上級以及管理層人員能夠第一時間了解基建檔案管理工作中存在的問題和信息化建設等方面存在的不足，積極改革并不斷完善，確保在打造良好企業文化和工作氛圍的基礎上，激發調動全體員工的工作積極性與上進心。

最后，規范內外工作交接以及核對管理流程。對于一些需要長期交互的檔案資料，創建專項工作流程，確保信息化基建檔案系統能夠及時錄入相關數據、更新信息，避免后續出現數據和資料缺失等問題時找不到責任人。對于一些監督管理人員的權限劃分，也可以參照階梯式和多位一體管理流程的設計，確保在不會過分干涉檔案管理人員工作的同時，增強監督、管理、交接等工作的規范性和有效性。

（四）配置專業人才隊伍，全面提升檔案管理水平

基建檔案信息化管理的質量的與人才隊伍的質量息息相關。想要全面提升基建檔案信息化管理的水平和工作效率，需要強化對專業人才隊伍的構建和對管理型、技術型人才的培養，能夠在不斷提升專業人才隊伍素質的基礎上，全方位實現基建檔案管理的信息化、高效性發展。

一是根據當前檔案管理人員隊伍情況做好合適的人才選拔、聘用。可以通過內部體系機制的改革升級來篩選具有發展潛力和專業能力的檔案管理、技術人員，也可以通過招聘符合具體工作需求和未來基建檔案管理信息化建設管理要求的專業人才來補充原有檔案管理人才隊伍。二是想要保障基建檔案管理工作人員具有穩定且符合工作發展需求的業務能力素養，強化人才培訓與現代信息技術升級也是比較有效的管理措施與發展途徑。三是結合基建檔案管理當前的情況與檔案管理工作的優化需求做好人員待遇的升級和工作內容的細化管理，以進一步完善檔案管理工作考評制度體系，強化檔案管理人才隊伍的建設與管理。

五、結語

積極應用現代信息技術強化基建檔案管理，能夠在充分適應社會發展變革趨勢和行業發展要求的基礎上，不斷提升基建檔案信息化管理的質量和效率。構建信息化、智能化基建檔案網絡一體化管理平臺，完善內部管理制度體系，強化專業人才隊伍建設與管理等途徑，能夠全方位提升和保障基建檔案信息化管理的有效性和實效性，推進基建檔案管理以及內部管理水平的不斷提升。