企業檔案保密管理隱患與對策研究

王 倩

（中國能源建設集團有限公司葛洲壩集團，宜昌 443000）

引 言

在企業的日常經營和運行過程中，部分檔案資料因涉密，對保密管理程度要求較高，需加強日常的保密管理，從而確保重要涉密檔案資料及信息不被泄露。但通過對實際工作情況的分析，可發現企業檔案保密管理工作中存在著一系列問題，嚴重影響檔案信息的安全管理效果。為解決這一問題，本文就檔案保密管理隱患進行深入分析。

一、檔案保密管理工作中存在的問題

（一）未建立健全規范的檔案保密制度

在檔案保密管理工作中，首先需要管理人員制定科學的管理制度，并圍繞制度開展檔案保密管理工作。通過對實際工作情況的分析，發現存在因定密不規范而造成部分歸檔文件資料無法正常歸檔和使用的情況，影響檔案管理工作的有效開展。具體表現在以下幾個方面：第一，部分企業在檔案管理工作中，并沒有根據定密審批手續對企業運行過程中產生的文件進行準確歸檔，無法保證檔案的保密性，影響后續管理工作的開展；第二，部分企業在檔案保密管理工作中，雖履行了定密審批手續，但沒有對歸檔保密檔案進行準確標識，致使工作人員在檔案管理工作中無法明確涉密檔案的密級與保密期限；第三，缺乏科學的定密細目，造成部分檔案信息出現漏定、錯定密級的情況。

（二）存在定密不解密的情況

部分企業在檔案保密管理工作中，出現檔案管理工作不到位的情況。當涉密檔案已到解密期時，仍采用涉密文件的管理方式進行管理，影響后續檔案信息的管理和利用，降低了檔案管理效果。其中，定密卻不解密的問題在軍工企業檔案保密管理工作中普遍存在，是影響檔案安全隱患最主要的問題，也是當前亟須解決的問題。

（三）文件管理與保密管理要求不相符

在檔案保密管理工作中，需制定與保密管理工作要求一致的文件、資料歸檔流程與規范標準，要求工作人員嚴格參照規范開展各項工作，以確保涉密檔案信息的完整性與安全性，杜絕在后續工作開展中發生失泄密事件。但通過對實際工作情況的分析，發現在文件資料立卷歸檔管理過程中，未能將保密文件與普通文件分開，而是采用統一的方法與流程對應歸檔的文件資料進行操作與管理，這一方式無法確保涉密檔案資料的安全，影響安全管理工作的實施。這一問題需引起企業檔案人員的重視，應做好前期資料整理分類及歸檔工作，避免在后續歸檔過程中出現操作不當造成的信息泄露。

（四）保密措施有待完善

當涉密文件資料按要求歸檔后，檔案工作人員應嚴格按照保密制度進行管理，確保檔案信息安全，并全程監管。通過對實際工作情況分析，發現部分軍工企業未能根據實際檔案管理工作特點制定保密審查登記制度，從而無法保證檔案信息安全管理工作的效果，影響檔案保密管理工作的后續開展。科學合理的檔案保密措施是提升檔案管理工作效果的抓手，同時也是避免信息泄密的重要手段。在檔案信息安全管理工作中，應注重保密措施的完善與創新，以達到確保檔案信息安全的良好效果。

二、檔案保密管理問題造成的泄密隱患

在檔案保密管理工作中，安全管理工作尤為重要，它是確保信息安全、杜絕失泄密事件發生的重要舉措。管理中存在的種種問題容易造如下隱患。第一，出現檔案管理與保密管理脫軌的情況。涉密文件在歸檔過程中，如不能按照相關的規定進行，那么在定密、解密的環節會出非常多的問題，無法保證檔案的管理安全與利用效果，容易造成泄密隱患。第二，在保密檔案管理工作中，若不能將應歸檔中的普通文件資料與泄密文件資料分開，對涉密載體進行監管、登記建賬，將會在未來的工作過程中出現嚴重的泄密隱患，嚴重影響涉密文件的歸檔管理。失泄密影響十分巨大，是當前工作中必須解決的困境，也是保證軍工企業檔案資料管理安全的關鍵因素。第三，影響涉密信息的使用范圍，無法建立責任監控體系。通過相關的調研工作，發現部分軍工企業在運行的過程中并沒有建立對外提供文件資料時的保密審查與審批流程，無法為檔案管理部門相關工作的開展提供依據，使檔案管理工作人員在工作過程中無法確定涉密文件的使用范圍，無法實現對涉密檔案文件的準確監督，無形中形成了嚴重的涉密隱患。

三、解決檔案保密管理隱患的對策

為了提升企業保密檔案管理效果，避免出現涉密信息泄露的問題，需針對企業實際情況，制定科學的管理對策，要求企業檔案人員做好安全管理工作，提升安全保密意識，確保檔案資料的完整性與安全性，為企業建設發展提供有效的檔案信息支持。

（一）立足實際，建立定密、解密責任制度

在軍工企業保密檔案管理工作中，根據國家出臺的《武器裝備科研生產單位保密資格標準》及行業內的標準，制定符合企業工作實際的定密制度、規范及細目，細化定密、解密責任制度，明確各崗位工作人員的責任與工作內容，嚴格按照規章制度進行涉密檔案的保護與歸檔管理工作，避免因制度缺失而造成檔案信息泄露，影響企業檔案業務工作的開展。制度的建設與完善，不僅能使檔案管理人員對涉密檔案的歸檔與管理更加清晰、具體，也可以使其更加規范化、嚴謹化、細致化地開展日常工作。在日常管理工作中，發現其中有涉密檔案已到解密期限時，密級生產部門需發布解密通知。隨后，檔案管理人員應按照制度辦法操作流程對涉密檔案進行相應的解密處理。按照規章制度進行管理，不僅可明確工作規范的操作流程，還可以規避其他管理和操作中出現的泄密問題，從而提升檔案保密管理工作的效果。

（二）定期清查，強化保密檔案管理效果

在保密檔案管理工作中，管理人員可以通過定期清查的方式對保密文件進行管理，對定密、解密情況進行總結、分析，為后續檔案相關工作的開展和利用做好鋪墊。在日常工作中，檔案管理部門可根據企業定密管理的條目對已歸檔的文件資料進行收集、整理。對定密不當的檔案資料進行調整、修改，對涉密的檔案密級進行復核、清查，確保涉密檔案資料管理的科學與細致。定期開展清查工作可避免在涉密檔案及資料的使用過程中，因密級標識不清晰而發生檔案信息泄露事件。在實際工作中，建立詳盡的涉密文件資料臺賬，采用單獨立卷歸檔的方式管理涉密文件資料，提升檔案管理工作效果。同時，可利用日常清查工作的長效機制，優化涉密文件資料管理效果，提升安全管理質量。

（三）確定涉密載體運用范圍，提升管理質量

企業檔案管理部門應根據定密條目、細目確定涉密檔案的利用范圍，要求檔案管理人員根據規章制度開展各項日常工作。在實際工作中，根據保密審批制度，對檔案工作人員進行保密宣傳教育，要求檔案工作人員嚴格按照規定開展各項工作，如收集、整理、保存、查閱與利用等，絕對禁止在工作中出現復制、摘抄、拍照等會造成失泄密風險的現象。當確定涉密載體的使用利用范圍后，可以通過宣教培訓等不斷提升涉密管理人員的責任意識，確保檔案信息安全管理工作見成效、見實效。

（四）加強人員培養，提升保密意識

在檔案保密管理工作中，檔案人員的安全意識與保密意識是影響檔案信息管理效果的重要因素。為避免因人員管理不當而造成的檔案失泄密隱患，可以組織定期的培訓活動，對從業人員進行保密業務、責任技能教育，不斷提升工作人員的道德素養與業務能力水平。首先，進行思想政治教育工作，提升從業人員的責任意識與崗位工作意識，在思想政治教育工作中不斷強化涉密檔案管理工作的重要性，并根據規章制度做好本職工作，提升檔案管理工作效果。其次，進行業務技能培訓，強化并掌握涉密文件的整理、歸檔、管理等相關工作流程，并嚴格按照要求開展工作，避免因操作不當而出現檔案信息泄密的情況，最終影響涉密檔案安全管理工作效果。最后，可構建專業涉密檔案管理人員隊伍，主要負責涉密檔案的日常管理工作，從檔案人員綜合水平的提升上確保涉密檔案的安全管理。

（五）建立涉密檔案監控管理系統，提升安全管理質量

在涉密檔案管理工作中，可搭建涉密檔案監控管理系統，將物防、技防作為檔案保密管理工作開展的助手，加強對檔案信息的監督、監控，確保各項工作開展的合理性與合規性。監控管理系統的建設，可了解和分析涉密信息載體的分布情況與使用情況，能夠及時發現并提前預判失泄密隱患，從而杜絕泄密事件的發生。利用新時代下的技防、物防手段，可預判涉密檔案管理中出現的問題，通過系統的查找、分析事件可發生泄露的原因，及時有效地制定解決對策，提前預判，確保涉密檔案信息管理的安全性、有效性。通過建設涉密檔案監控管理系統，實現對涉密檔案的動態監督管理，無形中提升檔案保密管理效果，推動企業內部各項經營決策的有效進行。

結 語

在企業檔案保密管理工作中，由于保密措施、管理制度不健全等問題，增加了企業涉密檔案管理的失泄密風險。因此，在企業的實際工作中，建立健全各項規章制度，落實定密、解密責任，并采用定期清查的方式及時發現和解決問題尤為重要。要加強對涉密檔案的日常監督管理，提升檔案管理人員的安全意識與責任意識，不斷優化涉密檔案管理效果，從而做到企業檔案保密管理工作的安全有效。