醫院采購環節存在的問題及內部控制優化研究

鄭曉琳 廣東醫科大學附屬醫院

引言

隨著醫療行業的蓬勃發展，人們對自身健康日益看重，對醫療服務質量提出更加嚴格的要求。醫院既肩負救死扶傷的重任，又要負責物資采購，從而滿足治療要求。現階段，采購管理體系存在的漏洞較多，需采取有效的內部控制措施，才能真正解決問題，保障人民群眾的身心健康。

一、醫院采購內部控制的意義

當前，我國醫療體制正面臨改革與創新。我國醫療服務水平日益提升，醫療環境也得到進一步改善。盡管如此，許多居民仍然面臨就醫困難、就醫費用高的窘境。由于醫療藥品的價格比較高，會增加藥品采購的成本，需對藥品采購開展內部控制，通過控制采購成本，使藥品的價格不會過高，降低就醫門檻。政府要加強對醫藥企業的支持，對現有的法律法規予以改進，促進企業實現健康發展。由于各大醫藥之間的競爭越發激烈，醫院的建設規模不斷擴大。因此，為了提高醫院的競爭力，就要對采購進行有效的管理，提高其內部控制水平。

二、醫院采購環節中存在的問題

(一)缺乏完善的成本核算控制體系

在采購環節中，許多醫院未制定完善的核算控制管理體系，導致藥品成本無法得到進一步控制。由于采購工作比較復雜，涉及諸多采購渠道，若缺乏完善的控體系，就會誘發一系列問題，醫院對成本予以管理，完善采購體系，保障自身效益[1]。因此，醫院會加強與藥品生產商、配送廠商的合作，這樣就能以較低的價格購買藥品，導致供應商面臨的競爭日益激烈。為了獲得更多效益，供應商就會采取折扣、促銷等方式進行藥品銷售。在這種情況下，就會增加醫院成本核算控制的難度，甚至會干擾正常的市場秩序。

(二)供求矛盾

如果藥品的使用人數較少，或者藥性比較特殊，就可能會導致藥品無人問津，逐漸過期。如果不對這一類藥品進行采購，或者購買量不足，就可能會在后續工作中出現供應不足，影響治療效果。比如，由于血液濾過置換液的存儲時間比較短，醫院通常不會對其進行大量的使用，導致藥品出現過期的情況。由于這一類型的藥品采購成本比較高，會給醫院造成較大的損失。

(三)審計工作不到位

由于審計人員的功能未得到充分展示，就會影響醫院采購內部控制工作的正常開展。部分醫院缺乏完善的審計部門，甚至由其他部門代替這項工作，無法發揮出審計工作的專業性。現有的審計制度有待完善，加之審計人員的能力不足，就會影響審計工作的效果。此外，雖然部分醫院的審計工作人員可做到術業有專攻，但卻由于其年齡日益增長，缺乏與時俱進的思維，使得工作的進展速度遲緩，不能真正發揮出審計的監督職能。現有的審計制度有待統一，缺乏相應的標準予以支持，也會影響審計工作。由于醫院對內部審計工作不夠重視，導致審計人員不能準確對醫院在運營過程中存在的風險進行合理評估。

(四)缺乏完善的風險管理措施

醫院對風險管理不夠重視，缺乏必要的風險管理機制，就無法對采購中存在的風險進行及時識別，導致醫院面臨較大的風險。醫院未設置專門的風險評估機構，這樣就無法對問題進行預防，一旦發現問題，就可能會由于忽視問題的嚴重性，而導致問題的范圍不斷擴大，從而影響采購管理水平的提升。在評價采購過程時，未使應用專業的技術手段，就會影響評估結果的準確性。醫院并沒有積極與風險評估機構進行合作，導致采購中存在的風險沒有及時得到識別，從而給醫院帶來更大的損失。醫院未充分意識到網絡和媒體所帶來的風險，一旦發生風險，就會由于未及時啟動緊急預案而影響醫院的整體形象[2]。

(五)信息化建設水平不足

隨著互聯網的蓬勃發展，各大醫院積極引進先進的信息技術打造醫藥電子商務平臺，旨在構建屬于本院的電商網絡體系。要進一步完善物流配送的功能，制定統一的標準，就能促進各項資源及時被所需人員所掌握。由于構建標準不完善，就會影響平臺的建設。比如，盡管部分城市醫藥企業設置藥品編碼標準，但這一標準卻有一定的局限性，不能實現大范圍推廣。由于數據庫、編碼、管理系統接口的標準參差不齊，導致藥品信息愈發復雜，造成信息流通不暢。物流配送自動化水平有待進一步提升，信息化平臺問題較多，對藥品的流通造成一定的制約。

三、醫院采購內部控制思路

(一)對采購流程進行規范

醫院要采取合規的方式進行采購，避免采購行為不符合程序要求。要及時對所需藥品進行統計，藥劑科人員對其進行嚴格審核，確定沒問題后，再簽字確認，然后采購人員需繼續履行審核職責。確認沒有問題后，方可進行采購。要嚴格按照相關法律法規的要求進行采購，保障質量。要加強對采購的監督，發揮多個部門的監督職能，確保采購人員嚴格按照制度的要求規范自身行為[3]。

(二)協調藥劑科與臨床科的關系

為了實現合理用藥，減少采購過程中出現的問題，就要重視藥劑科和臨床科之間的溝通，使其彼此協調，避免出現藥品過期的情況。一旦發現藥品有滯留，就要提醒相關科室，做到科學用藥，減少藥品浪費。要制定完善的解決對策，確保藥品的利用率提升，最大程度減少醫院的損失。此外，要避免出現供不應求的情況，全面支持醫療工作。

(三)對藥品進行檢查和驗收

對藥品進行檢驗尤為關鍵。由專人負責這項工作，避免出現違規操作的行為，確保驗收遵循制度要求。要遵循驗收的先后順序，嚴格保障藥品的質量。要根據采購清單的內容，由多個部門人員共同負責藥品驗收。要對藥品的各項內容進行對比，確定其沒有問題后，方可允許保存。要加強對藥品驗收的全程監督，確定每一名人員的負責范疇，使其以盡職盡責的態度對藥品進行檢驗，按照崗位的要求履行自身職責，全面保證藥品質量。要加強對采購合同的履行情況進行檢查，確保藥品得到及時配送和供應。要對每個采購環節進行嚴格的控制，及時進行記錄，為了確保采購可追溯，要采用信息化管理系統對采購過程進行追蹤和管理，能及時發現問題，糾正問題，確保采購工作順利開展[4]。

(四)完善內部控制工作

1.發揮內部審計人員的職責

醫院要設置專門的審計部門，選擇具有專業素質和豐富經驗的審計人員擔任審計工作，對采購過程進行全面的監督和檢查，保證采購人員嚴格按照流程操作，規范操作行為。在正式采購之前，要及時與各科室進行核對，了解其對藥品的需求，由各科室出具藥品信息，核對無誤后，再填寫采購清單。要在清單中表明采購品的詳細信息。醫院要成立藥品委員會，專門負責對采購清單和采購數量進行審核和監督，確保采購數量合理，避免過分占用庫存，減少不必要的資金浪費。要確保采購品滿足醫療的需求，避免出現閑置或者供應不足的問題。

2.優化內部控制內容

為了改善內部控制工作，就要創新內部控制的理念，對內控工作內容進行優化，加強對知識資本的管理，制定風險管理機制，對投入和產出進行合理分析，就能促進醫院的決策更加科學、合理，要進一步完善內部控制的智能，保證醫院的資金實現正常周轉，提高醫院的財務服務水平與內部控制的效率[5]。

3.規范付款程序

要發揮出財務部門的審核作用，對需要付款的內容進行全面檢查和審核，保證內容真實。財務人員還要對發票的內容進行仔細比對，保證款項支付和法律法規的要求，減少不必要的損失。一旦在檢查中發現虛假發票，就要找到問題的根源，并在第一時間內進行上報。發現虛假發票后，不能繼續向供貨商繼續支付款項，這樣才能降低損失。確定發票準確無誤后，由主管領導進行審批，再次確認后方可簽字。財務部門要根據主管領導的意見，執行付款程序。要根據國家規定的要求，通過銀行轉賬的方式進行采購款項的支付。

4.創新管理理念和管理方法

為了提高醫院內部控制水平，就要創新管理理念和管理方法。首先，要引進先進的信息化技術，將內部控制與信息技術相結合。工作人員要結合醫院采購工作的特點和醫院運營管理的實際情況，根據醫院的發展戰略，采用信息化技術對醫院的各項決策、資源等重要的內容進行梳理，完善內部控制的內容，優化工作流程[6]。要加強對各項數據的采集和整理，打造先進的數據庫，保證數據得到有效的存儲，定期更新數據庫，為內部控制工作和各項決策提供重要的參考依據。其次，要加強對人才的培養和引進，這樣才能真正提高內部控制水平。為了進一步發揮出人才的作用，要制定合理的培訓計劃，明確培訓內容，根據人員的崗位職責，為其提供具有針對新的培訓內容，使人員獲得成長和進步。要制定完善的考核機制，對培訓人員進行嚴格的考核，將考核結果與其獎金、待遇掛鉤，使其重視培訓工作，認真學習，掌握更多的知識和技能，完善內部控制方法，提高內部控制效率。

四、改進采購流程的內部環節

(一)規范醫用耗材采購方式

第一，采購醫用耗材時，要了解科室的具體情況，根據科室的實際需求，確定采購類型，通過內部調劑、上報和批準后，方可進行采購。第二，加強對公立醫院的改革，在采購醫用耗材時，需嚴格按照國家的規定進行網上集中招標采購，借助專用的管理平臺對醫用耗材進行采購。進一步規范采購與管理行為，營造公平、公正、公開的采購環境。

(二)加強藥品管理

藥劑科要嚴格按照《合同法》的要求，簽訂藥品購銷合同，明確藥品名稱、規格、生產廠家等內容。醫院需合理選擇配貨商，選擇規模、資質、能力符合要求的商家。工作人員要根據用藥目錄與藥品庫存情況，制定嚴格的采購計劃。每月要對藥品庫存進行判斷，然后編制每個月的采購計劃，填寫藥品采購申請表，再上報給藥劑科采購主任。如果每個月的藥品用量不確定，需制定臨時采購計劃，并如實填寫藥品采購申請表，再交由藥劑科采購主任進行審批。需在每個月的月末對本月總體采購計劃進行匯總。若涉及到貴重藥品和特殊藥品，在使用時，需由臨時使用科室填寫臨時用藥申請表，審批通過后，方可進行采購。要保證在申請的時間內將所有申請的藥品使用完畢。如果藥品過期，需由申請科室承擔經濟責任，藥劑科需敦促申請科室盡快用藥。

要對藥品的使用比例進行合理控制，制定合理的管理方案，提高用藥的合理性。進一步優化用藥系統的功能，確保用藥過程得到有效的監督與控制。重視藥物點評功能的完善，設置專項點評藥物品種，對抗菌藥物、成藥、輔助用藥進行點評；保證藥物點評指標全面，避免出現不合理用藥行為。

(三)完善信息化管理體系

要引進二維碼信息管理技術，確保醫用耗材和試劑流通得到有效的管理。第一，對商品編碼和條形碼進行統一，加強對數據庫的管理，提高業務效率，實現集中采購，充分發揮出采購與配送優勢。要發揮出數據庫的分析功能，對集中采購和采購商進行有效的管理，確保物資得到正常供應。第二，將二維碼技術與醫用耗材和試劑管理相結合。采購人員要將供貨商的相關信息導入到專門的管理系統之中，或者將供貨商提供的信息導入到系統之中。通過這種方式不僅能夠減輕工作人員的工作壓力，還能及時對各類信息進行核對與管理。第三，對醫用耗材和試劑進行驗收，確保其順利入庫。庫管人員需對入庫信息進行仔細核對，并將所生成的二維碼標簽發放給相應的供應商。供應商只需將二維碼粘貼在包裝之上，就可保證庫管人員對其進行掃描，實現對藥品的清點與檢查，保證藥品順利入庫。第四，對藥用耗材和試劑的入庫領用進行管理。在具體管理時，可將條碼掃描登記和無條碼手工操作相結合。第五，由專業的人員對醫用耗材和試劑進行采購和使用。要通過專門的信息化管理系統申請使用，然后由主管部門進行審批，通過審批后，采購人員就可進行采購。管理人員要及時與相關負責人進行聯系，對醫用耗材和試劑進行驗收。要將二維碼標簽粘貼在外包裝箱，確保信息全面。要對信息進行逐一核對，確定信息沒有問題后，再將二維碼信息錄入到專門的數據庫之中。通過二維碼技術不僅可以優化管理過程，還可隨時對各種醫用耗材和試劑的使用情況進行統計。此外，利用二維碼技術還可進一步減輕工作人員的工作強度，只需利用專門的數據采集器，即可對數據進行采集和整理，降低管理成本和物流成本。可將二維碼技術運用在每個管理環節之中，管理人員只需登錄統一的內部管理平臺即可對各個批次的醫用耗材和試劑信息進行查詢和追溯。

五、風險評估與管理

醫院要對藥品展開專門的風險評估和內部控制，加大監督與管理力度，這樣才能保證藥品安全和用藥安全。醫院要從源頭對藥品的質量進行把控，在藥品采購和供應環節中，需制定相應的制度，嚴格按照法律法規的要求進行操作。對藥品進行運輸和存儲時，也很容易產生問題。如果存儲條件和運輸條件不當，就會縮短藥品的有效期，降低藥品的質量。醫院需對藥品進行逐一檢查和驗收，對藥品的生產日期和批號等內容進行嚴格的檢查。需根據藥品的類別和屬性，對其進行分區和分庫管理，保證藥品和非藥品得到分開存放；要及時將已經變質或過期的藥品放置在不合格區域；如果藥品對環境的溫度和濕度有特殊要求，需設置排風扇、空調、冷藏冰箱和干濕度計。需嚴格按照藥品說明書的要求對藥品進行存放，定期對藥品的存儲環境進行檢查，并做好記錄。要規范藥品使用的行為，保證用藥安全。要提高廣大醫生和護士的責任感，定期對醫療人員展開培訓，提高其專業技能和業務水平。需對藥品的效期進行管理，保證臨床用藥更加合理，使患者的利益得到有效保障。

六、結語

綜上所述，采購工作在醫院中占據重要地位，為了實現對采購的合理管理，就要積極開展內部控制工作。要結合采購工作中存在的問題，完善內部控制方式，打造完善的內控體系，對現有的制度進行優化，加強各部門之間的溝通，使其彼此協作，嚴格把關采購環節。重視對藥品的檢查，一旦發現問題，就要在第一時間內予以處理。提高內審人員的綜合素質，發揮審計的職能，對采購工作進行全面的監督。引進先進的信息技術，創新內部控制手段，使醫院的采購工作更加規范。