大數(shù)據(jù)時代合同管理新模式芻議

張學芳 濟寧市公路管理局兗州公路局

引言

新中國第一部民法典辯證地總結了國內(nèi)外最新的理論成果，全方位系統(tǒng)性地規(guī)定了合同相關制度。對于合同的訂立、效力、履行、保全、轉讓、終止、違約責任等一般性規(guī)則進行了調(diào)整和完善。第533條從法律意義上肯定了情勢變更對于合同的確定性帶來的不確定性影響。因此，加強合同管理，維護企業(yè)的合法權益，不僅是企業(yè)內(nèi)部控制的要求，也是企業(yè)生存、發(fā)展、成長的必然選擇。

現(xiàn)代社會已經(jīng)進入了大數(shù)據(jù)時代。在大數(shù)據(jù)時代，對合同風險的可能性和影響的估計有了具體而翔實的數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)提供了一個比主觀判斷更加客觀的判斷依據(jù)。這種定量技術的廣泛采用必將倒逼合同管理人員盡可能地拋棄主觀臆斷，而更理性更數(shù)據(jù)化地分析判斷合同的走向。“數(shù)據(jù)化代表著人類認識的一個根本性轉變。有了大數(shù)據(jù)的幫助，不會再將世界看作一連串我們認為或是自然或是社會現(xiàn)象的事件，反而會意識到本質(zhì)上世界是由信息構成的。”

一、合同管理的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，大多數(shù)企業(yè)還或多或少地存在著合同管理混亂、合同格式不規(guī)范、監(jiān)管不到位以及管理人員不專業(yè)、過多依賴法務人員的主觀判斷等狀況，滯后于企業(yè)的需求和時代的發(fā)展。

第一，合同管理數(shù)據(jù)化程度低。合同沒有根據(jù)其性質(zhì)（擔保、勞務、委托、技術等）分門別類進行數(shù)據(jù)化處理，或是汗牛充棟，沒有按照一定的邏輯歸檔排列，直接影響查閱的效率。

第二，格式不規(guī)范。每一類合同都有其規(guī)定的格式，擬定合同應該嚴格遵照格式執(zhí)行。由于企業(yè)對于格式要求不嚴謹，加之撰寫人員沒有認真研習規(guī)范要求，很多企業(yè)的正式合同存在起草不規(guī)范、條款不明確等情況，不符合合同的嚴謹性。

第三，合同監(jiān)管不到位。部分企業(yè)的合同管理工作沒有明確專人負責，幾乎是單個科室（部門）各自為政，領導層對于合同管理的重視遠遠低于業(yè)務工作，在這方面的投入也少，沒有科學合理的管理方法與之相配套。

第四，合同管理人員不專業(yè)。合同管理相關人員，包括撰寫、執(zhí)行、存放都由業(yè)務人員兼任，相關人員大多沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，法律知識和文字水平?jīng)]有達到相應水準，對合同的擬定及后期執(zhí)行都是一個隱患。

二、建立合同管理的數(shù)據(jù)化模式的必要性

隨著法制化的加強，合同管理呈現(xiàn)出多元化、多種類、涉及范圍廣、風控要求高的特點。企業(yè)風險主要來源于對未來預測不足和對方的機會主義行為。強化傳統(tǒng)的合同管理機制盡管有助于針對以上兩點作出有效回應，但大數(shù)據(jù)背景下仍然有不足之處：一是傳統(tǒng)的合同管理方式更多依賴企業(yè)分工部門人員的責任感和自覺性，在設置較多管理部門或職能制組織結構中，由于職能劃分過細導致各自為政，起草、簽定、履行合同有明顯的脫節(jié)，對合同風險缺乏日常預警；二是對合同管理的具體形式仍然取決于人們的自我判斷和模糊性處理，由于受個人經(jīng)驗、學識和自身偏好的影響，合同管理往往在流程中形式化，無法對內(nèi)部有效控制產(chǎn)生積極影響。導致公司財務失敗的原因很多，既有主觀原因也有客觀原因。公司財務失敗的主觀原因主要是關鍵管理者缺少管理經(jīng)驗和管理才干；三是傳統(tǒng)的合同管理較少采用或進行外部信息預警，更多地關注合同管理的內(nèi)部流程，這種忽視大數(shù)據(jù)影響的行為可能導致合同失敗的風險不能及時得到預警。

因此，利用大數(shù)據(jù)強化合同管理機制，企業(yè)可以迅速通過大數(shù)據(jù)對企業(yè)現(xiàn)狀和未來預期進行深度分析和研究，對經(jīng)濟合同的相對人進行資信審查和預警，對潛在的合作伙伴進行預估和合作的前景進行評估。通過建立合同管理新模式可以做到：

第一，實現(xiàn)合同管理程序流程的量化管理。通過明確大數(shù)據(jù)下合同草擬、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的程序和要求，進一步對流程進行梳理和完善，明確合同管理流程，特別是合同的草擬、審批和執(zhí)行的工作程序，明確合同管理流程中每一環(huán)節(jié)的工作要求，以強化合同的流程管控，以使該流程更直觀適用，增加便捷性，滿足企業(yè)降低成本、控制風險的追求。合同管理新模式有利于企業(yè)做到事前預測、事中控制、事后減損，有利于企業(yè)進行正確的決策。通過大數(shù)據(jù)平臺，充分了解合同對方主體資格、信用狀況、履約能力等有關情況，確保簽約時當事人具備預期履約能力。可以對潛在合作伙伴或者競爭對手進行資信調(diào)查，準確把握對方的真實意圖，正確評判合同簽訂、履行的風險程度；同時也可以通過大數(shù)據(jù)平臺了解產(chǎn)品的技術發(fā)展狀況，市場供需情況和市場價格等，在合同的談判中作出最有利的決策。

第二，加強合同參與與管理人員培訓。首先要對企業(yè)內(nèi)部的合同管理機構和合同管理人員進行合同法、公司法、會計法等法律法規(guī)的專門培訓，特別要對企業(yè)的經(jīng)營人員和管理層進行培訓，提高他們的合同管理意識和風險意識，自覺地將養(yǎng)成的大數(shù)據(jù)合同管理習慣運用到企業(yè)的經(jīng)濟活動中，使企業(yè)能夠克服被動應付狀態(tài)，主動進行合同管理，提高合同為主業(yè)服務的層次和效率。其次，建立一支綜合性的團隊，這個團隊包括企業(yè)的法律顧問、主要科室的負責人、專業(yè)技術人員等，在簽訂合同前，可以幫助企業(yè)提升合同管理與防范法律風險提出有價值的建議。

第三，通過大數(shù)據(jù)平臺，企業(yè)管理和業(yè)務部門可以進行更高效的會商。對于影響重大、關系復雜并可能對企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展有較大影響的合同，能夠及時組織相關專業(yè)人員參與談判，利用其不同的專業(yè)知識進行整合分析，其談判過程的重要事項和談判人員的主要意見，可以得到記錄和妥善保存。對于內(nèi)控相關部門的出的不同意見，負責部門能夠及時進行評估。

三、合同管理新模式模型

風險小于5%極小可能發(fā)生違約風險，標注為綠色；風險大于5%且小于50%的中度風險，標注為黃色；風險大于50%且小于95%為較高風險，標注為橙色；風險大于95%小于100%為較高風險，標注為紅色。對所有合同的風險管理，借鑒這四種判斷，在數(shù)據(jù)平臺上各以不同顏色標記分類：紅色合同，即風險最高，基本確定發(fā)生違約或履行合同將造成較大損失，將對企業(yè)經(jīng)營產(chǎn)生較大的不利影響。合同在履行過程中，由于各種原因發(fā)生合同糾紛時，合同承辦部門和承辦人員應當依據(jù)國家有關法律法規(guī)的規(guī)定，盡快收集相關證據(jù)，在規(guī)定的時效內(nèi)與合同對方進行溝通。相應措施：一是事前采用提示方式。增加免除責任、限制責任等條款，可以在免除責任、限制責任的字體要更加醒目，加下劃線等進行明示；二是事中會計對此類合同提取按一定比例提取壞賬準備；三是事后及時向合同管理部門通報，并依照規(guī)定的權限和程序向企業(yè)負責人進行報告；建議解除合同。

橙色合同，表示風險較大，合同很可能發(fā)生違約或履約問題，會計部門需要確認或有負債并在年終報表中予以披露，此時，合同管理部門應當對該情形及時進行研判，并按照規(guī)定權限向企業(yè)負責人或部門負責人報告。相應措施：一是事前可以在合同增加約定“特別提示條款”，該條款約定雙方已特別注意到本合同中的特別提示條款，對此項無任何異議。二是事中對于金額較大的合同，可以提供抵押物或質(zhì)押權，加入第三方，如銀行、保險公司等，以便雙方更加清楚自已的義務和權利。三是事后在法律法規(guī)范圍內(nèi)，需要專業(yè)團隊認真斟酌，提出有價值的變更方案或解決措施，以有效的降低風險率。

黃色合同，表明合同可能具有可控范圍內(nèi)的風險，但企業(yè)必須采取相應的措施加強合同管理，識別風險點，采取適當措施降低風險。相應措施：一是事前提供擔保并繳納合同金額5%～10%質(zhì)保金。二是事中在合履行過程中會計可以先提取風險準備金。三是事后使用先履行抗辯權或不安抗辯權或同時履行抗辯權，以保證企業(yè)的利益不受損失。

綠色合同，表示合同極小可能發(fā)生違約或履行問題，履行合同是安全并且能夠帶來經(jīng)濟利益的，這也是企業(yè)應當大力提倡并積極尋求簽訂的一類合同。

建立合同管理新模式的預警機制，實現(xiàn)了合同的全過程封閉管理，企業(yè)經(jīng)營者可以更從容地進行商業(yè)談判和決策。

結語

大數(shù)據(jù)社會治理模式中，公眾參與經(jīng)濟、社會生活的意愿更加強烈，每個人都可以發(fā)布各種信息，同時通過更便捷的渠道獲得各種信息，這種信息的激烈碰撞性，為合同管理提供了重要的戰(zhàn)略機遇。民法典系統(tǒng)修改和完善了各種合同，對于企業(yè)合同管理工作提出了新的要求并指明了新的方向。加強合同管理的線上預警，有利于企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)合同簽訂、履行過程中的風險點，及時采取內(nèi)控措施，為財務工作增強安全保障，企業(yè)經(jīng)營才能夠在風浪中博取利益而立于不敗之地。