高校后勤財務預算管理優化研究

張文杰 燕山大學

引言

后勤是學校的重要部分，對高校的未來運行有著直接影響，近些年在高校擴大招生的背景下，高校傳統后勤工作中的弊端逐漸凸顯，嚴重影響了高校日常工作的開展。預算是財務管理工作的重要一環，通過對各類財政資金的合理配置，能夠為高校后勤工作提供必要的資金支持，解決當前高校后勤工作中存在的收支不平衡等問題，對于提高資金管理效率的意義重大，值得關注。

一、高校后勤工作研究

近些年受到高校擴大招生規模等因素影響，高校后勤服務的工作量快速增加，但是相比之下，高校在后勤工作中的投入不斷減少，后勤部門所獲得的資金僅僅能夠維持日常運營要求，很多關鍵性問題得不到解決，例如高校內老舊設備的更新換代速度慢等問題，已經成為高校內部管理中不容忽視的問題。

同時結合高校后勤財務預算工作的開展情況來看，在工作實施階段抑制存在“重核算、輕管理”的情況，工作人員因為成本管理意識的匱乏，導致后勤工作難以得到實質性的突破。

二、高校后勤財務預算管理工作中存在的問題

（一）財務預算編制方面的問題

預算編制被認為是預算管理工作的基礎，其編制質量對后期后勤工作的開展產生直接影響。但是從工作現狀來看，高校財務預算編制中還存在一定的問題主要表現為以下兩方面：① 預算編制范圍狹小。預算管理本身具有復雜性，體現了未來一段時間內高校后勤部門的各種資金開銷情況。但是在實施階段，高校財務預算編制方案往往會受到其他因素的影響，造成部分收支未體現在預算中，最終影響了預算工作的實施效果。以財務支出為例，高校后勤部門的業務本身具有復雜性，日常工作中可能會受到諸多不確定性因素的影響，這也是造成后勤預算工作無法正確評估的重要原因。有研究認為，目前高校后勤估算大體可以分為兩種類型，其中一種為相對準確的估算，例如工作人員的薪資待遇等，這些支出情況不會在短時間內發生明顯變化，因此，此類資金預算的精準度較高；而也有部分資金的預算難度高，例如高校內某些儀器設備的維修、采購等，這些數額本身存在不確定性，所以容易出現誤差[1]。② 預算編制方法不科學。現階段高校后勤預算工作中主要采用了增量預算法，該方法的優勢為計算過程簡單，通過對上一年的數據進行簡單的計算就能預測未來一年的預算情況。但是相應的，該方法也存在一定的弊端，例如預算結果過于依賴上一年的數據，在預算分析中只能關注眼前因素的影響，對于可變因素所造成的風險缺乏正確認知，尤其是預算方案無法與高校未來的發展計劃相對應。由此可見，在當前財務工作中，預算方法的不科學已經成為不容忽視的問題。

（二）預算執行方面的問題

在高校后勤預算執行中還存在較多的問題，主要表現為以下兩方面。

1.缺乏對預算執行的控制

當預算方案制定之后高校后勤部門的全體工作人員必須要嚴格執行預算方案，這是保證預算工作質量的關鍵。但是在實際上，高校后勤部門經常在預算執行方面出現問題，執行控制效果差。造成這一現象的原因為：高校后勤所負責的業務內容復雜，包括綠化保潔、能源保障、樓寓管理等，這些業務科室的工作方向存在明顯不同，工作內容的復雜性導致在日常工作中經常會出現預算超支的問題，除此之外，在預算方案執行過程中也會因為缺乏必要的監督，在預算編制上工作人員僅能通過票據等判斷有無超出預算的情況，而對于超出的原因、超出后的解決措施等缺乏預見性等。正如有學者認為，當前高校在預算工作中缺乏必要的事前、事中以及事后監督，導致預算中的相關風險難以得到有效的糾正與預防，影響了實施效果[2]。

2.預算執行過程的不規范性

現階段雖然高校針對預算工作作出了詳細的規定，但是在后勤工作執行預算中卻沒有按照規定作出調整，一般是將預算部門在財務部進行內部調整之后，經過領導簽字即可。在這種情況下，財務人員無法從后勤部門處獲得詳細的數據支持，財務管理難度增加，影響了下一階段預算工作的開展情況。

（三）預算控制方面存在問題

預算控制成為預算管理的重要組成部分，但是部分高校在預算中抑制面臨著預算控制之后以及控制力度不足等問題。① 預算控制方案的滯后性。例如高校在每年的預算審批的下發時間集中在每年的3月份左右，在寒假期間后勤部門針對內部維修、采購等工作，在上述工作中主要采用了“先采購記賬”的方法，在預算審批后再報銷。而這種問題所引發的一個直接效果，是在預算審批經費下發之后，部分部門已經使用了預算資金。但是在實際上因為高校預算方案的不足（尤其是沒有進行短期的預算管理），導致后勤部門的預算資金嚴重不足，而未來滿足下一階段的運行要求，則后勤部門需要給未預算的部門進行調整，最終造成預算方案失去控制[3]。② 預算的控制力度明顯不足。高校后勤部門若能確保預算控制方案合理性，則需要嚴格執行預算控制過程，最終造成預算方案的不合理。例如在預算控制中，財務部在預算管理中需要認真審查票據的真實性，在確定票據合格并且得到領導簽字之后就可以報銷，而并沒有關注預算方案的合理性。這種問題會引發一個問題，就是后勤資金出現嚴重的浪費問題，資金的利用效率得不到保障。

三、高校后勤財務預算管理優化對策

（一）優化預算編制方案

在高校后勤財務預算管理中，通過優化預算編制方案可以顯著提升工作能力，本文認為工作人員必須要在工作方式與方法上進行創新，其中的工作要點包括：① 將成本核算納入預算管理中。成本核算是預算管理的重要組成部分，并且為了能夠最大限度上的保障預算方案的可行性，需要不斷拓展預算的覆蓋面。例如在食堂等服務部門的預算中，需要將經營收入、成本以及費用等納入預算管理中，并由此來預測本年度食堂的經營利潤情況，將其中數據的精準性作為評估后勤預算工作質量的重要依據。②將收繳費用納入預算管理中。從崗位職能上來看，后勤部門在收繳水電等費用后需要上繳至學校，學校將收繳的此部分費用全額沖減實際繳納的水電費用上，若期間出現了斷檔則會對學校的效益產生影響。所以在預算管理中，后勤部門需要將水電等費用納入全年預算管理中，確保應收取的費用全額收繳。

（二）完善預算編制方案

結合前文所介紹的內容可知，現階段高校后勤預算管理中還存在預算方法不科學的問題，單純的對去年的數據做簡單的計算已經無法適應未來預算管理要求，所以為了避免此類問題的發生，本文認為高校應該優化預算編制方案，其中的要點包括：① 重視零基預算編制方法。針對每年的后勤部門預算中不確定性較大的份額，在日常工作中應重視零基預算方法。以后勤部門的設備采購以及服務保障等項目為例，在使用零基預算編制方法期間，可以考慮采用外推法將傳統的支出趨勢延伸到下一年度，并根據市場變化酌情增加數額，保證后勤部門預算方案對設備采購以及服務保障成本變化的適應能力；最后再次提高預算標準，以滿足修正之后的預算支出方案。通過這種方法，能更好地掌握高校設備采購以及服務保障等業務中所出現的成本變化，具有可行性。② 采用動態滾動預算的方法。在使用該方法期間需要結合后勤部門的具體業務工作開展調整，例如針對服務保障部門中的辦公經費、基本項目支出等，對于此類常規項目需要按照后勤部門預算工作的實際情況作出調整，并根據日常工作中的實際情況作出持續的編制與修改，確保此類項目的資金變化能夠體現在動態預算方案中，方便進行有效的內部調整。③ 重視各部門的參與力度。預算管理本身具有復雜性，高校后勤部門與其他部門之間的工作有著緊密的聯系，并且很多后勤預算數據都依賴于相關部門的支持。在這種情況下，高校后勤部門應該明確其他部門在預算管理中的責任，使全體部門認識到參與預算管理工作的重要意義，在劃分責任之后，利用特定的時間節點對預算工作的開展情況作出評估，并將考評結果與本部門年終績效考核掛鉤進行綜合考評，提高各部門參與預算編制的積極性。

（三）預算執行的優化方案

目前高校在預算執行過程中普遍存在缺乏控制的問題，而造成這一結果的原因，是各部門并不了解預算執行情況，針對預算執行中存在的問題也缺乏必要的相應能力，導致預算執行中存在不足。為了避免此類問題發生，則需要進一步優化預算執行方案，其中的工作要點包括：① 為強化預算執行能力，后勤部門可以與財務部門相互預算結果相對比，通過公示預算方案之后，在高校內部形成良好的預算管理氛圍，在將執行結果的質量向各部門反饋后，及時做好追責，改變現有的預算管理方案。② 考慮到后勤各部門的預算執行具有承上啟下的功能，所以后勤部門在預算管理中也應該提升各類數據的透明度，在定期跟蹤財務預算結果之后，確保各部門能夠掌握預算執行中存在的問題；在實施階段，還需要在每年設計兩個以上的會計銜接期，在銜接期對各類預算的執行情況作出分析，進而形成有助于預算以及數據統計的新方向。③ 采用橫向或者縱向比較的方法評估預算工作的開展情況。其中在縱向對比中，則需要針對每個部門的年度數據進行比較，根據其中的數據比較結果總結預算實施方案。而在橫向比較中，高校則需要對后勤各個部門之間的數據對比，確定每個部門之間預算借鑒的執行方案，實現相互監督，并有針對性地解決預算方案中的缺陷。

（四）預算控制優化方案

為了能夠有效解決當前工作中的問題，則需要后勤預算中積極完善預算管理制度，分別從事前、事中以及事后三個環節入手完善工作管理。

1.做好后勤預算的事前控制

為強化預算管理的功能，工作人員應該從事前控制入手，針對后勤工作中存在的內容隨意以及預算編制時間短等情況，在事前控制基礎上嚴格審批流程。例如高校后勤部門可以通過調整預算編制時間，延長預算編制的計算周期，使工作人員有充足的時間完成預算編制與審批，并對預算編制內容進行討論，確保工作人員有充足的時間完成各部門預算。在調整高校預算時間范疇的基礎上，重視每個月的預算控制方案，在正確評估預算方案的執行情況后，堅持按照月度的預算評估結果確定控制基線，針對可能出現超出預算的情況對各類經費進行控制。

2.后勤預算的事中控制

在事中控制中，應細化高校后勤預算工作的細節，在與預算執行中進行監督管理后，工作人員需要對每筆費用的支出情況做把關，確保每一筆經費都能做到有據可查。所以工作人員在事中控制階段，不僅要關注各類票據的精準性，也需要盡可能地提升各部門費用報銷的邏輯性，例如針對分部門提出的不合理預算方案則需要進行評估，避免出現月末與年末集中報賬的情況，使各類費用科學合理。同時，要做好各部門辦公經費支出報銷的審核，所有辦公設備的采購應該經過學校管理部門的審批，差旅費用的報銷等也應該符合高校后勤預算管理的規定。

3.完善后勤預算的事后控制

高校審計部門會對后勤的記賬憑證以及各類經費的使用情況進行審計，但是因為后勤部門的票據數量更多、內容更加復雜，導致最終預算結果出現了差異。所以在未來工作中，事后預算需要充分發揮工作的優勢，以“周”或者“月”為單位對后勤部門的預算經費使用情況作出評價，并及時發現其中不合理之處，保證事后控制方案的嚴肅性。

四、高校后勤預算管理方案的支持保障策略

（一）重視人員參與

在后勤預算管理中，實現“全員參與”成為提升預算管理水平的關鍵，再加之后勤工作與每位師生存在密切關系，所以實現全體人員在認知以及行為上的配合，這就要求相關人員能夠轉變傳統的思想觀念，并能夠從權責分配、組織結構等方面進行轉變，在詳細闡述預算管理工作重要性的基礎上，加深全體人員對預算管理工作正確認知的基礎上，強化全體人員的整體管理理念，將預算管理思想灌輸給全體后勤工作人。

同時，采用預算管理與績效工資相結合的方法，提高全體人員參與的積極性，并在強化財務預算導向功能的基礎上，結合托預算編制、預算執行、預算控制及預算評價等各方面的審計結果，確定業務部門的成分核算方法，落實前瞻性管理方案。

（二）重視信息化建設

內部控制過程中應該運用信息化技術來進一步提高后勤部門的預算管理水平，對于高校而言，運用信息化技術可以充分解決原有工作模式的不足，可以保證后勤預算財務信息的真實性。

所以在后勤預算中，可以利用大數據技術完善后勤預算管理方案，例如工作人員可以將過去幾年時間中的后勤部門財務信息進行統計，根據其中的海量數據變化預測未來一段時間內的財務信息變化，并將市場因素、設備使用年限等因素作為變量進行集中統計，這樣在預算中所獲得的后勤保障資料才具有科學性，能夠為下一階段的數據處理奠定基礎。

結語

現階段在高校后勤財務預算管理優化已經成為高校內部管理中不可缺少的一部分，為了能夠適應未來發展需求，相關人員在后勤財務預算管理中應該主動轉變思想觀念，堅持用發展的眼光看待問題，這樣才能在管理理念上實現突破，最終全面提升內部控制水平，加快后勤管理工作的變革，使后勤成為支持高校發展的原動力，能夠進行全面的后勤管理動態優化，最終全面提升后勤預算管理水平。