ERP環境下企業財務管理系統的探討實踐思考

邱海燕 臺州北平機床有限公司

引言

在各行業競爭逐漸激烈的情況下，很多業務不只是單一形式，而是實現了跨區域、跨領域的多樣形式，我國一些企業傳統管理模式及生產模式，與當前發展形勢不再適應。在新競爭形式下，需要企業運用信息化手段改變管理模式，統一信息化管理企業中的各種資源，由此將企業經營管理效率提升，尤其是財務管理方面。在ERP環境下，企業管理模式發生改變，應用ERP模式能夠使企業及時管理資源，同時預見未來所需資源，將管理成本降低、管理效率提高。但當前我國企業應用ERP時間較短、范圍較小，在財務管理中應用ERP還有一些問題存在著，因此應該采取合理措施控制其所會出現的風險，保證企業財務管理中ERP能夠發揮重要作用。

一、企業財務管理之中運用ERP的必要性

（一）企業可實現扁平化的組織架構，確保部門之間信息暢通

在企業管理層中應用ERP系統，應注重其決策支持系統的作用發揮，該系統主要的特征是智能化，可以為企業經營決策提供信息支持，提升決策的有效性以及及時性。ERP系統有利于中層決策者實行計劃，管理者制定采購、生產、銷售等計劃以及規劃企業資金鏈可及時向企業各部門傳達，使其及時做出反應，提高執行決策的效率。ERP系統比較全面和完整，基層管理者可基于此傳達日常任務，ERP系統之中的每一個子系統都能夠有序運行，各部門在子系統中能夠明確自己的位置與任務，從而將任務順利完成，使系統能夠高效的運作。

（二）落實精細化管理，實現柔性化生產

實施ERP系統時，相較于硬件來說，軟件可起到關鍵作用，員工發展意識即為一種軟件，員工應用ERP系統之后會摒棄傳統的操作觀念與模式，以此適應信心是變化。粗放管理使得企業沒有較強成本意識，ERP系統能夠精細化管理成本，其優化計量手段后能夠更準確地把握，重視其中細節變化。企業規模在發展中擴大，對于生產數量有著較大需求，ERP系統可滿足環境變化對生產的要求，確保與時俱進。ERP系統能夠集中企業資源，基于此來分配，實現資源優化配置，除此之外，ERP系統可使企業結合實際經營要求來生產，實現柔性生產，對處于變化中的市場環境做出較為快速的反應[1]。

（三）改造和優化企業舊流程

ERP較為系統，以共享數據的形式來連接公司各部門，更加系統的掌控企業經營管理。進行流程管理時，采購計劃、預測銷售、控制生產庫存、管理賬戶、分配利潤計劃、管理人力資源成本等，都可通過ERP系統落實無懈可擊的流程，使企業運轉速度加快。只有企業管理規范化才可使業務流程更加規范，將管理漏洞減少，才可以有效堵住缺口，保證管理流程更加的標準。在材料入庫前應結合訂單來檢查，ERP系統需與操作人員加強配合，把好質量關，促進系統順暢運行。

（四）共享數據，企業迅速反應

在計算成本中，財務人員需要對比前期數據和計算后獲得的數據，利用ERP系統明確上月成本數據，由此節省一定的時間以及人力，可以更加簡單、快速的出具財務報表，原本出具財務報表是以月為單位，現在可縮短為幾個工作日。此外，在系統中，銷售人員能夠更便捷地查看產品報價，對于客戶資訊及時做出反應，使企業樹立良好形象。同樣銷售部門可通過系統來發布訂單評審表，系統將自動通知各部門開展評審工作，通過這一系統可使縱向流程以橫向方式進行。盡管要共享數據，但也應注重數據不外泄，可通過設置用戶權限來實現，采購員具備獨立口令，在權限限制下只能夠看到自己負責的供應商、采購單和具體報價等相關信息，而其他的供應商信息將會被隱藏起來[2]。加強管理員工的口令以及權限，使得數據更加安全，并將技術部門以及其他部門的協調合作能力提升。

二、在企業財務管理中應用ERP系統存在的不足

（一）財務人員認識不到位

機床產品隨著社會發展不斷更新換代，在這一背景下企業管理需實現信息化建設，這是機床公司財務管理工作落實的關鍵前提，機床公司加大管理方面投資力度，提升公司管理水平。但因為機床公司應用傳統財務系統，許多員工難以快速接受和學習新型管理模式，這會增加財務管理難度，極易出現對新發展模式認識不到位的情況。對大型公司而言，急需發展一批能夠應用計算機技術的財務專業人員，并且要求其具有較高素質和掌握較強技能，在崗位工作中需要同步學習如何設置防火墻和升級系統，該過程較為漫長，很難使老員工有所突破，需要企業引進一批技能水平高、能力強的人才，保證新型管理模式得到發展。

（二）財務制度不夠完善

完善的制度是完善財務管理的基礎，財會制度中需要應突出企業會計政策，會計政策如果不夠細致，財務人員將沒有依據開展工作，工作中將出現很多隨意的情況，對數據真實性以及傳遞正確性會造成影響，因此應制定出規范、科學的會計政策[3]。目前一些機床公司在財務制度方面還有條款不明晰的情況，這會給員工提供可乘之機，其明確財務制度漏洞后將會謀求自身財富，對公司利益造成損害。制度存在缺陷會使公司管理失誤，并且還對ERP實施效果產生影響，從而難以充分運用ERP功能。原本制度之中沒有授權管理內容，也會使不相容職務嚴格分離，這將阻礙ERP順利實施。

（三）實際操作系統存在失誤情況

當前公司財務人員未對新型管理系統有著系統、全面的了解，有些員工無法接受新鮮事物，例如做表格時依舊使用傳統軟件，這會使其工作量加大，進而將工作效率降低。員工依舊使用煩瑣的傳統系統原因是，使用時間長比較熟練，會更加依賴傳統手段來工作。在初期運行ERP財務管理系統時，財務人員怕操作不熟練產生錯誤的數據，影響其績效考核成績，對其工作積極性造成影響。

（四）ERP系統過于依賴網絡

企業實施網絡化管理可以集中管理資金和處理財務數據，能夠集中信息流與資金流，但也存在網絡安全、依賴軟件等風險。正常處理業務時，利用新系統進行處理、傳輸和核算，因為不熟悉系統會在數據方面出現錯誤，甚至會丟失文件，導致公司發展中面臨較大的風險，原本統計結果無法使用，重新做起將會投入一定的時間和人力。在技術不斷發展下，網絡黑客掌握更強的技術，將各種各樣電腦病毒加入新系統中，財務人員不愿意研究新系統，加上信息保護意識薄弱，未認識到維護公司財產的意義。

（五）預算控制銜接ERP不順暢

在企業現代管理模式之中全面預算管理理念具有系統性、人性化和戰略性特征。公司的財管預算控制之中穩定增長價值目標不夠明顯，難以準確把握下屬單位生產經營資金流動情況，資金風險很難被察覺。機床公司屬于生產制造企業，發展過程中需要不斷更新產品，這時會使檢測質量標準不斷更新，同時會提升檢測設備成本，從而可看到機床公司生產成本變化，若是沒有檢測風險和前饋控制，有差錯出現將影響企業接下來的規劃，無法通過企業財務管理系統控制預算。

（六）管理固定資產功能薄弱

管理固定資產過去沒有完整的體系支撐，很容易在其管理體系中出現漏洞，沒有清晰的劃分相應責任，要明確未知風險具有較大難度。機床公司作為制造企業，其固定資產在公司資產中占比達到70%，公司會存在沒有結合資產類型特點來加工處理，將違反會計法規定，沒有規范的會計處理程序，在財務處理方面也沒有明確的依據。這是由于機床公司產品性質會加快固定資產更新速度，導致固定資產難以實時監控，應該加強固定資產的管理模塊，將其作用發揮出來。另外，企業日常管理中應用ERP系統能夠完善管理工作，但因為資產過于密集使得企業中固定資產作用難以充分發揮出來，將會嚴重浪費資產，公司發展受限。一些企業依舊使用傳統管理模式，更注重資金，沒有管理固定資產，忽視領導監督和管理，加上不具備制度約束，將會出現許多問題，這都會使企業產生一定損失[4]。

三、ERP系統合理應用在機床公司財務管理中的策略

（一）財務人員及制度方面

1.加強培養復合型財務人員

操作人員應學習技能和提升技術水平，對ERP系統及其應用有準確認識，創新經營者經營理念，增強員工意識，激發其工作積極性，并提升自身軟實力，緊跟時代步伐不斷增強其業務學習。在有問題出現時，應從自身角度來解決，減少對于外界的依賴，積極參與到培訓中，形成良好的學習和工作氛圍。另外，對于人員難以接受新事物和工作敷衍、態度不積極等問題，通過簽到規章制度進行合理管控。領導將自身的示范和帶頭作用發揮出來，引導全體員工學習新管理理念和財務制度，并注重傾聽員工意見，并落實人性關懷，合理制定培訓計劃，將其作用充分發揮出來。除此之外，資金管理由傳統財務工作的事后、結算、統計、會計等方面提出，在業務流程每一環節中全面貫穿。注重實務操作，并關聯其他子系統，因為該機床公司較早成立，年齡大的員工比較多，財務部員工老年化情況更嚴重，這些員工可靈活運用傳統財管方法，很難接受和應用ERP財務管理系統，這時公司應該了解財務人員的思想動態，引導其轉變觀念，提升培訓的有效性，增強員工綜合能力。實施ERP財務管理系統之前，企業有必要對參與人員開展相應的培訓教育，培養出符合工作需求、能力強、素質高的人才。

2.更新財務人員的財管理念

人力資源、固定資產、生產、銷售等模塊間相互連接，在事前、事中及事后可形成全面管理，構成完善的系統。但控制財務管理不應停留在表層，需要深入企業內部，保證管理的全面性和系統性。在初期實行新系統時，將會出現很多系統問題與漏洞，導致企業財管面臨著比較復雜的風險，若是能夠合理運用防范措施，將促進企業發展，企業需要合理培訓員工，使其具備良好的風險意識，整個公司員工都應具備良好風險意識。公司執行財管制度、構建風控系統，企業管理者需構建內控制度以及績效評價體系，進行相應培訓，加強員工財務風險防范意識。管理者應該樹立榜樣，特別是樹立員工榜樣，帶領員工提升風險意識，轉變傳統觀念。此外，企業需要自上而下進行改革，由此落實先進的財務管理思想，有效運行財務管理系統。

（二）財務管理制度方面

公司需完善構建財務管理制度，以保證財務管理制度在實施中發揮相應作用。當前應用的ERP財務管理系統不夠完善，需要機床公司梳理ERP財務管理系統實施中出現的問題，將宣傳力度加大，標示財務制度中重點內容，并發放至各部門，要求各部門執行。財管制度落實之后需要機床公司結合管理制度，結合公司經營狀況、具體業務、勞動分工、運作流程明確各個崗位工作人員的責任。比如合理制定ERP系統操作手冊以及運用ERP系統的規范，構建機床公司應用及管理實踐系統體系，確保經營活動行為更加規范[5]。完善的規章制度可確保順利實施財務管理制度，管理措施在有效落實后需要上報不合理的地方，合理運用措施修訂制度，淘汰一成不變的制度，在實踐中將ERP財務管理系統不斷完善，促進企業財務管理進一步發展。

（三）組織結構設置方面

借鑒同行業公司走信息化道路成功經驗，根據自身管理特征，實施分層次ERP系統，同時做好實時監控工作。第一層為公司管理層以及外聘軟件指導人員組成，確保系統發展決策指令有效性，保證發生問題時可獲得相應的技術指導，在公司信息化步入正軌后，可將外聘的咨詢人員數量減少，但不應為了削減成本將咨詢人員大量撤回，需要遵循相應的規律進行。第二層為財務管理部門專有，組成部分是財務部門核心領導成員，在企業中這些員工是靈魂，具有核心價值，其可確保財務管理有效性，上承管理者決策，下接基層部門命令，通常該層員工為企業副職級別及以上人員，這可保證指令實施有效性。第三層為財務部門基層執行人員，其需要正確理解上級傳達指令，并且可快速、有效執行，保證質量及效率。

（四）財務管理方面

機床公司的固定資產具有品種復雜、分布廣泛、變化較大等特點，在總資產中占比70%，因此應注重管理固定資產。將管理技術水平提高，合理應用財務管理系統及時、迅速地獲取信息，結合特定指標價值對固定資產價值進行分析，有效進行資產管理，保證固定資產工作效率，加大監管固定資產力度。統計、評價單臺設備產量和費用成本，通過ERP系統可查詢內部訂單，做好更新、維護工作，以訂單組形式對單臺設備訂單加強管理。完善固定資產管理系統的管理功能，基于生產、管理信息系統的開發，在現場加強固定資產管理，在線檢測固定資產，實現無紙化辦公。除此之外，ERP系統可重塑企業業務流程，使其更加標準和規范，不管是采購原材料、簽訂訂單，還是管理人力資源、核算款項、分配期末利潤方案，都有一套系統的、標準化流程。

結語

ERP系統企業各環節工作中具有一套完整的流程，符合企業發展的信息化需求，提升企業的國際市場競爭力。企業利用ERP系統能夠提升工作效率，減少成本投入，使企業在市場的激烈競爭中脫穎而出。ERP系統與時俱進，在企業信息化發展中能夠發揮重要作用，這就需要企業結合自身特長，合理規劃和選擇信息化管理系統道路，有效應用ERP系統，將其作用充分發揮出來。