網絡環境下高校教工人事檔案管理

文/仙桃職業學院 張華容

近幾年，隨著我國信息化與互聯網環境的快速發展，實現我國各行各業都對新技術、新平臺進行利用，高校等教育領域也需要利用網絡環境更加科學合理地管理高校教工人事檔案，積極應對網絡環境提出的新挑戰，促使高校教工人事檔案管理與網絡環境發展要求相適應。網絡環境下，高校需要面臨人事檔案信息資源收集、人事檔案管理服務等挑戰，所以高校教工人事檔案管理部門必須積極對管理理念進行更新，樹立“大數據檔案”思維，確保通過對人事檔案數據進行科學合理的應用，促使高校對人事檔案管理平臺進行合理的構建，進而使高校教工人事檔案管理為高校的教學、科研與社會服務等方面提供大力的支持。

一、網絡環境下高校教工人事檔案管理創新的重要性

目前我國社會的核心競爭力就是人才，而高校作為大量人才的聚集地，只有開展更加高效的高校人事檔案管理，才能夠確保為教職工提供更加優質的服務。網絡環境下高校利用信息化管理教工人事檔案，能夠使人事檔案管理工作越來越透明，高校可以對人事檔案管理進行開放式的管理，促使教職工對檔案管理的細節進行了解。因此，高校對信息化管理進行使用，不僅能夠更加利于管理者對人事檔案的信息進行了解，也能夠更加利于教職工對自身的檔案信息進行掌握，從而滿足高校教工人事檔案管理的需求。傳統的高校教工對人事檔案管理工作，如果教職工想對自己的檔案信息進行了解，經常會使教職工花費大量的時間在檔案管理室進行查找，大部分教職工根本無法快速找到自己的檔案信息，所以高校檔案管理室如果對移動互聯網技術進行使用，能夠幫助教職工找到準確的檔案定位，使教職工查找檔案的效率得到大幅提升，進而大幅提升高校檔案的使用率。

二、網絡環境下高校教工人事檔案管理面臨的挑戰

（一）人事檔案管理理念的挑戰。高校的人事檔案包含大量的個人資料，而且這些資料屬于不對外公開的，主要是不適合公開的學術業務信息，必須對其進行保密，但是在網絡環境下導致人們沒有絕對的隱私信息，使高校利用互聯網技術管理教工人事檔案管理。首先，面臨的挑戰就是保證工作人員的檔案內容保密。相關管理工作人員必須對網絡技術熟練掌握，對管理理念進行更新，才能夠確保與網絡環境下的人事檔案管理工作要求相適應。高校的人事檔案管理涉及范圍比較廣泛，不僅有學校的任課教師，也包含財會部門、后勤部門等人員的檔案，還具有一些院校內部之間存在的人員調動情況，從而使高校傳統教工人事檔案管理工作越來越復雜。其次，大部分高校管理部門使用傳統的模式管理教工人事檔案，導致大部分文件是紙質檔案，而網絡環境下會將這些數據轉變為電子版本，使檔案管理工作難度越來越高，導致檔案管理工作量增加。

（二）人事檔案管理服務的挑戰。因為大部分高校教工人事檔案管理在前期都是對紙質方式進行管理，而大數據時代的到來，會嚴重影響傳統的管理方式，使人事文件管理部門與其他檔案管理部門之間的工作業務存在界限模糊的情況，無法順利地開展管理工作。紙質檔案管理也對檔案部門的保存提出較高的要求，必須保證檔案室干燥，同時紙質檔案具有較多的數量，導致管理十分不方便，并且紙質檔案具有一定重量，會增加管理工作的難度。雖然高校利用互聯網計算機技術管理教工人事檔案管理，可以對電子信息數據庫進行建立，然后通過計算機整理與分類檔案信息，但與此同時高校教工人事檔案管理需要面臨新的挑戰。

三、網絡環境下高校教工人事檔案管理的強化策略

（一）對人事檔案大數據管理平臺進行構建。高校為確保開展更加高效的教工人事檔案管理，高校可以對人事檔案大數據平臺進行建立，對數字電子資源庫進行構建，通過對互聯網與計算機技術進行使用，高校在校內就可以聯網處理各種檔案數據，交換不同部門的教師與院系信息，能夠更加利于教師后期調動的檔案管理。高校利用數據庫管理平臺對所有部門的人員進行綜合管理，以及對數據進行同步，確保通過使用數據平臺不僅可以減輕管理工作人員的工作量，也可以使管理工作的效率得到提升，還使機構文件管理部門的收集、整理等工作得到強化，能夠更加利于其他工作人員對檔案信息進行查詢。另外，高校通過建立電子數據信息庫，也可以為高校管理制度發展規劃提供相應的參考依據。

（二）對大數據人事檔案管理進行構建。高校教工人事檔案管理與網絡環境發展要求相適應，高校相關部門必須充分了解大數據發展的趨勢，要求管理工作人員對管理理念進行更新，以及對自身的發展理念進行轉變。高校領導層需要以先進的思想指導工作，組織管理工作人員對先進的管理理念進行學習，不斷強化管理工作人員對計算機與大數據建設的認識。因為高校教工人事檔案管理與其他管理存在較大差異，要求管理工作必須具備較強的保密性，不得公開使用管理檔案的資料，所以在管理高校教工人事檔案時，必須做好分類工作，對不同級別的保密程度進行標記。高校教工人事檔案管理工作在網絡環境下，極其容易發生數據被盜取的情況，相關管理工作人員必須對管理思想進行更新，不斷對自身的保密工作意識進行強化，樹立主動服務的理念，做到與時俱進，對管理進行及時創新，進而拓展歸檔范圍。另外，高校檔案管理部門需要積極宣傳大數據，確保高校教職工都可以感受到網絡環境下人事檔案管理工作的變化，能夠更加積極主動地對人事檔案功能進行體會，促使高校人事檔案使用率得到大幅提升。

（三）對管理數據庫建設力度進行強化。首先，高校人事檔案部門需要對管理技術進行優化，確保通過對管理數據庫建設的力度進行強化，促使高校在網絡環境下與時代發展相適應。高校在結合檔案管理工作與數字化技術時，可以對納入式管理方式進行使用，確保通過管理數據庫可以共享人事檔案信息。其次，高校不僅需要對管理部門已有的設備進行使用，也需要在管理部門投入相應的資金，確保管理部門可以對計算機的軟、硬件進行及時的更新，促使高校建立可以對與本校發展相適應的多媒體數據庫，而且高校需要極其重視木馬查殺、防火墻等工作，才能夠確保對檔案數據的安全性進行有效的保障。

四、結語

綜上所述，隨著我國逐漸進入網絡時代，各行各業都被網絡環境所影響，特別是高校教工人事檔案管理，導致高校教工人事檔案管理的開展越來越大，會嚴重影響高校教工人事管理工作的開展。因此，在網絡環境下，為確保對高校教工人事檔案管理水平進行提升，高校不僅需要對人事檔案大數據管理平臺進行構建，也需要建立大數據人事檔案管理，對管理數據庫建設力度進行強化，促使高校教工人事檔案管理工作與網絡環境的發展要求相適應，能夠更加利于高校管理部門管理教工人事檔案，從而達到高校教工人事檔案管理工作開展的目的。