校友檔案管理互動網絡平臺的探析

文/青海師范大學 楊迎春

校友檔案作為校友通信的重要保證，在召開校友會時具有重要意義，因此在校園檔案管理中，校友檔案管理工作的重要程度逐漸提升，只有高質量開展校友檔案管理工作，才能夠為師生、校友提供必要的服務。而網絡信息時代發展背景下，建立校友檔案管理互動網絡平臺已經成為提升校友檔案管理工作效率和質量的必然途徑，是推動校友檔案管理現代化發展的必然途徑。

一、校友檔案管理互動網絡平臺建設的價值

由于校友檔案自身的特殊性，以及在信息收集時，需要考慮校友信息流通性的特性，在進行網絡平臺建設時，設計人員應該盡可能使用目前使用較多的互聯網技術，以此開發具備互動形式的交友檔案信息系統，最終實現用戶操作便捷，后臺管理輕松的“傻瓜式”系統。利用互聯網建立互動模式下的網絡平臺系統，可以在用戶和管理人員使用互聯網平臺進行編輯校友檔案的過程中，實現不限時間、不限地點、不限人員的操作效果，使校友檔案管理系統從傳統封閉模式，轉型為開放型的服務模式，極大地提高校友參與的積極性和熱情。

二、校友檔案管理互動網絡平臺建設的技術

（一）物聯網技術。物聯網技術是現代化社會發展的產物，是現代化新一代信息技術的重要組成部分，其與互聯網的主要區別，是用戶的使用終端和使用范圍拓展到了物體與物體之間實現信息的交流和互通，而對于校友檔案管理互動網絡平臺的建設來說，除了可以依靠互聯網技術進行平臺建立外，還可以利用物聯網技術，實現人與人之間、物體與物體之間的深入交流。

第一，在校友檔案管理結構建立過程中，根據保密級別和資料重視程度加以劃分，可以利用類似于超市條碼的掃描系統，為校友平臺的每一個人建立相應的條碼或者標識，以此有利于用戶之間的區分，以及日常數據查詢的權限。第二，為了充分的發揮校友檔案的實際作用，可以利用4G通信技術，尤其是手機、平板等移動終端設備，將無限通信的技術與校友檔案管理互動平臺進行有機結合，以此強化溝通、交互的及時性。第三，為了更加便捷和快速地建立校友檔案平臺，技術人員可以使用一些用戶的信息軟件，比如：用戶PIP軟件或者網頁數據快照等相關平臺。第四，為了有效地利用校友檔案平臺，技術人員可以在網絡平臺上定時發布一些宣傳信息和相關資訊，以此實現校友檔案信息的共享性，其中所涉及的文件和資源，用戶可以利用BT或者其他資源下載軟件。

（二）完善互聯網技術。互聯網技術在目前社會的主要體現是信息化時代的初級階段，即電子社會時代進行全面轉型為高級階段，即信息社會時代，而建立校友檔案管理平臺，更多使用的是人們比較熟悉的互聯網系統。比如：第一，在日常校友檔案時，可以建立以此為主題的微信群和博客群，建立校友之間相互交流的平臺和空間，促使檔案平臺得到有效的宣傳和推廣，從而可以利用新浪微博與手機建立一系列的互聯網結構。第二，在校友檔案日常運轉時，后臺維護人員可以通過博客或者微博平臺，撰寫校園類型的文章或者主題，促使校友積極參與討論，以此創新校友檔案的運行模式和信息交流方式。第三，在當下自媒體平臺逐漸興起的大環境下，校友當臺可以通過參與各個自媒體平臺，增加檔案系統的人性化。第四，為了更好地引起校友用戶的使用體驗感，校友檔案互聯網平臺還可以建立書簽標志服務，在日常生活工作中，用戶可在校友檔案中把經常查找和觀看網頁并收藏，并且校友檔案平臺可以根據用戶閱讀和查找的習慣，進行檔案文件的推送，促使用戶在校園檔案平臺上，使用他人推薦的文件資源。第五，對于校園檔案的人性化建設，技術人員還可以在整體結構平臺內，增加IM系統即實時通信系統，可以使用戶輕松的與管理人員或者校園管理者進行溝通和交流，同時也可以讓大眾快速接觸檔案內部的相關資料，一旦遇到特殊問題也可以及時與后臺管理人員取得溝通，盡可能提高平臺的使用體驗。第六，為了保障校友檔案平臺的使用安全，系統平臺建立了實名制使用模式，以此輔助散落于全國各地的校友、檔案建立部門、檔案工作者以及對教育行業關心的校友，并且以此作為基礎在互聯網上建立相關的人際圈，極大地保障了用戶個人的資料安全和系統平臺的服務質量。

三、校友檔案管理互動網絡平臺的具體應用

（一）數據化技術應用。技術人員建立校友檔案互聯網平臺時，不僅可以使用互聯網技術和物聯網技術設置各種具備互動性質的功能區域，比如：根據平臺的使用范圍和目的，依靠RSS、網絡書簽以及blog網絡技術，以此設立檔案平臺的動態模式資源庫，以便于實時更新校友檔案的資源庫，并且及時更新用戶網站的數據結構。在平臺建立時技術人員需要采用IM技術在檔案平臺上建立技術咨詢以及互動功能，并且在平臺結構中建立相應的用戶會員制度，以此保證校友檔案的安全性。除此之外，系統還需要建立網絡書簽模塊，以用戶實名制作為信息數據建立的基礎，并且在用戶欄中添加訂閱功能，以此實現平臺內部簡單的信息檢索和保存使用效果。比如：劍橋大學的校友在進行校友檔案注冊時，一旦使用真實姓名和身份信息后，系統會根據用戶的身份進行學科和校系進行分類，并且用戶還可以擁有平臺相應的權益和校園福利，充分地體現了檔案平臺內部的互動性和服務性。

（二）檔案平臺主要系統建立。包括以下三個系統：

1.檔案信息集成系統。現階段，校園檔案互聯網平臺對于校友的檔案處理和利用的重點，仍然維持在怎樣滿足學校對于用戶的需求，因此一定程度上忽略了社會的服務性以及信息的共享性，所以，傳統模式下的網絡平臺主要依靠線下的硬件設備與線上的軟件平臺，并且沒有考慮到互聯網對于信息機制的實際要求。同時不同檔案平臺和機構對于不同類型的信息，所使用的相關技術也各不相同，這樣很大程度上阻礙了信息資源的共享，不利于檔案系統對于不同行業和單位的跨業操作。所以，校友檔案互聯網平臺建立時需要考慮相應的信息化集成系統、管理模式集成系統以及功能服務系統等。

2.用戶反饋系統。在檔案平臺建立過程中，技術人員需要針對檔案信息的收集和傳播方面進行相互協調和管理，加上檔案平臺中，用戶的體驗意見、使用需求以及功能效果等信息的反饋十分重要，所以建立檔案互聯網信息資源系統需要以反饋信息作為基礎依據，并且根據實際的平臺使用情況，與輸出的信息數據進行相互比較，從中找出相應的信息差距，同時協調校友檔案資源共享平臺中各個區域工作之間的關系、服務方向以及服務質量，從而針對輸出的信息進行再次調節，以此作為進一步建立校友檔案信息的信息支持。

3.安全控制系統。對于校友檔案信息平臺來說，校友用戶的個人信息安全十分重要，關系著用戶的資料和隱私，其校友檔案互聯網信息平臺的安全控制系統，主要指的是在校友檔案平臺信息共享時，平臺安全控制 系統需要保證用戶的個人信息、商業機密、知識產權以及企業發展機密的安全性。

第一，針對校友檔案信息平臺的安全控制建立，首先需要根據相關的國家法律法規，強化發布文章和內容的審核力度。第二，在校友檔案運行范圍內，規定校友檔案信息所運用的范圍以及平臺利用程度，進而劃分校友檔案信息的級別和管理程度。第三，根據校友檔案管理制度建立完善的網絡管理制度和規章體系。第四，在檔案信息平臺內部建立用戶權限功能、密碼鑰匙、用戶個人信息檢測、網絡訪問控制系統、網絡病毒防控系統、危險信號跟蹤檢測系統、網絡數據加密系統、網絡數據備份等功能，以此強化網絡結構運行過程中的發展和管理，確實的保障網絡環境下校友檔案信息的安全性和穩定性。

四、結語

開發和建立校友檔案互聯網信息平臺，可以有效地使校友檔案進行信息化與網絡化，進而實現校友檔案的互聯網信息歸檔、線上組卷、網上信息傳遞等遠程服務，充分發揮校友檔案網絡平臺的網上檢索、網上閱讀以及互動式服務等功能，相比傳統的校友信息檔案平臺來說，運用物聯網技術和互聯網技術的全新檔案平臺，可以充分發揮校友檔案內部結構中，信息和咨詢的重要作用，有利于當前教育行業的發展和普及。