基于地勘單位改革的人事檔案管理探討

文/湖南省地質礦產勘查開發局四〇五隊 易春麗

人事檔案管理就是將人員和事物相關的信息結合起來，并對其進行收集、整理、保管、鑒定、統計和加以利用，是在人事管理活動中產生的，是對一個人綜合能力的記錄，是企業在選拔人才時的重要依據。由于地勘單位的人事檔案管理活動是人力資源發展和開發的重要依據，加快檔案改革，不僅能在保證檔案私密性的同時還能維護檔案的安全性、完整性，同時在改革的過程中運用科學的方法，提升管理效率的同時還能加快人事檔案管理改革的速度。

一、人事檔案管理的意義

（一）提升社會價值。人事檔案是記錄一個人職業生涯軌跡的重要憑證，是記錄人生的重要依據，具有很重要的憑證和參考文獻價值。不管是在任何環境下，人事檔案對于一個人的職業生涯具備很重要的作用。人事檔案的社會價值是其社會自身屬性所決定的，這是因為身處經濟大環境中，人事檔案代表的是個人的閱歷，是自身的價值體現，正常情況下，企業會根據人事檔案來招收人才，人事檔案為單位選擇最優人才提供重要依據。人事檔案作為重要的信息載體，是人事管理活動中對人員資料收集、整理、歸檔以及保管的相關活動，它對社會活動具有一定的利用價值，能讓市場人力資源得到合理的配置，企業和企業之間、企業與人事之間的管理和人才培養都能夠得到很好的發揮，使其社會價值發揮到最大。

（二）提升單位價值。人事檔案在單位中具備的價值是最直觀的表現，它是在人事管理活動中形成的，是對一個人在任職期間的工作能力以及德才表現的記錄，是對個人工作期間的客觀評價，是單位對職工的第一手評價資料。單位可以根據人事檔案對人員制定具體的規劃，制定人才戰略培養、單位發展計劃、職稱評定升級以及升職等重要的規劃，而人事檔案就是其做決定的重要依據和憑證，為企業未來的決策提供了重要的信息，讓企業在規劃的同時有據可依，更容易把控企業未來發展方向。

（三）人事檔案自身的意義。人事檔案是對員工自身發展的一種記錄，它是職業生涯中很重要的文字記錄，而人事檔案管理就是對該項文字檔案保存管理，是對人事檔案的一種重視，更是對員工職業生涯的一種負責，因此加強對人事檔案的管理不僅僅是企業的一項管理工作，更多的是員工自身價值的一種體現。

二、地勘單位人事檔案管理方式存在的不足

（一）對檔案管理工作不重視。隨著經濟浪潮的不斷改革，地勘單位的發展也在經濟浪潮中不斷勇猛前進，企業的實力在不斷增加，隨之而來的便是企業的生產工作任務不斷加大，雖然它在一定程度上提升了經濟效益，但是對企業的管理造成了一定的負擔，很容易忽視管理上的問題。而在實際企業運行的過程中，很多企業的領導在追求經濟效益的時候，常常將精力放在抓生產、抓質量上，對檔案管理的要求并不高，對檔案管理工作并不重視，只是做基本的工作，確保數據不丟失即可。

（二）檔案人員配置不足。檔案管理不僅僅只是一項文檔整理存放的工作，更是一項極具專業性的工作，需要對工作中涉及的信息進行嚴格保密且平等對待，同時要求檔案管理部門要做到專人保管、單獨存放，而地勘單位對這項工作具備了一定壓力，隨著人員不斷壯大，人事檔案數量也在不斷增加，而檔案管理人員的數量卻是不變的，無形中加大了工作人員的工作量，難免會出現力不從心的問題，久而久之對檔案管理工作就會形成一定的負面影響。結合企業在職人員情況來看，部分檔案管理人員并非單位的編制人員，有很多是企業在職兼職工作，屬于非專業、非專職工作，這部分人員變化較大，不利于企業管理，還會影響其他工作事宜，會嚴重影響檔案的管理水平。

（三）人事檔案質量差。人事檔案在整理過程中，要求其信息必須真實，確保真實性是人事檔案管理的硬性要求。在檔案管理過程中，常常會出現這樣的情況：部分工作人員由于個人的目的，在填寫相關信息時篡改其真實性，對個人履歷、考核表、學歷證明等關鍵信息造假，導致檔案信息失真；其次還有很多人對該工作態度不嚴謹，工作敷衍了事，虛報錯報信息較多，事后也沒有對該部分信息進行審核，檔案信息失真情況較多，人事檔案管理難度較大。

（四）信息更新速度慢。隨著地勘單位的不斷發展，人員變化不斷加大，需要檔案管理人員時刻注意檔案信息的變化，及時更新，但是由于地勘單位本身的特殊性，很多工作人員長期處在一線工作環境，無法及時將準確情況反饋給檔案管理人員，檔案管理人員沒有及時獲取信息就會造成信息更新速度較慢，人員檔案信息出現滯后的情況。

三、完善地勘單位人事檔案管理的方法

（一）提升工作重視，加強資料審查。任何工作要想做好都必須認真對待，加強對工作的重視程度才能提升其工作質量，地勘單位的人事檔案管理也是如此，很多地勘單位的管理效率上不去是因為對工作的重視度不夠，領導只關心經濟目標，忽略了該項工作的重要性，導致員工對該項工作也不重視，很多工作都是敷衍了事，工作質量較差。

（二）做好資料收集，及時更新信息。人事檔案管理要求其資料的準確性和及時性，這對于檔案管理人員的工作要求較高，為了確保資料的及時性，收集資料這項基礎工作必須要在最短的時間完成，包括員工過去和現在的情況都要有明確的記錄，為企業未來的人才培養做鋪墊。檔案管理人員要對個人的學歷、晉升變化以及人員調動情況都要及時把握，一旦人員信息沒有及時進行更新，遇到人事考核、晉升等情況無法給企業提供準確的參考信息，很可能致使有才能的員工沒有得到晉升，而職業素養欠缺的人卻得到提升，人事管理就會存在爭議，不利于企業管理。當遇到需要調動檔案情況時，要嚴格按照流程執行，及時進行檔案歸檔，根據單位的規章制定進行統一裝訂并管理，確保檔案不丟失。

地勘單位人員由于工作的特殊性，人員流動、崗位的調動及單位遷移頻繁，不同機構和個人的各項檔案資料填報存在前后不一致，部分存在篡改信息的現象，針對這一問題，應及時組織檔案管理人員對檔案進行全面清查，查漏補缺，對于“三齡兩歷一身份”不明確的，應及時進行認定，填寫認定表。從事特殊工種的，也應該及時進行審核認定，確保因流動而改變了檔案的真實性、準確性。

（三）建立現代化檔案管理制度。人事檔案制度落后是阻礙檔案發展的重要因素，由于人員的不穩定性，檔案管理工作本身就較為復雜繁瑣，為了提升管理效率，利用現代化管理手段是非常有必要的，結合計算機信息技術，利用數據處理技術加快信息錄入的速度，提升檔案管理的效率。由于在傳統管理模式的影響下，很多企業對于現代化信息技術的利用并不多，對信息化管理的好處了解也較少，為了能夠加快信息化管理的普及，要加強宣傳，突出優勢，加快檔案管理的改革。信息化管理不僅能提升管理效率，還能加快信息傳閱的速度，調用檔案人員不直接接觸檔案，還能避免檔案被篡改，在保證查閱速度的基礎上確保信息的安全性。

（四）加強檔案人員管理水平。人事檔案管理落后是很多地勘單位普遍存在的問題，這是由于地勘單位發展歷史所決定的，而近些年來由于地勘單位的快速發展，檔案信息在不斷增加，但管理人員數量卻沒有發生實質性的變化，效率低下、質量較差已經成為普遍現象。為提升管理質量，必須要改革人事檔案管理團隊，首先，壯大管理團隊，配備專業的管理人才，并在日常工作中多加以培訓，宣傳愛崗敬業、求真務實等崗位精神，及時普及新知識和新技術，定期為單位的管理人員提供學習專業知識的機會，提升人員整體素養。其次，建立有效的激勵制度，制定合理的人才培養計劃，提升員工的工作積極性，加快檔案信息的發展腳步。

（五）完善檔案管理設施。為確保檔案管理人員的工作效率，管理設施先進和齊全是前提條件，現階段不論是人事檔案登記還是檔案信息管理都離不開現代化的設備支持，因此企業要盡可能確保檔案管理設備的齊全。首先，確保檔案存放庫房，確保防火防潮，定期對庫房環境維修和整理，防止出現蛀蟲，加強對庫房的安全管理。其次，配備專用的存放設備，檔案柜、風機以及去濕器、滅火器等設備齊全，保證檔案安全。最后，根據單位自身的使用情況配備專用的計算機、掃描儀等電子設備，建立信息化管理團隊，增加檔案使用壽命，提升管理效率。

四、結語

人事檔案管理是管理活動的一種，因此人事檔案管理人員必須要根據企業制定的管理流程嚴格執行，不得私自修改流程，不得違背流程進行檔案管理。而為了避免管理活動中出現問題，加強對人事檔案的審核是管理活動中必不可少的環節，企業應當配備專業的復核人員，在加強信息化管理的前提下，加強對信息真實性的管理，確保檔案信息真實、準確且及時，由此提升人事檔案的質量，加快人事檔案發展的腳步，為人事檔案管理做重要的鋪墊。