新形勢下事業單位人事檔案管理要點

文/鐵嶺縣財政金融事務服務中心 李曉梅

事業單位人事檔案管理指的是在事業單位運營發展過程中，記錄其管理相關的人事活動，包括對工作人員調配情況，工作人員的經歷、自身能力和工作表現等事業單位工作人員的日常情況，是檔案管理工作的重點內容。因此，對新形勢下事業單位人事檔案管理要點進行討論十分有必要，只有相關人員重視新形勢下事業單位人事檔案管理，了解事業單位人事檔案管理過程中存在的問題，并且積極采取措施，才能夠從根本上解決問題，從而促進事業單位健康發展。

一、新形勢下事業單位人事檔案管理的必要性

人事檔案一般記錄工作人員的經歷、自身能力和工作表現等，檔案中的信息具有科學性、真實性和權威性，能夠為事業單位相關部門提供非常關鍵的基礎數據，不僅在調整工作人員工資方面發揮著非常重要的作用，同時還能幫助事業單位更好地培養人才、使用人才，充分發揮人才特長，提高事業單位管理效能。

二、事業單位人事檔案管理過程中存在的問題

（一）檔案基礎設施不完善。現階段人事檔案主要包括兩種形式：一種是傳統的紙質版的人事資料，另一種是伴隨多媒體出現的電子檔案。當前，人事檔案的基礎設施普遍存在配置低、不完善的問題，突出表現是：硬件設施落后，電子錄用檔案相關設備不夠齊全，如計算機、網絡和掃描儀等設備嚴重缺乏，造成人事檔案信息化水平較低，限制事業單位人事檔案管理工作信息化發展。從業人員專業性不強，崗位流動性強，專業培訓不到位，造成人事檔案管理隊伍老齡化、兼職多、不能和現代的信息化發展水平相適應。

（二）檔案管理標準不統一。當前，事業單位人事檔案管理過程中存在一個非常明顯的問題——沒有明確的管理標準。由于沒有明確的管理標準，導致無法保證事業單位人事檔案管理工作質量。部分事業單位在開展事業單位人事檔案管理時，各個部門會以自身的工作特點及工作要求作為標準，部門之間相對獨立，各自為政，彼此互不干涉，所以不能形成統一的管理標準，導致信息不能共享、數據不能共享、軟件不能共享。

（三）檔案管理方式相對落后。現階段，社會已經進入信息化發展的時代，但是很多事業單位人事檔案管理方式比較落后，部分還是采用手工或者半手工操作的方式，雖然利用計算機能夠將紙質檔案變成電子檔案，但是沒有達到系統化和科學化的水平，沒有真正提高事業單位人事檔案管理的質量，更沒有有效提高事業單位人事檔案管理工作效率。此外，當前事業單位人事檔案管理過程中檔案整理、檔案分類方法和錄入標準等都無法滿足新時代背景下事業單位人事檔案數字化的發展需求。

（四）檔案的利用率較低。人事檔案本身就是為了更好地服務各級部門，它能夠保存較多的信息，是事業單位管理工作的重要資料來源，但是現階段人事檔案的利用率較低，僅僅服務于調整工資工作，沒有充分發揮人事檔案在管人用人方面的重要作用，因此在一定程度上影響事業單位職能的有效發揮。同時，由于對人事檔案高效利用缺乏深入思考，對其功能特性、利用價值等考慮不充分，從而影響了人事檔案的利用效率，影響著事業單位的長效發展。

三、事業單位人事檔案管理要點分析

（一）領導重視，明確責任。相關部門應該對事業單位人事檔案管理工作有正確的認識，在日常工作中重視事業單位人事檔案管理工作，普及事業單位人事檔案管理工作重要性知識。確保事業單位人事檔案管理投入，確保事業單位人事檔案管理工作人員相對穩定，工作認真負責，確保及時準確對事業單位工作人員的檔案信息核對更新，確保在進行人事檔案交接的時候，依法依規進行，明確責任歸屬，出現問題追責問責。

（二）完善管理制度，實現科學管理。人事檔案是一項綜合性較強的工作，這也意味著人事部門進行事業單位人事檔案管理工作的順利進行需要其他部門的協同配合。事業單位可以通過分工協作的方式將人事檔案的收集、處理、分類、錄入、管理劃分成“金字塔式”的責任層級，讓全體事業單位相關工作人員參與到人事檔案管理工作中來，對檔案管理工作進行科學分工，系統管理，形成科學的管理網絡。相關部門應該制定完善的人事檔案管理制度，按照事業單位的實際情況，本著既節省人力，又提高效率的原則，實現人事檔案管理系統化、科學化。

事業單位人事檔案管理工作人員具有一定的流動性，事業單位人事檔案管理工作具有分散性，這些都不利于事業單位人事檔案管理工作順利進行。為了較好地解決這些問題，可以將分散的事業單位人事檔案管理轉變成為社會化的事業單位人事檔案管理，這樣方便進行集中管理，有效節約資源。

總之，事業單位人事檔案管理部門應該不斷完善管理制度，建立科學系統的管理模式，真正實現人事檔案為事業單位管理和發展提供數據支持的服務目標。

（三）完善基礎設施，實現現代化管理。完善相關的基礎設備，是順利進行事業單位人事檔案管理工作的前提。需要按照事業單位人事檔案管理工作的實際情況，滿足事業單位人事檔案管理工作新形勢下的信息化需求，如增加檔案管理投入、不斷引進先進的設備、完善電腦、掃描儀等基礎設施等。同時還應該引進先進的信息化管理系統，對全國范圍內事業單位的人事檔案進行統一的管理，實現人事檔案單獨儲存，專人管理，存閱分開，電子查檔，信息共享。隨著我國科學技術的不斷發展，加強人事檔案管理的信息化建設已經成為事業單位不能回避的重要工作，完善人事檔案管理的相關基礎設施，已經成為人事檔案管理必須解決的難題，工欲善其事，必先利其器，完善人事檔案管理的基礎設施，是有效提高事業單位人事檔案管理工作效率的必要條件。除此之外，還應該做好事業單位人事檔案管理信息化的安全防范工作，避免出現網絡泄露和資源泄漏問題。在此期間，需要檔案管理人員不斷強化自身的信息化意識，重視信息化管理方式在事業單位人事檔案管理中的高效利用，全面提升其信息化管理水平，避免影響檔案資源利用效率及管理效果等，滿足事業單位的可持續發展要求。

（四）建立人才機制，提高管理水平。事業單位的良好發展，離不開人才，只有人才，才能夠推動事業單位的可持續發展。如果事業單位人事檔案管理工作不重視人才的引入，就會嚴重影響事業單位人事檔案管理工作。因此，想要做好人事檔案管理工作必須建立科學的事業單位人事檔案管理人才機制。首先，把好選人用人關。要讓事業心強、責任心強、能力水平強的干部到人事檔案管理崗位從業。其次，做好培養培訓工作。要對從業人員進行思想教育，提高做好人事檔案工作責任意識，要堅持不懈做好業務培訓，提高人事檔案管理工作人員的專業素質。再次，做好學習交流工作。要學習先進的管理經驗和做法，實現本單位的人事檔案管理和前沿的管理水平接軌。最后，聘請專家引進先進技術，實現管理手段、管理方法、管理技術、管理制度科學化、現代化、信息化。

四、事業單位人事檔案方面的要點

基于事業單位人事檔案的管理研究，也需要明確這些方面的要點：1.注重切實有效的檔案管理體系的構建及執行，對人事檔案形成過程、利用過程等進行科學管理，更好地體現出其在事業單位發展中的應用價值，實現對人事檔案的科學管理。2.加強人事檔案管理效果評估，處理好其中的細節問題，并通過對功能強大的管理系統構建的思考，增加事業單位人事檔案管理中的技術優勢，逐漸優化與之相關的管理方式，最終達到人事檔案管理技術不斷提升及事業單位發展思路拓寬的目的。

五、結語

綜上所述，事業單位人事檔案管理過程中存在一些問題，像基礎設施不完善、管理標準不統一、管理方式落后、利用率較低等。這些問題的存在，影響了事業單位人事檔案管理工作的有效進行，需要采取措施，如領導重視明確責任，完善管理制度實現科學管理，完善基礎設施實現現代化管理，建立人才機制，提高管理水平等。希望通過本文分析，更多專業人士能夠參與到新形勢下事業單位人事檔案管理要點課題的討論中來，針對文中的不足，提出寶貴的意見，為促進我國事業單位的良好發展做出貢獻。