事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題及完善對(duì)策分析

文/濟(jì)南市第四人民醫(yī)院 鄭曉稚

事業(yè)單位有效進(jìn)行工作，少不了人事檔案監(jiān)管工作的支撐，事業(yè)單位基于檔案的監(jiān)管工作非常注重，自新中國(guó)構(gòu)建開(kāi)始人事檔案管理工作就已經(jīng)步入正軌。人事檔案是事業(yè)單位獲取人才信息的主要來(lái)源，進(jìn)行人才選拔時(shí)的重要依據(jù)，直接關(guān)系到事業(yè)單位能否在競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟。所以，我國(guó)事業(yè)單位應(yīng)提高對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，采取先進(jìn)的管理措施和手段，對(duì)檔案監(jiān)管工作加以改善并健全，讓人事檔案監(jiān)管工作彰顯出本來(lái)的價(jià)值，推動(dòng)事業(yè)單位的長(zhǎng)足進(jìn)步。

一、人事檔案監(jiān)管工作對(duì)事業(yè)單位的深遠(yuǎn)意義

人事檔案管理工作在事業(yè)單位的發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用。首先，事業(yè)單位重視人事檔案監(jiān)管工作，人事檔案管理可以幫助事業(yè)單位及時(shí)掌握單位員工的基本信息。有了人才的支持，事業(yè)單位才能穩(wěn)步發(fā)展，只有更好地掌握人員信息，充分了解內(nèi)部人員的情況，才能充分發(fā)揮人才的價(jià)值。其次，事業(yè)單位的人事檔案管理，滿足了社會(huì)人才流通的需求，是各個(gè)單位進(jìn)行人才選聘的重要依據(jù)。再次，人事檔案的管理工作有利于推動(dòng)人力資源改革的深化。從我國(guó)目前來(lái)看，部分事業(yè)單位在人事檔案管理工作上出現(xiàn)了一些問(wèn)題，比如：事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的重視度不高、人事檔案管理部門缺少相應(yīng)的配置、人事檔案管理方式落后等，需要事業(yè)單位對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行優(yōu)化，提升人力資源的工作水平，使事業(yè)單位穩(wěn)步發(fā)展。

二、人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）事業(yè)單位不很注重人事檔案監(jiān)管工作。因?yàn)閲?guó)內(nèi)部分事業(yè)單位對(duì)于人事檔案監(jiān)管工作不夠重視，使事業(yè)單位人事檔案監(jiān)管工作發(fā)生了大大小小小的問(wèn)題。事業(yè)單位不注重人事檔案監(jiān)管工作的主要表現(xiàn)：沒(méi)有對(duì)檔案管理工作投入大量的人力和物力，導(dǎo)致沒(méi)有專門人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，大多數(shù)人是兼職，沒(méi)有做到“一個(gè)蘿卜一個(gè)坑”。人事檔案管理工作人員對(duì)工作不夠重視，工作專業(yè)技能差，綜合素質(zhì)低，很難運(yùn)用科學(xué)的方法展開(kāi)工作，限制了檔案管理工作的發(fā)展。

（二）人事檔案管理信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后。在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，信息化時(shí)代對(duì)人事檔案的管理工作產(chǎn)生了重要影響，傳統(tǒng)的人事檔案監(jiān)管設(shè)備已很難符合社會(huì)的要求，限制了人事檔案監(jiān)管工作的推進(jìn)。部分事業(yè)單位沒(méi)有落實(shí)檔案管理工作的信息化建設(shè)，依然采用傳統(tǒng)的手工操作，阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。大部分管理人員在工作中依靠傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行，缺乏技術(shù)性和科學(xué)性，增加了人事檔案的保存和管理難度，降低了工作效率和工作質(zhì)量。

（三）人事檔案管理工作復(fù)雜。在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，由于單位信息不斷變化，需要及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理等操作，增加了工作量。在人事檔案保存時(shí)，要及時(shí)進(jìn)行防潮、防火等技術(shù)方面的處理，防止檔案出現(xiàn)意外情況。

（四）相關(guān)法律法規(guī)制度不健全。在人事檔案管理工作上，部分事業(yè)單位沒(méi)有建立健全相應(yīng)的法律法規(guī)，對(duì)檔案管理工作沒(méi)有做出制度上的規(guī)范，導(dǎo)致部分工作人員沒(méi)有嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行工作，對(duì)工作消極懈怠。對(duì)人事檔案管理工作沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范化、制度化要求，導(dǎo)致人事檔案管理信息缺乏真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

（五）檔案與本人實(shí)際脫離。在事業(yè)單位人事檔案管理中，經(jīng)常出現(xiàn)老職工離職而檔案仍然存放在原單位的現(xiàn)象，導(dǎo)致企業(yè)在招聘新員工時(shí)，由于人事檔案滯留在原單位而無(wú)法辦理入職手續(xù)。部分用人單位在招聘人才時(shí)允諾免人事檔案交接，可以重新記錄檔案內(nèi)容，導(dǎo)致部分檔案信息沒(méi)有真實(shí)性。

三、事業(yè)單位健全人事檔案監(jiān)管工作的舉措

（一）事業(yè)單位要強(qiáng)化人事檔案監(jiān)管工作的關(guān)注。為了切實(shí)提升人事檔案監(jiān)管工作，事業(yè)單位一定要強(qiáng)化對(duì)檔案監(jiān)管工作的注重程度。事業(yè)單位要求提升對(duì)人事檔案監(jiān)管工作的人力和物力的投入，完善人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)備、招聘專業(yè)的技術(shù)人才、提高檔案工作人員的待遇、嚴(yán)格選聘檔案管理人員。單位應(yīng)定時(shí)定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高工作人員的業(yè)務(wù)能力和整體素質(zhì)，有助于人事檔案監(jiān)管工作的平穩(wěn)進(jìn)步。

（二）按時(shí)對(duì)人事檔案監(jiān)管工作人員進(jìn)行技能培訓(xùn)。我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理部門沒(méi)有專業(yè)的管理人才，導(dǎo)致檔案監(jiān)管工作欠缺科學(xué)監(jiān)管。為了轉(zhuǎn)變這一現(xiàn)狀，事業(yè)單位理應(yīng)按時(shí)對(duì)人事檔案監(jiān)管工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，加強(qiáng)工作人員的專業(yè)技能。事業(yè)單位可以通過(guò)專家講座、知識(shí)競(jìng)賽、觀看學(xué)習(xí)視頻等方式進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)結(jié)束后，要制定相關(guān)的考核體系，針對(duì)檔案管理人員的基礎(chǔ)知識(shí)掌握情況和專業(yè)技能進(jìn)行綜合測(cè)評(píng)，制定崗位競(jìng)爭(zhēng)制度，加大崗位之間的競(jìng)爭(zhēng)，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，對(duì)工作人員賞罰分明。

（三）建立健全相應(yīng)的人事檔案管理工作制度。為了使檔案管理人員進(jìn)一步規(guī)范工作行為，事業(yè)單位應(yīng)該構(gòu)建對(duì)應(yīng)的機(jī)制，約束職員的行為，為人事檔案監(jiān)管工作提供根本保證。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確按照《干部檔案工作條例》制定相應(yīng)的規(guī)章制度，不斷完善制度的相關(guān)內(nèi)容，規(guī)范工作人員的工作措施，保證檔案工作不斷推進(jìn)。事業(yè)單位要建立檔案督查監(jiān)管小組，構(gòu)建人事檔案監(jiān)管工作的督查監(jiān)管系統(tǒng)，對(duì)檔案監(jiān)管工作進(jìn)行定期檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作存在的問(wèn)題，并進(jìn)行解決。

（四）將信息化建設(shè)應(yīng)用在人事檔案管理工作中。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，科技的廣泛使用改變了我國(guó)傳統(tǒng)落后的工作方式，事業(yè)單位的人事檔案管理也應(yīng)引進(jìn)信息技術(shù)，根據(jù)工作的具體情況，改善工作條件和工作方法。首先，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，可以利用信息化檔案管理系統(tǒng)將傳統(tǒng)的文字圖像等具體信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息資料，方便工作人員對(duì)檔案的調(diào)取，促進(jìn)人事檔案管理工作順利開(kāi)展。其次，工作人員在開(kāi)展工作時(shí)，盡可能大范圍地使用計(jì)算機(jī)軟件、云盤、虛擬儲(chǔ)存空間和大數(shù)據(jù)處理技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行保存，保證檔案工作的安全性和保密性，信息技術(shù)的應(yīng)用為人事檔案的儲(chǔ)存節(jié)省了空間，同時(shí)也提高了檔案管理工作的效率。

（五）事業(yè)單位要增加基金的投入力度。在事業(yè)單位的人事檔案監(jiān)管工作里，由于單位不夠重視，所以缺少對(duì)檔案管理工作的投資，使人事檔案管理工作出現(xiàn)許多問(wèn)題。所以，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視人事檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行大量投資，建立檔案管理庫(kù)、購(gòu)買檔案管理設(shè)備、滅火器等。保證檔案室的通風(fēng)，做好檔案的防潮工作，對(duì)檔案室定期進(jìn)行清理，保證檔案室的干凈整潔，提高檔案的保存環(huán)境，有利于人事檔案的長(zhǎng)期保存。同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)增加對(duì)檔案管理工作人員的投資，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)，規(guī)范其工作行為。先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和專業(yè)的檔案管理人才，可以保證檔案工作的順利進(jìn)行。

（六）加強(qiáng)人檔分離的檔案管理。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各大行業(yè)對(duì)與員工的要求也逐漸提高，增加了人才的流動(dòng)性。為了人事檔案管理更加適應(yīng)人才流動(dòng)，事業(yè)單位應(yīng)完善人檔合一的制度，行人檔分離的人事檔案管理體制，保證新員工順利入職。

（七）建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)。在事業(yè)單位中，由于工作中的信息多種多樣，所以要將檔案信息進(jìn)行分類整理。工作人員應(yīng)盡職盡責(zé)，做好自己的工作任務(wù)，可以利用計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一儲(chǔ)存，及時(shí)更新信息庫(kù)。各個(gè)部門應(yīng)加強(qiáng)溝通，保證檔案管理工作人員及時(shí)對(duì)信息進(jìn)行更改和完善。

（八）保證人事檔案信息化的安全性。人事檔案信息是各個(gè)事業(yè)單位的機(jī)密文件，所以要提高人事檔案管理的安全性，保證信息不被泄露。事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)人事檔案信息化管理工作人員的安全性教育和安全技術(shù)培訓(xùn)，增強(qiáng)信息保密安全意識(shí)及安全使用技能。在工作時(shí)，工作人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案調(diào)閱制度，查閱檔案時(shí)，需要人事部及主管領(lǐng)導(dǎo)簽字授權(quán)，查閱檔案應(yīng)該當(dāng)天返回，歸還檔案時(shí)仔細(xì)核查有無(wú)修改或缺項(xiàng)，進(jìn)行密封保存；對(duì)于離職的工作人員，檔案管理人員應(yīng)按照對(duì)方新單位的要求妥善寄出，寄出前仔細(xì)檢查檔案的完整性。檔案在存儲(chǔ)時(shí)，應(yīng)保證紙質(zhì)版檔案和數(shù)字檔案分開(kāi)存儲(chǔ)，提高檔案儲(chǔ)存的安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位的人事檔案信息在單位的發(fā)展中有著舉足輕重的地位，所以，事業(yè)單位應(yīng)提高對(duì)人事檔案監(jiān)管工作的注重程度。為了確保事業(yè)單位人事檔案監(jiān)管工作的有效推進(jìn)，事業(yè)單位要第一時(shí)間找出人事檔案監(jiān)管工作中發(fā)生的問(wèn)題，并及時(shí)完善。運(yùn)用科學(xué)化、信息化、現(xiàn)代化的手段完善檔案管理工作中的問(wèn)題。運(yùn)用科學(xué)的手段進(jìn)行檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作順利開(kāi)展，保證事業(yè)單位充分掌握工作者的根本檔案，有效彰顯人才的用途，推進(jìn)事業(yè)單位長(zhǎng)足進(jìn)步。