關于加強醫院重要事件檔案管理的思考

文/江蘇省南通市腫瘤醫院 陳娜

重要事件檔案是經濟社會發展中發生的涉及面較為廣泛、影響較為深遠的典型事件所形成的真實記錄，是檔案資源的重要組成部分，能對將來關鍵時刻關鍵事件的重要決策部署提供有益參考價值。2019年12月爆發的新冠肺炎疫情是中國經濟社會中的一個重要事件，同時也是對中國公共衛生事業影響深遠的節點性事件，為全面展現新冠肺炎疫情防控的真實場景及以后突發公共安全事件提供了有價值依據，加強新冠肺炎疫情下的檔案管理勢在必行、意義非凡。2020年2月7日，國家檔案局印發《關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，要求各地各部門做好疫情期間防控檔案工作，重視疫情防控檔案的收集積累和管理利用，全面“記·疫”。醫院作為抗擊疫情的前沿陣地，見證了防疫一線的歷史過程，醫院系統有責任和義務做好疫情檔案建設工作，將檔案工作納入疫情防控總體部署。

一、留住歷史記“疫”的重要價值

（一）構筑共同記憶。“一個國家如果沒有檔案。它將失去歷史而變成傳說”。重要事件檔案作為國家機構和社會組織活動的重要原始記錄，在國家記憶建構中有其重要的能量和價值。對新冠肺炎疫情期間檔案進行管理的過程，就是構筑大眾對這一重要事件的記憶過程。作為這次重大事件檔案管理的重要一環，醫院系統應著重記錄和保存防疫一線醫護人員盡責擔當、救死扶傷的歷史過程，全面記錄和保存眾志成城、共克困難的感人畫面，凝練中國防疫人在歷史進程中的擔當精神，發揮檔案在民族記憶中的正能量。

（二）優化決策參考。此次新冠肺炎疫情是一件典型的公共衛生突發事件，它在防控組織、應急響應、醫療救治、交通運輸、民生保障等方面積累的經驗教訓對未來公共衛生突發事件有重要的參考價值。因此，醫院檔案管理人員增強歷史責任感和使命感，精準詳盡記錄和保存防疫期間的重要檔案資料，讓政府和各級單位在處理重大公共衛生突發事件時，可以獲得精準、全面、系統的檔案資源支持，從歷史重要事件中尋求有益助力，從而不斷優化決策參考。

（三）提供技術支撐。與其他重要事件檔案不同，疫情防控產生的資料中含有公共衛生管理、醫療應急響應、疫苗及藥品研發等重要方面資料，對疫情防控檔案的管理與開發，可以為醫護人員的科研攻關提供技術支撐。科研工作者可以通過檔案資料全流程回顧總結疫情防控，分析病毒的傳播渠道和周期，精準研發疫苗與藥品，為當前疫情的防控和公共衛生突發事件綜合應急能力提升提供基礎支撐。

二、留住歷史記“疫”存在的問題和難點

盡管類似新冠肺炎疫情檔案管理工作等重要事件檔案日益受到關注和重視，但是，當前的重大疫情防控過程中，檔案的保存、收集、管理和利用仍存在一定的問題。

（一）檔案難以齊全。由于疫情防控期間各檔案管理單位對重要事件檔案管理重視程度不一，因此檔案收集會出現參差不齊的情況；同時，新冠肺炎疫情檔案形成具有階段性、來源的廣泛性、載體的多樣性等特點，大量存放于部門或個人手中的檔案材料不能及時有效進行統一收集。此外，相關檔案管理人員自身檔案管理及疫情資料重要性認知有限，缺乏一定能力對檔案進行集中管理。

（二）管理難以集中。疫情防控期間檔案是由參與其中的單位各自收集、歸檔，分散保管于各單位，檔案收集沒有較為明確的牽頭單位，這在一定程度上影響了特定檔案的完整性。與此同時，由于檔案實體的管理分散，在后續對疫情防控檔案開發利用的過程中，難以對其檔案進行較為集中的信息化處理，建立專題檔案數據庫的設想也較難實現。

（三）資源難以利用。習近平總書記在中央政治局常委會上強調：“疫情防控不只是醫藥衛生問題，而是全方位的工作，各項工作都要為打贏疫情防控阻擊戰提供支持”。因為疫情防控資料保存分散、未建立專題數據庫等問題，當各級政府部門需要開展研究做決策部署的時候，檔案管理部門可能會出現應接不暇的情況，難以提供較為精準的檔案信息服務，在關鍵時刻不能起到協同發力的作用。

三、加強新冠肺炎疫情檔案管理的思考

醫院系統應高度重視，將疫情防控檔案收集管理工作納入疫情防控總體工作安排部署，納入疫情防控指導督查范圍。通過加強領導、明確責任，建章立制、完善措施，切實做好疫情防控檔案資料收集管理工作，并督促指導所屬單位做好相關工作。

（一）加強組織領導，思想上高度重視。疫情防控是黨委、政府直接領導并且高度重視的大事、要事，其檔案管理質量高低直接影響到未來黨委、政府疫情管理決策，并且與民眾的生命安全息息相關，各級領導干部和各部門必須高度重視，尤其是防疫第一線的醫衛系統。主辦或者承辦單位應當第一時間與檔案部門溝通，通過召開相關檔案管理人員會議，研究確定檔案管理方案，及時將防疫檔案歸檔到位；檔案管理部門要圍繞中心工作，積極主動作為，爭取領導支持，全力宣傳，監督、檢查、指導疫情防控檔案管理工作。

（二）壓實工作責任，健全工作機制。建立檔案部門歸口管理、主辦部門牽頭負責、各方共同參與的工作機制。一方面，明確綜合檔案、人事檔案、病歷檔案、財務檔案等相關科室及各工作人員的工作職責，確保每項具體的檔案都有對應的檔案人員負責。在遵照醫院的檔案工作方案的基礎上，結合新冠疫情具體工作，建立考核機制，壓實每個檔案人員的工作職責。另一方面，考慮到醫院檔案工作的特殊性，醫院檔案工作人員一般為兼職，結合一線工作的具體情況，統籌安排，做到“兩手抓”“兩手硬”。

（三）明確歸檔范圍，做到應收盡收。醫院在開展新冠肺炎疫情防控工作的過程中形成的一系列紙質與電子的文字、圖表、照片、音像、實物均是醫院抗疫的重要檔案材料。通過明確歸檔范圍和要求，進一步完善疫情檔案資料。醫院抗“疫”檔案的歸檔范圍主要有以下十個方面：1.上級部門發布的重要報告、簡報、信息、專報、快報、大事記、總結、決策、重要批示、指示和會議紀要等。2.醫院形成的系列相關發文：如組織構建、工作方案、防控方案、救治方案、應急流程、物資捐贈管理辦法等。3.醫院領導（班子成員、中層干部等）在疫情防控期間的工作表現、所受獎懲情況等。4.醫院黨委、紀委組織、跟蹤監管疫情防控責任落實工作情況所形成的材料。5.醫院開展防控工作（體溫檢測、流行病學調查、健康碼查驗、疫情監測等）形成的文件材料。6.醫院收治新冠肺炎疑似病例、開展核酸檢測工作形成的文件材料。7.醫院職工每日體溫檢測，疫區接觸史、外出情況等相關文件。8.醫院援鄂、援外醫療隊伍、醫療人員及支援車站、機場等醫務人員抗疫工作情況，所做的事跡報告、宣講，所獲榮譽等文件材料（文字、圖像、實物等）。9.醫院組織藥品、防疫用品等物資保障工作情況。10.醫院宣傳報道抗疫先進人物、典型事跡所形成的文字、圖像，在新聞媒體、醫院公眾微信號上所做的宣傳報道等。

（四）加強集中管理，提高有效利用。檔案的價值在于利用，無論是醫院管理者，還是具體的醫院檔案從業者，都應高度重視檔案服務與利用工作。在全面收集、應收盡收的同時，還要放眼長遠，將疫情檔案的收集與利用、編研相結合，提高有效利用率，使“死檔案”變成“活資源”。比如，可以精心組織專題活動，通過地方各單位的巡回展覽展現抗疫故事和抗疫精神；或者通過組織專業力量開展專題研究，組織專家團隊結合檔案資料對防疫知識進行專題宣講，提高民眾防疫意識和能力；還可以在一定范圍內提供在線查詢、檢索服務，助力相關領域工作人員提升業務能力和水平。

四、結語

醫院在做到應收盡收、全面“記疫”的同時，還應主動適應新形勢、新需求，做好疫情檔案的開發利用工作。檔案管理部門要在對醫院抗疫檔案進行分類整理、精細加工的基礎上，聯合黨辦等宣傳科室，借助廣播、電視、報紙、微信公眾號等多媒體平臺，宣傳報道，講好醫院抗疫故事，宣傳醫護人員盡職盡責、救死扶傷的英雄壯舉，提高疫情檔案的實用性、使用率，為打贏疫情防控阻擊戰營造良好的輿論環境，展現新冠疫情防控中的正能量。