檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用初探

文/廣東省江門市新會(huì)區(qū)中醫(yī)院院務(wù)辦公室 梁秀萍 尹朝紅 張仲芬

醫(yī)院是社會(huì)公共衛(wèi)生服務(wù)體系的主體，在為社會(huì)提供醫(yī)療服務(wù)、保障居民身體健康方面發(fā)揮著重要的作用，而當(dāng)前，隨著醫(yī)療體系改革的不斷深入，醫(yī)院的現(xiàn)代化程度越來越高，醫(yī)院在發(fā)展過程當(dāng)中，產(chǎn)生的檔案種類和內(nèi)容也越來越多，如何對(duì)這些檔案進(jìn)行有效的管理，成了當(dāng)前醫(yī)院管理中的一個(gè)難題。就目前來看，大多數(shù)醫(yī)院依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，在檔案管理方面存在著嚴(yán)重的管理缺陷，難以滿足現(xiàn)代醫(yī)療體系下的醫(yī)院檔案管理需求，在這樣的情況下，對(duì)醫(yī)院檔案管理模式進(jìn)行改革，以提升檔案管理水平，對(duì)推動(dòng)醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展來說，有著非常重要的意義。

一、醫(yī)院綜合檔案管理的重要性及其改革的必要性分析

（一）醫(yī)院綜合檔案管理的重要性分析。1.推動(dòng)醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。醫(yī)院在日常經(jīng)營活動(dòng)當(dāng)中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案信息，綜合檔案是醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)的一個(gè)重要基礎(chǔ)，特別是在現(xiàn)代醫(yī)療體系的約束下，醫(yī)院每一項(xiàng)活動(dòng)都要進(jìn)行相關(guān)的記錄，以方便后期的查閱，而綜合檔案管理則為醫(yī)院相關(guān)資料的留存和查閱方面發(fā)揮著重要的作用，醫(yī)院才能在此基礎(chǔ)上保持正常的運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)。2.保障醫(yī)院管理工作的開展。隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國的醫(yī)院都面臨著巨大的競爭壓力，在現(xiàn)代醫(yī)療體系下，全面、完善的醫(yī)院綜合檔案是醫(yī)院管理開展管理工作的重要依據(jù)，能夠幫助醫(yī)院對(duì)現(xiàn)有的管理模式進(jìn)行改革，促使醫(yī)院從傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化、科學(xué)化的管理模式，提升其管理效率，從而使得醫(yī)院在當(dāng)前的醫(yī)療體系下能夠保持良好的運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)。3.見證醫(yī)院的發(fā)展歷程。醫(yī)院歷史是醫(yī)院文化的一個(gè)重要組成部分，是一個(gè)醫(yī)院精神價(jià)值觀的體現(xiàn)，能夠在社會(huì)上形成一定的影響，而醫(yī)院綜合檔案則是見證醫(yī)院發(fā)展歷程的重要資料，它記錄了醫(yī)院發(fā)展過程中的重要事件和科研、醫(yī)療技術(shù)等信息，能夠幫助后來者多層次、多角度對(duì)醫(yī)院歷史進(jìn)行探究，對(duì)發(fā)揚(yáng)醫(yī)療文化和精神來說，有著非常重要的作用，是重要的歷史資源。

（二）醫(yī)院綜合檔案管理改革的必要性分析。1.數(shù)字時(shí)代發(fā)展的必然要求。當(dāng)前的時(shí)代是信息化時(shí)代，人們借助信息技術(shù)能夠完成以前無法完成的事情，在信息化時(shí)代的檔案管理工作，不僅僅是檔案的保管那么簡單，還要借助信息化技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行深入的分析，對(duì)需要的資料進(jìn)行優(yōu)化整合，這是信息化時(shí)代下檔案管理的必然要求，而對(duì)醫(yī)院檔案管理工作來說，要想實(shí)現(xiàn)這些，必須要對(duì)傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行改變，在綜合檔案管理工作中深入普及信息技術(shù)，并加以利用，只有這樣，才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，提升檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效管理。2.醫(yī)院檔案管理發(fā)展的需要。隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的不斷發(fā)展，醫(yī)院在提供醫(yī)療服務(wù)、進(jìn)行醫(yī)療交流活動(dòng)的過程當(dāng)中，都會(huì)產(chǎn)生大量的資料，將這些資料進(jìn)行歸檔和管理是一項(xiàng)龐大的工作，醫(yī)院的綜合檔案管理若是停滯不前，是無法有效對(duì)這些資料進(jìn)行管理的，況且隨著其他行業(yè)體系檔案管理模式改革方面越來越深入，醫(yī)院的檔案管理也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，緊跟檔案管理的潮流，才能更好地同其他體系進(jìn)行學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，才能為人們提供更好的醫(yī)療服務(wù)。

二、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理模式現(xiàn)狀分析

（一）觀念落后，管理意識(shí)不足。隨著現(xiàn)代醫(yī)療體系的不斷完善，醫(yī)院的醫(yī)療水平也在不斷提升，但是就目前來看，醫(yī)院過于重視醫(yī)療水平的提升，而輕視檔案管理工作的落后觀念依然十分普遍。在實(shí)際的醫(yī)院管理工作當(dāng)中，檔案管理人員對(duì)檔案資料管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案管理工作不甚重視，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理十分混亂，經(jīng)常出現(xiàn)相關(guān)檔案收集不全面、整理不完善、保存方式缺乏科學(xué)性的情況，使得一些重要的資料保存壽命大大縮減，在進(jìn)行相關(guān)醫(yī)療交流或者科研活動(dòng)的時(shí)候，無法對(duì)有些檔案進(jìn)行查閱，嚴(yán)重制約了醫(yī)院醫(yī)療水平的提升。

（二）內(nèi)容復(fù)雜，管理難度較大。我國的醫(yī)院大多數(shù)為公立醫(yī)院，主要目的是給社會(huì)提供醫(yī)療服務(wù)，而不是獲取利益，隨著市場改革的不斷深入，政府對(duì)醫(yī)院的支持力度逐漸減小，醫(yī)院要想保持良好的運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，只能依靠自身的運(yùn)營管理，其運(yùn)營過程中產(chǎn)生的采購、預(yù)算、協(xié)議等等資料同樣需要進(jìn)行管理，使得當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理，不僅要對(duì)醫(yī)療技術(shù)方面的資料進(jìn)行整合，還要對(duì)這些運(yùn)營過程中的資料進(jìn)行管理（如會(huì)計(jì)檔案、安全生產(chǎn)檔案等），其內(nèi)容的復(fù)雜，給醫(yī)院的檔案管理工作增添了不少難度。

（三）體系缺陷，管理手段落后。從目前的醫(yī)院檔案管理情況來看，醫(yī)院的檔案管理體系存在著嚴(yán)重的缺陷，導(dǎo)致當(dāng)前醫(yī)院的管理模式比較落后。一方面，醫(yī)院在檔案管理方面缺少專業(yè)的人才，檔案管理工作往往由醫(yī)護(hù)人員兼任，缺乏檔案管理相關(guān)知識(shí)，導(dǎo)致其在醫(yī)院檔案管理過程只能進(jìn)行一些資料的收集和整理，卻無法讓檔案更加規(guī)范、科學(xué)。另一方面，技術(shù)體系存在一定的缺陷，在信息化高度發(fā)達(dá)的今天，部分醫(yī)院依然完全采取人工歸檔的方式對(duì)檔案進(jìn)行整理和管理，不僅管理效率大打折扣，還會(huì)導(dǎo)致檔案在查找、調(diào)用時(shí)，效率較低。

三、醫(yī)院綜合檔案管理中，管理模式的改革策略分析

（一）提升檔案管理者的意識(shí)和素養(yǎng)。針對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中，相關(guān)人員觀念落后，管理意識(shí)不足的問題，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)將改革的重點(diǎn)放在人身上，人是進(jìn)行檔案管理的主體，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)以此為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)檔案管理人員開展專題培訓(xùn)，促使其管理意識(shí)和責(zé)任心得到提升，能夠清楚地認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理工作的重要性，促使其自覺規(guī)范自己在檔案管理中的行為，保障檔案的真實(shí)性和可靠性。同時(shí)引進(jìn)《檔案法》等相關(guān)法律條例，開展檔案管理理論知識(shí)的學(xué)習(xí)活動(dòng)，并定期進(jìn)行管理經(jīng)驗(yàn)的交流，進(jìn)而提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，使得其能夠充分應(yīng)對(duì)醫(yī)院綜合檔案管理工作，對(duì)其進(jìn)行分析、整理、歸檔，提升檔案管理方面的專業(yè)性，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院檔案的有序管理。

（二）加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案管理的信息化建設(shè)。時(shí)代在不斷地發(fā)展和進(jìn)步，醫(yī)院的檔案管理模式改革也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代的需求，針對(duì)檔案內(nèi)容量大、管理難度大的劣勢，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的合理應(yīng)用，積極推行信息化檔案管理體系建設(shè)，以信息技術(shù)手段來提升醫(yī)院的檔案管理水平。醫(yī)院可以引進(jìn)華夏檔案管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)資料的電子化管理，省去了一些繁瑣的環(huán)節(jié)，使得管理效率得到了明顯的提升。不僅如此，華夏檔案管理系統(tǒng)還通過錄入卷內(nèi)目錄和檔案目錄，相關(guān)人員可以在管理系統(tǒng)中利用搜索引擎，以搜索關(guān)鍵詞的方式快速對(duì)所需要的檔案編號(hào)和所存放位置進(jìn)行查找，提高其查找的便捷性，實(shí)現(xiàn)檔案高效的管理。醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)是大勢所趨，能夠讓檔案管理工作更加規(guī)范化和現(xiàn)代化。

（三）建立健全的現(xiàn)代化綜合檔案管理體系。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作手段落后，效率低下的一個(gè)重要原因，還有就是檔案管理體系存在一定的缺陷，從而使得檔案管理水平長期得不到提升。針對(duì)這樣的情況，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立健全的現(xiàn)代化檔案管理體系，實(shí)行專人專管的制度，將檔案管理責(zé)任落實(shí)到科室和個(gè)人，或者按照檔案類別分別指定管理負(fù)責(zé)人，在日常工作中根據(jù)檔案收錄明細(xì)表進(jìn)行檔案的收集，并以年度為單位，在每年年初進(jìn)行上一年度的檔案整理和歸檔。這樣一來，檔案的整個(gè)收錄和整理流程就趨于完善，從而避免了因資料收集完善而使得歸檔不及時(shí)的情況出現(xiàn)，促使檔案管理更加完善，保證檔案的真實(shí)可靠。此外，醫(yī)院還要對(duì)檔案的管理活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督，堅(jiān)決杜絕不合理、不合規(guī)的情況出現(xiàn)，使得檔案的整個(gè)管理流程都具備科學(xué)性和合理性，從根本上提升檔案的管理水平。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著現(xiàn)代化醫(yī)療體系的改革，醫(yī)院在經(jīng)營的過程當(dāng)中，會(huì)產(chǎn)生大量的信息資料，這些信息資料對(duì)醫(yī)院來說，有著非常重要的作用和意義，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)采取一定的手段對(duì)綜合檔案進(jìn)行管理。而就目前來看，醫(yī)院在檔案管理方面仍然存在一定的不足之處，隨著時(shí)代的改變，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理需求，對(duì)醫(yī)院檔案管理模式進(jìn)行改革勢在必行，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)從實(shí)際出發(fā)，建立現(xiàn)代化的、信息化的檔案管理體系，積極提升管理人員素養(yǎng)，使得檔案的管理水平得到有效的提升，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的價(jià)值。