關(guān)于新時(shí)期文書(shū)檔案管理工作的思考

文/上海市青浦區(qū)婦幼保健所 吳磊

新時(shí)期的文書(shū)檔案管理工作在檔案體系中極為重要，它是數(shù)據(jù)和歷史信息的收集，也是決策的重要參考依據(jù)，記錄著整個(gè)社會(huì)的發(fā)展。文書(shū)檔案管理，可以詳細(xì)幫助企事業(yè)單位錄入和記載材料信息，為后期的運(yùn)用提供依據(jù)，信息化時(shí)代對(duì)文書(shū)檔案管理水平的要求逐漸提高，良好的文書(shū)檔案將為企事業(yè)單位工作的有效開(kāi)展提供保障。

一、新時(shí)期文書(shū)檔案管理的意義

（一）適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。在社會(huì)不斷發(fā)展過(guò)程中，文書(shū)檔案管理工作已經(jīng)被很多企事業(yè)單位所重視，逐步成為單位領(lǐng)導(dǎo)決策水平和決策效率的衡量依據(jù)。新時(shí)期的文書(shū)檔案管理涵蓋了一個(gè)單位很多方面的內(nèi)容，社會(huì)發(fā)展過(guò)程需要文書(shū)檔案管理作為一個(gè)單位的向?qū)В笇?dǎo)和幫助單位更好地發(fā)展。

（二）推動(dòng)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步。新時(shí)期文書(shū)檔案管理無(wú)論是在企業(yè)單位，還是事業(yè)單位，都是必不可少的。在單位的行政管理上、單位的發(fā)展歷史上等方方面面都有所運(yùn)用。所以，文書(shū)檔案很大程度上推動(dòng)了社會(huì)的發(fā)展。例如企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作，工作人員總結(jié)的研究報(bào)告、工作人員的研究信息等，這些研究的數(shù)據(jù)對(duì)推動(dòng)企業(yè)進(jìn)步，起到至關(guān)重要的作用。并且提高文書(shū)檔案的管理水平，也為后續(xù)的企業(yè)研究提供快捷方便的全方位資料，促進(jìn)企業(yè)工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（三）提供有價(jià)值的數(shù)據(jù)。文書(shū)檔案工作是一項(xiàng)要求較為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎瑯I(yè)務(wù)性很強(qiáng)，為工作單位提供著很有利和有價(jià)值的數(shù)據(jù)。例如機(jī)關(guān)單位日常工作中，文書(shū)檔案包含了日常公書(shū)文書(shū)的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)管理、檔案管理與保管等內(nèi)容，是企事業(yè)單位管理工作的一個(gè)重要組成部分。它真實(shí)地記錄了企事業(yè)單位的各項(xiàng)工作，有著重要的查考價(jià)值，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定計(jì)劃、處理問(wèn)題，經(jīng)常要從文書(shū)檔案中去查找重要的數(shù)據(jù)信息，如果檔案查到了，很多問(wèn)題就可以得以解決，順利地進(jìn)行工作。

二、文書(shū)檔案信息化的優(yōu)點(diǎn)

（一）提高辦公效率。文書(shū)檔案信息化可以利用檔案管理系統(tǒng)，將信息資料存儲(chǔ)在上面，它解決了以往出現(xiàn)的信息資料收集不完整、字跡不工整等問(wèn)題，節(jié)省了人力，也提高了信息資料的準(zhǔn)確性。

（二）實(shí)現(xiàn)資源共享。以前的文書(shū)檔案大多是紙質(zhì)版，所以無(wú)法做到信息資料的共享，造成了資金和資源的浪費(fèi)，并且紙質(zhì)版的檔案查找資料也較為困難。但是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企事業(yè)單位廣泛應(yīng)用，直接提高了文書(shū)檔案的利用率，使得信息化的文書(shū)檔案更加方便快捷。

三、文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）文書(shū)檔案資料整理質(zhì)量不高。在文書(shū)檔案管理工作中，文書(shū)檔案的歸檔整理是非常重要的。只有將文書(shū)檔案的資料收集完整，歸檔整理好，才可以使后續(xù)的檔案管理工作順利發(fā)展，形成有價(jià)值的檔案資料。但很多單位行政管理部門(mén)不重視文書(shū)檔案管理的重要性，使得文書(shū)檔案資料收集不全或歸檔整理不到位，直接影響了單位檔案管理工作的有效價(jià)值發(fā)揮。

（二）文書(shū)檔案歸檔不完整。很多單位對(duì)文書(shū)檔案歸檔工作有所忽視，也是文書(shū)檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題的主要因素。例如企事業(yè)單位要整理歸檔的文書(shū)檔案很多，一些資料文件都需要打印。但是隨著電子化辦公的逐步展開(kāi)，上報(bào)的材料可以直接通過(guò)信息化平臺(tái)傳輸，這也提高了企事業(yè)單位工作人員的辦公效率。但是因?yàn)檫@些網(wǎng)絡(luò)傳播的文書(shū)材料和文書(shū)檔案銜接不到位，使得歸檔不完整。目前文書(shū)檔案的歸檔工作主要是硬盤(pán)存儲(chǔ)、文字性存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)傳輸，硬盤(pán)存儲(chǔ)因?yàn)闆](méi)有文字進(jìn)行留底；文字性存儲(chǔ)是只存儲(chǔ)文字，不存儲(chǔ)電子版的材料，所以在一些活動(dòng)中會(huì)出現(xiàn)文書(shū)檔案資料的不全面；網(wǎng)絡(luò)傳輸只是保存最終的資料，不保留收集和統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)資料。

（三）工作人員的知識(shí)欠缺。由于新時(shí)期信息化檔案工作的要求，各單位開(kāi)始不斷地引入信息化檔案管理系統(tǒng)，這就需要檔案管理人員能夠熟練運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理工作。但是由于一部分檔案人員信息化技術(shù)知識(shí)欠缺，一部分檔案人員知識(shí)量不高，沒(méi)有基礎(chǔ)的信息化檔案管理意識(shí)，并且企事業(yè)單位也沒(méi)有對(duì)這些人進(jìn)行信息化檔案工作的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。因此，導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)信息化檔案的管理不專(zhuān)業(yè)。在檔案管理工作不斷改革和發(fā)展中，有一些工作人員只關(guān)注自己的工作，從而忽視了在信息化檔案管理的發(fā)展過(guò)程中提高自己。有些在平時(shí)檔案工作中，沒(méi)有自我學(xué)習(xí)的意識(shí)，導(dǎo)致在企事業(yè)單位信息化檔案運(yùn)用過(guò)程中，出現(xiàn)很多的問(wèn)題，使得檔案管理工作滯后。

四、新時(shí)期文書(shū)檔案管理工作的研究措施

（一）強(qiáng)化信息化手段。1.提高信息化平臺(tái)的實(shí)用性。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和數(shù)字媒體技術(shù)已經(jīng)面向社會(huì)，在人們的生活中被廣泛應(yīng)用，這為我國(guó)各個(gè)行業(yè)帶來(lái)了新的機(jī)遇。現(xiàn)階段文書(shū)檔案的管理模式，也由以前的紙質(zhì)化檔案管理模式，改變?yōu)樾聲r(shí)代的電子化檔案管理模式。首先，各文書(shū)檔案使用單位要升級(jí)現(xiàn)在的平臺(tái)，讓單位可以使用綜合性更加強(qiáng)的檔案管理平臺(tái)。其次，單位還要升級(jí)平臺(tái)硬件，可以改變信息網(wǎng)絡(luò)的狀態(tài)和使用速度，這不僅可以讓網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可以適應(yīng)文書(shū)檔案的管理需求，還可以為單位的文書(shū)檔案管理工作提供基礎(chǔ)保障。2.檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)同步。在信息化改革中，文書(shū)檔案在獲取信息資料的同時(shí)，還要保證信息資料的真實(shí)性，這樣也可以讓信息技術(shù)體現(xiàn)其價(jià)值。文書(shū)檔案的管理部門(mén)，不能僅僅是存儲(chǔ)信息資料，還要給工作人員提供更多的信息數(shù)據(jù)，使這些數(shù)據(jù)能夠?yàn)楣ぷ魅藛T服務(wù)。最后，檔案管理人員要對(duì)搜集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和整理，并且進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)同步，這樣可以提高檔案管理的效率，為企事業(yè)單位工作者提供便利。

（二）完善檔案管理工作的制度。1.設(shè)定基本制度框架。很多企事業(yè)單位會(huì)把工作的重心放在業(yè)務(wù)水平的增長(zhǎng)方面，而忽視了文書(shū)檔案的管理工作。所以，使得單位的文書(shū)檔案管理工作不規(guī)范，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作的管理水平降低。因此單位首先要解決文書(shū)檔案的制度管理問(wèn)題，對(duì)管理制度進(jìn)行強(qiáng)化，這樣文書(shū)檔案的管理也就有了最基本的制度框架，工作人員可以按部就班地開(kāi)展工作，這樣才可以提供更加完整真實(shí)的文書(shū)檔案。2.對(duì)各個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)劃。制定初步制度框架，但是依舊無(wú)法滿(mǎn)足企事業(yè)單位檔案資料的需求，所以還要深化研究改革文書(shū)檔案的制度。首先從文書(shū)檔案管理的各個(gè)工作環(huán)節(jié)，進(jìn)行明確的制度規(guī)劃，這樣工作人員可以明確自己的管理工作內(nèi)容和責(zé)任，從而把之前在管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充和完善。3.做好管理環(huán)節(jié)間的銜接。工作人員須對(duì)檔案管理各環(huán)節(jié)間的流程進(jìn)行完美的銜接，同時(shí)要對(duì)所屬環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行核實(shí)和歸類(lèi)，這樣可以保證文書(shū)檔案的流暢性。從企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的實(shí)踐過(guò)程來(lái)看，一方面要確保重要信息資料的保密，另一方面要把單位發(fā)展歷程的資料進(jìn)行應(yīng)用探究，所以檔案員要對(duì)信息資料的每一個(gè)流程環(huán)節(jié)進(jìn)行無(wú)縫銜接。

（三）提高文書(shū)檔案的管理水平。新時(shí)期，文書(shū)檔案的管理工作要跟上時(shí)代的步伐，做到與時(shí)俱進(jìn)，文書(shū)檔案的管理水平會(huì)直接影響到企事業(yè)單位的社會(huì)形象和文書(shū)檔案的質(zhì)量。所以企事業(yè)單位一定要積極提高文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平。1.培養(yǎng)管理人員的專(zhuān)業(yè)水平，首先要給管理人員創(chuàng)造不斷學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)和空間。例如企事業(yè)單位可以邀請(qǐng)專(zhuān)家開(kāi)展講座，對(duì)管理人員進(jìn)行有針對(duì)性的講解和指導(dǎo)。同時(shí)，也可以讓管理人員去別的企事業(yè)單位進(jìn)行交流，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式，提高管理人員的管理水平和綜合素質(zhì)。2.創(chuàng)新文書(shū)檔案的管理技術(shù)。在文書(shū)檔案管理的過(guò)程中，檔案人員要對(duì)管理技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，必須增強(qiáng)管理意識(shí)，要讓管理人員意識(shí)到現(xiàn)代化管理技術(shù)的重要性，并且還要定期對(duì)員工進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)文書(shū)檔案的工作質(zhì)量。要讓管理人員把信息化運(yùn)用到文書(shū)檔案的整理和歸納中，保證信息資料的安全性和實(shí)用性，也為文書(shū)檔案的工作人員提供一個(gè)良好的環(huán)境。

（四）提高管理人員的積極性。提高文書(shū)檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)水平的同時(shí)，還需要提高工作人員對(duì)檔案整理的積極性。信息數(shù)據(jù)除了研究結(jié)果需要保存整理，其收集過(guò)程中的信息數(shù)據(jù)也同樣需要保存整理，以確保單位使用文書(shū)檔案的完整性，便于以后的查閱和再利用。

五、結(jié)語(yǔ)

在新時(shí)代的發(fā)展中，文書(shū)檔案管理也被逐漸重視起來(lái)，所以良好的文書(shū)管理技術(shù)不僅可以提高企事業(yè)單位的社會(huì)形象，還可以提高文書(shū)檔案的工作質(zhì)量，能帶動(dòng)企事業(yè)單位的效益，使企事業(yè)單位平穩(wěn)發(fā)展。