新形勢(shì)下水利工程檔案管理創(chuàng)新途徑分析

文/德州市水利勘察設(shè)計(jì)研究院 孫英華

現(xiàn)階段，水利工程檔案管理中面臨著諸多的困境問(wèn)題，制約了水利工程發(fā)展，加強(qiáng)檔案管理手段上的創(chuàng)新，成為當(dāng)前亟須解決的問(wèn)題。檔案管理水平直接關(guān)系到水利工程建設(shè)的規(guī)范性、技術(shù)指導(dǎo)性，影響著水利工程整體建設(shè)水平。因此，水利工程單位必須提升對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，積極運(yùn)用先進(jìn)的管理辦法，提高檔案管理成效，更好發(fā)揮檔案管理工作的作用。

一、新形勢(shì)下水利工程檔案管理面臨的困境

（一）忽視檔案管理工作。就水利工程當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，工程項(xiàng)目管理人員過(guò)于追求水利工程的經(jīng)濟(jì)效益，忽視了檔案管理工作，一定程度上影響了水利工程建設(shè)發(fā)展步伐，難以規(guī)范工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。部分水利部門未設(shè)立專門的檔案管理室，在檔案工作安排上、執(zhí)行上過(guò)于形式化，甚至造成檔案損壞、丟失等現(xiàn)象，嚴(yán)重阻礙水利工程建設(shè)發(fā)展。

（二）未建立完善的檔案管理制度。完善的檔案管理制度，可推進(jìn)水利部門檔案管理工作有序開(kāi)展，然而就水利工程部門檔案制度落實(shí)情況來(lái)看，未形成規(guī)范有序的檔案管理制度，知識(shí)管理人員較為隨意，缺乏一定的約束性。新形勢(shì)發(fā)展下，要求水利部門必須結(jié)合本單位實(shí)際發(fā)展情況，建立完善的檔案管理體系，加強(qiáng)對(duì)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的管控，推進(jìn)水利工程檔案管理工作高質(zhì)量開(kāi)展和落實(shí)，更好發(fā)揮檔案管理工作在水利工程建設(shè)中的作用，更好為工程建設(shè)提供資料支持，從而落實(shí)好工程計(jì)劃，保證水利工程最終建設(shè)質(zhì)量。另外，水利部門忽視了激勵(lì)機(jī)制在檔案管理工作中的重要性，嚴(yán)重打擊了管理人員工作的積極性，難以調(diào)動(dòng)檔案管理人員的熱情，導(dǎo)致檔案管理工作受到影響，制約水利工程發(fā)展建設(shè)。

（三）檔案信息化建設(shè)程度不高。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理，效率較低，尤其在水利工程項(xiàng)目數(shù)量不斷增多的情況下，紙質(zhì)化檔案帶來(lái)一定的局限性，需要投入大量的人力資源，耗時(shí)耗力，不便于檔案管理。新形勢(shì)發(fā)展背景下，水利工程應(yīng)當(dāng)由紙質(zhì)化檔案管理向無(wú)紙化、數(shù)字化管理模式發(fā)展，提升水利工程信息化建設(shè)進(jìn)程。部分水利工程項(xiàng)目發(fā)展中，仍繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，造成檔案丟失、損壞等問(wèn)題，嚴(yán)重影響水利工程發(fā)展。現(xiàn)代化信息技術(shù)快速發(fā)展背景下，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，可有效提升檔案管理水平，提高檔案保存效果，便于檔案修改，由于部分水利部門的管理人員在數(shù)字化檔案上認(rèn)識(shí)不足，致使數(shù)字化檔案管理工作未能在短時(shí)期內(nèi)快速落實(shí)；同時(shí)，在檔案整理上不夠系統(tǒng)化，工作效率較低。

（四）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待于進(jìn)一步提升。水利部門檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)不過(guò)硬，部門中存在身兼數(shù)職的現(xiàn)象，未明確劃分專人進(jìn)行檔案管理，現(xiàn)有的檔案管理人員，并非水利專業(yè)出身，致使水利工程檔案管理的專業(yè)性不強(qiáng)，基于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在操作先進(jìn)的技術(shù)軟件過(guò)程中，不夠熟練，自身所掌握的檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)有限，無(wú)疑給水利工程檔案管理工作增加了巨大的難度。同時(shí)，水利部門在內(nèi)部人員結(jié)構(gòu)配置上不夠完善，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員缺乏行之有效的培訓(xùn)，最終導(dǎo)致檔案管理工作的無(wú)序，在具體查找檔案過(guò)程中，較為混亂。

二、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（一）保證工程建設(shè)與檔案管理同步進(jìn)行。在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)支持下，水利工程項(xiàng)目在建設(shè)初期，涉及施工組織設(shè)計(jì)說(shuō)明、工程招投標(biāo)文件、監(jiān)理文件、資金管理文件等，涉及的文件資料內(nèi)容綜合性較強(qiáng)，通過(guò)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，可建立數(shù)字化檔案的預(yù)立卷制度，實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)與檔案管理同步進(jìn)行，更好地為水利工程建設(shè)提供施工依據(jù)。

（二）提高了檔案管理的完整性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作，具有一定的滯后性，數(shù)字化檔案管理，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資料實(shí)時(shí)更新的目標(biāo)，高效促進(jìn)工程建設(shè)與檔案資料管理同步發(fā)展，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，尤其在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，可依托網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資料傳輸和共享，避免檔案丟失，更加規(guī)范化地錄入頁(yè)碼、題名、日期、內(nèi)容等，方便瀏覽和查閱，同時(shí)加強(qiáng)與工程建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)共享，保證了檔案資料的完整性，提供了高質(zhì)量的檔案查詢服務(wù)，避免重復(fù)歸檔，提高水利部門檔案管理工作效率，推動(dòng)工程有序建設(shè)。

（三）提高檔案查詢的便利程度。水利工程項(xiàng)目建設(shè)中形成的工程檔案諸多，數(shù)字化檔案的運(yùn)用有效彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案文件卷內(nèi)補(bǔ)錄困難問(wèn)題，提高檔案查找效率，減少人力資源的投入，以電子版檔案形式進(jìn)行檔案存儲(chǔ)，避免檔案出現(xiàn)腐爛、丟失等問(wèn)題，尤其在異地工程建設(shè)中，數(shù)字化檔案優(yōu)勢(shì)不言而喻，減少了中間手續(xù)，高效便捷，實(shí)時(shí)為水利工程建設(shè)提供依據(jù)支持。

三、創(chuàng)新水利工程檔案管理的有效途徑

（一）提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。水利部門必須提升對(duì)水利工程檔案管理工作的重視程度，從根本上發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)作用，積極樹(shù)立水利部門正面形象，水利工程檔案管理負(fù)責(zé)人，要積極轉(zhuǎn)變新形勢(shì)下的創(chuàng)新理念，創(chuàng)新檔案管理工作辦法，更好利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)水利工程檔案管理工作改革，積極學(xué)習(xí)和引進(jìn)先進(jìn)的管理辦法，借鑒優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)和成果；同時(shí)，水利部門要結(jié)合自身實(shí)際發(fā)展情況，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，積極推到檔案管理工作落到實(shí)處，進(jìn)一步提升水利工程檔案管理工作水平。

（二）建立健全完善的檔案管理制度。要想從根本上提升水利工程檔案管理工作質(zhì)量，水利部門要嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》制定規(guī)范的水利檔案管理制度，設(shè)定專門的檔案室，在人員聘用方面，選取專業(yè)的檔案專業(yè)人才，提高人力資源的利用率，不斷優(yōu)化檔案管理部門的人員結(jié)構(gòu)，減少人員頻繁流動(dòng)。明確劃分人員職能，將具體責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的約束，定期開(kāi)展檔案管理工作培訓(xùn)大會(huì)，深入貫徹落實(shí)水利部門合同、協(xié)議以及招投標(biāo)資料管理的重要性，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培養(yǎng)，確保人員可以將理論知識(shí)與實(shí)際的檔案管理操作有效聯(lián)系起來(lái)，并在檔案管理過(guò)程中，對(duì)施工管理文件、機(jī)電設(shè)備文件、水文地質(zhì)環(huán)境等文件科學(xué)地進(jìn)行劃分整理。同時(shí)，水利部門要建立激勵(lì)機(jī)制，明確獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的員工進(jìn)行精神獎(jiǎng)勵(lì)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于違反檔案管理制度的人員提出批評(píng)和教育，調(diào)動(dòng)人員參與檔案管理工作的積極性。另外，水利工程單位，要深入解讀國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，在水利工程檔案管理過(guò)程中，實(shí)時(shí)掌握社會(huì)動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)落實(shí)各項(xiàng)水利工程檔案管理政策，并嚴(yán)格要求相關(guān)人員切實(shí)執(zhí)行，確保從根本上提升水利工程檔案管理工作的專業(yè)性、規(guī)范性、有序性。

（三）推動(dòng)數(shù)字化檔案建設(shè)。新形勢(shì)下，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)善于利用信息技術(shù)輔助檔案管理工作，水利部門管理人員要不斷培養(yǎng)自身的信息化素養(yǎng)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理辦法，提高檔案管理質(zhì)量，定期邀請(qǐng)專業(yè)的信息技術(shù)人才到水利部門開(kāi)展講座，講解數(shù)字化檔案管理在水利工程建設(shè)中的優(yōu)勢(shì)作用，加快推進(jìn)水利工程檔案無(wú)紙化的轉(zhuǎn)換。水利工程檔案本身就包含了地下水庫(kù)發(fā)展史資料、文書檔案資料、工程土地征用資料、環(huán)境保護(hù)資料等，通過(guò)構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案管理方式，做好水利工程檔案無(wú)紙化轉(zhuǎn)換工作，以電子版方式進(jìn)行檔案存儲(chǔ)和管理，提升檔案管理的安全性和完整性，為實(shí)際工程建設(shè)提供資料查閱服務(wù)，同時(shí)，在新增項(xiàng)目資料文件時(shí)，可通過(guò)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)增添項(xiàng)目條款，解決了傳統(tǒng)檔案滯后性問(wèn)題。

（四）提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員作為水利部門檔案管理的核心，加快提升人員專業(yè)素質(zhì)和自身的專業(yè)技能，可提高檔案管理的整體水平，推動(dòng)水利工程在新形勢(shì)下，發(fā)展建設(shè)。基于“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代發(fā)展背景下，水利部門要定期組織開(kāi)展相關(guān)人員的培訓(xùn)工作，培養(yǎng)其信息化素養(yǎng)，加強(qiáng)考核，確保檔案管理人員可熟練操作檔案管理軟件，并加強(qiáng)對(duì)檔案無(wú)紙化轉(zhuǎn)換過(guò)程中的指導(dǎo)，規(guī)范檔案管理人員整理、錄入、歸檔行為，防止人為錯(cuò)誤的發(fā)生，在系統(tǒng)錄入過(guò)程中，要按照檔案編號(hào)、順序進(jìn)行錄入，并通過(guò)軟件進(jìn)行質(zhì)檢校對(duì)，確保檔案信息錄入的準(zhǔn)確性，保證水利工程檔案信息的完整性。

四、結(jié)論

綜上所述，檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展中的重要組成部分，水利工程相關(guān)單位，必須加快轉(zhuǎn)變檔案管理辦法，緊跟信息化時(shí)代發(fā)展，積極創(chuàng)新先進(jìn)的檔案管理工作辦法，加快構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提升檔案管理工作效率，推動(dòng)水利工程項(xiàng)目健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。