以信息化管理系統構建醫療設備電子檔案的探討

文/廣西醫科大學第一附屬醫院 劉柳

醫療設施設備的電子信息系統應用，目前在我國的使用范圍正在逐步擴大，但是在系統的使用和執行中，依然存在不少的問題。如系統數據中僅錄入了設備的采購和使用日期，歸屬部門，但是對于設備的維修和保養記錄沒有維護，設備使用年限和折舊價值沒有直接體現等，在設備盤點中，還需要依賴紙質單據進行逐一盤點，再進行二次的統計和錄入，而不是通過設備二維碼或者條形碼進行系統的直接盤點，在人力資源上造成不少的浪費。

一、信息化系統架構設置的要求

（一）網絡架構設置。醫療設施設備系統常用的網絡架構有封閉式的網絡架構和開放式網絡架構，其中，封閉式網絡架構的特點是訪問量比較小，對服務器要求不高，需要訪問的計算機的數量也不多，在系統數據信息共享方面，能夠做到系統內相關部門的信息共享，例如在質量管理部門和維修部門之間，通過流程實現數據信息的共享，但是跨部門的查閱和數據調取比較困難。封閉式網絡架構在成本支出上比較具有優勢，由于只在少數部門之間傳輸，因此，其信息傳輸快捷，對硬件要求不高，但是也同樣是因為其能夠滿足的瀏覽形式比較單一，給其他部門的查閱和調取數據帶來阻礙。另外一種網絡架構是開放式的網絡架構模式，這種系統架構一般會設置專門的計算機作為系統服務器，提升數據查閱和調取的速度，在數據共享方面，能夠實現跨部門、跨平臺的信息數據共享，但是在資源投入上，也需要付出較大的人力物力，在后期的系統維護和軟件升級方面也有較高的難度和挑戰。

（二）系統權限設置。無論是封閉式的網絡架構還是開放式的網絡架構模型，在權限設置上，其設計的邏輯都是一致的，即部門負責人或者系統管理員設置一級權限，具有對數據的查閱、修改、刪除等所有權限，對于設施設備的使用部門負責人則設置訪問、修改等承擔部門固定資產責任的相關權限，對于其他相關人員，如操作使用人員，行政人員等，設置三級權限，僅能對于數據進行查閱，無法對于設備的流轉和參數修改進行編輯。通過權限的設置，保證設備數據從錄入、流轉、報廢全生命周期的信息審核和監控。

二、信息化管理系統中對于醫療設備的功能設置及管理

（一）檔案資料錄入系統模塊設計。信息系統的上線，首先離不開基礎數據的維護，尤其是基礎數據必須確保準確完整，才能對后續的流程的順利實現創造可能的空間，在醫療設備電子信息系統檔案中，其設備管理模塊中，需要詳細記錄設備的參數信息，其記錄的方式和邏輯與傳統的紙質單據的模式相同，如在系統模塊中，含有對于設備數據分類查詢的功能，支持按照設備編號、使用人信息、采購日期等不同的字段進行精確或者模糊查詢。系統還應該能夠滿足各類信息數據導出需求，以便提高系統數據的操作便利性。另外，在設備的時間提醒模塊，通過設置保修保養期限、報廢期限等，系統后臺自動計算，在到期之日前主動對管理人員進行提醒。同時，在設備采購環節，當設備簽收入庫之后，系統將會自動生成設備電子信息檔案，包含設備采購的ROI分析報告，采購前期關于設備購買的相關論證資料、相關采購合同、審批流程信息，供應商資質證明等，驗收簽收單、相關科室的接收流轉單據等，只要與設備采購相關的必要材料，在設備入庫前的基礎資料維護中，都將進入設備的電子信息檔案中去。因此，在設備信息系統的電子模塊中，對于相關數據資料的上傳和維護，需要滿足指定模板上傳，與自定義上傳相結合的方式，在采購前期錄入、收貨驗收、科室流轉等環節全部準確進行掃描和上傳，同時，在UI設計模塊，也要考慮查閱的便利性，提高數據查閱的效率。

（二）質量控制模塊設計。質量控制在醫學領域中發揮著舉足輕重的作用，通過專業信息系統的質量控制程序，有利于合理控制醫院在設備方面的投入和支出，對于醫院設備運營風險進行實時監控。目前，在醫院設備運營管理控制方面，我國還處于相對滯后的發展階段，很多制度還不夠完善，對于設備的監控和管理存在漏洞，通過信息系統對設備運營情況及質量控制程序進行線上監控，有利于提高醫院計量質控水平。例如，通過建立計量數據維護模塊，對購買的設備進行參數設定，明確設定其校驗周期，并在系統截止時間之前完成檢驗或者外發第三方機構檢驗，并在計量檢查技術之后，及時在系統中錄入檢驗結果，將設備檢驗憑證通過掃描電子文件的方式上傳至電子檔案系統中，為其他相關人員查閱調用和下一個檢查周期時，提供參考依據。

（三）系統構建中設備保養模塊設計。設備維護保養是醫院資產管理中最重要的環節之一。及時合理的設備維護，能夠直接影響醫療設備的安全性和生命周期，在信息化設備管理系統中，設備維護保養模塊主要是指維修記錄的詳細信息，包含維修周期、維修記錄，為設備的后期管理和保養，提供重要的參考數據支持，提高設備的穩定性和修復成功率。在設備保養模塊中，需要提供的功能包括調用設備歷次保養記錄，包含具體的養護內容、零部件更換明細、保養建議等，在維修人員完成相關保養及維修工作之后，需要在系統模塊中，維護本次保養的詳細信息并保存，系統將記錄保存人的ID賬號信息及內容，為以后的保養提供參考，依次保存下去，直至設備的生命周期結束。

（四）系統構建中設備報廢模塊設計。作為醫療系統中醫院設備生命周期的最后一個環節，當醫院的某些設備因為一些客觀的外部因素而無法繼續使用，或者達到相應的使用年限時，需要進行相關的報廢處理流程。電子信息系統中，對于設備報廢的處理，需要有詳細記錄設備報廢的原因。在流程設計中，設備報廢需要添加不同部門的審核流程，設備出現年限報廢時，應由使用部門，通過信息系統進行報廢申請，通過質量控制部門、資產管理部門、上級領導等審核后，系統完成設備報廢流程，清除責任人的相關管理職責，并對于報廢前所有信息進行存儲，已經報廢的設備在系統記錄中無法進行調轉、參數修改等，僅支持查閱。例如：因非常規原因導致的設備無法使用，需要報廢時，工作人員應持有相關監督和資產管理部門出具的審核意見，在系統中維護上傳，并提交上級部門審核，經過系統審核后，完成報廢流程，系統將設備審批及相關數據進行存儲，形成設備電子信息檔案。為以后的設備信息查閱調用提供數據支持。

（五）底層數據維護模塊設計。信息管理系統中底層數據維護，是設備管理信息系統的核心，也是醫療設備管理的基礎，在這個功能模塊中，要求對設備的原始信息進行準確的維護，包括設備的型號、存放的位置、責任人信息、供應商資料等，這一模塊的信息是在設備采購階段就開始流轉，在進入分配領用階段后不斷完善。底層數據模塊的設計目的，是對設備原始數據進行收集和存儲，建立設備信息檔單，完善供應商管理制度，建立設備管理和審核制度。例如：在醫院新購置一臺醫療設備之后，工作人員需要將設備的基礎信息錄入信息系統中，當信息被保存后，只要輸入設備的編號?；蛘哓熑稳司湍軌蛘{出相關的參數信息，包括設備采購前的論證文件、采購日期與供應商信息，責任人信息、存放的位置，主要功能及歷次保養和維修記錄等。提高設備信息調用的便捷性。

三、結語

信息技術的發展，為醫療設備的管理帶來新的技術手段，尤其在算法技術不斷成熟、架構搭建更加合理、擴展性不斷延伸的今天，構建醫療設備電子檔案，提高醫療體系設備管理水平，是未來醫學工程管理部門信息化建設的重要方向，通過信息化手段，建立健全設備電子檔案，可以幫助醫院及時準確調用設備運營數據，監控設備運營狀況，對于設備出現的異常及時進行預防和排除，由于電子信息系統的及時性和便利性，任何設備的相關聯數據都會被及時存儲，包括前期設備采購的論證性分析材料、效益分析、審批資料證件等，在采購比價環節，設備供應商的背景調查、相關運營資質、商務合同等以及后期的維護保養數據、折舊報廢審批等等，大大降低了設備的持有成本。事實上，通過設備電子檔案中維護的資料信息，能夠幫助醫院清楚設備在整個生命周期中所產生的一切費用，為成本分攤與效益評估方面帶來便利，解決醫院財務固定資產成本分攤中的難題。同時，通過電子檔案信息的建立，數據參數的詳細記錄，相關部門還能夠提取出很多有價值的信息，如采購和資產管理部門，能夠通過系統電子檔案中關于設備采購成本、設備故障率、維修記錄、售后評價等信息對供應商進行管理，電子檔案管理系統的實施，對于醫療企業提高精細化管理能力，具有明顯的推動作用。