淺談如何加強事業單位會計檔案管理工作

文/鐵嶺縣財政金融事務服務中心 朱曉薇

會計檔案管理作為事業單位管理體系中的重要內容，近年來隨著社會經濟的不斷發展，對事業單位的會計檔案管理水平也提出了更高的要求，但是很多事業單位在該方面工作開展過程中受到了人才、技術等多種因素的制約，導致了會計檔案管理的職能無法充分發揮。因此，我國的事業單位還要加強對會計檔案管理工作的重視力度，結合現有檔案管理狀況，采用針對性的優化策略，不斷提升自身會計檔案管理的專業化與現代化水平，才能夠滿足市場經濟發展的實際需求，對于事業單位的持續穩定發展也有著積極意義。

一、會計檔案管理工作內容

（一）檔案歸檔。結合我國頒布的《會計檔案管理方法》中相關要求，對原始憑證、上機日志以及發票等多項會計資料進行整合和儲存工作，隨后還要做好憑證、賬冊以及報表等方面的打印輸出，在經過會計主管部門的審核之后，將整理好的資料轉交給存檔部門進行保管，在會計信息檔案管理過程中，存檔過程中還需要實現數據信息的雙備份，確保檔案歸檔的安全性。

（二）檔案保管。事業單位在會計檔案的保管過程中，首先要進行保管清冊的創建，對于歸檔的會計檔案內容進行登記，此外檔案保管人員要定期將財務歸檔中的會計資料按照順序、種類、序號等類別進行整合、立卷與登記，通過具有磁性介質的方式來進行會計檔案的保管工作，在備份軟盤上面還需要進行保護標簽的設置，最后還需要將這些硬盤保管在整潔、干燥以及防磁的環境中，并且做好定期檢查與復制工作。

（三）檔案借閱。在會計檔案借閱過程中，首先要做好相關手續的辦理工作，不得將檔案帶入室外，在遇到特殊情況需要進行會計檔案的復制時，還要經過財務部門的審核批準方能夠將檔案帶出室外，并且要對歸還的期限跟日期進行明確。如果其他單位需要進行會計檔案的借閱，還需要有單位的介紹信，并且要由財務部門或者其他負責人進行審核批準后方能夠借閱。

（四）檔案移交。會計檔案一般還要經過年終核算的整合、梳理之后完成裝訂，隨后交由財務部門進行為期一年的保管，為后續的查閱工作奠定良好的基礎。在達到一年的保管期限之后，還需要由財務部門進行編造清冊工作，隨后將其移交給相關檔案管理部門進行保管。在進行會計檔案的移交過程中，要求會計檔案管理人員能夠對檔案信息的名稱、序號、保管起止時間等信息進行詳細記錄，還要在經過事業單位財務部門核查與監督基礎上做好會計檔案的移交工作，由雙方經辦人在移交清冊上進行簽字確認。

（五）會計核銷。當會計檔案保管期滿時，需要由事業單位的會計管理部門提出銷毀請求，隨后在經過財務部門的共同審核之后，進行會計檔案銷毀清冊的制定，隨后在檔案管理部門監督下進行會計檔案的銷毀工作。

二、事業單位開展會計檔案管理工作的重要意義

（一）提升事業單位經濟活動管理水平。會計檔案能夠對事業單位的整體財務狀況進行反映，還能夠對事業單位的業務往來以及資金使用情況進行明確，幫助財務管理人員對單位的經濟活動情況進行明確。除此之外，歷年的會計檔案還能夠對單位自身的發展歷史以及改革現狀進行反映，對于事業單位各項發展決策的制定也能夠起到良好的參考價值。

（二）經濟社會發展的必然需求。對于事業單位而言，會計檔案也是自身單位財務以及經濟業務的重要體現，對于事業單位在發展過程中的每筆預算以及執行情況也可以進行詳細的記錄。因此通過查閱會計檔案的方式，能夠幫助事業單位對自己的預算執行情況以及財政情況進行明確。此外我國《會計法》中對于會計檔案管理也有著明確的規定，因此做好會計檔案管理工作也就成為了增強工作法制化的具體要求，因此我國事業單位還需要加強對會計檔案管理工作的重視力度，做好各項檔案信息的妥善保管。

（三）增強會計檔案應用效果。事業單位管理人員在實踐中通過對會計檔案管理的思考，能夠從管理理念及時更新、管理方式優化及管理機制完善等方面入手，實現會計檔案管理目標，滿足其科學應用要求，不斷增強這類檔案在實踐中的應用效果，為事業單位長效發展及管理思路拓寬提供專業支持，有效應對新時期的形勢變化。

三、事業單位檔案管理工作現狀分析

（一）對檔案管理工作重視力度不足。我國很多事業單位在自身管理工作開展過程中，還存在對會計檔案管理工作重視力度不足的問題，在會計檔案管理工作中的資金跟技術投入力度不夠，這導致了會計檔案管理工作水平難以滿足事業單位自身的發展需求，對于事業單位各項工作的開展也造成了一定的阻礙。此外部分事業單位的會計檔案管理人員并沒有經過專業的技術培訓，在檔案管理工作開展過程中還存在建檔水平不足、檔案移交不及時等問題，對于會計檔案信息也沒有進行認真的審核，從而導致了會計檔案管理職能難以充分發揮。

（二）缺乏規范有效的會計檔案管理制度。在會計檔案管理工作中有著比較多的流程，但是目前很多會計檔案管理還沒有構建行之有效的檔案管理制度，也就無法達到規范化跟制度化的管理要求。一些事業單位在會計檔案管理工作開展過程中還沒有對移交時間等參數進行明確，在會計檔案的保管跟使用過程中也沒有嚴格按照會計法的相關職能來開展工作，這也就導致了會計工作在開展過程中存在著比較多的問題。

四、事業單位提升會計檔案管理水平的具體措施

（一）強化會計檔案管理意識。為了獲得良好的會計檔案管理效果，首先要求事業單位能夠加強對該方面工作的重視力度，在結合各個單位實際情況的基礎上，進行會計檔案管理責任制的嚴格落實，還需要將會計檔案的立卷、管理以及移交等內容體現在財務人員自身工作中，對于在會計檔案管理中出現嚴重失誤的人員，也要給予一定的懲罰處理。只有在事業單位內部形成規范化的會計檔案管理模式，才能夠確保各項檔案管理工作的落實效果，滿足事業單位自身的實際發展需求。

（二）理順會計檔案管理流程。會計檔案的管理流程比較復雜，在具體實施過程中還會受到一些外界因素的影響，因此事業單位還需要根據《會計法》中相關要求以及自身發展需求，對現有的會計檔案管理制度進行不斷優化與完善，才能夠促進會計檔案管理效率跟質量得到進一步的提升。首先要進行會計檔案定期移交制度的制定，要求在規定期限內將會計檔案移交給單位檔案管理部門進行統一管理，對于已經建立檔案室的事業單位，可以結合檔案室的具體要求與規章制度來進行相關手續的辦理，隨后將會計檔案移交給檔案室進行管理。對于還沒有建立檔案室的事業單位，會計檔案需要暫時由財會部門進行妥善保管，但是要由專人進行負責，出納不得兼任會計檔案管理工作。

（三）做好會計檔案管理崗位的業務培訓。會計檔案管理隊伍的素質水平會直接影響到檔案管理效果，因此我國事業單位還要加強對會計檔案管理隊伍培訓工作的重視力度，引導檔案管理人員不斷加強學習，提升自己的業務能力跟職業素養，從而讓會計檔案管理工作的開展奠定良好的基礎。在會計檔案管理過程中，還要嚴格遵循《會計法》的相關制度進行工作，這樣才能夠讓會計檔案管理的職能得以充分發揮。

（四）加快會計檔案電子化進程。近年來，我國互聯網技術得到了迅猛的發展，因此事業單位在會計檔案管理工作中還要加強電子信息化技術的建設力度。較之于傳統的紙質檔案，電子檔案還有著異于存儲、操作簡便以及安全性高的特征，對于后續的檔案查閱也能夠起到良好的促進效果。因此我國事業單位還要進一步加強會計檔案電子化建設的資金投入力度，根據自身實際情況進行檔案管理信息化系統的構建，并要積極應用信息安全技術來提升會計檔案的管理安全性。

五、結語

綜上所述，會計檔案管理在事業單位自身發展工作中有著非常重要的作用，因此事業單位還要進一步加強對會計檔案管理工作的重視力度，明確會計檔案管理工作的重要性，結合現有檔案管理中存在的問題進行管理體系的不斷優化與完善，這樣才能夠充分發揮出會計檔案管理的職能，對于事業單位的持續穩定發展也有著積極意義。