航道生產單位中底圖檔案工作存在的問題及思考

文/長江宜昌航道局 陳雅雯

“依托黃金水道建設長江經(jīng)濟帶，為中國經(jīng)濟持續(xù)發(fā)展提供重要支撐”這一國家戰(zhàn)略的提出，使長江航道的發(fā)展面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。在航道的生產、管理及維護等日常工作中，產生了大量的航道底圖，作為科技檔案中的一類特殊檔案，底圖是航道作業(yè)人員在航道生產中形成的最直接的原始記錄，具有法律憑證效力。因此，加強對底圖檔案的管理尤為重要。

一、航道生產單位底圖檔案特點

（一）長江干線航道概況。長江干線航道上起云南水富，下至長江入海口，全長2843km。其中：云南水富至四川宜賓合江門河段30km航道由四川省交通運輸廳負責養(yǎng)護管理，湖北秭歸廟河至宜昌中水門段59km航道由長江三峽通航管理局負責養(yǎng)護管理，其余河段2754km航道由長江航道局負責養(yǎng)護管理。

（二）航道底圖分類。長江干線航道底圖分類類目有四類：一級類目名稱為底圖檔案，標識為DT；二級類目包含航行圖、水道圖、流速流向圖、航標配布圖、工程測圖、過江橋梁及電纜管道、其他等共七類，標識依次為從01-07；三級類目名稱為對應水道或者攤點名稱，其中工程測圖下的三級類目為工程名稱，標識為001；四級類目名稱為圖紙名，標識為0001。

（三）航道底圖定義。航道底圖指基礎底圖或地理基礎底圖，是經(jīng)過綜合、取舍，并以較淡的色調襯托出地理背景的水下地形圖，它是專題內容在地圖上定向定位的地理骨架。分為編圖底圖和規(guī)劃設計底圖等，其介質為聚酯薄膜，應與藍圖分別管理。

二、航道生產單位底圖檔案工作現(xiàn)狀與問題

（一）底圖檔案數(shù)量多、周期不定。常規(guī)檔案的收集與整理，通常會有一個相對固定的時間，例如本年度文書檔案一般于次年3月之前交齊，6月底前完成歸檔整理工作，但底圖檔案卻缺乏相對固定的管理周期。根據(jù)河段航道的特點，不同航道維護頻率不同，遇上枯水期，淺水道或者重點河段可能幾天就要進行一次水下地形測量；而庫區(qū)航道可以蓄水至175米，可能全年只需要維護測量二至三次；碰上工程測量，圖紙可能根據(jù)工程進度不斷調整。這些都導致了底圖檔案很難統(tǒng)一收齊，需要根據(jù)工程進度實時收集。遇到大型航道設施或工程項目，收齊檔案可能跨度好幾年，最終形成的底圖檔案數(shù)量也非常龐大。

（二）底圖檔案歸檔管理制度不健全。目前的底圖檔案歸檔管理制度還停留在常規(guī)管理方法上，缺乏對應的管理考核機制，有些單位甚至不重視檔案工作，只要保證檔案的安全和存儲就是合格，致使部分檔案工作者一味追求收集而忽略科學有效管理，沒有按照聚酯薄膜這類特殊圖紙的保管要求做，存在卷放、薄膜圖中間襯用紙張、多層疊放圖紙等不良甚至錯誤行為，出現(xiàn)“溢膠”，從而導致圖紙上的標記錯位或者粘掉的情況發(fā)生，對檔案真實性造成破壞。

（三）底圖檔案歸檔辦法有待完善。隨著社會的發(fā)展，工業(yè)建設也在不斷向更高科技、更人性化的趨勢轉變，生產出來的底圖也會發(fā)生新的變化，例如隨著制圖軟件及無人機、無人測量船、集成式多波束的廣泛應用，底圖已從傳統(tǒng)的純人工“制圖”轉變?yōu)楝F(xiàn)代化自動“成圖”。隨之而來的電子航道圖還缺乏行之有效的統(tǒng)一規(guī)范和辦法來進行管理。

（四）底圖檔案的安全保密亟待加強。在底圖檔案的歸檔和整理工作中，往往缺乏行之有效的底圖質量檢查：例如底圖是否被灰塵、油漬等沾污以及是否存在涂改修正等情況。在發(fā)現(xiàn)底圖字跡不清、文字敘述不詳?shù)葐栴}時，通常會選擇不了了之，很少有檔案工作者會主動將底圖內容補充完整。在底圖借閱過程中，往往只登記了借閱底圖的圖名，卻忽視了對借閱底圖類別、比例尺、測圖編號等具體信息內容的記錄。隨著科技的不斷發(fā)展，除了傳統(tǒng)的物理存儲，熟練掌握涉密載體的應用，尤其是移動硬盤、軟盤的物理內外網(wǎng)隔離，設立防火墻，定期查殺計算機病毒，確保數(shù)據(jù)的完整與安全成了新的工作要求。但上述部分工作僅僅依托信息部門完成，對原始底圖進行曬圖也常采用外包形式，與采用數(shù)碼曬圖機不斷豐富信息系統(tǒng)功能，實現(xiàn)對底圖檔案的閉環(huán)管理目標還有一定差距。

三、航道生產單位底圖檔案工作思考與措施

（一）加強航道底圖檔案的統(tǒng)計管理。改變傳統(tǒng)檔案統(tǒng)計工作模式。對各專業(yè)統(tǒng)計臺賬、統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析等內容，從傳統(tǒng)進行組件、裝訂、分類、排列、編號、編頁、編目、掃描、裝盒、排架等操作步驟中跳出來，通過大數(shù)據(jù)平臺和互聯(lián)網(wǎng)（包括搜索引擎）等手段嘗試進行檔案統(tǒng)計的二次開發(fā)，按照專題進行整理、歸納和撰寫，形成專業(yè)性更高、指導性更強的成果，提高檔案利用價值。

檔案統(tǒng)計工作也可以嘗試采用統(tǒng)計學方法，例如利用計量學分析得出檔案工作重點以及檔案業(yè)務發(fā)展趨勢，利用統(tǒng)計學數(shù)據(jù)檢驗檔案數(shù)據(jù)等等，都可以提高檔案工作的準確性和科學性。另外，對航道檔案進行采樣統(tǒng)計，重點關注原始數(shù)據(jù)的內在價值。在航道沖淤分析、河床演變、整治工程等階段中，采用原始數(shù)據(jù)體現(xiàn)了高度的可信性。利用創(chuàng)建ArcGIS地理信息系統(tǒng)模型，進行航道信息后期編輯處理，可較好地進行水下地形的測繪，實現(xiàn)航道重要檔案信息的共享化和規(guī)范化應用。

（二）制定科學成體系的歸檔管理制度。底圖是地形測繪在特有載體上的直觀體現(xiàn)，具備原始記錄性，為了更好地保護此特性，有關航道底圖的原始版本保存和利用都應該遵循嚴格的管理制度，檔案室歸檔入庫的底圖嚴禁任何個人和單位修改。與此同時，由于傳統(tǒng)管理理念對檔案的偏見，導致部分單位對檔案工作不夠重視，不愿意投入足夠資金以保障檔案工作的良性運轉，從而造成了檔案庫房簡陋、硬件設施設備不達標、庫房環(huán)境惡劣等問題。因此，一要建立健全歸檔管理制度，實行崗位責任制。二要對出現(xiàn)底圖檔案損毀、丟失、篡改等行為進行追責和處罰。三要對檔案管理成果明顯的單位和個人給予褒獎。三管齊下，從而確保底圖檔案管理的科學性和安全性。

（三）利用高科技軟件及設備輔助底圖檔案管理。紙質底圖檔案的數(shù)字化管理，可以通過科學技術（數(shù)碼掃描儀技術、微縮、數(shù)碼照相技術）等方法對紙質底圖進行數(shù)字化加工處理，從而實現(xiàn)了從紙質向電子轉化的過程。電子版底圖是一種數(shù)字圖像或數(shù)字文本，可存儲在移動硬盤、光盤、磁盤等載體并能被計算機識別。除此之外，借助計算機、數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)壓縮技術還可以實現(xiàn)對底圖的有序化管理，從而大大提高底圖管理的工作效率和豐富底圖利用的使用途徑。

由于底圖常以藍圖形式保存，藍圖具有易折損、易受潮、易受玷污等特性，因此傳統(tǒng)底圖檔案管理工作量較繁瑣，需要占據(jù)較大的空間且消耗較多的資金，這些都增加了底圖檔案管理單位的負擔，而實現(xiàn)紙質底圖數(shù)字化，通過計算機存儲技術，不僅解決了空間占用問題，還可以實現(xiàn)在管理系統(tǒng)中的統(tǒng)一管理和統(tǒng)一利用，提高了底圖檔案數(shù)字化管理水平。

（四）加強全員保密意識尤其是檔案人員素質。隨著信息技術的發(fā)展，電子文件、網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫將逐步取代傳統(tǒng)紙張和縮微膠片等載體，計算機技術的發(fā)展，雖然提高了底圖檔案管理的庫存、查閱、分類、統(tǒng)計、檢索等過程的工作效率和利用率，也同樣帶來了一系列新的問題：易受網(wǎng)絡病毒攻擊、傳輸過程中可能造成數(shù)據(jù)丟失、損壞等。因此，為確保底圖檔案的絕對安全，一要設置權限。對底圖提供查閱、復制、傳輸、打印等服務時，通過設置相應的權限，使借閱人必須獲得授權方可進行對應檔案利用。二要采取分級管理。根據(jù)底圖是否涉密、密級以及利用目的制定分級利用制度，嚴格按照制度流程借閱底圖檔案，確保底圖檔案的安全。三要規(guī)范利用制度。涉密底圖原則上不對外借閱，內部借閱時，必須獲得上級部門審批簽字后查閱復印件或電子件；借閱做好實名登記，不得帶出借閱室，一旦發(fā)現(xiàn)底圖遭到人為損壞應嚴肅處理。能做到這些，都離不開檔案工作者嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、高度的責任心和規(guī)范的保密意識。

四、結語

信息時代，檔案的管理模式已然發(fā)生了巨大改變，從檔案形成、收集、整理、管理到利用，隨著計算機技術的廣泛應用，全都發(fā)生了翻天覆地的變化：底圖通過繪圖軟件可以自動生成，通過第三方平臺互通，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)和檔案管理軟件可以實現(xiàn)文檔的在線自動歸檔、利用掃描儀完成檔案的數(shù)字化、利用檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的著錄、分類、統(tǒng)計及檢索利用。傳統(tǒng)的人工作業(yè)和管理已經(jīng)越來越少，作為檔案管理人員，如果不能不斷學習新的技術、適應現(xiàn)代化管理手段，將無法應對更大的考驗與挑戰(zhàn)，將無法解決不斷增長的檔案信息總量以及陳舊的管理模式之間的矛盾。為此，航道檔案管理部門應全面依照檔案管理工作規(guī)章體制有效開展各項工作。在信息采集、檔案歸檔、管理存儲、信息共享等層面對航道底圖檔案管理做出整體優(yōu)化，進而真正滿足新時期需要，實現(xiàn)可持續(xù)的全面發(fā)展。

綜上所述，科學的航道底圖檔案管理意義重大，而在現(xiàn)代化的檔案管理模式中，計算機、數(shù)據(jù)庫等信息化技術又起到了非常重要的作用，能夠有效提高底圖檔案的管理效率，從而提高經(jīng)濟效益。將信息化技術應用到檔案管理中，完善底圖檔案工作方法和管理制度，是當前不斷增長的生產和發(fā)展的需求，也是未來底圖檔案管理模式發(fā)展的趨勢。