信息時代電視臺檔案管理的相關(guān)思考

文/山東省菏澤市廣播電視臺 單芳

電視臺是重要的媒體宣傳渠道，其中檔案管理是記錄電視臺日常經(jīng)營活動的內(nèi)容、過程及各種細節(jié)的重要資料，對日后電視臺相關(guān)工作的順利開展有重要的參考價值。做好電視臺檔案工作的日常管理，一方面可提升電視臺工作效率，提高電視臺經(jīng)濟效益；另一方面還可以提升電視臺節(jié)目質(zhì)量，彰顯電視臺主流媒體價值，發(fā)揮輿論導(dǎo)向力量。當(dāng)前我國電視臺檔案管理制度還不完善，仍存在一些問題有待解決，應(yīng)提高檔案管理人員的專業(yè)水平，促進電視臺工作的有效推進。

一、信息時代新型檔案管理模式

（一）檔案管理方式的轉(zhuǎn)變。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)階段電視臺檔案管理工作已經(jīng)逐步使用信息化設(shè)備管理來替代原來的人工檔案管理，在保管和接收方式上有所轉(zhuǎn)變，這也對檔案管理工作人員的信息化管理能力提出了一定的要求，檔案管理人員要按照檔案管理流程和辦法實施信息化檔案管理，在文件信息的接收、保存、歸檔以及使用等環(huán)節(jié)要特別注意信息資源的處理，規(guī)范信息化資源的使用。

（二）檔案管理載體的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案多采用紙質(zhì)化辦公，信息技術(shù)時代轉(zhuǎn)化為電子化辦公，以原來的實物管理轉(zhuǎn)變?yōu)闊o紙化管理，這在一定程度上給檔案管理帶來了機遇和挑戰(zhàn)。一方面給檔案管理信息工作減輕了工作量，節(jié)約了時間成本，信息資源可實現(xiàn)最大程度上的共享性；另一方面也要求檔案管理人員能熟練地采用信息化設(shè)備進行檔案管理，如果利用不規(guī)范，則會出現(xiàn)檔案管理紕漏，影響檔案管理工作的開展。

二、檔案管理存在的問題

（一）檔案整理不細致。檔案管理過程中最大的不確定性是檔案管理人員，檔案管理工作對檔案管理人員的各方面要求是比較高的，首先工作人員要熟悉整個檔案的工作流程，從心理上重視這份工作，認真細心負責(zé)任。雖然工作內(nèi)容相對簡單輕松，但是在實際管理過程中還是會出一些紕漏，影響了實際的管理工作。

首先，檔案管理要按照相關(guān)規(guī)定對各文件進行登記并分類保存，一些重要的內(nèi)部文件要單獨進行分類，方便查找。但是有些檔案管理者由于粗心，沒有按要求區(qū)分檔案類型，從個人經(jīng)驗出發(fā)只保存一些文字和圖像資料，其他的檔案資料沒有及時上交。其次，檔案管理中很重要的就是對檔案進行歸類，并標(biāo)清楚檔案的具體類別，方便之后按照類型查找。實際管理過程中，會出現(xiàn)檔案條目不清晰，給檔案工作帶來諸多不便。最后，在歸類擺放的時候，也存在誤差，檔案員沒有嚴格按規(guī)定擺放資料，增加查找的難度。

（二）檔案管理水平低。隨著信息化逐漸應(yīng)用到日常工作中，電視臺檔案工作也逐漸向信息化方向發(fā)展。信息化發(fā)展可以提高檔案的管理效率，檔案信息也方便調(diào)取，隨著信息化水平提高檔案管理水平也隨之提高。然而有些地方仍然存在管理效率低的問題，沒有充分發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，比如說有些人員不會用電腦進行操作，信息化管理模式和流程還不健全，個別人員整理檔案不及時等，阻礙了檔案管理工作的順利進行。

（三）檔案管理存在安全隱患。當(dāng)前檔案管理主要依賴于獨立的檔案管理辦公室，每個電視臺都有一個辦公室來專門存放各種文字資料。但是隨著社會的發(fā)展，電視臺單位辦公場所發(fā)生了變化，辦公室集中取消了獨立的檔案室，檔案只能存放在辦公室的一角；加上無紙化辦公的出現(xiàn)，很多信息都是利用計算機來存儲，個別工作人員不會使用計算機，導(dǎo)致一些操作失誤，誤刪或者沒有保存重要的檔案文件，另外，也會存在電腦出現(xiàn)問題、計算機病毒侵入等一些網(wǎng)絡(luò)安全隱患，都非常不利于檔案的管理。

（四）未能合理開發(fā)和利用檔案信息資源。電視臺是重要的媒體部門，和很多單位之間涉及資源共享問題，并且這些共享資源非常有價值，在實際的電視臺管理過程中，檔案的管理存在漏洞，導(dǎo)致資源共享效率低下，主要是由于檔案管理人員意識上不夠重視，或者出現(xiàn)重形式輕內(nèi)容的現(xiàn)象，導(dǎo)致信息資源的開發(fā)利用不夠，造成檔案資源的浪費。

三、優(yōu)化電視臺檔案管理的策略

（一）建立完善的檔案管理流程。在進行檔案管理時，有的工作人員由于缺乏實際的操作經(jīng)驗，或者由于粗心導(dǎo)致檔案管理不到位，不利于檔案工作的開展。為了規(guī)范檔案管理工作，要加強對檔案管理流程的建設(shè)，并且定期對檔案管理工作進行抽查監(jiān)督，讓檔案人員對工作能夠重視起來。這就要求檔案管理人員在實際過程中要有細心認真的工作態(tài)度，對于檔案管理工作要足夠重視，在整理重要的文檔時，多檢查幾次，保證正確性，分類歸檔是否存在錯誤，檔案擺放的位置是否正確；另外，在加強檔案管理流程時，要賞罰分明，對于一些經(jīng)常出現(xiàn)工作失誤的人員，要有一定的懲罰措施，及時跟人員進行溝通了解問題出現(xiàn)的原因，避免下次再犯，對于一些檔案管理十分優(yōu)秀的人員，要多鼓勵多表揚，把檔案工作做得更好；在對檔案條目進行表述的時候，要確保工作人員對條目內(nèi)容完全理解到位，表達清楚，以防出現(xiàn)條目模糊不清的問題。另外，電視臺管理人員應(yīng)該把人事檔案、文書檔案、影視資料、科技檔案等分類有效管理，制定借閱規(guī)則，加強對檔案的管理。

（二）更新檔案管理信息化設(shè)備，提高信息化水平。將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理是非常有必要的，當(dāng)前檔案管理已經(jīng)應(yīng)用信息化去管理資料，要想提高檔案管理水平，就要投入資金，購入先進的辦公設(shè)備，定期更新辦公軟件，做好檔案的備份工作，來滿足工作的需要。同時要加強人員的培訓(xùn)，提高人員對信息化設(shè)備的技術(shù)，提升信息化的使用效率，促進檔案管理工作的開展。

（三）消除檔案管理中存在的不安全因素，保障檔案安全。就目前國家形勢和政策來看，集中式辦公和無紙化辦公是未來的發(fā)展趨勢，所以要想辦法去解決檔案中的安全隱患。集中化的辦公模式，檔案人員要想辦法在具體環(huán)境中設(shè)立一塊檔案管理的場所，并且運用多種方式去管理檔案資料。在使用信息化辦公設(shè)備的時候，檔案人員要從心理上重視這項工作，及時處理好檔案信息，并做好電腦備份，不要隨便瀏覽其他網(wǎng)站，防止電腦中毒，保障檔案管理的安全性。例如電視臺檔案管理人員可以借助信息化設(shè)備，把檔案工作放到線上來做，實現(xiàn)電視臺節(jié)目資源的共享，包括電視節(jié)目安排、節(jié)目素材的選擇、新增的欄目內(nèi)容以及一些突發(fā)事件的處理等等，這些資源都是非常重要的，也是后期電視臺工作方向的指南針，在平時的檔案管理中要完善信息的收集和使用，以便之后查閱。

（四）加強信息化檔案管理人員隊伍建設(shè)。要想提高檔案管理水平和效率，就要提高檔案管理人員的素質(zhì)。要在平時多進行專業(yè)化的培訓(xùn)，定期開展一些講座和交流會，工作人員之間交流經(jīng)驗，相互補充，強化人員專業(yè)知識，在培養(yǎng)人才的過程中，要做到針對性培養(yǎng)，針對人員具體的問題去具體解決，提高人員的技術(shù)水平，在招聘的時候要選拔一些高素質(zhì)的專業(yè)化人才，保障人才的質(zhì)量。

（五）對電視節(jié)目科學(xué)分類，提升檔案有效性。電視臺是主流媒體渠道，電視臺節(jié)目眾多，內(nèi)容復(fù)雜，因此要做好節(jié)目的分類工作。檔案管理過程中，也要按照節(jié)目分類實施檔案管理，這樣的分類管理才符合科學(xué)和系統(tǒng)化，才能使電視臺檔案管理工作效率得到提升。信息時代的背景下，電視臺首先要從自身出發(fā)，做好節(jié)目分類工作，為科學(xué)管理檔案提供前提和依據(jù)，這樣才能減輕電視臺檔案管理人員的工作難度，在很大程度上提高電視臺內(nèi)外部使用檔案的效率，節(jié)約各自時間成本。比如電視臺可以按照節(jié)目類型劃分為新聞類檔案、節(jié)目素材檔案以及之前所儲存的節(jié)目資源等，分類明確之后，查找起來也更加方便；此外關(guān)于檔案資料，還可以開通網(wǎng)上查閱和借閱功能，方便用戶檢索和查找，把檔案資源的價值發(fā)揮到最大。

（六）創(chuàng)新電視臺檔案管理模式，實現(xiàn)資源共享。信息化時代背景下，電視臺要緊跟潮流，摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理方式，迎合新的檔案管理模式，發(fā)展電子存檔，提高電視臺檔案管理的效率和水平。提高電視臺的檔案管理水平，也有利于加強電視臺自身的競爭力，為電視臺節(jié)目的策劃提供可視化的數(shù)據(jù)信息和依據(jù)，幫助電視臺做出更加科學(xué)的決策。另外，電視臺檔案資料也是重要的社會資源，電視臺要重視檔案資源，發(fā)揮其資源的社會價值，實現(xiàn)資源共享，樹立良好的主流媒體形象，促進電視臺的健康發(fā)展。

四、結(jié)語

電視臺檔案對于整個電視臺單位工作的順利開展是非常重要的，所以要保障檔案管理工作的順利進行。雖然檔案管理工作難度比較低、內(nèi)容也簡單，但是工作內(nèi)容更加注重細節(jié)，需要相關(guān)的人員要具備細心、耐心的工作素質(zhì)，并且從心理上重視這項工作，在實際過程中不斷地提高自己的專業(yè)水平和信息化水平，不斷提高自身的綜合素質(zhì)；除此之外，還要完善整個檔案管理體系和流程，為檔案管理人員提供制度化的環(huán)境，信息化檔案管理過程中要確保檔案內(nèi)容的安全性，做到更好地為電視臺工作所服務(wù)，推動電視臺工作的順利開展。