優(yōu)化企業(yè)檔案管理體制改革方法與對策

文/西安西北有色地質(zhì)研究院有限公司 楊影

近年來，我國的經(jīng)濟(jì)體制一直處于變革當(dāng)中，很多企業(yè)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)和管理體制都發(fā)生了根本性的變化。在這樣的前提下，傳統(tǒng)的檔案管理體制已經(jīng)不能滿足企業(yè)的現(xiàn)代化管理需求。為了解決這一問題，企業(yè)需對檔案管理體制進(jìn)行有效改革，這樣才能夠保證企業(yè)的未來發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重視程度低。現(xiàn)階段，很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者漠視檔案工作，他們認(rèn)為對于公司來講，經(jīng)濟(jì)效益和經(jīng)濟(jì)利益至關(guān)重要，而檔案的管理是可有可無的，因?yàn)樗⒉荒軌蚪o企業(yè)帶來真實(shí)效益，只需保證檔案保存完整，不發(fā)生丟失泄密問題即可。事實(shí)上這樣的想法是非常錯誤的，這體現(xiàn)了企業(yè)對檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)知進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)的員工對檔案的價值認(rèn)識不足。除此之外，很多企業(yè)沒有設(shè)置專職的檔案管理員，大部分處于兼職的狀態(tài)，這就對檔案的管理造成了一定的影響。這種缺乏長遠(yuǎn)考慮、沒有戰(zhàn)略思維的企業(yè)檔案意識是亟待需要改進(jìn)的。

（二）檔案管理手段相對落后。隨著我國經(jīng)濟(jì)全球化和互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，信息化管理也成了企業(yè)管理的重要支撐和組成部分。但是很多企業(yè)對于檔案管理僅停留在文書檔案管理的階段，并沒有實(shí)施電子信息化。這在一定程度上使企業(yè)的檔案管理處于落后的狀態(tài)，不僅在編撰檔案的過程當(dāng)中會花費(fèi)大量的時間，而且造成了企業(yè)檔案查詢方式繁瑣、效率低下。這種缺乏與時俱進(jìn)的檔案管理技術(shù)勢必會對企業(yè)的核心競爭力造成影響。除此之外，文書檔案的載體是紙介質(zhì)，隨著時間流逝會出現(xiàn)字跡不清、查詢時間不準(zhǔn)確等問題，這也會給企業(yè)檔案的永久留存帶來一定的影響。

（三）沒有建立專項檔案室。很多企業(yè)并沒有單獨(dú)設(shè)立檔案庫房，大部分采用日常文件、企業(yè)檔案混合保存的方式，這樣會對企業(yè)檔案造成很多不良影響。據(jù)調(diào)查顯示，部分企業(yè)雖然建設(shè)了檔案庫房，但是并沒有注意溫濕度、粉塵等外界因素對文書檔案的影響，造成了很多檔案紙張老化、字跡模糊，影響了企業(yè)檔案的真實(shí)性和完整性。

（四）檔案管理人員素質(zhì)不高。現(xiàn)階段，企業(yè)檔案管理員在思想觀念、文化程度、專業(yè)水平等方面都有很大差異，他們對檔案管理的意識并不強(qiáng)。據(jù)調(diào)查，很多企業(yè)并沒有對檔案管理員進(jìn)行專業(yè)性的系統(tǒng)培訓(xùn)，導(dǎo)致他們對前沿的檔案管理技術(shù)并不了解，甚至對檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等基礎(chǔ)工作也不熟悉，從側(cè)面導(dǎo)致了企業(yè)的檔案管理工作處于滯后的狀態(tài)。除此之外，部分企業(yè)的檔案管理員身兼數(shù)職，除了負(fù)責(zé)檔案工作外還要負(fù)責(zé)辦公室、內(nèi)勤、助理等多種職務(wù)，很大程度上導(dǎo)致了他們不能全心來對企業(yè)檔案進(jìn)行管理，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)檔案工作的管理水平低下。對于企業(yè)來講，這樣的做法能夠節(jié)約人力資源，但是卻會間接對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)和發(fā)展帶來影響。

二、優(yōu)化企業(yè)檔案管理體制改革的方法

（一）提高企業(yè)對檔案管理的重視程度。企業(yè)對檔案管理的重視程度直接影響企業(yè)檔案管理體制改革的步伐，因此在改革的道路上企業(yè)先要提高檔案管理的意識，從實(shí)際工作抓起，建立檔案管理制度、改善檔案基礎(chǔ)設(shè)施、配備專職檔案管理人員。除此之外，企業(yè)其他員工也應(yīng)該努力配合企業(yè)的檔案管理體制進(jìn)行改革，遵守企業(yè)檔案管理規(guī)定，提出合理化意見建議，有條件的情況下可以召開企業(yè)檔案管理改革研討會，對檔案改革的方式方法進(jìn)行討論，可以參考借鑒其他單位等級檔案室建設(shè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。通過上述舉措讓企業(yè)檔案管理改革的進(jìn)程落到實(shí)處，進(jìn)一步的提高企業(yè)的價值。

（二）開展信息化檔案建設(shè)。在對企業(yè)檔案管理體制改革的過程中開展檔案信息化建設(shè)也是非常重要的。近年來我國信息化發(fā)展十分迅速，電子化的檔案管理也成為很多企業(yè)甚至政府機(jī)關(guān)部門檔案管理的重要途徑。對于企業(yè)來講，應(yīng)當(dāng)積極對現(xiàn)有的文書檔案管理方法進(jìn)行改革，聘請專業(yè)檔案系統(tǒng)技術(shù)研發(fā)公司，針對企業(yè)的檔案管理進(jìn)行信息化定制研發(fā)，并將企業(yè)所有的文書檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化掃描，采用電子數(shù)據(jù)化方式對文書檔案進(jìn)行永久保存。系統(tǒng)改進(jìn)之后，企業(yè)應(yīng)該設(shè)置檔案查閱制度，實(shí)施分級管理的措施，對檔案查詢實(shí)施審批制度，這樣在方便檔案查詢流程的同時，對檔案的知悉范圍進(jìn)行了確認(rèn)，在提高查詢檔案效率的同時，也在一定程度上能夠助力企業(yè)未來的發(fā)展和規(guī)劃。

（三）加大檔案管理的創(chuàng)新力度。隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，創(chuàng)新能力對于企業(yè)來講尤為重要。因此企業(yè)要在檔案改革的過程中加強(qiáng)創(chuàng)新能力，不僅要加強(qiáng)信息化建設(shè)，還要注重謀劃檔案管理過程中的細(xì)節(jié)，可以利用人工智能等方式來解決手工操作檔案過程中出現(xiàn)的效率低、易出錯、速度慢等問題。企業(yè)的檔案管理員要不斷創(chuàng)新、開拓進(jìn)取才能在管理檔案的過程中輕車熟路，達(dá)到細(xì)致、精致、極致的境界。

（四）加大投資力度，改善檔案庫房環(huán)境。很多企業(yè)在檔案管理方面投資較少，這就造成了檔案管理不規(guī)范、檔案庫房建設(shè)不完善等弊端。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大投資力度來美化檔案庫房的環(huán)境。首先，為了保護(hù)文書紙質(zhì)檔案，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在檔案庫房安裝溫濕度傳感器并配備空調(diào)和加濕器。通過物聯(lián)網(wǎng)的方式讓空調(diào)和加濕器自動調(diào)節(jié)，從而讓檔案庫房的溫度處于舒適狀態(tài)，進(jìn)而保護(hù)檔案的紙張；除此之外，檔案管理員也應(yīng)當(dāng)及時開窗通風(fēng)，保持檔案庫房空氣清新，有條件的可以在檔案庫房配備空氣凈化器來凈化檔案室內(nèi)的空氣，防止大氣污染影響檔案的保存。其次，企業(yè)在對檔案室進(jìn)行裝修的過程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)注意光線對檔案紙張的影響。在設(shè)置燈光時，要采用相對柔和的燈光并配備遮光窗簾，避免陽光直接照射對紙張產(chǎn)生影響。最后，在對進(jìn)入檔案庫房的人員管理的過程當(dāng)中也應(yīng)當(dāng)注意配備鞋套或一次性拖鞋，防止塵土和沙礫隨著人員進(jìn)入到庫房，影響檔案庫房的整潔。企業(yè)通過上述投資和舉措，就能讓檔案庫房的環(huán)境、人文達(dá)到一級檔案室的標(biāo)準(zhǔn)，讓文書檔案保存的時間更加長久。

（五）加強(qiáng)對檔案管理員的管理。檔案管理員在企業(yè)的檔案管理中起著中流砥柱的作用，他們所具備的素質(zhì)對企業(yè)檔案管理也有著很大的影響。很多檔案資料都記錄了企業(yè)的發(fā)展，能夠?qū)ζ髽I(yè)的管理、經(jīng)營和經(jīng)驗(yàn)等方面提供有效的幫助。企業(yè)的檔案是由檔案管理員進(jìn)行保管的，因此加強(qiáng)對檔案管理員的培訓(xùn)和管理是非常重要的。首先，企業(yè)的檔案管理人員要意識到檔案管理工作的重要性，不斷學(xué)習(xí)、積極進(jìn)取，努力提高檔案管理的專業(yè)技能和理論知識，提高自身的創(chuàng)新能力，掌握現(xiàn)代化檔案管理的技術(shù)；同時，作為企業(yè)的檔案管理人員來講，更應(yīng)當(dāng)熟悉檔案管理的專業(yè)知識，盡可能向精通此項的行家里手請教，吸取他人先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)并針對自身的缺點(diǎn)和問題予以改正，要參與檔案管理的學(xué)術(shù)討論，互相學(xué)習(xí)、共同進(jìn)步；除此之外，檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)為企業(yè)的發(fā)展提供可參考的建議。因?yàn)閮?yōu)秀的企業(yè)檔案管理人員對企業(yè)歷史和發(fā)展歷程有著更深刻的理解，有能力為企業(yè)提出合理化的建議來促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。其次，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期開展檔案管理相關(guān)培訓(xùn)。檔案管理員自身的技能和知識儲備是有限的，只有企業(yè)定期開展專業(yè)性的培訓(xùn)，才能夠提升他們的檔案管理技能，在日后才能夠更精準(zhǔn)地對企業(yè)檔案進(jìn)行管理和經(jīng)營。最后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對檔案管理人員進(jìn)行保密審查。因?yàn)槠髽I(yè)檔案屬于商業(yè)秘密，一旦泄露將會給企業(yè)帶來無法挽回的損失。所以企業(yè)在對檔案管理人員進(jìn)行管理的過程當(dāng)中要注重保密審查和保密教育，提高管理人員的保密措施、嚴(yán)禁外界的干擾，讓檔案管理員妥善管理和利用檔案信息。

三、結(jié)語

綜上所述，優(yōu)化企業(yè)檔案管理體制改革的方法與對策有很多，而針對企業(yè)檔案管理體制的研究和討論也處于初期階段，很多措施和改革的方法都亟待推敲。本文主要針對現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理存在的問題進(jìn)行了闡述，針對企業(yè)對檔案的重視程度、檔案管理人員的素質(zhì)以及檔案管理手段等問題進(jìn)行了詳細(xì)的討論，并針對上述問題從提高認(rèn)識、創(chuàng)新手段、加大投資、人員管理等方面提出了解決的辦法。希望通過筆者的介紹能夠給有關(guān)企業(yè)帶來參考價值，在日后對企業(yè)檔案管理體制進(jìn)行改革的過程當(dāng)中能夠吸取經(jīng)驗(yàn)、有所借鑒。相信通過掌握檔案管理體制的本質(zhì)，不斷改革、不斷創(chuàng)新，企業(yè)的檔案管理就能邁向一個新的臺階。