“互聯(lián)網(wǎng)+”時代文書檔案管理工作分析

文/陜西鋼鐵集團有限公司 張靜

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代文書檔案管理工作概述

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，各種數(shù)字信息技術(shù)高速發(fā)展，企業(yè)文書檔案管理工作機遇與挑戰(zhàn)并存。信息技術(shù)給企業(yè)文書檔案管理工作帶來了活力，使得文書檔案管理工作呈現(xiàn)出以下特點：一是數(shù)字化。文書檔案以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)，能夠更為方便快捷地在硬盤、U盤、云終端等介質(zhì)中保存、傳輸、開發(fā)、管理以及利用。同時，以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)使得其能夠更加容易被復(fù)制，極大程度上減輕了檔案管理人員的工作壓力。二是高效化。主要體現(xiàn)為大數(shù)據(jù)技術(shù)、云儲存技術(shù)、云計算技術(shù)、自動算法技術(shù)，已經(jīng)開始融入文書檔案管理的各個領(lǐng)域，提升了文書檔案管理工作效率，使得信息技術(shù)代替了許多人工處理環(huán)節(jié)，為文書檔案管理工作賦予了新的動能。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代文書檔案管理工作的現(xiàn)實意義

（一）有利于進一步減少文書檔案管理成本。現(xiàn)階段，隨著時間推移以及工作推進，各個企業(yè)文書檔案的數(shù)量和種類不斷增加。與此相矛盾的是許多企業(yè)并沒有充足的檔案室為文書檔案管理工作提供充足的空間。同時，一味強調(diào)檔案室空間的擴大，勢必會導(dǎo)致文書檔案管理成本的增加。為此，立足于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的特點，將信息技術(shù)應(yīng)用至文書檔案管理領(lǐng)域，及時對文書檔案進行數(shù)字化處理，能夠有效減少企業(yè)檔案所占用的空間，進一步推進電子化辦公、無紙化辦公，確保文書檔案管理工作可持續(xù)化發(fā)展。

（二）有利于加快文書檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級。傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理模式中，文書檔案主要以紙質(zhì)文件的形式呈現(xiàn)，難以實現(xiàn)一站式管理、開發(fā)以及利用的目標(biāo)。該種管理模式下，不僅無法提升文書檔案管理效益，而且還會導(dǎo)致文書檔案管理系統(tǒng)性、科學(xué)性以及全面性不足。為了降低文書檔案管理難度、檢索難度和利用難度，增強管理質(zhì)量，就必須要立足于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的基本特點，充分將信息技術(shù)應(yīng)用其中。一方面，借助互聯(lián)網(wǎng)終端的文書檔案管理系統(tǒng)，可以快速便捷地對文書檔案進行分類，直接瀏覽相應(yīng)的文書檔案目錄，構(gòu)建文書檔案數(shù)據(jù)庫，便于后期對文書檔案進行開發(fā)與利用；另一方面，從信息化的角度對文書檔案進行管理，可以提升文書檔案編目、鑒定、保管效率，打破時間、空間層面的傳輸壁壘，實現(xiàn)一站式管理、開發(fā)以及利用的目標(biāo)。總而言之，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，必須要把握信息技術(shù)的特點，抓住時代發(fā)展機遇，推動文書檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代文書檔案管理工作中存在的問題

（一）文書檔案數(shù)字化緩慢。相較于發(fā)達國家，我國信息技術(shù)在文書檔案領(lǐng)域的應(yīng)用較晚，部分企業(yè)的管理理念也沒有相應(yīng)轉(zhuǎn)變。典型表現(xiàn)在，文書檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作緩慢，許多文書檔案仍然以紙質(zhì)化的形式呈現(xiàn)，無法應(yīng)用相關(guān)的軟件和技術(shù)對文書檔案進行處理，難以適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的發(fā)展趨勢。一是缺乏可利用的高效設(shè)備和軟件，難以朝著信息化、現(xiàn)代化的方向轉(zhuǎn)型。部分企業(yè)尚未采購并配備高速掃描儀、高拍儀、微縮相機等硬件設(shè)施以及文件格式轉(zhuǎn)化軟件。在這種環(huán)境下，紙質(zhì)類文書檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字類文書檔案的效率不高。二是人手不足的問題突出。近年來，各個企業(yè)文書檔案資料的數(shù)量激增。然而，部分企業(yè)文書檔案管理人員的數(shù)量卻沒有相應(yīng)增加。如何在處理存量的基礎(chǔ)上，對增加的紙質(zhì)文書檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，是困擾著文書檔案管理人員的難題。

（二）文書檔案數(shù)字化建設(shè)不規(guī)范。文書檔案具有重要的價值，其是否具備全面性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、完整性以及真實性，將會直接影響后期的利用。然而，當(dāng)前部分企業(yè)文書檔案數(shù)字化建設(shè)不規(guī)范，后期存在重復(fù)加工、重復(fù)處理的現(xiàn)象。之所以出現(xiàn)這種情況，主要是因為數(shù)字檔案在立卷歸檔、管理責(zé)任落實、管理標(biāo)準(zhǔn)等方面存在漏洞。一是數(shù)字檔案立卷歸檔不科學(xué)，嚴(yán)重影響信息化建設(shè)的質(zhì)量。一方面，OA辦公系統(tǒng)、文書檔案管理系統(tǒng)之間仍未實現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，部分已經(jīng)在OA辦公系統(tǒng)中的電子文件無法同步傳輸至文書檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，影響了立卷歸檔的效率；另一方面，部分業(yè)務(wù)部門沒有及時將線上終端的電子文件移送轉(zhuǎn)交至檔案管理部門。二是管理責(zé)任落實不力。部分企業(yè)尚未將文書檔案數(shù)字化建設(shè)工作的責(zé)任落實到具體的各個業(yè)務(wù)部門、工作人員，企業(yè)整體缺乏責(zé)任意識、規(guī)范意識。三是文書檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)不明確。部分企業(yè)建章立制工作滯后，缺乏明確的工作思路，導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)的流程、內(nèi)容、分工、目標(biāo)較為模糊。

（三）文書檔案數(shù)字化建設(shè)的安全系數(shù)低。“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，網(wǎng)絡(luò)終端存在各種非法程序以及病毒入侵，為文書檔案管理工作帶來威脅。然而，部分企業(yè)過于強調(diào)對文書檔案的利用，忽視從安全角度對文書檔案進行管理，導(dǎo)致安全保障工作滯后。一方面，技術(shù)手段以及管理措施不科學(xué)，既沒有對文書檔案數(shù)據(jù)庫進行加密管理，也沒有采用數(shù)字水印、數(shù)字密鑰技術(shù)對文書檔案本身進行加密；另一方面，文書檔案備份工作滯后，文書檔案被非法加密后難以恢復(fù)正常工作。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代文書檔案管理工作的有效對策

（一）推動文書檔案數(shù)字化建設(shè)，為后期管理工作奠定基礎(chǔ)。未來，隨著信息技術(shù)的進一步發(fā)展，文書檔案勢必會朝著全面數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。為此，企業(yè)必須要深入推進文書檔案數(shù)字化建設(shè)，及時將紙質(zhì)檔案進行轉(zhuǎn)化，為后續(xù)的管理和利用工作創(chuàng)造有利條件。一是要配備和更新可供利用的高效設(shè)備和軟件，優(yōu)化管理環(huán)境。具體而言，可以結(jié)合企業(yè)文書檔案管理難度、管理數(shù)量以及管理需求來采購相應(yīng)大型掃描儀器、高拍儀、微縮相機等硬件設(shè)施以及文件格式轉(zhuǎn)化軟件，對紙質(zhì)類文書檔案進行掃描，并轉(zhuǎn)化為可供便利存儲、利用的格式。二是可以通過招聘專業(yè)兼職人員來緩解文書檔案管理壓力，推進文書檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作的進程。

（二）堅持規(guī)范管理，充分保障文書檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。企業(yè)必須要以規(guī)范管理為基本原則，進一步提升管理時效，保障信息化建設(shè)的質(zhì)量。一是要抓好數(shù)字檔案立卷歸檔工作，企業(yè)應(yīng)通過技術(shù)手段來關(guān)聯(lián)OA辦公系統(tǒng)與文書檔案系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)，進一步對散亂的電子文件進行整合、同步、更新，為文書檔案管理人員創(chuàng)造有利的立卷歸檔條件。此外，要進一步明確電子文件移交的時限，提升企業(yè)相關(guān)人員的立卷歸檔意識，及時督促業(yè)務(wù)部門將電子文件轉(zhuǎn)至檔案管理部門，確保文書檔案的全面性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、完整性以及真實性。二是要落實文書檔案管理責(zé)任。企業(yè)要以季度、半年度、年度為基準(zhǔn)，定期對文書檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量進行考核，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促相關(guān)部門整改，確保文書檔案信息化建設(shè)工作走上正軌。三是要明確文書檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)要根據(jù)檔案管理法規(guī)以及其他規(guī)范性文件的要求，在結(jié)合本企業(yè)實際情況的基礎(chǔ)上，出臺相關(guān)的文書檔案信息化建設(shè)制度。制度中應(yīng)重點明確圖片、影像、聲像等不同類型文書檔案的格式、各個部門的權(quán)責(zé)、信息化建設(shè)流程，真正指引相關(guān)人員開展文書檔案信息化建設(shè)工作。

（三）織牢文書檔案安全管理網(wǎng)，保障檔案價值。為了更好地保障文書檔案原始性、真實性和準(zhǔn)確性，發(fā)揮文書檔案決策參考、信息憑證價值。一是要強化網(wǎng)絡(luò)安全。企業(yè)可以通過防火墻、殺毒軟件、區(qū)塊鏈、數(shù)字加密、數(shù)字簽名、云加密技術(shù)對企業(yè)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字文書檔案、文書檔案管理系統(tǒng)以及文書檔案數(shù)據(jù)庫進行加密處理，并查殺病毒、木馬程序、黑客程序、惡意插件等相關(guān)病毒和非法程序。同時，要明確涉密文書檔案的訪問權(quán)限、訪問層級，從事前角度做好安全管控。二是要做好文書檔案備份工作。企業(yè)可以租借或者購置相應(yīng)的云儲存終端，依托于云端系統(tǒng)對文書檔案進行封閉式備份，建立可容納海量文書檔案的備份數(shù)據(jù)庫，便于從事后角度做好安全防范工作。

五、結(jié)語

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，企業(yè)必須要堅持改革先行，善于應(yīng)用多種信息技術(shù)，推進文書檔案信息化建設(shè)工作。具體而言，一是要推動文書檔案數(shù)字化建設(shè)，為后期管理工作奠定基礎(chǔ)。二是要堅持規(guī)范管理，充分保障文書檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。三是要織牢文書檔案安全管理網(wǎng)，保障檔案價值。相信隨著文書檔案管理人員的觀念不斷轉(zhuǎn)變，其能夠進一步把握好“互聯(lián)網(wǎng)+”時代文書檔案管理工作特點，應(yīng)用新方式解決新問題，最終促進整體管理效益的提升。