淺談大數據時代檔案管理思維方式的轉變

文/吉林省白城市退役軍人事務局軍隊離休退休干部休養所 楊易木

大數據時代的來臨給傳統的檔案館帶來了巨大的沖擊和影響，在這個過程中，人們逐漸認識到大數據的重要性和必要性。在大數據的背景下，我們需要將單一的檔案管理轉化為一個完整的體系結構，來應對新的挑戰并實現更大的突破。同時，隨著社會的發展和進步、人類文明不斷創新，信息的處理能力得到了很大的提升，在此情況下，檔案管理人員應積極轉變思維方式，注重自身修養與知識水平的提升，以更好地適應大數據時代下的檔案管理工作的需求。

一、大數據時代檔案管理存在的問題

近年來，大數據的發展給傳統的檔案管理思維模式帶來了巨大的變革與挑戰，但也有一些問題值得我們注意。首先，是檔案管理者對大數據的認識不夠深刻，在實際工作中，對大數據的理解還停留在表面，沒有把大數據的核心思想運用到檔案管理工作中，導致在面對新形勢時，不能及時應對和解決遇到的困難。其次，檔案管理人員缺乏專業的技術和能力，對新時代背景下的社會需求了解不透徹，無法適應新的要求。最后，檔案管理人員的思維方式也存在一定的問題：第一，習慣了被動接受，主動思考的意識淡薄，認為只要把紙質的文件放到網上就可以完成，而不去考慮利用現代電子化的手段來進行收集，去分析、挖掘信息，整理資料，從而達到事半功倍的效果；第二，重視形式，忽視內容，輕視過程，注重結果，從而忽略服務，缺少創新，使得很多的檔案館失去原有的價值與意義。

二、大數據時代對檔案管理工作提出的要求

（一）大數據時代對檔案管理工作提出的要求。新時期，大數據對檔案管理思維方式的轉變具有重要的影響作用，主要表現在以下幾個方面：第一，檔案管理者在面對新的問題時，首先要從自身做起，提高自己的專業素質和能力，不斷學習，提升自己的綜合素養，為檔案事業的發展打下堅實的基礎；第二，要轉變工作作風，提高檔案管理人員的辦事效率，使其能夠主動利用現代技術手段來收集、整理、加工和處理相關的信息資源，并將這些信息轉化為有價值的知識和技能；第三，在大數據時代背景下，傳統意義上的紙質化文件已經不能滿足現代社會的發展需求，這就迫切要求檔案管理人員加強對電子化辦公的認識和應用，利用現代化的技術手段來實現對文檔資料的有效管理，使其更加的方便快捷，從而更好地服務于廣大群眾，促進國家的建設與進步。

（二）大數據時代對檔案管理技術提出的要求。首先，要提高檔案管理人員對大數據的認識和運用能力，在思想上轉變檔案管理思維方式，把大數據技術應用到日常的檔案管理工作中，使其真正成為一種輔助手段。其次，要加強對大數據的認知和理解，利用好“互聯網+”、云計算等新的技術進行信息收集，并將其應用于檔案管理工作，使其更好地發揮作用。

（三）大數據時代對檔案管理規章制度提出的要求。大數據時代的檔案管理將借助先進技術理念實現管理效能的提升，在此情況下，對檔案管理工作的規章制度也提出更高要求。首先，檔案管理工作的開展需要良好的氛圍，這就要求檔案館建立起完善的規章制度，規范工作人員的行為準則，讓他們能夠自覺遵守相關的法律法規，嚴格按照程序辦事，避免出現違反條例的現象，從而更好地服務于人民。其次，要建立健全的法律法規，為公民提供一個良好的法制環境，讓他們能夠有法可依，依法辦事，從而實現社會和諧穩定。

三、大數據時代檔案管理的新思維與新思路

（一）轉變檔案管理工作的思維模式。利用網絡信息科技的優勢，將其運用到檔案管理工作中，首先要做到的就是轉變檔案信息工作的固有觀念，以信息化作為工作的出發點和基本思路。一方面，單位內部各個部門要相互貫通，多進行信息的交流。另一方面，要提高檔案管理人員以及單位其他人員的信息處理的能力，不僅要對檔案數據進行歸類整理，也要學會對檔案數據進行研究分析，掌握信息化檔案數據的利用方式。此外，要意識到檔案管理的新作用，結合新時期各方面工作開展的實際需求來對檔案管理的目標、方式以及工作模式進行創新，使檔案管理可以更好地為各方面工作的開展提供服務。

（二）創新檔案管理工作模式。當下各行各業的工作開展都離不開檔案數據的支持，而要真正去運用此方式，靈活掌握其中的方法，需要深入研究檔案管理工作的模式。尤其在大數據時代，檔案管理的信息化需要有相應的管理信息系統提供支撐，所以要定期更新檔案管理工作所需要的系統，這對于檔案內容的安全性有更強的保障。對于檔案管理工作人員要進行定期的培訓，對于科技信息類的知識，需要不斷積累，跟上創新時代的步伐，要對系統和信息的內容進行充分了解和認知，如此才能夠對檔案做到最優的管理。對于數據分析人員，要運用科學的方式對檔案信息進行研究分析，從檔案信息中剝離有價值的內容，為幫助單位工作開展提供充足依據，不斷助力單位各方面工作的優化完善。

（三）做好檔案管理大數據的收集。首先，檔案數據信息的收集，是開展檔案管理工作的基礎和前提，因此數據的準確性、及時性、有效性是檔案管理工作中的重點任務。其次，對于單位整體的發展運行而言，還要考慮在檔案管理工作之中所消耗的物資、財產資源等，以做到最優化管理，實現效益的最大化。對此，檔案管理工作人員要積極運用信息化技術和大數據手段做好各方面檔案信息的收集工作，并不斷提高檔案信息收集的及時性與準確性，以便充分發揮大數據時代檔案信息的應有價值。

（四）利用大數據提高服務效率。大數據的利用，是為了讓各個工作體系更好地完成自己的工作任務，也為了使職工擁有更便捷的工作方式。通過大數據，充分了解本單位服務的對象，根據對象的信息制定有利于單位發展和進步的方案。同時，僅僅擁有數據是不夠的，還要對數據進行模型構建以及細致的分析。只將數據進行歸類分化不是檔案管理的最終目的，科學運用數據才是大數據背景下對檔案管理創新的最終要求。對此，檔案管理人員要以服務理念看待自身工作，從服務角度來對工作內容、方式方法進行優化，來不斷提升自身服務效率。

（五）以大數據檔案管理促信息溝通。在當今時代背景下，每個社會機構都不是獨立存在的個體，都需要信息的交換和溝通，對于一個不斷追求發展的單位更是如此。在過去的檔案管理方式中，各種信息的交換和溝通是非常不易的，需要人為操作很大的工作量才能完成。而在大數據時代，這種信息溝通更為簡便和快捷。就檔案管理而言，其不僅能夠幫助外界更全面地了解機構內部的工作模式、狀態信息，同時機構也可以根據外界的變化來不斷地調整自身的發展方向，以制定更科學的發展方案。在機構內部之中，各個部門的交流與合作同樣需要信息的不斷傳遞和發展，在運用大數據管理自身部門信息的同時，還能夠了解其他部門的信息，運用這些信息來明確自己部門工作的方向。

四、結語

當今社會是一個大數據時代，在這個時代，我們需要對傳統的檔案管理模式進行改革，在原有的基礎上對其創新，使之適應新的發展環境，把大數據的優勢發揮到最大化。通過對大數據時代檔案管理工作的研究發現，大數據的到來給傳統的檔案管理方式帶來了很大的沖擊和影響，在這個新的時代背景下，我們需要改變檔案管理工作的思維模式，學會利用新的思維方式，在原有的基礎上進行創新，從全新的視角來開展檔案管理工作，并提供利用和服務。