論秘書的跨文化交際工作

文/廣西紡織工業學校 陸舒穎

隨著時代的變遷、經濟的飛速發展，世界上各個國家之間日益成了一個互相聯系、依存、開放的有機共同體，隨之步入到世界經濟一體化的進程中，而我國當然也緊跟時代潮流，積極與國際接軌，開展一系列的合作。隨著我國與國際的經濟往來愈發密切，相關的跨文化交際工作中對秘書人才的需求量與日俱增。與普通的文秘不同，這種專業性較強的秘書主要針對涉外機關單位、駐華機構等需要與國際進行溝通交流的涉外企事業，其對于跨文化風俗習慣的了解、流利的外語交流等更好輔助涉外工作開展的綜合能力要求是比較高的。所以，促使涉外秘書專業人才認識到跨文化交際能力的重要性和相應培養策略，從而更好地開展涉外工作，還是很有必要與價值的。

一、跨文化交際能力的培養對秘書的重要性

國外涉外秘書跨文化交際工作的開展主要在外資、出口、合資等企業中進行，他們與各個不同國家的客戶進行相應的溝通交流，為促進雙方更好展開合作而服務，其國際化的交際工作對于彼此雙方都是極其重要的。國內秘書跨國際交際工作自1978年改革開放后便應運而生，這種新式的復合外向型工作的開展主要在涉外單位、涉外部門和外國駐華機構這些“三資”企業中進行，在很大程度上對各種綜合能力的要求還是比較高的，比如相應的外語、文化、法規、經濟等綜合性知識的掌握程度，自動化辦公設備的掌握程度等等，日常工作中還需要協助上司進行外語翻譯、電話接打、信件收發、合同起草、客戶聯絡、考察洽談商務、管理檔案和人員調配等一系列的常規事宜。諸如此類的這些能力要求是極具涉外性、事務性、綜合性和專業輔助性。

（一）有利于商務會議的開展。在現如今的社會生產與生活中，物質文明與精神文明都得到了空前的發展，由此我國涉外企業在與國際進行洽談合作等事宜時，經常性地舉行談判會議、股東會、董事會、團隊會議和發布會等各種各樣的商務會議。

比如我國企業與一些外國企業相比，受不同文化與制度的影響，廣大人民群眾對客觀存在的不平等權利分配的接受度相對較大，進而有著相對鮮明的層級組織結構，其決策方式相應的自上到下。受社會主義與資本主義社會不同制度的影響，其相對的層級結構、決策方式、民主意識等諸多方面也各有不同的制度特色。當然每個國家的國情不同，僅是相對比較而言，有的國家層級組織結構相對大一些，有的國家層級組織結構相對小一些。所以在進行商務談判會議的座次安排上，受其不同國家間文化差異的影響，有的國家代表企業來參會的人員，其掌握決策主導權利的談判人員所坐的位置比較居中靠前，而有的國家代表企業來參會的人員，在座次選擇上相對比較隨意。進而秘書在為其安排參會座次時要適當根據其特有的文化習慣進行安排，規避不必要的誤解，確保會議的順利開展。

（二）有利于接待工作的順利開展。秘書跨文化交際的接待工作，是其架起與國際開展合作的溝通橋梁中至關重要的一個環節，秘書在其中所起到的紐帶作用是極其重要的，不僅要做好間接或直接的接待工作，還要做好與之相關的訪客服務工作，進而為服務的企業主體塑造良好的公關形象，為建立良好互惠互利的合作關系打下堅實的基礎。在迎來送往各種合作客戶的涉外接待工作中，其所代表的企業形象，在很大程度上左右著雙方是否能進行后續的合作事宜。

所以，秘書在跨文化交際接待工作中的基本操作與禮儀規范是十分重要的，要盡可能給予合作方賓至如歸、較為滿意的主觀感受，比如在祝賀、邀約、答謝和問候等諸多方面的肢體及語言行為都有其相應的規范標準，并且在不同國家中受其文化差異的影響，同樣的語言與肢體表達所代表的意思也是有所不同的。比如有的國家比較喜歡簡單輕松的溝通交流氛圍，不太注重一些正式的東西，所以在與之往來的過程中就可以避免一些不必要的繁瑣禮節，從與其相關的生產生活環境著手進行話題的開展，進而引起共鳴，為后續的洽談打好基礎。而在一些與之相比還是比較注重禮節往來的國家來說，握手與相應的簡單問候對于與之初次見面來說還是較為重要的，是必須要盡到的禮節，與此同時還要注意避免詢問其家庭事宜這種在對方看來很沒禮貌的行為。還有在一些宗教文化色彩較為濃郁的國家中，對于左右手所代表的意思也有不同的講究，比如有的國家認為右手是與神明和他人進行交流的，左手由于其經常用來清潔身體是骯臟的，所以與人接觸或遞送東西時是不能用左手的，是不禮貌和不尊重對方的表現，因此我們在與之交流時也好規避這些問題，充分尊重不同文化間的差異性。

（三）有利于商務活動的順利開展。基于工作需要，秘書的跨文化交際活動在很多時候會主辦并主導商務宴請、約會安排等各種商務活動，并根據不同國家的服務對象，相應調整不同的文化需求。

比如在進行跨文化交際工作的約會安排時，由于不同國家受其傳統文化習慣的影響，從而有著不同的時間觀念，所以要具體國家具體分析，根據其不同的文化差異進行不同的邀約安排。對一些生活節奏相對較快、時間觀念感相對較強的國家而言，相應的約會安排至少在三、四周前約定好，并且也比較追求會面過程中的高效率。有的國家受其傳統文化的影響，在8月以及其他法定節假日的休憩時間內是不接受相應的邀約安排的。而一些宗教色彩比較濃郁、對宗教信仰較為虔誠的國家，因其每周都會定期去教堂進行宗教信仰的相關活動，故而那一天也不能進行邀約安排。所以秘書作為跨外文化交際工作中連接彼此合作的重要紐帶來說，要對其不同的風俗習慣有著專業的文化敏感度，這樣才能更好地將自己帶入其中，進而尊重并理解其相應的行為緣由與意圖，從而最大程度地規避由此引起的不必要工作爭議與失敗。

比如在進行跨文化交際工作的商務宴請時，不同國家受其傳統文化的影響，飲食文化也是存在差異的。而秘書作為商務宴請工作的具體開展者來說，其對于所宴請的不同國家賓客飲食文化的了解，在很大程度上左右著活動的成敗。不同國家的餐具使用和飲食忌口中都有著各自不同的差異，有的國家使用筷子進餐，有的國家使用刀叉進餐，有的國家不使用筷子、羹匙或刀叉，而用使用右手抓餐食等等，由此事先了解進而進行不同的宴請準備，就顯得尤為重要。

比如在進行跨文化交際工作的禮物贈送時，各個國家也有不同的講究。有的國家喜歡浪漫一點，送花時則要避開紙花、菊花、康乃馨等，其在對方文化由于寓意不好而不適合送人，在花朵數量上也有不同的講究，有的國家送單數，但受其本國宗教文化的影響，是不能送13朵的。實用一點的送禮，有的國家則比較講究，不能送刀劍等鋒利物品，其有著與人隔斷聯系的寓意。所以根據不同的文化差異影響，要適時地規避好不必要的“雷坑”。

二、跨文化交際能力的培養策略

（一）注重跨文化交際內容在教材中的充分挖掘。在秘書專業相應的跨文化交際能力的培養上，第一步就是要對其相應的英語教材進行充分挖掘，比如以英語為母語的一些極具代表性的西方國家，其相應的習俗、典故、簡史、習慣和名人軼事等等，教師通過對其英語教材的知識梳理和內容提取，以這種顯性教學方法，使學生們更快、更好地了解所學的文化知識，進而對其進行相應能力的培養。

（二）現代化教學技術手段的廣泛合理應用。在時代飛速發展的今天，現代化的教學技術手段越來越多地被廣泛應用到實際的教學活動中去，也是其接收文化知識的重要途徑。所以，在秘書專業涉外語言的教學活動中，可以教材為基準，利用現代多媒體技術手段盡可能多地收集一些英語音樂作品、電影劇集、詩歌和小說故事等，進而以豐富多樣的文化碰撞在潛移默化間使學生們感悟中西文化的差異與魅力，從而提高其跨文化交際的工作能力。

（三）外教課程的積極開展。外教即外籍教師在秘書專業學生跨文化交際能力的培養上，有著積極的推動作用，可以極大地縮短相應的精神距離，外教課程更是其極具意義與價值的學習資源。外教不僅能利用自己得天獨厚的語言與文化優勢，對其進行相關的教學培養，還能以自己為典型，更好地闡述跨文化交際工作的必要性與重要性，使其更具有說服力。

三、結語

綜上所述，隨著世界經濟一體化中我國與國際上的經濟往來日益密切，跨文化交際工作勢必會越來越多地應用到涉外經濟活動的開展中。而其中文化風俗習慣的融合與碰撞，既是機遇也是挑戰。所以秘書在跨文化交際工作中所扮演的角色與發揮的作用就顯得尤為重要。相應的涉外秘書從業人員對各自文化差異、觀點和語言交流等方面上的把握，無不對跨文化交際工作的開展產生著巨大影響。因此，這一系列工作的有效開展是對秘書綜合能力的考驗與挑戰，需要其在各種不同的文化碰撞中，既充分尊重各自的文化差異，又能在差異中建立良好的合作關系。