檔案管理信息化建設中的標準問題探討

文/江蘇省淮安市煙草專賣局（公司） 孫靜

檔案標準是檔案工作領域各種標準的總過程，相關單位及個人在開展檔案工作時，應當遵循檔案標準這一準則進行。隨著信息化時代的到來，檔案管理信息化建設是必然的趨勢。但電腦系統在人工智能方面有局限性，使得檔案管理信息化建設中的標準問題更加突出。因此，本文重點對檔案管理信息化建設中的標準問題進行探討，并提出問題的解決對策，旨在保障檔案管理信息化更好地發展。

一、檔案管理信息化建設中主要面臨的標準問題

（一）信息化建設標準滯后。現階段計算技術以及檔案管理領域普及應用，并迅速普及到各機關和企事業單位中，大大提升了檔案管理的效率。檔案管理信息化的普及，也使得大量的電子文件資料出現，加強電子檔案管理儼然成為檔案管理過程中重要任務。但由于目前在檔案管理信息化建設方面的標準落后，進展緩慢，關于檔案管理信息化建設的相關標準寥寥無幾，且現有的標準在內容方面缺乏系統性、配套性，難以滿足檔案管理信息化建設發展的需求。

（二）系統集成性、兼容性較低。近年來，許多企事業單位紛紛進行了檔案管理信息化建設，但出于獨立開發、各自為政的原因，使得各自采用的檔案管理軟件及標準并不相同，進而影響檔案信息資源的有效整合，更是無法實現信息共享。除此之外，由于系統在兼容性方面不足，采集的數據內容、質量標準各異，很大程度上增加了信息資源整合的難度，而在這樣的情況下，就需要花費大量的人力、物力成本，不僅不利于檔案信息化的順利推進，還會導致大量的資源被浪費。導致這一問題的發展原因，主要因為各地區、各單位缺乏有效的溝通，這使得技術研發重復且水平低的問題普遍存在，阻礙了檔案信息化的進程。與此同時，還因為各單位盲目研發的因素，研發的系統兼容性較差，系統中文件格式、數據內容等方面均有較大差異，從而使得“信息孤島”問題出現，不僅制約了檔案信息的共享，也制約了檔案信息價值的發揮。

（三）檔案信息化存在隨意性、自發性。大多數單位企業的檔案管理信息系統為自主研發。這期間也存在不少的問題：一是存在較大隨意性，對信息化建設認識不足，缺乏重要性認識，也使得信息共享處于缺位狀態，嚴重影響了檔案信息化建設的進程；二是檔案信息化建設缺乏統一協調，各單位只能夠盲目開展，以至于成本高、水平低的問題較突出。

（四）檔案管理標準與信息技術契合度較低。我國現有的檔案管理標準大多是基于實體檔案管理角度出發，專門針對檔案管理信息化的標準幾乎沒有，不僅使得檔案信息化建設難以順利推進，也制約了高新技術的有效運用。

二、檔案管理信息化建設過程中標準化制定策略

（一）基于國家戰略基礎上全面制定檔案信息化標準。從現階段我國檔案信息化建設總體情況來看，與理想的目標相差甚遠，使得檔案信息化建設的作用、功能難以充分發揮。追究其因，主要因為缺乏有力的統籌和有效的指導，使得各單位盲目摸索。實際上檔案信息化建設是一項復雜的工程，不僅涉及技術問題，更是涵蓋了法制、機制、體制等方面的問題，若僅依靠基層社會組織的努力，實在勉為其難，所以應當從國家和政府層面著手。面臨信息化快速發展帶來的沖擊，在推進檔案信息化建設過程中，應緊密依托政策導向，強化統籌組織，建立統一的技術體系，以便達到高度的信息共享。政府在檔案信息化規范建設中更是起到重要的作用，所以要想實現檔案信息化的標準化建設，關鍵在于國家戰略的制定。

實現檔案管理信息化標準化建設，各地政府及單位應出臺相關政策及管理辦法，從建檔工作前期準備、中期錄入、后期分析存儲等方面落實相關細則，使得整體層面上形成規范化管理的模式。同時各單位也應積極響應國家政策，現階段檔案信息化建設也成了國家戰略重要內容之一。一方面，要切實解決檔案管理信息化建設中存在的標準問題，從思想上重視信息化、標準的建設，各單位既要認識到檔案信息化建設的重要性，也要認識到檔案標準建設的重要性，全面引入信息化、標準化的手段，規范檔案管理，同時需要標準化開展宣傳教育工作，使各部門及人員都能充分認識到檔案管理信息化的作用，并積極配合檔案管理標準化的開展；另一方面，各單位要以我國檔案法為基礎，結合自身實際情況，建立起有針對性、實用性的信息化管理系統，并加快現有管理制度的完善，為檔案管理信息化朝著標準化方向發展提供制度保障。

（二）以標準化為先行原則。掌握高端先進技術是解決檔案管理信息化中標準化問題的關鍵所在。但我國檔案管理信息化建設情況并不理想，雖然運用了許多高新技術，但是忽視了標準規范的制定，最終使得高新技術作用不能夠有效發揮。具體來看，多數是從各單位的個性化問題出發，僅僅是針對局部需要來制定解決措施，也因為如此，無形中也進一步加劇了檔案信息化建設各自為政、分散孤立的現象，更是難以實現信息高度共享。總結經驗來看，各地檔案行政管理部門在推進檔案信息化建設過程中，應從全局角度出發進行檔案信息化建設，而不是將嚴格放在具體的、微觀問題解決上，現階段應從具備操作、重點具體解決向標準制定和實施轉變，通過完善相關規范標準，為檔案管理信息化建設提供有力的基礎支持。另外，在當今信息化時代下，促使檔案信息資源的整合利用更是大勢所趨，為此各級檔案管理機構應形成合力，構建起統一完備的檔案信息資源整合平臺，促使各個應用系統聯結，將檔案信息資源整合在一起，并按照統一的數據標準，確保入網的檔案信息以統一的標準形式形成檔案數據庫。可見，要想實現檔案信息資源的理想整合，也需要針對檔案信息資源整合制定相應完善規范的標準，并在檔案信息管理、開發利用等環節中有效落實，而這也就需要堅持檔案信息化建設過程中標準化先行的原則，圍繞標準化來進行信息資源的整合，從而實現檔案資源信息理想的整合。

（三）以檔案專業部門為支撐，制定符合信息技術設備應用的標準體系。從技術難度上看，應當由國家檔案行政管理部門為支撐，主導進行檔案管理信息化標準的制定。國家檔案行政管理部門在知識專業性及技術權威性上有優勢，能最大限度地保證檔案管理信息化標準的科學性。另外，國家檔案行政管理部門也具有監督指導的職責，且在政策制定、組織貫徹方面有豐富的經驗。因此，應當由檔案行政管理部門主導推進檔案信息化建設實現標準化，然后在此基礎上充分利用大型集團或專業機構的高端技術優勢，把握高新技術發展的脈搏，從而進行檔案信息化建設技術標準的制定。這樣便能夠保證檔案管理標準與信息技術高度契合，不至于出現標準體系遠遠落后科技發展的情況，進而提升高新技術設備在檔案工作中的利用水平。

（四）立足長遠發展角度，制定適當的標準體系。隨著信息技術的快速發展，給檔案管理帶來便利的同時，也涌現出許多矛盾。一方面表現為信息技術日新月異，但其實際應用和推廣并不是一蹴而成，需要一定的時間來檢驗其應用效果，于是也造就了技術發展與技術應用之間的存在偏差；另一方面表現為信息技術的快速發展，使得廣大檔案工作者希望在信息化建設過程中配置的硬件設備應是高檔先進的，設計的軟件系統也應是面面俱到的，這樣才能夠充分體現出現代化和先進性。實際上這樣的認識也是不科學的，盲目的跟進只會導致原有技術設備作用還未充分發揮就被淘汰，而引進高檔先進技術軟件又需要花費較大的成本，其中的損失可想而知。針對這樣的問題，首先就需要在制定標準時，對技術的發展進行合理的預判，同時也需要設立標準研究的常設機構，立足長遠發展多角度，制定與技術發展有效銜接的標準體系，這樣可避免由于標準體系未形式而使得新技術應用受到阻礙，從而讓廣大檔案工作者能夠切實應用到先進的技術設備開展檔案工作，推進信息化建設向標準化發展，避免由于盲目建設而導致大量資源被浪費。

（五）標準制定與標準貫徹實施同等重要，應引起高度重視。從現實情況來看，我國檔案信息化建設與發展滯后，除了標準化制定滯后的原因外，也存在標準貫徹不到位的因素，現階段機關和企事業單位檔案信息化工作中貫徹實施已制定標準的只有少數。因此，在檔案信息化建設中，各級檔案管理部門應高度重視標準制定及標準貫徹實施同步進行。一方面，需要加強標準化制定的宣傳力度，讓檔案管理人員充分認識到標準化在檔案管理信息化建設中的重要性及必要性；另一方面，要加大制定標準的推廣力度，可通過貫徹實施標準試點的方式，并樹立典型，發揮典型示范作用加快標準推廣，實現全覆蓋，提高標準的應用水平。