項目管理辦公室理念在企業中的融入思路與途徑
——以電力企業辦公室為例

文/四川大唐國際甘孜水電開發有限公司 劉穎

辦公室作為電力企業黨風廉政建設、人事、檔案管理、安全生產考核、勞動紀律、綜合治理、接待管理、信息化建設、后勤服務、綜合協調等各項工作的“窗口”，承擔著橋梁、樞紐、參謀者、管理者、協調者、督促者等眾多角色。在電力企業服務型轉型的當前時代，只有高效率、最大化發揮辦公室職能和調動所有職工積極性、自主創新意識，才能切實發揮電力企業辦公室的信息中樞功能、輔助機構效能、參謀助手優勢。

一、項目管理辦公室理念在電力企業辦公室中的融入障礙

項目管理辦公室（PMO）作為企業職能機構的名稱，也被稱為項目管理中心、項目辦公室、項目管理部。項目管理辦公室理念在電力企業辦公室中的融入，是電力企業在提升辦公室管理成熟度的目標下，標準化、形式化辦公室管理的過程。

電力企業辦公室雖然屬于職能型組織，卻不具備橫跨各個職能部門審核和評估所有項目的職能。盡管作為行政部門，電力企業辦公室需要為各個部門調配人員和各類資源，然而卻很難為各個部門的實踐工作、各項目的具體執行提供指導意見、方法論，更多時候，項目團隊、項目經理的決策還是取決于其自己的決定。最為重要的是，目前國內電力企業的辦公室多以傳統的辦公室管理經驗、理念、方法論來處理日常問題，現有的工作人員很難以項目管理的思維，重新調整工作方式、方法。如此，在傳統的辦公室管理模式和理念下，電力企業辦公室即便融入PMO，也很難依照核心理念管理手段，使用有效的發展計劃，達成電力企業提質增效的目標。

二、項目管理辦公室理念在電力企業辦公室中的融入思路

（一）融入定位規劃。在PMO融入之前，建議電力企業辦公室以當前存在的不足、企業戰略規劃等作為依據，定義辦公室PMO組織架構和職責范圍，工作內容和具體建設流程，確定方案落實方式并按照有效執行的要求，匹配相應崗位及人員，以保障辦公室PMO運作的穩定性、有序性。

（二）實踐操作方式規劃。在實踐運作時，電力企業辦公室要圍繞PMO理念融入和切實展開的需求，優化組織架構，強化相關工作人員對PMO理念的認知，群策群力，邀請全體辦公室成員共同研究辦公室落實PMO理念的方式、路徑、保障機制、各個崗位的權責要求等。只有真正激發辦公室所有工作人員的工作積極性，才能保障辦公室管理改革真正與PMO理念融合起來。

辦公室管理中PMO理念的穩定運用主要任務是完成辦公室管理體系的建設工作，此工作包含辦公室管理體系、辦公室管理支持體系、辦公室管理人員職位體系的建設。在以上體系建設的工作中，可將辦公室管理工作視為項目，對工作質量、工作時間、工作成本全程監管，將每一項工作的開始視為項目啟動，完成環節視為項目驗收，要全面監督和支持每個辦公室工作人員的每一項工作操作過程，在每項工作完成后，由辦公室主任進行量化績效考核。

成本最大化降低是項目管理的關鍵目標之一，在電力企業辦公室融入項目管理辦公室理念時，要預先分類現有成本的歸屬部門，在企業總成本中的占比，有哪些是可以精簡的，哪些是需要維持的，如，保障企業業務運轉的各類行政成本，一旦減少會影響企業業務利潤，那么就不能精簡，而復印裝訂費用、水電費、辦公室用品采購費、辦公費、郵寄費、加班餐費、通信費、禮品費等，則可按照實際情況酌情刪減。電力企業辦公室在分析成本投入情況時，必須設立明確的行政目標及對行政效率和質量的要求。如此，在辦公室管理中才能按照提升管理效率和質量的要求，實事求是地落實行政目標。

三、項目管理辦公室理念在電力企業辦公室中的融入方式

（一）確定融入后職能定位，籌劃調整組織架構。在辦公室組織架構調整的工作中，按照PMO理念，電力企業辦公室主任可設定項目管理組、培訓組、標準化組、質量控制組、資產管理組。

其中項目管理組作為核心，由辦公室主任全權負責，用于監控辦公室PMO理念融合后的執行情況，負責質控和監督。標準化組負責辦公室PMO融合后的管理流程、文檔模板、規章制度、崗位細則等與辦公室管理改革相關的各項標準化操作。資產管理組負責辦公室原有資料、設備與PMO理念融入后的各項數據、開發工具產品及軟件等的收集、整理、保存、管理，尤其是記錄PMO理念融入與執行過程、經驗與教訓等。質量控制組必須從項目管理組中獨立出來，重點監督質控辦公室改革的過程、落實的成效、相關部門和領導的滿意度等。

（二）厘清職責范圍，按需層層分解任務。PMO理念在融入電力企業辦公室后，要將軟件與工作支持、成本跟蹤與控制、數據資源協調調用、風險管理及控制、管理計劃落實跟蹤與報告、管理變更、文檔管理等各項職責，與辦公室當前在傳統管理理念下的工作內容融合，屬于交叉的部分，可酌情按照標準化管理的方式理順。

PMO的職能幾乎能貫穿到公司的所有職能部門中，需要電力公司所有部門協調合作，共同促進PMO理念的引入和落實。因此，電力公司要整理歸納公司目前的軟硬件設備、所有人員的基本情況，構建資源存儲庫，以便辦公室在協調資源并提供決策建議時，能快速選出最適合的人員、資源，配以最合適的時間，提供建議給所需部門以供參考。在對接項目和部門過多甚至產生交叉時，電力公司辦公室要按照構建項目群管理體系的模式，評定各項工作的重要性和對辦公室服務的要求，按照公司戰略需求，為辦公室服務工作供應排序，優先選擇重要工作提供定制服務并全程監控實施情況，及時調整服務方案，跟蹤追評方案實施成效等。

（三）靈活選擇執行策略，堅持內部管理到位。電力企業辦公室在落實PMO理念時，要靈活選擇具體落實策略，不能固化管理模式。比如對于與業務市場拓展相關的業務、部門、項目，可遵從提升投入產出率的要求，約束與激勵、拓源與降本、面向市場與可持續發展并重，從提升企業、部門、業務活力的角度出發，實施激勵型管控模式與方案。對于后勤保障為核心的部門與業務，可在降低成本費用的目標下，健全制度體系，落實管理責任，切實推行責任型管控方案。在責任型管控方案落實的過程中，辦公室作為責任部門要自上而下強化管理人員責任到人的管控意識，保障管理制度體系、流程、方案的一體化執行，辦公室要充分發揮自身的協調職能，調動各個部門的參與積極性，保障內部管理各個環節利、責、權的協調統一。

電力企業辦公室費用的降低要以嚴謹科學的內部管理為先導。比如嚴格控制會議規模、出差人員數量，年初的預算表一旦經過各級主管領導審批后，就必須按照年初預算分配相關費用，嚴禁年底增加費用的行為，形成上下共同節約的風氣。堅決執行費用問責制度和領導一支筆審批制度，重點控制各類會議、公務車、電話通信等各項費用的支出，嚴管新車購置，淘汰舊車，以新換舊，必要時可應用汽車租賃系統，力爭降低各類車輛管理成本。在通信費方面，要嚴格控制管理人員以公費私用的情況，杜絕私人電話，規范行政費用的支出。

四、項目管理辦公室理念在電力企業辦公室中的應用保障

（一）強化體制改革，設立行政成本支出限額。電力企業辦公室要高度整合各個部門的行政需求，在市場經濟體制和企業實際發展戰略的需求下，構建能規范行為、協調運行、高效的行政管理體制。降低行政成本并不意味著要削弱辦公室管理責任或者職能，而是重新分配資源、責任，讓電力企業現有的資源，與崗位權責掛鉤，并真正落實到每一項能促進企業發展的工作中。

電力企業辦公室在降低行政成本的過程中，要兼顧不同部門與不同行政業務特征，搜集多渠道、多方面的意見，設置出合理的、科學的限額標準。辦公室主任可開展全方位調研，調研所得結果用于確定成本標準的科學性和合理性，在行政成本支出標準制定完成后，就需要設立相應的行政成本支出監督機制體系作為執行保障，并輔助預算管理和預算編制細化等各項工作的有效推進。

（二）優化調整溝通方式，分層強化知識理念培訓。辦公室日常管理工作需要上下聯通，內外協調，有效溝通，由此，辦公室要豐富溝通方式。同時，包含電力企業辦公室職員在內，圍繞PMO理念落實要求，電力企業各個部門要求逐步落實相關知識與理念培訓工作。

如初級培訓內容為辦公室PMO理念融入的必要性、要求、方式、路徑，需要結合電力企業辦公室管理改革的特性、企業轉型要求與戰略等設計內容。初級培訓的目標是讓所有與辦公室PMO理念實施相關的職員、部門均對PMO理念及辦公室PMO理念的運用有清晰的了解。中級培訓的側重點是辦公室PMO理念融入后的方案如何應用、如何改進，培訓的目標在于讓所有參與人員能明晰PMO理念應用下，自己崗位工作方法、工作理念的調整必要性與要求、可應用的方法與手段。高級培訓需要所有參與人員在完成培訓后能按照執行要求討論具體操作方案，通過群策群力來完善方案，使之達到標準化運作要求。