淺談工會檔案信息化管理及資源共享若干問題

摘 要：進入新時代，工會檔案信息化及資源共享遇到了一些新的情況和問題，影響了工會檔案信息的開發利用及整個檔案管理工作的發展。我們應深刻認識新時代工會檔案信息化及資源共享的重要性，認清其存在的問題，采取有效措施，認真加以解決。

關鍵詞：信息化;共享;工會檔案;若干問題

隨著經濟社會、工會工作和網絡信息技術的發展，工會檔案信息化及資源共享勢在必行。經過多年發展，這項工作取得了很大進展。進入新時代，工會檔案信息化及資源共享遇到了一些新的情況和問題，影響了工會檔案工作的發展及檔案信息的開發利用。我們應深刻認識新時代工會檔案信息化及資源共享的重要性，認清其存在的問題，采取有效措施，認真加以解決。本文淺談這一問題，供參考。

1 工會檔案信息化及資源共享的重要性

工會檔案信息化及資源共享是以網絡信息技術為基礎，網絡平臺作為載體，對工會檔案的收、管、用實現電子及數字化管理，通過網絡共同利用多方數字檔案資源，實現共贏。推進工會檔案信息化及資源共享，對實現工會檔案管理現代化，促進工會檔案資源的開發利用和共享，更好地體現工會檔案資源的價值和作用，具有重要意義。

1.1 有助于推動工會工作規范化進程

工會檔案是工會組織管理各項工作的真實記錄，是工會工作的“錄像帶”。推進工會檔案信息化及資源共享，應以工會檔案管理工作規范化為基礎。通過對工會檔案資料的研究和整理，規范地管理和開發利用其檔案，能夠對工會在具體工作開展過程中存在的問題和不足進行更好、更系統的分析，制定更為完善的工作制度，推動工會檔案管理工作規范化進程。隨著工會檔案管理工作規范化水平的不斷提升，必然有助于提升工會的工作效果，更好地服務廣大職工。

1.2 有助于提升組織的戰斗力和凝聚力

工會作為重要的社會組織，其工作成就應通過勞動者的認可和信任來衡量。新時代，工會應該結合廣大職工的需要，解決廣大職工在生活和工作中遇到的問題，贏得廣大職工的認可和信任，更好地發揮工會在政府與職工之間的橋梁作用。工會檔案保存了大量具有法律憑證作用的原始資料，通過對這些資料的利用和開發，有助于維護廣大職工的監督權、參與權和知情權，是提升工會在廣大職工中權威性的重要途徑。通過對工會檔案的信息化及資源共享，有助于提升工會組織的戰斗力和凝聚力，加深工會與廣大職工的密切聯系[1 ]。

1.3 有助于推動工會檔案文化建設

工會檔案是研究工會發展的重要史料，也是工會文化傳承的重要載體。因此，工會在檔案資源開發過程中應將其作為工會文化建設的重要組成部分。推進工會檔案信息化及資源共享，能更好地推動工會檔案文化建設。從工會檔案資源的角度看，工會在發展和工作過程中形成了大量文字、聲像、實物等檔案資料。這些檔案資料既是工會發展的現實寫照，也具有非常強的文化宣傳作用。可以通過展覽、公益廣告、網上推送、宣傳畫冊等多種形式，對工會的工作成就進行廣泛宣傳，進一步提升廣大職工的文化自信，充分發揮工會檔案資源的價值和作用。

2 工會檔案信息化及資源共享存在的主要問題

近年來，工會檔案信息化及資源共享有了一定進展，但與實際情況和需要相比，進展還不理想，存在一些問題，檔案信息資源的共享層次水平不高，需要我們研究解決。

2.1 對于檔案管理信息化及資源共享重視不足

工會檔案管理信息化建設需要足夠的基礎設施和人員作為保障，但由于一些領導對于這項工作重視不足，沒有充分認識到工會檔案信息資源的教育價值、經濟價值和科研價值，造成了工會在檔案管理信息化建設遲緩，缺少相應的軟硬件設施設備，基礎設施建設滯后，檔案管理人員水平和層次有限等現實問題。很多檔案管理人員對于工會檔案管理相關工作不熟悉，難以運用大數據、云計算、人工智能等技術對工會檔案信息資源進行系統開發和利用，也難以共享有價值的檔案信息資源，更好地發揮檔案信息資源的價值和作用。還有部分檔案管理人員缺乏責任意識，認為檔案信息資源共享應“以我為主”，只有相關單位和部門對檔案信息資源提出了相關要求才會將相關信息資源共享給需要單位。這種被動式的服務不僅會影響檔案信息資源價值的利用，也不利于工會檔案管理部門與其他部門的聯系和互動。

2.2 工會在檔案信息資源共享方面還存在數據安全性問題

隨著網絡信息技術的不斷發展，雖然為工會檔案信息化及資源共享提供了更為便捷的載體和途徑，但由于部分工會檔案管理人員信息素養相對較差，在工會檔案信息資源開發和共享過程中對于數據安全問題重視不足，加上工會也沒有結合檔案信息資源共享實際完善相關的制度機制，導致檔案管理人員在信息共享方面很容易出現馬虎大意、隨意性等問題，容易造成重要檔案信息資源的泄密和丟失。特別是面對網絡攻擊等問題時，部分人員因自身技術能力不強，難以對檔案信息資源進行有效保護。

3 工會檔案信息化及資源共享的實現路徑

新形勢下，工會在檔案信息化管理與資源共享過程中，一方面，應重視檔案信息資源利用和開發，主動地引進更為先進的技術設備，為工會檔案信息化及資源共享提供完善的硬件設施。同時，還要加大對檔案管理人員的教育和培訓，進一步提升檔案管理人員的思想意識和服務能力。另一方面，應注重檔案管理技術的創新和應用，引進更為先進的信息技術為檔案信息資源共享提供更為全面的技術支持，完善相應管理制度，提升檔案管理人員的安全意識，確保工會檔案信息資源安全。

3.1 轉變檔案信息化管理與資源共享思路

工會應給予檔案信息化管理及資源共享工作足夠的重視，樹立政治意識，大局意識，充分認識到檔案信息化管理與資源共享對推動工會各項工作的重要意義和現實作用，經常過問檔案信息化建設及資源共享面臨的問題，及時研究解決。同時將檔案工作納入到整個企業管理之中，完善相應的制度機制，為檔案信息化管理和資源共享提供扎實的制度保障。加強工會檔案管理內部建設，通過內外聯動，進一步提升工會檔案管理工作效率，更好地為資源共享營造良好的外部環境。此外，還應加強對工會檔案管理技術的創新和應用，結合當前工會檔案信息化管理與資源共享的實際需要引進數字化技術，切實保障檔案信息化管理及資源共享各項工作順利開展。應通過工會檔案管理工作網絡服務，為廣大職工提供檔案查詢、檔案復制、檔案下載等多項服務，更好地滿足廣大職工對于工會檔案信息資源的利用需要[2 ]。

3.2 對工會檔案信息化服務手段和方式進行創新

隨著工會檔案信息化管理的不斷推進，檔案信息資源從封閉走向開放已經成為必然。因此，必須對工會檔案信息化服務手段和方式進行創新，更好地滿足工會檔案信息資源共享的實際需要。應改變工會傳統的紙質檔案信息服務方式，運用計算機硬件設備和其他輔助設備對紙質的檔案信息資源進行數字轉換，并將其作為工會檔案信息化管理和資源共享的主要對象。在工會檔案信息化管理過程中，應改變傳統分散式的管理模式，通過構建集中式的管理模式，實現檔案信息資源的高度集中，為后續檔案信息資源開發和共享創造有利條件，同時也能夠更好地適應信息技術高速發展的現實要求。在服務手段上應改變傳統封閉、半封閉的服務狀態，主動深入到廣大職工身邊，了解他們對于檔案信息的多元化需求，并以此作為檔案服務手段優化和創新的主要方向。還應加強檔案人才隊伍建設，進一步提升檔案人員的能力和素質，變被動服務為主動服務，提升工會檔案信息化管理及資源共享效果。

3.3 加強工會檔案信息資源的安全保護

工會檔案信息資源具有其獨特的價值，部分檔案信息資源不僅會影響廣大職工的切身利益，甚至與組織發展息息相關。因此，應將加強工會檔案信息資源的安全保護，作為檔案信息化管理的重要方面，既要實現工會檔案信息資源的合理共享，也要確保工會檔案信息資源的安全。在具體實施過程中，一方面，應加強工會檔案信息資源安全制度建設，結合新時代工會檔案信息資源管理的實際需要，重新梳理原有的安全制度，剔除不適合的內容;對需要注意的事項要以制度的形式加以明確。另一方面，應加強工會檔案管理人員的安全教育和培訓，并將信息安全作為重要培訓內容，進一步提升工會檔案管理人員的安全素養，確保在工會檔案信息化管理與資源共享過程中檔案信息資源的安全。

網絡信息技術的不斷發展，為工會檔案信息化及資源共享創造了有利條件。我們應高度重視工會檔案信息化建設，完善相應的軟硬件設施，加強與相關單位和部門的聯動，有針對性地進行檔案信息資源共享和服務，進一步提升檔案信息資源的利用效率和水平。

參考文獻：

[1]王卓.信息資源共享視角下高校檔案管理模式思考[J].檔案時空，2019（06）：17—18.

[2]王娜.工會檔案信息化管理的有效途徑分析[J].青年時代，2019（014）：290—291.

作者簡介：張君鋒，福建省三明市明溪縣職工服務中心館員。