高等院校電子文件歸檔和電子檔案管理問題分析

劉英

摘 要：單軌制電子檔案歸檔的成功實踐，不再將紙質電子文檔與電子文件分別保存，降低了歸檔及管理成本，提升了電子文件管理效率。本文分析了電子文件歸檔的基本原則及實踐探索中的成功經驗，并對下一步電子文件歸檔及電子檔案管理的發展方向及重點提出展望和預期，具有積極的現實指導意義。

關鍵詞：電子文件歸檔;電子檔案管理;單軌制

概述

電子文件是指數字設備及數字環境中產生，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依托計算機等數字設備閱讀、處理，并在通信網絡上傳輸的文件。從電子文件的概念可知，電子文件不僅涵蓋與紙質檔案相對應的圖形、圖像及文本電子文件，也包括視音頻電子文件，還包括軟件程序及其衍生的電子文件。近年來，隨著高等教育事業的發展以及信息技術的應用，高等院校電子文件數量龐大，類型多樣，做好電子文件的歸檔和管理意義重大。為此，國家檔案局陸續出臺了《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《電子檔案管理系統基本功能規定》《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》《版式電子文件長期保存格式需求》《電子檔案管理基本術語》等，為高等院校電子檔案歸檔及管理提供了制度保障。單軌制電子檔案歸檔的成功實踐，不再將紙質電子文檔與電子文件分別保存，降低了歸檔及管理成本，提升了電子文件管理效率。

1 電子文件歸檔原則

1.1 區別性對待。電子文件的渠道不同、格式不同，對其收集歸檔的方式和方法也存在較大的差異性，需要針對不同類型的電子文件進行差異化、區別對待。

1.2 原始性保持。電子文件與相應的軟件、硬件環境密不可分，其生成、流轉、使用都離不開相應的介質，但在收集、整理和后期的利用過程中應始終保持電子文件的原始性，不能因為外界軟硬件環境的改變而改變電子文件的格式、內容，保證電子文件的真實性。

1.3 可讀性延續。文字、圖表、視音頻等電子文件收集歸檔后，會隨著存儲介質環境的改變而發生變化，這就要求電子文件的歸檔要始終保持其可讀性，以實現電子文件的現實應用價值。

1.4 元數據收集。元數據（Metadata）又叫中介數據、中繼數據，是描述數據屬性的信息，主要用以支持指示存儲位置、歷史數據、資源查找等功能。因此，電子文件歸檔還要同步做好元數據收集，確保電子文件的真實、有效。

2 電子文件歸檔意義

2.1 便于檢索利用。與傳統紙質檔案管理不同，電子文件歸檔及管理，借助計算機信息技術，實現了高等院校館藏檔案的全文檢索，確保檔案服務利用的查準率和查全率。將電子文件按照檔案管理的標準和要求，采取電子錄入、關鍵詞著錄和圖像識別等，可以實現電子文件的高效檢索，為相關部門查詢利用提供可靠保障。

2.2 利于統計分析。將傳統紙質檔案歸檔轉化為單軌制電子文件歸檔，借助全文檢索、智能檢索的強大技術優勢，能夠為高等院校檔案編研、統計分析提供技術支持。

2.3 滿足現實需要。隨著辦公自動化的持續推進，以及高等院校發展對于檔案信息需求的不斷增加，積極開展單軌制電子檔案歸檔及管理，不僅有利于提升檔案管理效率和質量，還有利于助力高等院校發展，滿足高等院校發展對于檔案信息的現實需要，不斷提升高等院校檔案管理的能力和水平。

3 電子文件歸檔及管理實踐探討

電子文件及其元數據收集、歸檔，根據其來源渠道不同，其要求和方法也有較大差異。在此，以較為常見的電子文字圖表類文件歸檔為例，做一簡要論述。辦公OA系統中產生的電子文件，是電子文檔中最為常見的一類，從擬稿、審稿、發文、催辦、傳閱等各個環節，實現了公文處理線上自動化、無紙化處理。整套系統設立預立卷、整理庫和檔案庫三個工作庫，其中，預立卷對應電子文件預立卷整理;整理庫對應高等院校檔案館對電子文檔審核核對;檔案庫則對應檔案正式入庫利用等。總之，應將電子文件歸檔與管理實行集成管理。

3.1 明確系統歸檔集成需求

高等院校辦公OA系統涵蓋了學校日常無紙化辦公及管理的主要環節，由此產生的電子文件數量龐雜，要確保電子文件歸檔保持其真實性、完整性、可用性和安全性等重要屬性，首先需要關注和解決的是明確OA辦公系統與檔案歸檔系統的集成需求。為此，根據高等院校電子文件歸檔實際，重點明確了三個方面的電子文件集成歸檔。一是高等院校已經辦結的發文;二是經高等院校歸檔部門篩選后辦結的來文;三是辦結的其他文件。電子文件歸檔集成涵蓋電子文件元數據及電子文件內容信息數據。其中，元數據為高等院校文件條目及審批流程產生的數據項;電子文件內容數據包括正文、附件及其背景信息等。

3.2 制定電子文件管理模式

高等院校電子文件管理模式分按件管理與按卷管理兩種模式。其中，高等院校的黨建、工青婦群團、行政管理等電子文件類檔案按件管理為主;高等院校教育教學、科學研究、基礎實施建設及設備管理等則以卷管理為主。

3.3 健全電子文件歸檔流程

將檔案管理系統與高等院校的OA辦公系統進行歸檔集成，并將OA系統流轉或非OA系統流轉的文件進行實時歸檔。其中，OA系統流轉的電子文件，從OA辦公系統中將包括目錄條目、審批記錄、正文及附件等相關電子文件捕獲至對應的信息管理緩存庫，并由高等院校的相應檔案管理部門進行分類、審核，并做好歸檔預立卷、分發條目信息及檔號編制、組件排序等，全流程做好電子文件歸檔，并對歸檔的電子文件信息的真實、完整、可用及安全等“四性”進行檢測，符合要求的，及時歸入檔案庫，反之則退回，待符合條件后再進行歸檔。

3.4 選擇合適接口開發技術

近年來，高等院校電子文件歸檔的集成接口包括ESB技術、中間庫技術及Web Service技術等。不同技術有其實際應用特點，其中，ESB技術速度快，但成本高;中間庫技術能夠有效降低檔案管理系統與OA辦公系統耦合度;Web Service技術操作較為便捷，應用簡便。根據院校電子文件歸檔的現實以及技術特點，建議使用“Web Service+中間庫”復合技術模式，能夠高效簡便地進行歸檔，也能夠確保電子文件的可追溯性和安全性。通過在檔案管理應用系統中增設OA信息緩存庫，將OA系統捕獲的公文數據借助XML技術進行封裝。

3.5 制定可行數據配置規則

將OA辦公系統與檔案管理系統中的數據信息進行集成，從而完成了檔案信息的轉移，但電子文件歸檔及管理有其專門的規則要求，因此，要制定切實可行的數據配置規則，確定電子文件的類型、電子文件的分類、電子文件的數據結構，以及電子文件的數據元素等，通過數據配置規則的制定，初步篩選出OA系統中電子文件是否屬于歸檔范圍，以及屬于短期、長期及永久等何種保存期限，并直接存入相應的檔案門類之中。采用“程序模塊自動為主+人工為輔”的辦法，做好電子文件的著錄、分類、歸檔及鑒定等，從而做到元數據信息與數字文件的實時歸檔，實現電子文件數據信息管理的自動化。

展望

（1）完善OA信息緩存庫。電子文件系統與檔案管理系統的有機銜接，需要在檔案管理系統中創建OA信息緩存庫，根據高等院校OA辦公系統的實際需要，內設“收文”“發文”“材料報送”若干模塊，將其中的電子公文實時流轉至相應的檔案管理系統，利用數據庫技術捕獲OA系統中的數據條目及電子文件，并通過數據信息解析，將存檔信息存入緩存庫，并根據電子文件配置規則，自動分發至相應的預立卷，為后期電子文件歸檔奠定基礎。

（2）制定合理分配規則。目前，使用較多的是機構代碼來制定相應的分配規則。由于高等院校的機構代碼是唯一的，可根據高等院校最新的組織機構名稱及代碼配置電子文件歸檔承辦單位、擬稿部門、報送部門及歸檔單位名稱，提升電子文件歸檔的科學性、準確性。

（3）切實解決組卷問題。與傳統紙質載體不同，電子文件多以“件”為歸檔、管理單位，針對這一特點，結合高等院校實際，可在組卷時，引入虛擬檔號模式，在不影響原有檔案管理模式基礎上，有效解決電子檔案實時歸檔。而以卷為單位的，可以立卷歸檔部門作為單位建立相應的條目和檔號，并將OA系統中的文件存放于對應的案卷中，案卷中的文件以“件”作為歸檔及管理單位，通過組卷問題的解決，提升高等院校電子檔案的管理效率。

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（作者單位：蘭州城市學院檔案館）