企業(yè)科技檔案的管理與利用探析

張瑩

摘 要：科技檔案在企業(yè)科研攻關(guān)、生產(chǎn)運營、日常管理中都發(fā)揮著不可替代的作用，既是企業(yè)科技創(chuàng)新的重要參考資料，也是企業(yè)競爭力的體現(xiàn)，其管理與利用是一項專業(yè)性、綜合性較強的知識信息服務(wù)。當前，企業(yè)科技檔案管理與利用還存在一些問題，應(yīng)采取加強檔案信息資源集成等措施加以解決。

關(guān)鍵詞：科技檔案;企業(yè);管理;利用

企業(yè)科技檔案是企業(yè)在科學(xué)技術(shù)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、設(shè)備引進和使用等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的歷史記錄[1 ]。當前，隨著國際競爭的日益激烈，科技創(chuàng)新能力已成為企業(yè)發(fā)展所必備的要素，在此背景下科技檔案的多元價值更加凸顯。作為企業(yè)重要的信息資源，科技檔案具有管理、經(jīng)濟等多重效益，其管理與利用的高水平發(fā)展對確保企業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展具有重要意義，對服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展有重要作用。

1 企業(yè)科技檔案管理與利用的必要性

1.1 企業(yè)科技創(chuàng)新的需要

企業(yè)在市場競爭中須不斷提升自身的創(chuàng)新能力和技術(shù)水平，為此應(yīng)加大對科技、技術(shù)、知識等信息的獲取和利用。多數(shù)企業(yè)已認識到科技檔案的多元價值，立足資源優(yōu)勢和經(jīng)驗，探索技術(shù)升級與更新的新方式方法，但鮮有企業(yè)真正發(fā)揮科技檔案的價值。從企業(yè)長遠發(fā)展角度看，科技檔案的收集、整理與價值挖掘應(yīng)由外部來源模式轉(zhuǎn)為知識自己模式。從效益角度來說，對科技檔案的管理與利用能夠以較小的成本獲取較大的回報：能夠進一步明確企業(yè)科技發(fā)展方向和戰(zhàn)略，利用成功的技術(shù)和經(jīng)驗，避免走彎路，能縮減科技創(chuàng)新及技術(shù)進步成本，提高企業(yè)利潤。

1.2 企業(yè)提升競爭力的需要

企業(yè)為提升競爭力，實現(xiàn)快速發(fā)展，需要大力發(fā)展科技創(chuàng)新。科技創(chuàng)新是一項專業(yè)性和綜合性很強的工作，不僅要在管理、資金上有大量投入，還應(yīng)有序發(fā)展配套技術(shù)，對學(xué)科的交叉情況和文獻、科研數(shù)據(jù)等科技檔案的需求巨大，科技檔案管理與利用水平也在一定程度上影響企業(yè)競爭力。科技檔案作為一種寶貴的信息資源，對企業(yè)經(jīng)營決策、生產(chǎn)工藝改進、技術(shù)創(chuàng)新及設(shè)備改造都發(fā)揮重要的支撐作用，其豐富程度、管理與利用水平也從側(cè)面體現(xiàn)了企業(yè)實力。對其高效的利用能讓企業(yè)及時把握市場動態(tài)和競爭對手的技術(shù)動向，預(yù)先制定生產(chǎn)和經(jīng)營計劃，在市場中贏得先機。企業(yè)文化已逐漸成為企業(yè)競爭的重要內(nèi)容，科技檔案凝結(jié)了企業(yè)的所有科技資源，體現(xiàn)深厚的文化底蘊，有助于企業(yè)文化建設(shè)。

1.3 滿足科技檔案利用需求的需要

高度的網(wǎng)絡(luò)化和知識經(jīng)濟的興起，讓人們獲取文獻資料和檔案的手段更多。過去，科技檔案資源較為稀缺，市場化程度低，企業(yè)僅能通過固定渠道獲得相關(guān)服務(wù)。而如今，企業(yè)可以搜索引擎、網(wǎng)頁、網(wǎng)站、數(shù)字文獻信息系統(tǒng)等輕松獲取大量信息[2 ]。信息技術(shù)在日常生活中的普及也改變了企業(yè)的信息獲取習(xí)慣，科技檔案需求也從粗放式的整合資源趨向細分的個性化資源。挖掘有價值的科技檔案信息成為企業(yè)檔案機構(gòu)的重要任務(wù)。應(yīng)變革企業(yè)科技檔案管理與利用的途徑、內(nèi)容和方式，更好地服務(wù)于企業(yè)科技創(chuàng)新和發(fā)展總目標，滿足不同服務(wù)客體的個性化需求。

2 當前企業(yè)科技檔案管理與利用存在的主要問題

2.1 資源整合力度不足

企業(yè)科技檔案管理的經(jīng)濟效益傾向較為突出，在管理與利用上重視不夠，在科技檔案的收集和整合上多面向成果性收集，對科技項目相關(guān)的過程性文件資料收集不足，成果文件、總結(jié)性文件較多，而圖紙、數(shù)據(jù)和原始記錄等信息的收集整合不多。科技檔案資源收集渠道及范圍較為狹窄，多為內(nèi)部的科技和管理資料，沒有充分依托互聯(lián)擴大檔案采集范圍，這也導(dǎo)致科研檔案缺乏時效性，種類較少。科技檔案資源建設(shè)深度不足，大部分企業(yè)在科技檔案資源整合上仍采用簡單的收集與分類，對于資源組織、專題數(shù)據(jù)庫涉足較少。

2.2 缺乏對科技檔案價值的深度挖掘

科技檔案管理與利用的目的就是最大限度地發(fā)揮其價值，滿足企業(yè)科技活動特別是技術(shù)攻關(guān)工作的需求。這要求企業(yè)不僅能夠通過集成式的平臺提供科技檔案服務(wù)，也要實現(xiàn)對科技檔案價值的深度挖掘。一定時期以來，企業(yè)對科技檔案多采用粗放式的管理模式，忽視了對其價值的深度挖掘。雖然信息化建設(shè)帶來的資源數(shù)字化和傳輸網(wǎng)絡(luò)化，在一定程度上豐富了科技檔案的利用形式，但與當前市場經(jīng)濟條件下企業(yè)的多元發(fā)展和檔案利用需求還存在一定距離。

2.3 利用形式單一

當前，企業(yè)針對科技檔案管理與利用的開發(fā)還較少，多數(shù)仍停留在簡單的科技檔案信息查詢和傳輸上，對其個性化、模塊化、專題化的服務(wù)探索與應(yīng)用還較少，利用形式單一。其原因，一是用戶需求調(diào)研不足。很多企業(yè)在粗放式的資源整合上有豐富經(jīng)驗，但在個性化的資源推送和專題科研檔案建設(shè)上經(jīng)驗不足，自上而下的服務(wù)模式也在一定程度上與實際需求脫節(jié)。二是由于專題化和個性化的服務(wù)需要消耗較多資金，其管理和經(jīng)濟上的效益無法在短期內(nèi)顯現(xiàn)，阻礙了科技檔案價值的深度挖掘。

3 解決企業(yè)科技檔案管理與利用存在問題的對策分析

3.1 加強企業(yè)科技檔案信息資源集成

3.1.1 強化企業(yè)有關(guān)科技信息的收集與歸檔。搭建好科技檔案信息數(shù)字化資源庫，將企業(yè)各個研發(fā)、生產(chǎn)、管理和經(jīng)營環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)進行集中收集、管理與開發(fā)，形成豐富的信息資源庫。對過去存在的紙質(zhì)檔案進行價值鑒定，有選擇地進行數(shù)字化開發(fā)，主要選擇標準為內(nèi)容、增值意義、技術(shù)含量等。同時，進一步豐富科技檔案收集與歸檔載體。一方面對系統(tǒng)內(nèi)生成的科技檔案進行標準化和規(guī)范化整理;另一方面加強傳統(tǒng)紙質(zhì)科技檔案數(shù)字化，打破檔案服務(wù)的時空界限。

3.1.2 加強對網(wǎng)絡(luò)資源的采集。注重收集行業(yè)動態(tài)、科技活動相關(guān)信息，包括政策、新聞、圖片和部分影像資料。應(yīng)制定較為嚴格的采集范圍和標準，防止冗余數(shù)據(jù)過多。采集網(wǎng)絡(luò)資源時，應(yīng)注意將信息的來源、背景、版本、元數(shù)據(jù)等作為信息文件的一部分一起采集，保證信息的真實準確完整性[3 ]。

3.1.3 構(gòu)建專題數(shù)據(jù)庫。依托第三方外包公司，從科技咨詢公司購買相關(guān)數(shù)據(jù)庫，作為本企業(yè)科技資源庫的補充。該方式消耗資金較大，適合實力較為雄厚企業(yè)。資金不足的應(yīng)對科技檔案需求進一步細分，收集細分領(lǐng)域的科技信息，如細分領(lǐng)域的專題數(shù)據(jù)庫等。

3.2 提升企業(yè)科技檔案的加工整理水平

3.2.1 建立基于科技檔案的管理系統(tǒng)，提高科技檔案的整理能力。已建立完善OA系統(tǒng)的大型企業(yè)，可在原有管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上增加科技檔案管理模塊，在各個環(huán)節(jié)進行功能和數(shù)據(jù)埋點的嵌入，同時定期對管理系統(tǒng)進行功能部署和更新，逐步補充科技檔案管理相關(guān)功能及工具。未建立OA系統(tǒng)的企業(yè)，應(yīng)基于科技檔案管理與利用開發(fā)全新系統(tǒng)，重點在于加強對數(shù)據(jù)的挖掘、分析，還有對知識的分類和集成管理。

3.2.2 優(yōu)化科技檔案組織機構(gòu)與管理流程。構(gòu)建領(lǐng)導(dǎo)負總責(zé)、分管領(lǐng)導(dǎo)具體負責(zé)、服務(wù)部門組織協(xié)調(diào)、其他部門協(xié)同配合的科技檔案管理格局。設(shè)立專職檔案人員并在各職能部門設(shè)立兼職檔案人員，形成覆蓋企業(yè)的科技檔案管理組織體系，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。對科技檔案進行“三納入”“四同步”管理，通過跟蹤項目的全部過程，把項目從立項到驗收過程所形成的檔案資料收集齊全、整理規(guī)范。

3.2.3 深化對科技檔案的價值挖掘。重點加強對隱性知識的挖掘，如在企業(yè)管理、科研和生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的原始數(shù)據(jù)。具體可根據(jù)檔案的歸類、內(nèi)容、主題或時間等要素信息，建立不同專題數(shù)據(jù)合集。還可應(yīng)用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進行分析，形成專題資料。企業(yè)還應(yīng)加強內(nèi)部協(xié)調(diào)，開展聯(lián)合科技檔案編研，促進科技檔案價值的挖掘。

3.3 創(chuàng)新科技檔案服務(wù)形式

3.3.1 開展科技檔案用戶自助服務(wù)。依托科技檔案數(shù)字資源庫和管理信息平臺，向用戶提供基礎(chǔ)性檔案服務(wù)，包括文獻的查閱、檢索及科技檔案相關(guān)圖文、數(shù)據(jù)的展示。其重點在于資源內(nèi)容的豐富度及場景的自由，企業(yè)應(yīng)注重搭建多個服務(wù)渠道，包括PC、移動和線下終端，盡可能覆蓋24小時。

3.3.2 開展科技檔案專題服務(wù)。推動科技檔案服務(wù)的精準升級，圍繞部門及員工工作的具體項目和課題，有針對性地整合資源與服務(wù)，在技術(shù)攻關(guān)、生產(chǎn)銷售、基建項目中建立聯(lián)系，根據(jù)部門職責(zé)的不同，一方面提供完善的科技檔案資源，另一方面提供交流服務(wù)，提高技術(shù)開發(fā)效率，讓科技檔案融入企業(yè)科技管理的全過程。如在基建項目中，相似工程的圖紙可以套用，既能縮短設(shè)計周期，又能為企業(yè)節(jié)省大量人力財力，創(chuàng)造良好經(jīng)濟效益。

3.3.3 開展科技檔案個性化服務(wù)。重點對各個層面的用戶需求進行收集與分析。一方面由企業(yè)相關(guān)管理人員在用戶層面建立科研專題檔案服務(wù)，重點在于資源與服務(wù)模塊的整合。另一方面，員工能根據(jù)自己的科研需求自主組合資源，如論文、科技報告等。

參考文獻：

[1]劉喆.論企業(yè)科技檔案的管理與利用實踐[J].礦業(yè)工程，2018，16（01）：68—69.

[2]陳永新.論新形勢下企業(yè)科技檔案的規(guī)范化管理與利用[J].合肥學(xué)院學(xué)報（社科），2008（02）：125—127.

[3]張海韻.基于知識管理的企業(yè)科技檔案信息資源開發(fā)利用研究[D].廣西民族大學(xué)，2015.

（作者單位：浙江省舟山市自來水有限公司）