水利檔案信息化建設(shè)探究

劉星

摘 要：水利檔案信息化建設(shè)十分必要，是新時代推進(jìn)水利檔案管理工作的一項重要任務(wù)。本文立足于水利行業(yè)檔案管理特點和未來發(fā)展需要，從完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用檔案信息化管理系統(tǒng)等方面提出了一些策略和建議，并指出了水利檔案信息化應(yīng)注意的幾個問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理;水利;信息化

水利檔案管理工作是水利基礎(chǔ)工作的重要組成部分，水利檔案管理信息化是水利信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。隨著計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)的發(fā)展，城市大腦、智慧水利等水利信息化系統(tǒng)平臺逐步建立并日趨成熟，將原有水利檔案資料加以整合利用，形成大數(shù)據(jù)信息，同時建立一個從檔案形成到檔案管理再到檔案利用全流程的檔案管理信息系統(tǒng)，持續(xù)穩(wěn)定地為城市大腦、智慧水利平臺提供水利信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)層面和管理單位決策及運行管理提供參考，為公眾提供高效的水利信息服務(wù)，這是新時代水利檔案管理的使命，也是水利檔案信息化的重大意義所在。

1 水利檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1 水利檔案信息化建設(shè)是檔案管理提檔升級的需要

傳統(tǒng)的水利檔案管理在收集歸檔、保管利用及數(shù)字化方面存在一些弊端。在檔案收集歸檔方面還不夠完整規(guī)范，因為傳統(tǒng)檔案大多數(shù)是紙質(zhì)成果，尤其是水利建設(shè)工程文件資料，收集歸檔周期相對較長，有的歸檔材料形成單位為了方便利用，自行保存，時間一久，忘記歸檔，導(dǎo)致檔案收集歸檔不齊全。在保管方面，傳統(tǒng)檔案容易損壞，存儲占地面積較大，對防火、防盜、防潮、防蟲、防霉等要求較高。在查詢檢索方面，傳統(tǒng)檔案查全率和查準(zhǔn)率較低，查詢速度慢、效率低，數(shù)據(jù)整合分析則更是難上加難。在借閱使用方面，頻繁的借閱導(dǎo)致檔案原件損毀，有的單位管理制度不嚴(yán)，檔案借出后未及時歸還，造成檔案資料的遺失。這些問題嚴(yán)重影響了檔案管理工作，必須開展檔案數(shù)字化信息化建設(shè)，對檔案管理工作進(jìn)行提檔升級[1 ]。

1.2 水利檔案信息化建設(shè)是新時代水利信息化的需要

新時代水利工作已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，已經(jīng)逐步從工程水利向生態(tài)水利轉(zhuǎn)變，從粗放管理向嚴(yán)格管理轉(zhuǎn)變，從局部治理向系統(tǒng)治理轉(zhuǎn)變，新的大的水利工作格局已經(jīng)形成，系統(tǒng)思維和統(tǒng)籌規(guī)劃加速了水利信息化進(jìn)程。以衛(wèi)星遙感、視頻采集、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)手段為依托的水利水務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和管理平臺應(yīng)運而生，如長春市的河長APP已在河湖長制工作中使用，城市大腦、智慧水利平臺也提上了日程。這些水利信息化的產(chǎn)物以先進(jìn)技術(shù)為依托，以基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫為支撐，信息需求量龐大，而這些基本數(shù)據(jù)信息多來源于現(xiàn)有的水利檔案，水利檔案信息化建設(shè)及檔案資源整合開發(fā)迫在眉睫。

1.3 檔案信息化建設(shè)是新時代轉(zhuǎn)換檔案管理模式的需要

隨著時代的進(jìn)步和科技的發(fā)展，信息化建設(shè)進(jìn)程日益加快，各行各業(yè)開始借用互聯(lián)網(wǎng)時代優(yōu)勢開展大數(shù)據(jù)分析，傳統(tǒng)的人工形式檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時代發(fā)展的需要。在信息時代，信息是戰(zhàn)略資源，無論是在政治、經(jīng)濟(jì)還是科技、文化領(lǐng)域，無論是處于工業(yè)、農(nóng)業(yè)還是商業(yè)等行業(yè)，無論是機(jī)關(guān)、事業(yè)單位還是企業(yè)，信息化建設(shè)都是管理和發(fā)展的基礎(chǔ)，對基礎(chǔ)信息、行業(yè)信息以及日常管理信息進(jìn)行收集處理、整合分析，從而形成本單位的檔案信息資源庫，是一項十分重要的戰(zhàn)略舉措，必須實行的新的檔案管理模式。

2 水利檔案信息化建設(shè)對策

2.1 完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施

按照檔案信息化要求，完善檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施，具備條件或規(guī)模較大的單位可新建檔案室，購置檔案專用設(shè)備，對檔案庫房內(nèi)所有設(shè)備進(jìn)行一體化智能化管理，對檔案庫房內(nèi)所有實體檔案進(jìn)行日常智能化、安全化管理，實現(xiàn)“人防、技防、物防”相結(jié)合。水利管理單位多數(shù)處于基層，受規(guī)模和資金影響較大，可對原有的檔案室進(jìn)行必要改造，按照信息化要求重新調(diào)配分區(qū)，增加中心機(jī)房，擴(kuò)大管理區(qū)域，使檔案管理工作適應(yīng)信息化管理需要。配齊檔案信息化所需的專用設(shè)備，包括高性能服務(wù)器、專用計算機(jī)、高速掃描儀、多功能復(fù)制機(jī)等，架構(gòu)局域網(wǎng)，安裝網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全的軟硬件設(shè)施。

2.2 應(yīng)用檔案信息化管理系統(tǒng)

按照檔案信息化的要求使用檔案管理系統(tǒng)，具備條件的可根據(jù)自身需要定制開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，在檔案管理系統(tǒng)之下，集文書檔案管理系統(tǒng)、人事檔案管理系統(tǒng)、會計檔案管理系統(tǒng)、合同檔案管理系統(tǒng)、工程項目檔案管理系統(tǒng)、智慧檔案室、信息資源庫于一體，并使之與單位OA辦公系統(tǒng)安全連接，使檔案收集、整理、檢索、利用更加自動化、智能化，在省時省力的同時，形成標(biāo)準(zhǔn)相對統(tǒng)一的電子文檔，紙質(zhì)檔案與電子檔案同步形成，實現(xiàn)雙載體歸檔，促進(jìn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和完整性。如果受資金影響，至少應(yīng)引進(jìn)簡單的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理檢索利用的自動化，定期對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實行紙質(zhì)和電子雙載體歸檔。條件具備的，可探索電子檔案單套制歸檔管理。

2.3 建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫

水利管理單位的檔案記載了水利工程建設(shè)、水利調(diào)度運行、組織機(jī)構(gòu)沿革和日常管理全過程。可以為水利工程后續(xù)的調(diào)度運行和日常管理提供科學(xué)依據(jù)，是珍貴的數(shù)據(jù)資源。以石頭口門水庫為例，檔案資源包括工程技術(shù)檔案、文書檔案、會計檔案、人事檔案等部分，是龐大的數(shù)據(jù)資源庫。石頭口門水庫后期的除險加固、興利增容、水源地治理等都是以建庫檔案資料為依據(jù)進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計的;而每年的防汛工作，則是以水文檔案資料和調(diào)度資料為基礎(chǔ)和依據(jù)，科學(xué)進(jìn)行汛情分析、來水預(yù)測和庫容管理調(diào)度的。因此，做好這些檔案資源的保護(hù)和利用十分重要。對這些資源進(jìn)行信息化處理，有利于其長久保存和高效利用。水利管理單位可以通過高速掃描儀、多功能復(fù)制機(jī)等專用設(shè)備對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，科學(xué)進(jìn)行分類整理，形成有序的水利信息資源數(shù)據(jù)庫，方便管理、查找和分析利用。

2.4 完善檔案信息化工作體系

應(yīng)健全完善檔案管理組織體系，規(guī)模較大的水利管理單位應(yīng)建立與信息化發(fā)展需求相匹配的檔案管理組織體系，設(shè)立檔案管理處（室），配備3名左右的專職檔案管理人員，細(xì)化分工、落實責(zé)任，定期對檔案管理人員進(jìn)行信息化技術(shù)培訓(xùn);有條件和工作需要的，還應(yīng)配備信息系統(tǒng)專業(yè)的技術(shù)人員，負(fù)責(zé)單位信息系統(tǒng)維護(hù)和技術(shù)設(shè)備維修。應(yīng)健全完善檔案信息化管理制度，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》，以及檔案管理部門的要求，完善檔案管理各環(huán)節(jié)工作制度，進(jìn)一步明確檔案收集整理的范圍時限、立卷歸檔的標(biāo)準(zhǔn)要求、存儲保管的注意事項、借閱審批的程序流程、信息安全管理制度;應(yīng)建立信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，包括數(shù)字檔案信息的采集與存儲標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)等，這是檔案信息化建設(shè)的制度規(guī)范保障[2 ]。應(yīng)進(jìn)一步規(guī)范水利行業(yè)檔案管理，按照《水利基本建設(shè)項目（工程）檔案資料管理規(guī)定》《吉林省水利水電建設(shè)工程檔案資料管理規(guī)定》等，建立水利工程檔案資料收集、整理、歸檔的標(biāo)準(zhǔn)及流程，全面地對水利工程各個階段的文件資料進(jìn)行收集歸檔，規(guī)范整理，形成涵蓋水利建設(shè)全過程的完整準(zhǔn)確的檔案資料。

3 水利檔案信息化應(yīng)注意的幾個問題

3.1 水利檔案信息化與智慧水利

目前，長春市已經(jīng)啟動智慧水利平臺建設(shè)，前期數(shù)據(jù)收集準(zhǔn)備正在進(jìn)行當(dāng)中，最準(zhǔn)確最完整的數(shù)據(jù)一定是來源于水利檔案，館（室）藏檔案的數(shù)字化、實時檔案的數(shù)字化，將是一個重要的課題，需要得到各級水利主管部門和基層水利單位的廣泛關(guān)注。

3.2 水利檔案信息化與信息公開

水利檔案信息化是水利信息共享和利用的基礎(chǔ)。既要實現(xiàn)信息資源的共享，又要保證信息資源的安全。可以使用內(nèi)網(wǎng)技術(shù)、資源權(quán)限設(shè)定等辦法，實現(xiàn)內(nèi)部信息共享和部門信息分享，以利于更好地協(xié)同配合;可通過智慧水利等平臺對部分信息資源進(jìn)行公開，為公眾服務(wù)。

3.3 水利檔案信息化與信息安全

綜合考慮檔案信息的保密性和安全性，需要提高軟件的防盜功能，避免系統(tǒng)漏洞，引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)據(jù)分析軟件和登記軟件，提高存儲機(jī)構(gòu)的信息保密度[3 ]。同時，加強檔案人員的保密工作培訓(xùn)，制定實施嚴(yán)格的保密制度，增設(shè)信息安全設(shè)備，確保水利檔案信息安全。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已不能滿足水利信息化和時代發(fā)展的需要。水利管理單位應(yīng)根據(jù)自身情況和形勢發(fā)展需要，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，應(yīng)用檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，完善檔案信息化工作體系，協(xié)調(diào)好水利檔案信息化與智慧水利、信息公開、信息安全的關(guān)系，充分發(fā)揮水利檔案的重要作用，更好地為水利建設(shè)管理和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]李春竹.淺議企業(yè)紙質(zhì)檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺世界，2013（S1）.

[2]齊曉磊.論加強水利檔案管理信息化建設(shè)的措施[J].卷宗，2016（11）.

[3]張亞麗.淺析新時代檔案管理信息化建設(shè)[J].工程管理前沿，2019（11）.

（作者單位：吉林省長春市石頭口門水庫管理中心）