大數據時代文書檔案信息化管理與應用研究

趙嬋

摘 要：在大數據時代背景下，各單位應主動適應時代發展趨勢，推動文書檔案信息化管理與應用，挖掘文書檔案資源，強化服務能力，加強人才隊伍建設，注重檔案信息安全管理，更好地發揮文書檔案的價值和作用。

關鍵詞：大數據;文書檔案;信息化管理;應用路徑

文書檔案管理工作是一個單位正常運轉的必要保證，也是單位管理工作的重要基礎。各單位應重視文書檔案管理工作，充分認識大數據時代文書檔案管理信息化建設的必要性，認真對待檔案信息化管理存在的問題，采取必要措施，進一步提升文書檔案管理水平，更好地促進單位長期可持續發展[1 ]。

1 大數據時代文書檔案信息化管理存在的主要問題

網絡信息技術的不斷發展，為文書檔案信息化管理目標的實現提供了技術支持，通過大數據與文書檔案信息化管理的有機融合，不僅能夠為用戶提供更為便捷、全面的信息服務，也有助于提升單位文書檔案資源的利用效率。但在文書檔案信息化建設中也出現了一系列問題，需引起重視。

1.1 文書檔案管理模式不規范，存在安全隱患

當前部分單位文書檔案管理制度機制不健全，缺少對文書檔案管理工作必要的監督檢查指導，檔案工作人員對文書檔案管理規范化重視不足，工作隨意性大，文書檔案內容缺失，檔案信息資源開發緩慢等問題不同程度地存在。有的檔案收集過程不嚴格，收集上來的文書檔案格式不統一、排序混亂、裝訂不合格，影響了文書檔案的有序保存，也不利于文書檔案的系統開發和利用。雖然對紙質檔案進行了數字轉化，但對后續數字檔案的保存、利用卻缺少必要手段，導致很多帶有密級的文書檔案信息長期暴露在互聯網，很容易被不法分子所竊取和利用，不利于文書檔案信息安全。

1.2 文書檔案管理人才隊伍建設落后

當前很多單位在文書檔案信息化管理過程中偏重于硬件設施的配備和軟件系統的引進，對于文書檔案人才隊伍建設重視程度不足，很多文書檔案管理人員年齡偏大，多是其他崗位轉崗而來，未經過系統的檔案專業教育和培養，對相關檔案管理制度執行和落實不到位，在檔案信息化建設過程中對于大數據、云計算等技術掌握得不夠全面，難以將大數據、云計算等技術運用到實際的文書檔案信息化管理之中。由于文書檔案人才隊伍建設落后，影響了單位文書檔案信息化管理的推進，也難以對單位文書檔案信息資源進行系統的開發，無法為單位中心工作提供必要的檔案信息支持。

1.3 大數據技術的應用創新不足

隨著大數據時代的到來，檔案管理信息化建設應該成為檔案管理的中心工作。但當前部分單位在文書檔案管理仍然以紙質文書檔案作為重點，沒有開展較為系統的文書檔案信息化管理工作，無論是在檔案信息收集，還是在檔案服務、借閱、利用等方面，都存在不同程度的短板。甚至有些單位為了更好地控制成本，沒有為單位檔案信息化配備必要的硬件設施和其他的配套措施，在文書檔案管理過程中只注重文書檔案的保密性，卻沒有重視文書檔案現代信息技術的引入。部分單位檔案信息化建設起步晚，經驗不足，加之人員素質所限，更愿意保守地開展文書檔案管理工作，難以實現大數據技術的廣泛應用和創新，只停留在紙質文書檔案數字化，簡單的文書檔案服務之上，難以為文書檔案管理工作效率提升提供必要的信息技術支撐。

2 大數據時代文書檔案信息化管理的應用路徑

各單位領導和檔案管理工作人員應主動轉變檔案工作思路，將文書檔案信息化管理作為檔案工作發展的主要方向，加強對文書檔案管理人員的教育培訓，實現大數據與文書檔案信息化建設的真正融合，通過文書檔案資源的深入挖掘，為單位各項工作開展提供更好的文書檔案服務。

2.1 挖掘文書檔案資源，強化文書檔案服務

當前在文書檔案資源利用過程中有必要引入更為先進的大數據、云計算、人工智能等技術，實現對傳統紙質文書檔案的數字轉化，加強檔案數字信息資源的合理利用和開發。一方面，將文書檔案資源挖掘作為重要工作加以落實。當前各單位在工作中會生成大量數字文書檔案，這些文書檔案既是單位各項工作的真實記載，也是未來其他工作開展的重要依據。因此，對這些文書檔案資源的開發和利用，對單位發展起著重要作用。在文書檔案開發過程中，一方面，應明確文書檔案資源開發利用的目標，在此基礎上形成專項開發或課題開發，緊緊圍繞單位中心工作，進一步提升文書檔案資源開發的針對性和有效性，更好地發揮文書檔案的價值和作用。另一方面，強化文書檔案服務職能，主動地利用大數據時代所帶來的技術優勢，加速推進文書檔案信息化管理，構建檔案信息化管理平臺，加強與各部門的聯系互動，針對各部門的需要提供有針對性的檔案信息服務[2 ]。

2.2 更新檔案管理手段，提高檔案管理效率

應加強資金投入，引進先進的管理手段。大數據時代背景下，各單位應對文書檔案信息化建設給予必要的資金保障，引進先進的管理技術手段，確保文書檔案信息化建設順利推進。應引進更為先進的技術設備，進一步提升單位檔案信息化管理平臺的兼容性、延展性和適用性，為檔案信息化建設提供硬件保障，使檔案工作人員能夠利用軟硬件設施設備對文書檔案信息資源進行系統開發，進一步提升文書檔案管理效率。還應完善相關的制度規制，充分認識到網絡信息技術對信息化建設產生的重要影響，對原有的文書檔案管理制度進行完善和創新，進一步提升文書檔案管理制度的針對性和有效性，切實為文書檔案信息化建設提供完善的制度保障。同時要對文書檔案信息化建設各項工作經驗進行總結，進一步優化文書檔案管理流程。

加大對文書檔案信息化建設宣傳力度。單位在文書檔案信息化建設過程中一定要對文書檔案信息化建設的必要性和重要性進行宣傳，讓各部門及其工作人員了解文書檔案信息化建設的重要性、主要目標和具體流程，并加強與檔案管理部門的聯系和互動，確保文書檔案能夠快速收集、整理和數字化，進一步提升文書檔案的管理效率。通過“檔案宣傳周”“檔案文書展示月”等活動，讓單位內部人員對文書檔案信息化建設的成果有所了解，并主動地參與到文書檔案信息化建設之中，形成全員參與的良好局面。

2.3 加強檔案隊伍建設，保障檔案管理安全

從文書檔案信息化管理的角度看，大數據時代的到來對單位文書檔案管理方式、內容、手段都產生了深刻影響，文書檔案信息化管理正向著多元化、開放性、智慧化、信息化方向發展。因此，有必要針對文書檔案信息化管理存在的信息安全問題，完善相關的制度機制，引進更為先進的檔案信息管理軟件，進一步提升文書檔案信息安全屬性。在具體實施過程中，有關領導和人員應定期關注文書檔案信息化建設的具體情況，及時解決存在的問題，為文書檔案信息管理配備先進的軟件系統，設置安全防火墻，完善文書檔案信息管理制度，設置文書檔案信息查詢權限，確保文書檔案信息安全，為后續文書檔案信息資源的合理開發和利用提供保障。

大數據時代背景下，要想進一步提升文書檔案管理效率，就必須將加強人才隊伍建設放在突出位置。應構建專業的管理團隊。單位檔案信息化建設是一項復雜工程，既需要單位領導的重視，也需要專業的管理團隊主動參與落實各項措施，因此必須選拔一批政治素質高、綜合素質強的人才參與文書檔案信息化管理之中。還應加強文書檔案管理人員的教育培訓。制定更為科學合理的教育培訓計劃，將大數據、云計算、人工智能等技術納入到文書檔案管理人員的培訓之中，進一步提升文書檔案管理人員技術能力和技術水平，并能夠靈活地運用文書檔案管理信息系統，對文書檔案信息資源進行系統開發和利用[3 ]。

總之，在新時代應高度重視和大力推進文書檔案信息化建設，主動地引入大數據、云計算、人工智能技術，對文書檔案管理流程、管理模式進行創新和優化，實現對紙質文書檔案的數字化轉型，建好用好文書檔案信息管理系統，實現對文書檔案的系統開發和利用，努力實現文書檔案管理現代化。

參考文獻：

[1]張麗梅.大數據時代文書檔案管理及信息化應用分析[J].辦公室業務，2020（04）：89，95.

[2]周臻君.大數據時代文書檔案辦公自動化的便捷與隱患[J].蘭臺內外，2020（02）：80—81.

[3]劉嵐萍，曠文俊.檔案數據深度挖掘與精細化管理：大數據時代檔案信息化建設策略[J].知識經濟，2020（03）：69—70.

（作者單位：陜西省西安市高陵區人民政府辦公室）