以數字化提升高校檔案館基礎業務水平

文/陜西寶雞職業技術學院 周虹

將電子信息技術應用到高校的檔案管理中，不僅僅節約高校在人力、物力、財力方面的投入，更是提高了檔案工作管理效率，并且質量上也有所保障，能夠確保檔案的安全性及精確性。由此看來，數字化的檔案管理，是滿足高校對檔案管理需求的最優選擇。在對相關信息管理人員進行專業技能及素質培訓時，要對他們進行法律法規意識及責任意識的培養及教育。當所有信息管理人員的專業素養過硬時，信息的安全穩定才有所保障，才能保證高校數字化檔案信息高效有序進行下去。

一、高校檔案數字化的重要意義

高校檔案是記錄一所學校建立、發展、演變的原始載體，同時記載了高等學府幾十年甚至上百年的發展變遷軌跡，因此高校的檔案具有極高的學術研究價值和歷史文化價值。高校的檔案多數使用紙質載體進行保存，然而由于受到存放時間長、檔案保存標準不高等因素的影響，使得許多高校檔案館保存的歷史檔案出現了字跡模糊、紙張損傷以及部分被污濁浸染的現象，所以高校紙質檔案數字化工作顯得十分重要和緊迫。

高校紙質檔案數字化主要是將傳統檔案通過數字掃描的方法轉化為虛擬的電子文件形式。高校紙質檔案數字化是解決當前高校檔案儲存危機的關鍵途徑，同時實現了檔案管理系統平臺的數字化，檔案數字化對檔案館三個主體具有極其重要的作用，即檔案本體、檔案利用者以及檔案工作者。從檔案本體來看，高校檔案數字化，有利于重新整理和修復一些破損的檔案，從而有效延長紙質檔案的保存年限，同時檔案數字化可以有效減少檔案被借閱以及出庫的次數，減少紙質檔案保存過程中的人為損傷，幫助檔案資源實現可持續存儲和利用。從檔案利用者角度來說，檔案數字化有利于檔案利用者借閱，檔案利用者可以使用多種在線方式獲取檔案資源。同時，同一份檔案可以在同一時間被不同空間的人查閱，從而突破了時間、空間的限制，實現檔案資源利用的最大化，更加方便利用者。從檔案工作者角度來看，檔案數字化使得傳統落后的檔案管理方式轉變為智能化、信息化、數字化的現代檔案管理方式。此外，檔案數字化意味著檔案工作者由原來傳統的實體庫房管理轉變為現代虛擬數字管理，而現代虛擬數據管理要注意數據的安全性以及異地備份的便捷性，同時檔案數字化在一定程度上節約了人力成本，還減弱了自然災害對實體檔案造成損害的風險。

二、現階段高校數字檔案館的發展現狀

根據調查數據發現，目前大部分高校的數字檔案館信息化水平仍然處于較低水平，地域差異、辦學規模、經費、場地等原因導致數字檔案館建設仍然處于初級階段。同時也有部分高校能夠整合資源，搭建數字化平臺，促使檔案信息管理更加規范化、高效化，摸索出適合本校數字檔案管理的發展之路，比如說：南京大學、上海交通大學、浙江大學等。大部分高校數字化檔案館存在以下的幾個問題：一是對檔案信息的開發利用、挖掘工作不夠深入；二是服務途徑較為單一，提供給用戶的服務僅僅在表面；三是校內以及校際之間檔案部門不能順暢進行網絡訪問等。因此對于高校檔案管理工作者來說，探索新的檔案管理方式具有重要的作用。

（一）數字檔案館存儲對象不明確。高校的數字檔案館存在一個問題，即沒有明確的存儲對象，工作人員對自己的工作內容和工作責任不夠明確。有的高校將學生檔案放在各個院系，將教師的檔案放于人事處，沒有將所有檔案存放檔案室，從而導致學校的檔案館存儲內容不夠統一。檔案館的數字化僅僅是將紙質的檔案數字化，不能對檔案進行補充與完善。

（二）數字檔案館服務用戶的范圍小。目前，許多高校的數字檔案館僅對校內的教師和學生使用，隨著改革開放的程度不斷加深，資源共享已經成為數字檔案館發展的必然趨勢，所以說高校數字檔案館對外開放可以促進檔案館的發展與進步。許多高校的數字檔案館接口標準不統一，阻礙了資源共享的進度。

（三）數字檔案館館藏資源查詢不便。數字檔案館館藏資源查詢不便有以下三種原因：一是很多高校數字檔案館查詢的關鍵詞較為專業，沒有按照檔案的種類、年限等設置；二是沒有及時更新數字檔案館的館藏資源，使得用戶的信息不具備時效性；三是許多高校數字檔案的查詢需要現場預約登記。

三、提升檔案數字化整體水平的對策

數字化檔案管理對高校來說是相當重要的任務，是推動智慧校園建設的中堅力量。現在的數字化水平遠遠低于預期的環境，應該從幾個方面進行改善：第一，完善制度。針對現在各個高校的檔案管理真實情況，結合高校檔案管理中存在的問題，推出相關的制度與策略，把數字化檔案管理加入高校教學規劃當中，通過這樣的方式凸顯數字化檔案管理的重要性。第二，提升意識。檔案機構在培訓員工時，應該著重培養其服務意識，打破傳統被動服務，給老師和學生帶來最好的服務，讓檔案管理變得更加高效便捷，進一步提升檔案意識。第三，增大投入。數字化檔案管理是系統工程，無論是設施購進，還是系統更新或是維護，每一個環節都需要資金的投入，增加投入的力度，是數字化檔案管理最堅實的物質基礎。具體來看，應該從以下幾個方面重點優化。

（一）高校檔案數字化的標準。完成數字化建設的重要前提是有比較健全的數字化建設標準作為依據，然而如今的標準并沒有明確的規范，因此制定高校數字化檔案管理標準是很有必要的。然而制定標準不是簡單的事，以下幾點需要注意：第一，必須遵循法律法規。例如《中華人民共和國檔案法》《檔案信息系統運行維護規范》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等等。第二，多方聯動。檔案行政管理機構、教育主管部門、高校、高職等各個單位，需要形成一個高效的聯動機制，平衡好各部門的關系是制定標準的首要前提。第三，兼顧共性和特性。不同的省份，或是不同的高校、高職、本科院校的辦學都存在一定的差異性，所以每所學校的檔案管理都具有自己的特點，因此在制定相關標準時，要包容每所學校的個性，在共性與個性之間找到一個平衡點。

（二）配備檔案教學數字化設施設備。數字化檔案管理離不開數字化的設施設備，也就是辦公常見設備，比如電腦、打印機、復印機等等；還有庫房常用的設備，例如恒溫恒濕控制系統、防磁柜、清潔設備等；還有檔案管理軟件，需要購進或是自主研發適合高校數字化檔案管理的實用軟件，以保證檔案自用、OA系統與教務處、科研部門、財務處等業務的無縫銜接，能夠規范、高效地管理文件與檔案。對于比較重要的文件及數據，要有備份或者是分開保護，做到萬無一失；最后就是提供優質信息服務，充分利用互聯網，通過“在線利用—在線審核—在線利用”三個環節，給每位客戶提供方便高效的服務，從而不受時間地點的約束。除此之外，檔案網站還需提供常見問題解答等服務，實現信息公開化，給每位客戶提供最好的服務。

（三）注重檔案數字化隊伍建設。在人才招聘環節，要著重看人才的專業水平，招進的人才有兩大類：第一類是擁有系統檔案學專業知識的經營人才，還有一類是擁有計算機專業知識或者是有過硬信息素養及能力的人才。在給人才分配工作的過程中，要根據不同人才的特有優點和技能，做到合理分配。比如，較年長的人才，他們有閱歷，同時很細心，檔案的基礎服務很適合他們；年輕的人才具有創造性和熱情，信息開發等工作比較適合他們。在培養人才的環節中，應當對檔案工作者進行相應的培訓，加強工作者、兄弟院校之間的交流。還需鼓勵工作者進一步研發數字化檔案管理，能夠及時把握最前端的訊息，滿足數字化檔案管理的相關需要。