信息化條件下高校檔案工作的轉(zhuǎn)型研究

文/湖南科技學院檔案館 吳青霞 廖利香

電子信息技術的快速發(fā)展，對各行各業(yè)產(chǎn)生了極大影響。信息化技術的應用，為檔案管理帶來了巨大變革。2019年10月21日，第十三屆全國人大常委會第十四次會議審議通過的《中華人民共和國檔案法（修訂草案）》中，增加了全新的第五章“檔案信息化建設”。檔案信息化建設推動著高校檔案管理工作發(fā)展，要通過相應的轉(zhuǎn)型升級和提質(zhì)增效，實現(xiàn)高校檔案信息化工作和數(shù)字化校園建設。

一、信息化條件下高校檔案工作面臨的轉(zhuǎn)變

高校的檔案信息化建設，要求檔案管理重心從實物檔案管理為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵨餀n案和數(shù)字檔案管理并重，且數(shù)字檔案管理比例逐步增大。這要求高校檔案管理要從理念意識、收集整理、存儲保護和服務利用等方面實現(xiàn)轉(zhuǎn)變，以適應檔案信息化建設工作。

（一）理念意識。高校檔案管理工作要想轉(zhuǎn)型，首先要在理念意識上轉(zhuǎn)型。認識當前的不足，才能實現(xiàn)思想上轉(zhuǎn)型。一直以來，高校檔案館作為教輔部門，服務于教學和科研，不能直接產(chǎn)生社會、經(jīng)濟效益，其發(fā)展不被高校所重視。校內(nèi)各院系和職能部門領導及兼職檔案員未能很好地理解高校檔案工作對高校發(fā)展的重要意義，在檔案材料移交時，主動配合做得不夠。這造成高校檔案館工作人員的工作積極性和自信心不高。高校檔案館是比較單純的部門，檔案工作具有較強的政治性和保密性，也具有一定的保守性。檔案管理工作者必須按部就班，按質(zhì)按量地做好每天的檔案管理工作，學習新技術、新知識的動力不強。在傳統(tǒng)的觀念中，檔案工作主要是紙質(zhì)檔案信息收集、整理、保管和查閱利用。在學校教職工和普通民眾眼中，檔案具有一定的神秘色彩，有特別需求時，才前往檔案館申請利用。當前黨和國家對檔案工作的重視程度日益增強，制定和出臺了一系列檔案法規(guī)制度，為檔案工作的進一步開展提供了法律依據(jù)。信息化不斷發(fā)展的背景下，人們對信息需求不斷增加，高校檔案管理工作者開展信息化、社會化服務已是大勢所趨。無論是高校檔案館主管領導、校屬各院系、職能部門領導，還是檔案館領導、檔案管理者、校內(nèi)教職工，都要改變傳統(tǒng)的檔案理念，應充分認識到檔案對學校、對個人發(fā)展的重要意義，加深對信息化、社會化服務的認識。

（二）收集整理。傳統(tǒng)的高校檔案收集對象以紙質(zhì)檔案為主，采取部門立卷制度、檔案征集和個人捐贈等方式，收集的檔案門類較少，且不齊全、不及時。信息化條件下，高校檔案收集對象除了紙質(zhì)檔案外，還有電子檔案，而且有向電子檔案“單軌制”發(fā)展的趨勢。收集的范圍廣而全，收集方式靈活多樣，收集難度隨之增大。傳統(tǒng)的高校實體檔案整理主要包括分類、鑒定、排序、標號、去釘、目錄輸入，工序比較繁瑣，耗費檔案工作者較多的時間和精力。在信息化條件下，高校紙質(zhì)檔案和電子檔案將在很長一段時間里長期并存。電子檔案的整理較之紙質(zhì)檔案更加復雜，檔案管理者需要掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化和電子檔案歸檔范圍、格式轉(zhuǎn)換等技術。

（三）存儲保護。傳統(tǒng)的高校檔案資源為紙質(zhì)材料或?qū)嵨锏龋凑詹块T、類別和年份等進行分類，以“份”或“卷”等形式保存于檔案室的架或柜，并做好防火、防水、防濕、防塵、防鼠、防光、防蟲、防霉、防高溫、防污染“十防”工作；配備空調(diào)和除濕機等設施設備，基本滿足工作要求。材料的進出和使用，都進行臺賬登記。材料的保管，需要極大的耐心和細心。隨著檔案信息化建設工作的實行，高校檔案信息以數(shù)字信息形式儲存于各種形式的硬盤中，或聯(lián)網(wǎng)電腦，或單機電腦，或備份硬盤、光盤等。各種載體受保管環(huán)境、保存技術和使用人員等影響，具有一定的使用壽命，操作失誤或損壞，可能造成信息化內(nèi)容無法恢復。另外，聯(lián)網(wǎng)的工作電腦還容易受到電腦病毒、木馬植入或黑客攻擊竊取信息，需要相關技術人員進行維護。

（四）服務利用。傳統(tǒng)的高校檔案工作的重點是管理，重在保管，而非利用，以檔案工作管理者為中心，利用方式被動、單一。檔案管理者習慣于坐等檔案利用者來館查詢利用，其利用內(nèi)容局限于檔案復印、借用、提供證明等，需要遵循嚴格的檔案利用審批手續(xù)；咨詢方式主要有面對面、電話、QQ、郵件等，利用方式必須是當面進行。檔案資料限于館內(nèi)使用，館際間的信息和資料交流較少。隨著信息技術的發(fā)展，高校檔案管理正在逐步走向現(xiàn)代化。部分高校檔案館逐步將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)為數(shù)字檔案資源，應用檔案館網(wǎng)站和移動服務端如微信、微博等為利用者提供利用服務。但是大部分高校的檔案信息化還停留在檔案目錄數(shù)字化階段，全文數(shù)字化還未實現(xiàn)。現(xiàn)代信息技術只是在檔案利用時起到了輔助查找的作用，仍然需要檔案管理者根據(jù)檔案軟件系統(tǒng)里查詢的檔案編號，前往庫房查閱紙質(zhì)檔案。大多數(shù)高校檔案館檔案管理系統(tǒng)未能實現(xiàn)與校內(nèi)OA系統(tǒng)的無縫對接，在校內(nèi)的數(shù)據(jù)信息共享不能實現(xiàn)，更別談區(qū)域間的信息整合和共享。當今社會的高校檔案工作要重視資源數(shù)字化和各種館藏資源的服務利用，檔案管理工作重點應放在信息資源加工制作、整理傳播以及二次開發(fā)利用等方面。

二、信息化條件下高校檔案工作的轉(zhuǎn)型對策

面對當前“檔案信息化建設”的要求，厘清檔案工作傳統(tǒng)方式和信息化發(fā)展的差異，有助于檔案館工作轉(zhuǎn)型探討。

（一）創(chuàng)新檔案服務理念。一是高校檔案部門主管領導應創(chuàng)新自身的檔案服務理念，充分認識到檔案工作，尤其是檔案信息化對學校教學、科研、建設等方面不可忽視的作用，在思想上重視檔案工作；在人力、物力、財力等方面加大對檔案館的投入；在檔案管理工作者職稱評聘、職務晉升、外出交流培訓學習方面適當給予傾斜，增強檔案管理工作者的職業(yè)自豪感和工作成就感，從而激發(fā)其學習新事物、新技術的潛力，努力為學校和社會民眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務；制定檔案績效管理制度，使上至領導，下至兼職檔案員和普通教職工都重視檔案工作，保證檔案收集的完整性和及時性。二是檔案管理工作者應更新服務理念，充分認識到檔案信息化是適應當今社會發(fā)展的必然趨勢，樹立“大數(shù)據(jù)、大檔案、大服務”的理念，利用自學和外出培訓交流機會，提升自身的檔案信息技術管理水平。三是檔案管理部門要加強檔案的宣傳力度，可以通過檔案知識講座、檔案展覽、制作并分發(fā)各門類檔案知識手冊給校內(nèi)教職工和學生。檔案管理者還要加強新媒體技術如檔案網(wǎng)站、微信、微博等在檔案宣傳中的應用，為用戶提供良好的服務體驗，使高校領導充分體會到檔案對高校發(fā)展的重大作用，使廣大教職工意識到檔案工作是一件于己有利的事情。不必走出檔案館大門，即可通過網(wǎng)絡構建開放的檔案館系統(tǒng)性服務。

（二）加強檔案安全管理。檔案安全，是檔案工作的生命線和底線。當前，檔案安全主要包括檔案實體安全和檔案信息安全。為確保檔案的安全性，必須做好以下幾個方面的工作：一是強化對檔案館工作人員和兼職檔案員的信息技術培訓和網(wǎng)絡安全教育，增強檔案管理人員的安全意識，提高他們對檔案信息安全問題的處理能力。二是高校應加大人力、資金、設施等安全保障方面的投入，引進檔案信息化專業(yè)人才，配備檔案信息化建設相應設備，為數(shù)字檔案提供安全保管，構建安全環(huán)境。三是加強檔案安全管理制度建設。檔案館要加強服務器的管理，制定安全應急預案；將檔案信息劃分為不同的層級，根據(jù)不同角色設置不同權限。檔案館不僅要制定制度，還要將制度上墻，并且使之根植于每位檔案人的心中，從而落實到具體工作中去。四是采取多樣化的技術防范措施，保證檔案信息安全。檔案信息安全技術主要包括數(shù)據(jù)加密、訪問控制、身份認證和安全通信等。

（三）構建檔案服務平臺。檔案的價值在于服務利用。高校構建檔案服務平臺，是檔案得以充分利用的基礎。一是要實現(xiàn)高校內(nèi)檔案數(shù)據(jù)資源的整合。高校要建立檔案信息資源共享機構、共享標準和共享機制，積極推進文檔一體化進程。在此基礎上，高校將辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，保證檔案數(shù)據(jù)收集的完整性和有效性，方便后期的加工、利用和共享。二是要實現(xiàn)館際合作和資源共享。開展國內(nèi)同類高校、省內(nèi)不同高校和同一區(qū)域非高校檔案館之間的檔案信息化資源建設和開發(fā)利用合作，打破各自為政的“信息孤島”，整合同類或相近數(shù)字檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源共享和區(qū)域信息化共建。三是要基于新媒體技術提供智能服務。高校檔案館可以利用微信、微博等平臺為學校師生、社會民眾提供移動端智慧服務，實現(xiàn)畢業(yè)生網(wǎng)上查詢個人檔案去向，推進檔案業(yè)務代辦和檔案利用解答互動等功能。高校檔案館可以通過檔案館網(wǎng)站建設，及時更新檔案網(wǎng)頁內(nèi)容，加強檔案管理員與檔案利用者互動的及時性，提供特色檔案服務。