繼續醫學教育檔案管理工作的重點和意見分析

文/濟南市衛生人才交流服務中心 姜璐璐

繼續醫學教育主要是培養專業的醫學人才，提升醫務人員的綜合素質，使醫療衛生事業能夠穩固發展。最近幾年，繼續醫學教育在發展中不斷壯大，出現了大量的檔案資料，如：手寫的文字資料，包含文字型、表格型、圖表型等等；按照數據結構組織、存儲和管理的計算機信息數據庫，包含影像、圖像等。資料檔案記載了醫學教育歷年來的工作進展，以及醫療人員的職業生涯等，促進專業人員更好地自我提升。在以知識為基礎、國家經濟持續發展的今天，開展繼續醫學教育檔案管理工作是必然趨勢。

一、開展繼續醫學教育檔案管理工作的必要性

目前，我國繼續醫學教育在不斷發展中，將培養具有專業素質和專業能力的醫學人才作為工作重心，進而更好地適應我國經濟發展。繼續醫學教育檔案記載了我國醫學教育工作的發展歷程、教學活動、醫療護理工作總結報告，進行回顧檢查、分析評價，從而肯定成績，獲得經驗，找出差距，得出教訓和一些規律性認識等。例如：某院召開年度繼續醫學教育工作會議，會議圍繞年度繼續醫學教育檔案工作的開展情況、分析繼續醫學教育檔案管理過程中存在的問題、交流開展繼續醫學教育辦班經驗、布置下一年的繼續醫學教育檔案工作，積極做好項目舉辦和信息及時反饋工作，進而增強醫療衛生機構的核心競爭力，提升醫療人員自身素質和技術水平，加強繼續醫學教育項目的規范管理工作，進一步創建管理機制和各項規章制度；在某次醫療護理工作總結報告中，護理人員本著“以病人為中心”的服務理念，以認真負責的工作態度，發揚救死扶傷的革命精神，作出工作總結：1.盡職盡責，做好護理工作；2.發揮作用，做好傳幫帶作用；3.不斷學習，提高思想業務水平。認真學習黨的路線、方針、政策，落實上級各項指示精神和規章制度，提高自身的政治理論水平，端正服務態度，做好本職工作、自覺維護醫院良好形象。同時，積極參加醫院和科室組織的業務學習和技能培訓，并堅持自學相關的業務書籍，積累新知識，進而提高專業修養和業務能力。

二、檔案管理在繼續醫學教育工作中的弊端

（一）繼續醫學教育檔案管理工作被忽視。繼續醫學教育檔案管理工作是一門高度綜合性的管理工程技術，有關部門應加強對繼續醫學教育檔案管理工作的重視程度，并且協作配合。有關主管部門沒有擔起崗位管理的職責，目前，針對繼續醫學教育檔案管理沒有出臺具體要求；科學研究之后不能有效對各種材料歸類整理，造成資料缺失。另外，與醫護工作者自身相關的資料大多數由他們自己保管，繼續醫學教育檔案管理失去了本身存在的意義。

（二）繼續醫學教育檔案管理制度不夠完善。現如今，各醫院對繼續醫學教育檔案管理的準則制度沒有集中規劃，個別醫院擬訂了相關規定，但是沒有觸及檔案管理這部分內容，管理從建立規矩開始，沒有規矩就談不上管理，有效的機制是管理成功的基石。繼續醫學教育檔案管理制度不規范，出現問題的時候，就會存在推諉扯皮等現象，導致繼續醫學教育檔案管理工作進展不順利，存在資料置放亂七八糟，沒有條理、部分資料丟失、不方便查找現象。

（三）沒有對應的制約手段。開展繼續醫學教育檔案管理工作時，由于缺少相對應的考察審核措施，導致醫護工作者放松了對自己的要求，目標模糊動力不足，失去了醫護工作者應有的學習態度。另外，有關部門平時沒有采取對應的制約手段，比如：有等級之分的職務、職稱等，從低級別向高級別的升遷、專業技術職務的評定和聘任、在國外進行培訓深造等，導致我國檔案管理在繼續醫學教育工作很難有序開展。

（四）沒有創建良好的檔案管理環境。繼續醫學教育檔案中存有大批資料，例如：每個年度都有醫學工作者為提高自己的政治、業務水平而進一步學習的資料；醫院為了促進醫護人員熟練掌握醫學技能開展的專門培訓，以及各大重要會議內容資料等，資料種類繁亂雜多，又占空間，當下繼續醫學教育檔案普遍存在檔案柜不夠用，許多檔案隨意暫存在其他科室，雜亂無章的情況。

三、繼續醫學教育檔案管理的應對措施

（一）增強檔案管理意識，積極開展培訓工作。首先，醫院領導班子要提高認識，認真對待繼續醫學教育檔案管理工作，同時做好安排工作、制訂貫徹落實措施，在工作中發揮總攬全局的作用。其次，加強醫護工作人員的培訓，提升繼續醫學教育檔案管理能力，本著“自我提升，把工作做得更好”的目標，認真學習，要時刻保持高標準、嚴要求的工作態度。醫院在繼續醫學教育檔案管理方面也可以運用新思路，創新管理制度，例如：醫院在日常工作中，在各科各室可以選用檔案入庫、歸類、查閱檔案信息、保管、銷毀等相關工作的兼職醫護人員，相關科室一同制定培訓計劃，進而提升醫護人員整體的業務水平。

（二）創建完整的繼續醫學教育檔案管理機制。改變傳統的管理模式，創建新的管理機制是當下首要的工作重點，繼續醫學教育檔案的管理。一方面，應加強對電子文件歸檔和管理工作，確保針對電子檔案能夠做到安全保管和開發利用；另一方面，結合紙質檔案具有容易破損、無法再生等特點，對紙質檔案進行有效保護和修復。做好兩者保管工作的同時，還要建立兩者并行的管理形式，進而形成相互配合、相互制約關系，以保證檔案沒有殘缺或者損壞，做好保密工作，例如：將計算機技術結合到繼續醫學教育檔案管理中，推行“雙套存檔制度”，通過文本等形式使紙質文件和電子文件的資料保存在同一個儲存介質上，運用計算機軟件創建數據庫目錄，方便醫護人員查找電子資料。

（三）建立有效的考核獎懲機制。確保檔案管理在繼續醫學教育工作中有效開展，必須嚴格遵守和執行制度，為了提高執行力，建立考核獎懲機制，以強勁的監督和各種激勵制度推動有效落實，可以建立以下幾種機制：1.設立物質獎勵激勵機制。運用物質的手段使醫護人員得到物質上的滿足，從而進一步調動其積極性、主動性和創造性。對工作積極的員工獎勵采用發放工資、獎金、福利等形式；消極的員工進行批評、罰款、淘汰下崗等。2.建立組織氣氛激勵機制。通過組織形態特性及人際間的溝通理解，而創造出的互尊互敬、協調一致、和諧融洽的組織氣氛，進而緩解工作壓力，增強彼此合作，激勵員工在繼續醫學教育檔案管理工作中能夠發揮最大作用。3.建立員工參與管理激勵機制。通過一系列制度和措施，如合理化建議、員工評議、自我評議、領導評議等，使員工在繼續醫學教育檔案管理和決策中發揮作用。4.建立精神獎勵激勵機制。在精神方面進行無形激勵，如：職務晉升、授予榮譽稱號、工作成績的肯定及對醫護人員的信任尊重等，年底將組織評選繼續醫學教育檔案管理工作先進個人獎和優秀組織獎，鼓勵先進典型，滿足員工的精神需要，從而激發工作的積極性。

（四）營造良好的檔案保管環境，集中歸納。繼續醫學教育檔案管理工作是繼續醫學教育管理基礎工作的組成部分，能夠維護醫療機構經濟利益、客觀反映歷史真實面貌。在繼續醫學教育檔案管理工作中，要堅持集中歸檔的管理原則。在日常醫學工作中形成的文件材料由檔案管理人員進行積累、整理后歸檔。建立一人一檔、登記完整、動態管理、科學實用的培訓檔案, 各類文件材料一般歸檔一式一份，比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當增加歸檔份數。旨在通過建檔立卡，精準派人參加各類學習培訓，提升醫療隊伍的整體素質。歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規律，必須準確反映各項活動的真實內容和歷史過程。另外，醫護人員因公外出參觀學習、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規定，及時向檔案部門歸檔；新購重要醫療儀器和引進項目的文件材料到貨時，有關專業部門應會同檔案部門檢查驗收文件材料，并及時歸檔。

四、結語

做好繼續醫學教育管理工作能夠加強醫療衛生機構的核心競爭力，是提升醫療衛生工作人員綜合素質的必要途徑和手段，形成高水平人才培養體系，在醫學專業技術人才隊伍建設中起到了關鍵作用。應以繼續醫學教育管理工作為指引，深入貫徹落實“人才興國”戰略，從完善機制、實踐培育、成果轉化、優化環境等方面著手，使繼續醫學教育檔案管理工作順利進行，推動醫療技術進步。通過創建監察管理制度，進一步提高醫護工作者對繼續醫學教育檔案管理工作的重視程度，更好地完成檔案管理工作。